導入ミーティングをスムーズに開催する方法 | 2024 年に最高のヒントがアンロックされます!

に行ったことがありますか 導入会議の成功?

職場で新しい部門横断型チームや新しいプロジェクト チームに参加する場合、そのメンバーは他の部門や他社の出身者で、面識がなかったり、一緒に働いた経験がなかったりするかもしれません。特にそのチームが優れた業績を上げている場合は、自分のスキルやアイデアをチームに投入し、コミットする準備ができているかどうかを確認したいものです。そのため、新しいチーム メンバーを集める会議を主催することが不可欠です。

ただし、最も経験豊富な専門家でさえ、新しいチームとの最初のミーティングで不安を感じるため、少しぎこちなく緊張したとしても驚くことではありません。 あなたがリーダーで、生産性向上のための導入ミーティングを開催できないことを心配している場合。

この記事では、導入ミーティングを成功させるための完全なガイド、例、ヒントを紹介します。

この記事では、

• 導入ミーティングとは何ですか?
• 導入ミーティングの目的は何ですか?
• 効果的な導入ミーティングを設定する方法
• 導入ミーティングを成功させるためのヒント
• 主要な取り組み

その他のヒント AhaSlides

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導入ミーティングとは何ですか?

導入または導入ミーティングチームメンバーとそのリーダーが初めて公式に会うとき、関係者が協力関係を築き、チームにコミットしたいかどうかを判断するために、チームの紹介に関してもまったく同じ意味を持ちます。未来。

チーム メンバーが一緒に時間を過ごし、各参加者の背景、関心、目標を知ることが目的です。あなたとチームの好みに応じて、正式な紹介ミーティングまたは非公式な紹介ミーティングを設定できます。

標準的な導入会議の議題には、次のものが含まれます。

• 会議の目的を紹介する
• リーダーと各メンバーの紹介
• チームの規則、仕事、福利厚生、待遇などについて話し合います。
• ゲームをする時間
• 会議を終了し、フォローアップ アクションを実行する

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導入ミーティングの目的は何ですか?

紹介を単なるチェック項目として考えないでください。この時間を活用して、真のつながりを築き、独自の洞察を得て、完璧なチームワークの枠組みを確立してください。紹介ミーティングは、次のような点で素晴らしいものです。

• チームワークとチームの結束を高める

導入ミーティングの最初の目標は、見知らぬ人をチームメイトに近づけることです。 お互いに会ったことがなく、彼らについてほとんど知らない場合、結束とつながりが不足し、チームの精神と生産性に影響を与える可能性があります. チームのルール、適切な報酬と罰について話し合って統一し、リーダーが公正で忠実な人々であること、チームメイトが謙虚で信頼でき、共感的であるなどを知ることができれば、信頼と前向きな職場環境がメンバー間で構築されます。チーム。

• 緊張とぎこちなさを打破する

従業員がプレッシャーのかかる職場環境で働くと、生産性が低下する可能性があります。 また、従業員がリーダーに触発されるのではなく、リーダーを怖がらせるのも良くありません。 導入ミーティングは、新しいチームが自信を持ってアイデアや意見を共有するのに役立ちます。 また、彼らは簡単に友達を作り、コミュニケーションを取り始め、さらなるコラボレーションのための気まずさを軽減します。 たとえば、チームのメンバーは、期限を守れないときはためらわずに声を上げ、助けを求めます。

• 標準と慣行の構築と調整を支援する

規則と規制を強調することは、最初の導入会議の重要な部分です。 チームワークの開始時に明確、公正、率直に伝えないと、チーム内の対立や誤解が生じる可能性があります。 逆に、チームをフォローさせることができれば、 基準と慣行チームの有効性と効率性によりリソースの効率性が向上し、同時に、まとまりのあるチームの一員であるチームメンバーの仕事への満足度も高まります。

効果的な導入ミーティングを設定する方法

導入ミーティングは、標準的なミーティング計画プロセスに従うことができます。 5 ps: 目的 , 計画, 準備, 参加, 進捗。 時間制限、参加者数、チームの背景、リソースに応じて、正式またはカジュアルな紹介ミーティングを設定できます。 第一印象は大切です。 組織的で思慮深い会議を行うと、チームメンバーからの敬意と信頼がさらに高まります。

• 目的

それは会議の目標を設定することです。 参加者が無関係な活動に気を取られてしまった場合でも、簡単に全員の集中力を取り戻すことができるように、会議の目標を列挙するときは明確かつ簡潔にしてください。 さまざまなレベルの各目標セットの概要を示す目標ピラミッドを配置することで、目標の構造化を検討できます。

• 計画

新しいチームリーダーが最初に行うべきことは、詳細を計画するか、議題を作成することです。 参考にしたいことがあるときは、すべて自分で覚えようとするとストレスが軽減されます。 PowerPoint のスライドショーを使用してテンプレートを作成できます または手書きのキューカード。

• 準備

この部分には、会議の導入スクリプトの準備や、公式会議を開始する前の議題の確認などのいくつかのアクティビティが含まれます。 突然頭がおかしくなった場合でも、スピーカー ノートや台本があれば、すべての重要な情報を話し、議題に集中しやすくなります。

• 参加

会議中は、新しいメンバーに質問したり、インタラクティブなアクティビティに参加したりするよう促すことを忘れないでください。他のメンバーがためらっているようであれば、意見を聞いてみましょう。外向的なメンバーだけに焦点を当てるのではなく、チーム全員が発言する機会を持つようにしてください。ライブ投票を主催して、内向的なメンバーが直接意見を共有できるようにすることもできます。

• 進捗

会議を概要で締めくくり、次のステップのアクションを通知する必要があります。 そして、会議後のフォローアップは重要な部分であり、最終的な決定を下すことを検討し、それを文書化することができます。

導入ミーティングを成功させるためのヒント

• インタラクティブなプレゼンテーション ツールを使用する

初日に恥ずかしさやぎこちなさを感じますか？インタラクティブなプレゼンテーションツールを使用すると、最初のミーティングが100倍楽しくなります。 AhaSlides!

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それには十数の方法がありますが、すぐに緊張を解くには次の概要をお勧めします。

• 紹介スライドから始めます。
• ポイントやリーダーボードを使って自分自身についてのクイズを出して、雰囲気を盛り上げましょう。
• 最後に Q&A スライドを設けて、みんながあなたについて疑問に思っていることを質問できるようにします。

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• 「私たちは"

チームは、個人の才能を披露するためではなく、共通の目標を達成するためにチーム メンバー間のコラボレーションに取り組んでいます。したがって、「私たち」という文化の感覚を強調することが重要です。自己紹介を除き、紹介スライドや会議全体では、できるだけ「私」ではなく「私たち」を使用するようにしてください。これにより、チームは一貫したビジョンを共有していることを理解し、自分自身ではなくチームのために働くことに専念するため、最終的にはより効率的にコラボレーションするようになります。

• チームメイトを楽しませる

最もエキサイティングな方法で導入ミーティングを開始するにはどうすればよいですか? メンバー全員がお互いに新しいので、ホストとして、いくつかの簡単な砕氷船から始めることを検討できます. また、2 ～ 3 個のゲームやクイズ、ブレインストーミング セッションを設定して、他の人が自分の個性、才能、考え方を共有する時間を持てるようにすることもできます。 チームの結束と職場の文化とつながりを改善するために、他の人とコミュニケーションを取り、協力します。 たとえば、次のようなゲームを試すことができます 感謝の輪, スカベンジャーハント、 むしろあなたは...

• 時間管理

通常、生産性の高い会議は 15 ～ 45 分で終わりますが、特に導入会議は 30 分で終わらせる必要があります。新しいチーム メンバーがお互いを知り、簡単に自己紹介し、いくつかの簡単で楽しいチーム ビルディング アクティビティで協力するには十分な時間です。また、さまざまなセクションに時間制限を設定し、カバーすべきことがまだたくさんあるのに時間が足りなくなることがないようにします。

主要な取り組み

導入ミーティングを利用して、新しいチームとチームワークを開始することは、チームにとって有益です。 最初の会議を設定することは、挑戦的で模倣することができます。 準備過程にあるときは、PowerPoint の達人であっても、遠慮なくサポートを求めてください。 あなたは間違いなくあなたの仕事をより簡単にし、あなたの一日を節約することができます. AhaSlides.

よくある質問

Ref： 確かに. ベターアップ, LinkedIn

タグ： ビジネスミーティング

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