ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია | ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელო 2 მაგალითით

მზად ხართ გახდეთ ივენთების ორგანიზაციის პროფესიონალი? შორს არ გაიხედოთ ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია - საბოლოო ინსტრუმენტი ყველა ღონისძიების დამგეგმავისთვის. 

ამ ბლოგ პოსტში ჩვენ აღმოვაჩენთ ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელოს ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შესაქმნელად მაგალითებით. მნიშვნელოვანი ამოცანების თავზე დგომიდან დაწყებული დაწყებული ყველაფრის შეუფერხებლად გატარებამდე, გაარკვიეთ, როგორ შეიძლება იყოს კარგად შემუშავებული საკონტროლო სია თქვენი საიდუმლო იარაღი წარმატებული ღონისძიებების მასპინძლობისთვის. 

დავიწყოთ!

სარჩევი

• მიმოხილვა
• რა არის ღონისძიების დაგეგმვის ჩამონათვალი?
• ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელო ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შესაქმნელად
• ღონისძიების დაგეგმვის სიის მაგალითები
• ძირითადი Takeaways
• ხშირად დასმული კითხვები

მიმოხილვა

რა არის ღონისძიების დაგეგმვის ჩამონათვალი?

წარმოიდგინეთ, რომ აპირებთ მოაწყოთ ფანტასტიკური ღონისძიება, როგორიცაა დაბადების დღე ან კომპანიის შეკრება. გინდა, რომ ყველაფერი შეუფერხებლად წარიმართოს და მიაღწიო დიდ წარმატებას, არა? ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია დაგეხმარებათ ამაში.

იფიქრეთ მასზე, როგორც სამუშაოების ჩამონათვალზე, რომელიც სპეციალურად შექმნილია ღონისძიებების დამგეგმავებისთვის. იგი მოიცავს ღონისძიების ორგანიზების სხვადასხვა ასპექტს, როგორიცაა ადგილის შერჩევა, სტუმრების სიის მართვა, ბიუჯეტირება, ლოჯისტიკა, დეკორაციები, კვება, გართობა და სხვა. საკონტროლო სია მოქმედებს როგორც საგზაო რუკა, რომელიც უზრუნველყოფს ნაბიჯ-ნაბიჯ ჩარჩოს, რომელიც უნდა დაიცვას თავიდან ბოლომდე.

ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის არსებობა სასარგებლოა რამდენიმე მიზეზის გამო. 

• ის საშუალებას გაძლევთ თვალყური ადევნოთ პროგრესს, მონიშნოთ დასრულებული ამოცანები და მარტივად ნახოთ რა ჯერ კიდევ უნდა გაკეთდეს.
• ეს გეხმარებათ დაფაროთ ყველა საფუძველი და შექმნათ ღონისძიების კარგად მომრგვალებული გამოცდილება.
• ის საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ რეალისტური ვადები და გამოყოთ დრო თითოეული ამოცანისთვის.
• ის ხელს უწყობს ეფექტურ თანამშრომლობას და კოორდინაციას ღონისძიების დაგეგმვის გუნდს შორის.

რჩევები უკეთესი ჩართულობისთვის

• ივენთების მართვის გზამკვლევი
• ღონისძიების ტიპი
• ქსელის კითხვები

ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელო ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შესაქმნელად

ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შედგენა არ უნდა იყოს რთული. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ყოვლისმომცველი და წარმატებული ჩამონათვალი თქვენი კონკრეტული ღონისძიებისთვის, ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელოს შემდეგ:

ნაბიჯი 1: განსაზღვრეთ ღონისძიების ფარგლები და მიზნები 

დაიწყეთ თქვენი ღონისძიების მიზნისა და ამოცანების გაგებით. განსაზღვრეთ ღონისძიების ტიპი, რომელსაც გეგმავთ, იქნება ეს კონფერენცია, ქორწილი თუ კორპორატიული წვეულება. განმარტეთ ღონისძიების მიზნები, სამიზნე აუდიტორია და ნებისმიერი კონკრეტული მოთხოვნა. ეს ინფორმაცია დაგეხმარებათ შეასრულოთ საკონტროლო სია და ღონისძიების დაგეგმვის ამოცანები შესაბამისად. 

თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ რამდენიმე შეკითხვა შემდეგნაირად, რათა განისაზღვროს: 

• რა არის თქვენი ღონისძიების მიზანი? 
• რა არის თქვენი ღონისძიების მიზნები? 
• ვინ არის შენი სამიზნე აუდიტორია?
• არის რაიმე კონკრეტული მოთხოვნები, რომლებიც უნდა დააკმაყოფილო?

ნაბიჯი 2: დაგეგმვის ძირითადი კატეგორიების იდენტიფიცირება 

შემდეგი, დაყავით დაგეგმვის პროცესი ლოგიკურ კატეგორიებად. განიხილეთ ისეთი ასპექტები, როგორიცაა ადგილი, ბიუჯეტი, სტუმრების მენეჯმენტი, ლოჯისტიკა, მარკეტინგი, დეკორაციები, საკვები და სასმელი, გართობა და ნებისმიერი სხვა შესაბამისი სფერო. ეს კატეგორიები იქნება თქვენი საკონტროლო სიის ძირითადი სექციები.

ნაბიჯი 3: იფიქრეთ და ჩამოთვალეთ ძირითადი ამოცანები 

დაგეგმვის თითოეული კატეგორიის ფარგლებში, იფიქრეთ და ჩამოთვალეთ ყველა აუცილებელი დავალება, რომელიც უნდა დასრულდეს. 

• მაგალითად, ადგილის კატეგორიის ქვეშ, თქვენ შეიძლება შეიტანოთ ამოცანები, როგორიცაა ადგილების კვლევა, მომწოდებლებთან დაკავშირება და კონტრაქტების უზრუნველყოფა. 

იყავით კონკრეტული და არ გამოტოვოთ არაფერი. რა ძირითადი ამოცანები უნდა შეასრულოთ თითოეული კატეგორიისთვის?

ნაბიჯი 4: ამოცანების ორგანიზება ქრონოლოგიურად 

მას შემდეგ, რაც თქვენ გაქვთ ამოცანების ყოვლისმომცველი სია, დაალაგეთ ისინი ლოგიკური და ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. 

დაიწყეთ დავალებებით, რომლებიც უნდა შესრულდეს დაგეგმვის პროცესის დასაწყისში, როგორიცაა ღონისძიების თარიღის დადგენა, ადგილის დაცვა და ბიუჯეტის შექმნა. შემდეგ გადადით დავალებებისკენ, რომლებიც შეიძლება დასრულდეს ღონისძიების თარიღთან უფრო ახლოს, როგორიცაა მოსაწვევების გაგზავნა და ღონისძიების პროგრამის დასრულება.

ნაბიჯი 5: დანიშნეთ პასუხისმგებლობები და ვადები 

დააკისრეთ პასუხისმგებლობა თითოეული ამოცანისთვის ღონისძიების დაგეგმვის პროცესში ჩართულ პირებს ან გუნდის წევრებს. 

• მკაფიოდ განსაზღვრეთ ვინ არის პასუხისმგებელი თითოეული დავალების შესრულებაზე. 
• დააწესეთ რეალისტური ვადები თითოეული ამოცანისთვის, დამოკიდებულებებისა და მოვლენის საერთო ვადების გათვალისწინებით. 
• როგორ გაანაწილებთ დავალებებს თქვენს გუნდს შორის?

ეს აქტივობა უზრუნველყოფს ამოცანების განაწილებას გუნდში და პროგრესის ეფექტურად მონიტორინგს.

ნაბიჯი 6: გადადგით უკან და გადახედეთ თქვენს სიას 

ღონისძიების საკონტროლო სიის ორგანიზებისას, უნდა დარწმუნდეთ, რომ ის მოიცავს ყველა საჭირო ამოცანას და კარგად არის სტრუქტურირებული. იფიქრეთ ღონისძიების დაგეგმვის სხვა პროფესიონალებისგან ან კოლეგებისგან, რათა შეაგროვოთ ღირებული შეხედულებები და წინადადებები. დახვეწეთ საკონტროლო სია გამოხმაურებისა და თქვენი კონკრეტული მოვლენის მოთხოვნების საფუძველზე.

ნაბიჯი 7: დაამატეთ დამატებითი დეტალები და შენიშვნები

გააუმჯობესეთ თქვენი ჩამონათვალი დამატებითი დეტალებითა და შენიშვნებით. ჩართეთ მომწოდებლების საკონტაქტო ინფორმაცია, მნიშვნელოვანი შეხსენებები და ნებისმიერი კონკრეტული ინსტრუქცია ან მითითება, რომელიც უნდა დაიცვან. რა დამატებითი ინფორმაცია იქნება სასარგებლო დავალების შეუფერხებლად შესრულებისთვის?

ნაბიჯი 8: განაახლეთ და შეცვალეთ საჭიროებისამებრ

დაიმახსოვრეთ, თქვენი საკონტროლო სია არ არის ჩამოყალიბებული. ეს არის დინამიური დოკუმენტი, რომელიც შეიძლება განახლდეს და შეიცვალოს საჭიროებისამებრ. განაახლეთ ის, როდესაც ახალი ამოცანები წარმოიქმნება ან როდესაც საჭიროა კორექტირების გაკეთება. რეგულარულად გადახედეთ და გადახედეთ საკონტროლო სიას, რათა აისახოს ნებისმიერი ცვლილება. 

ღონისძიების დაგეგმვის სიის მაგალითები

1/ ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია კატეგორიების მიხედვით

აქ არის ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის მაგალითი კატეგორიების მიხედვით:

ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია:

A. განსაზღვრეთ ღონისძიების ფარგლები და მიზნები

• განსაზღვრეთ ღონისძიების ტიპი, მიზნები, სამიზნე აუდიტორია და კონკრეტული მოთხოვნები.

B. ადგილი

• შეისწავლეთ და შეარჩიეთ პოტენციური ადგილები.
• ეწვიეთ ადგილებს და შეადარეთ ვარიანტები.
• დაასრულეთ ადგილი და მოაწერეთ ხელშეკრულება.

C. ბიუჯეტი

• განსაზღვრეთ ღონისძიების საერთო ბიუჯეტი.
• თანხების გამოყოფა სხვადასხვა კატეგორიისთვის (ადგილი, კვება, დეკორაციები და ა.შ.).
• თვალყური ადევნეთ ხარჯებს და შეცვალეთ ბიუჯეტი საჭიროებისამებრ.

დ. სტუმრების მენეჯმენტი

• შექმენით სტუმრების სია და მართეთ RSVP-ები.
• გაგზავნეთ მოსაწვევები.
• მიჰყევით სტუმრებს დასწრების დასადასტურებლად.
• მოაწყეთ ადგილების მოწყობა და სახელების ტეგები

E. ლოგისტიკა

• საჭიროების შემთხვევაში მოაწყეთ სტუმრების ტრანსპორტირება.
• აუდიოვიზუალური აღჭურვილობისა და ტექნიკური დახმარების კოორდინაცია.
• დაგეგმეთ ღონისძიების დაყენება და ავარია.

დ. მარკეტინგი და პრომოუშენი

• შეიმუშავეთ მარკეტინგული გეგმა და ვადები.
• შექმენით სარეკლამო მასალები (ფლაერები, სოციალური მედიის პოსტები და ა.შ.).

E. დეკორაციები

• გადაწყვიტეთ ღონისძიების თემა და სასურველი ატმოსფერო.
• წყარო და შეუკვეთეთ დეკორაციები, როგორიცაა ყვავილები, ცენტრები და ნიშნები.
• მოაწყეთ ღონისძიების ნიშნები და ბანერები.

F. საკვები და სასმელი

• აირჩიეთ კვების სერვისი ან დაგეგმეთ მენიუ.
• დაიცავით დიეტური შეზღუდვები ან სპეციალური მოთხოვნები.

გ. გასართობი და პროგრამა

• განსაზღვრეთ ღონისძიების პროგრამა და განრიგი.
• დაიქირავეთ გასართობი, როგორიცაა ბენდი, დიჯეი ან დინამიკები.
• დაგეგმეთ და გაიმეორეთ ნებისმიერი პრეზენტაცია ან გამოსვლა.

H. ადგილზე კოორდინაცია

• შექმენით დეტალური განრიგი ღონისძიების დღისთვის.
• განრიგისა და მოლოდინების კომუნიკაცია ღონისძიების გუნდს.
• დააკისრეთ კონკრეტული პასუხისმგებლობა გუნდის წევრებს დაყენების, რეგისტრაციისა და სხვა ადგილზე დავალებისთვის.

I. შემდგომი და შეფასება

• გაუგზავნეთ მადლობის შენიშვნები ან ელ.წერილი სტუმრებს, სპონსორებს და მონაწილეებს.
• შეაგროვეთ გამოხმაურება დამსწრეებისგან.
• გადახედეთ ღონისძიების წარმატებას და გაუმჯობესების სფეროებს.

2/ ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია დავალების და ვადების მიხედვით 

აქ მოცემულია ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის მაგალითი, რომელიც მოიცავს როგორც ამოცანებს, ასევე ქრონოლოგიის ათვლას, ფორმატირებული როგორც ცხრილი:

გახსოვდეთ, რომ მოახდინოთ თქვენი ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის მორგება თქვენი კონკრეტული ღონისძიების საჭიროებებზე დაყრდნობით და დაარეგულიროთ ვადები, როგორც საჭიროა.

ძირითადი Takeaways

ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის დახმარებით, ღონისძიების დამგეგმავებს შეუძლიათ თავიანთი ამოცანების შესრულება, თვალყური ადევნონ პროგრესს და თავიდან აიცილონ მნიშვნელოვანი დეტალების გადახედვა. ღონისძიების საკონტროლო სია ემსახურება როგორც საგზაო რუკას, რომელიც წარმართავს დამგეგმავებს ღონისძიების დაგეგმვის პროცესის თითოეულ ეტაპზე და ეხმარება მათ იყვნენ ორგანიზებული, ეფექტური და ორიენტირებული.

გარდა ამისა, აჰსლაიდები გთავაზობთ ინტერაქტიულ ფუნქციებს აუდიტორიის ჩართულობისთვის, როგორიცაა პირდაპირი გამოკითხვა, კითხვა-პასუხის სესიებიდა ინტერაქტიული პრეზენტაცია თარგები. ამ მახასიათებლებს შეუძლიათ კიდევ უფრო აამაღლონ ღონისძიების გამოცდილება, ხელი შეუწყონ დამსწრეების მონაწილეობას და შეაგროვონ ღირებული შეხედულებები და გამოხმაურება.

Ref: საქართველოს ტექნოლოგიების ინსტიტუტი