მოვლენის რისკის მართვის საბოლოო ჩამონათვალი | 15 აუცილებელი ღონისძიების წარმატების უზრუნველსაყოფად

თქვენი გული ჩქარობს, როდესაც წარმოგიდგენიათ ყველაზე უარესი სცენარი:

❗️ სპიკერი ავადდება სცენაზე გასვლამდე რამდენიმე წუთით ადრე.

❗️ თქვენი ადგილი მოულოდნელად კარგავს ენერგიას ღონისძიების დღეს.

❗️ ან ყველაზე უარესი - თქვენს ღონისძიებაზე ვინმე დაზარალდება.

მუცელზე მომაბეზრებელი ფიქრები ღამით გაღვიძებთ.

მაგრამ ყველაზე ქაოტური მოვლენების მართვაც კი შესაძლებელია - თუ წინასწარ დაგეგმავთ ფრთხილად და სისტემატურად.

Მარტივი მოვლენის რისკის მართვის საკონტროლო სია დაგეხმარება პოტენციური საკითხების იდენტიფიცირებაში, მომზადებასა და შერბილებაში, სანამ ისინი არ შეაფერხებენ თქვენს მოვლენას. მოდით გავარკვიოთ 10 აუცილებელი ნივთი საკონტროლო სიაში, რათა საზრუნავი გადავიტანოთ კარგად შედგენილ სამოქმედო გეგმად.

ცხრილი კონტენტი

• მიმოხილვა
• რა არის მოვლენის რისკის მართვა?
• ხუთი ნაბიჯი რისკის მართვისთვის, როგორც ღონისძიების დამგეგმავი
• მოვლენის რისკის მართვის საკონტროლო სია
• რისკის მართვის ხუთი ელემენტი
• საკონტროლო სია ივენთ მენეჯმენტში
• Takeaways
• ხშირად დასმული შეკითხვები

მიმოხილვა

რა არის მოვლენის რისკი?	მოულოდნელი და გაუთვალისწინებელი პრობლემები, რომლებიც უარყოფითად აისახება ორგანიზატორებზე და კომპანიის ბრენდინგზე.
მოვლენის რისკის მაგალითები?	ექსტრემალური ამინდი, სურსათის უსაფრთხოება, ხანძარი, არეულობა, უსაფრთხოების საფრთხეები, ფინანსური რისკი,…

რა არის მოვლენის რისკის მართვა?

მოვლენის რისკის მენეჯმენტი მოიცავს პოტენციური რისკების ან საკითხების იდენტიფიცირებას, რომლებიც შეიძლება საფრთხეს შეუქმნას მოვლენას, შემდეგ კი პროცესებისა და სიფრთხილის ზომების მიღებას ამ რისკების შესამცირებლად. ეს ეხმარება ღონისძიების ორგანიზატორებს ჰქონდეთ საგანგებო გეგმები, რათა შემცირდეს შეფერხება და სწრაფად აღდგეს, თუ პრობლემები წარმოიქმნება. მოვლენის რისკის მართვის საკონტროლო სია ასევე გამოიყენება ყველა პოტენციური საფრთხის გადაკვეთის უზრუნველსაყოფად.

ხუთი ნაბიჯი რისკის მართვისთვის, როგორც ღონისძიების დამგეგმავი

ჩვენ ვიცით, რომ ეს არის სტრესული, როგორც ღონისძიების დამგეგმავი ყველა შესაძლებლობით, რაც შეიძლება მოხდეს. ზედმეტი ფიქრისგან გადასარჩენად მიჰყევით ჩვენს მარტივ 5 ნაბიჯს, რათა შეადგინოთ რისკის მართვის სრულყოფილი გეგმა ღონისძიებებისთვის:

• რისკების იდენტიფიცირება - იფიქრეთ ყველა შესაძლო საკითხზე, რაც შეიძლება არასწორად წარიმართოს თქვენს ღონისძიებაზე. გაითვალისწინეთ ისეთი ფაქტორები, როგორიცაა ადგილის პრობლემები, ცუდი ამინდი, ტექნოლოგიური წარუმატებლობა, სპიკერების გაუქმება, საკვების პრობლემები, ტრავმები, დაბალი დასწრება და ა.შ. იფიქრეთ ფართოდ და განათავსეთ ტვინის შტორმის ინსტრუმენტი რომ იდეები ხელუხლებლად შევინარჩუნოთ.

გჭირდებათ ახალი გზები ტვინის შტურმისთვის?

გამოიყენეთ ტვინის შტორმის ინსტრუმენტი AhaSlides მეტი იდეების გენერირება სამსახურში და ღონისძიების ორგანიზებისას!

🚀 დარეგისტრირდით უფასოდ ☁️

• შეაფასეთ ალბათობა და გავლენა - თითოეული გამოვლენილი მოვლენის რისკისთვის, შეაფასეთ, რამდენად სავარაუდოა ეს მოხდეს და რა პოტენციური გავლენა შეიძლება ჰქონდეს მას თქვენს მოვლენაზე. ეს გვეხმარება იმის დადგენაში, თუ რომელი რისკები მოითხოვს ყველაზე საფუძვლიან შემარბილებელ გეგმებს.

• შეიმუშავეთ საგანგებო გეგმები - უფრო მაღალი პრიორიტეტული რისკებისთვის, შექმენით კონკრეტული სარეზერვო გეგმები, გადაწყვეტილებები და გაუთვალისწინებელი შემთხვევები, რათა მინიმუმამდე დაიყვანოთ შეფერხება, თუ ეს რისკები განხორციელდება. ეს შეიძლება მოიცავდეს ალტერნატიული ადგილების, მომწოდებლების, გრაფიკების და ა.შ.

• დაავალეთ პასუხისმგებლობა - დააკისრეთ ერთი ადამიანი პასუხისმგებელი თითოეული საგანგებო გეგმის შესრულებაზე და ნათლად მიაწოდეთ როლები თქვენს გუნდს. ეს უზრუნველყოფს, რომ ვინმე მიიღებს ზომებს, თუ რეალურად მოხდება რისკი.

• ივარჯიშეთ თქვენი გეგმები - გაიარეთ პოტენციური სცენარები, რათა გამოავლინოთ ხარვეზები თქვენი მოვლენის რისკის მართვის გეგმებში. თქვენი გუნდის სწავლება, თუ როგორ უნდა მოახდინონ რეაგირება სხვადასხვა სიტუაციებში, განავითარებს ნდობას, რათა მათ წარმატებით მართონ საკითხები, რომლებიც წარმოიქმნება ღონისძიების დღეს.

რჩევები უკეთესი ჩართულობისთვის

• ღონისძიებების მენეჯმენტი
• ღონისძიების დიზაინი
• ბიზნეს ქსელში

მოვლენის რისკის მართვის საკონტროლო სია

რა ზოგადი პუნქტები უნდა დაფაროს მოვლენის რისკის მართვის საკონტროლო სიაში? მოძებნეთ შთაგონება ჩვენი მოვლენის რისკების ჩამონათვალის მაგალითებით ქვემოთ.

#1 - ადგილი
☐ ხელშეკრულება გაფორმებულია
☐ მიღებული ნებართვები და ლიცენზიები
☐ იატაკის გეგმა და მოწყობა დადასტურებულია
☐ მითითებულია კვების და ტექნიკური მოთხოვნები
☐ სარეზერვო ადგილი იდენტიფიცირებულია და ლოდინის რეჟიმშია

#2 - ამინდი
☐ ამინდის მკაცრი მონიტორინგი და შეტყობინებების გეგმა
☐ საჭიროების შემთხვევაში შესაძლებელია კარავი ან ალტერნატიული თავშესაფარი
☐ საჭიროების შემთხვევაში ღონისძიების შიდა სივრცეში გადატანის ღონისძიებები

#3 - ტექნოლოგია
☐ A/V და სხვა ტექნიკური აღჭურვილობა შემოწმებულია
☐ მოპოვებულია IT მხარდაჭერის საკონტაქტო ინფორმაცია
☐ მასალების ქაღალდის ამონაბეჭდები, რომლებიც ხელმისაწვდომია სარეზერვო სახით
☐ საგანგებო გეგმა ინტერნეტის ან ელექტროენერგიის გათიშვისთვის

#4 - სამედიცინო/უსაფრთხოება
☐ ხელმისაწვდომია პირველი დახმარების ნაკრები და AED
☐ საავარიო გასასვლელები მკაფიოდ არის მონიშნული
☐ პერსონალი გადამზადებული საგანგებო პროცედურებში
☐ უსაფრთხოების/პოლიციის საკონტაქტო ინფორმაცია ხელთ

#5 - დინამიკები
☐ მიღებული ბიოსი და ფოტოები
☐ სარეზერვო საშუალებად არჩეულია ალტერნატიული დინამიკები
☐ სპიკერის საგანგებო გეგმის კომუნიკაცია

#6 - დასწრება
☐ დასწრების მინიმალური ზღვარი დადასტურებულია
☐ გაუქმების პოლიტიკის შეტყობინება
☐ ღონისძიების გაუქმების შემთხვევაში თანხის დაბრუნების გეგმა მოქმედებს

#7 - დაზღვევა
☐ პასუხისმგებლობის ზოგადი დაზღვევის პოლისი მოქმედებს
☐ მიღებული დაზღვევის მოწმობა

#8 - დოკუმენტაცია
☐ კონტრაქტების, ნებართვების და ლიცენზიების ასლები
☐ საკონტაქტო ინფორმაცია ყველა გამყიდველისა და მომწოდებლისათვის
☐ ღონისძიების პროგრამა, დღის წესრიგი და/ან მარშრუტი

#9 - დაკომპლექტება/მოხალისეები
☐ პერსონალისთვის და მოხალისეებისთვის მინიჭებული როლები
☐ სარეზერვო ასლები ხელმისაწვდომია შესავსებად გამოუცხადებლობისთვის
☐ გადაუდებელი პროცედურების და საგანგებო გეგმების ტრენინგი დასრულდა

#10 - საკვები და სასმელი
☐ გქონდეთ სარეზერვო ასლები ხელმისაწვდომი ნებისმიერი მალფუჭებადი მარაგისთვის
☐ ალტერნატიული კვების ვარიანტები მომზადებული დაგვიანებული/არასწორი შეკვეთის/ალერგიული სტუმრების შემთხვევაში
☐ ხელმისაწვდომია დამატებითი ქაღალდის პროდუქტები, ჭურჭელი და კერძები

#11 - ნარჩენები და გადამუშავება
☐ დარიგდა ნაგვის ურნები და გადამუშავების კონტეინერები
☐ ღონისძიების დროს და მის შემდეგ ნაგვის შეგროვების როლები

#12 - საჩივრების განხილვის პროცედურები
☐ თანამშრომელი, რომელიც დანიშნულია დამსწრეთა საჩივრების განსახილველად
☐ პროტოკოლი პრობლემების გადასაჭრელად და საჭიროების შემთხვევაში თანხის დაბრუნების/კომპენსაციის შეთავაზებისთვის

#13 - გადაუდებელი ევაკუაციის გეგმა
☐ მომზადებულია ევაკუაციის მარშრუტები და შეხვედრის ადგილები
☐ ჰყავთ პერსონალი განლაგებული გასასვლელებთან ახლოს

#14 - დაკარგული პირის პროტოკოლი
☐ პერსონალი, რომელიც პასუხისმგებელია დაკარგულ ბავშვებზე / მოხუცებზე / შეზღუდული შესაძლებლობის მქონე პირებზე
☐ მიღებულია არასრულწლოვანთა მშობლების/მეურვეების საკონტაქტო ინფორმაცია

#15 - ინციდენტის მოხსენება
☐ ინციდენტის მოხსენების ფორმა შექმნილია პერსონალისთვის ნებისმიერი საგანგებო სიტუაციის დოკუმენტაციისთვის

რისკის მართვის ხუთი ელემენტი

რისკი არ არის მხოლოდ ცუდი იღბალი - ის ყველა საწარმოს ნაწილია. მაგრამ მოვლენის რისკების მართვის სწორი გეგმით, თქვენ შეგიძლიათ მოითმინოთ შექმნილი ქაოსის რისკი და გადააქციოთ საფრთხეები შესაძლებლობებად. რისკის მართვის ხუთი მიდგომა მოიცავს:

• რისკის იდენტიფიკაცია - იფიქრე წვრილმანებზე, როგორიცაა ტექნიკური ხარვეზები... სრულ კატასტროფამდე. რისკების ჩამოთვლა მათ თავიდან აიცილებს და ქაღალდზე გადააქვს, სადაც შეძლებთ მათ წინააღმდეგობას.

• Რისკის შეფასება- შეაფასეთ თითოეული რისკი, რათა გაიგოთ, რომელი წარმოადგენს ყველაზე დიდ საფრთხეს. დაფიქრდით: რამდენად შესაძლებელია ეს მოხდეს? რა ზიანი შეიძლება მოჰყვეს ამას? რისკების პრიორიტეტიზაცია ფოკუსირებულია თქვენი ძალისხმევის საკითხებზე, რომლებიც ნამდვილად მნიშვნელოვანია.

• რისკის შერბილება - საპასუხო გეგმები გაქვს! განიხილეთ გზები, რათა შემცირდეს რისკის წარმოშობის შანსები, შეამციროს ნებისმიერი გავლენა, თუ ეს მოხდება, ან ორივე ერთად. რაც უფრო ადრე შეძლებთ რისკების შესუსტებას, მით უფრო ნაკლებად შეგაწუხებთ ისინი.

• რისკის მონიტორინგი - როგორც კი თქვენი თავდაპირველი გეგმები განხორციელდება, იყავით ფხიზლად. აკონტროლეთ ნიშნები, რომ ახალი რისკები ჩნდება ან ძველი რისკები იცვლება. დაარეგულირეთ თქვენი სტრატეგიები საჭიროებისამებრ, რათა შეინარჩუნოთ განვითარებადი საფრთხის ლანდშაფტი.

• რისკის მოხსენება - გაუზიარეთ რისკები და გეგმები თქვენს გუნდს. სხვების ჩართვა შემოიფარგლება, ავლენს სისუსტეებს, რომლებიც შეიძლება გამოგრჩეთ და ანაწილებს პასუხისმგებლობას რისკების მართვაზე.

რა არის საკონტროლო სია ივენთ მენეჯმენტში?

ღონისძიების მენეჯმენტში საკონტროლო სია ეხება იმ ნივთების ან ამოცანების ჩამონათვალს, რომლებიც ღონისძიების ორგანიზატორები ადასტურებენ, რომ მომზადებული, მოწყობილი ან დაგეგმილი იყო ღონისძიების დაწყებამდე.

რისკების მართვის ყოვლისმომცველი საკონტროლო სია დაგეხმარებათ იმის უზრუნველსაყოფად, რომ არაფერი მნიშვნელოვანი არ დარჩება შეუმჩნეველი, როდესაც თქვენ აწყობთ ყველა დეტალს, რომელიც საჭიროა ღონისძიების წარმატებით განსახორციელებლად.

საკონტროლო სიები სასარგებლოა ღონისძიებების მენეჯმენტისთვის, რადგან ისინი:

• უზრუნველყოს სიცხადე და სტრუქტურა - ისინი ასახავდნენ წესრიგს, სადაც დეტალურადაა აღწერილი ყველაფერი, რაც გასაკეთებელია, ასე რომ, არაფერი არ იშლება.

• წაახალისეთ საფუძვლიანი მომზადება - ნივთების გამორთვა მოტივაციას უქმნის ორგანიზატორებს, რათა დარწმუნდნენ, რომ ყველა ღონისძიება და სიფრთხილის ზომები რეალურად არსებობს ღონისძიების დაწყებამდე.

• გააუმჯობესე კომუნიკაცია - გუნდებს შეუძლიათ დაყონ და დაავალონ საკონტროლო სიის ელემენტები, რათა დარწმუნდნენ, რომ ყველას ესმის მათი როლები და პასუხისმგებლობები.

• თანმიმდევრულობის მხარდაჭერა - განმეორებადი მოვლენებისთვის ერთი და იგივე სიის გამოყენება ხელს უწყობს სტანდარტების შენარჩუნებას და ყოველ ჯერზე გაუმჯობესების სფეროების დაჭერას.

• გამოავლინეთ ხარვეზები ან სისუსტეები - მონიშნული ნივთები ხაზს უსვამს დავიწყებულ ნივთებს ან საჭიროებს მეტ დაგეგმვას, რაც საშუალებას მოგცემთ გაუმკლავდეთ მათ პრობლემების წარმოშობამდე.

• გადაცემის ხელშეწყობა - ახალი ორგანიზატორებისთვის საკონტროლო სიის გადაცემა ეხმარება მათ გაიგონ ყველაფერი, რაც გაკეთდა წინა წარმატებული ღონისძიებების დაგეგმვისთვის.

Takeaways

თქვენი მოვლენის რისკის მენეჯმენტის საკონტროლო სიაში ამ დამატებების წყალობით, თქვენ კარგად ხართ მომზადებული ბრძოლის ველისთვის! მომზადება პოტენციურ ქაოსს მშვიდ თავდაჯერებულად გარდაქმნის. ასე რომ, დაამატეთ თითოეული ელემენტი თქვენს სიაში. გადაკვეთეთ ისინი სათითაოდ. უყურეთ იმ საკონტროლო სიას, რომლითაც შფოთვა ძალაში შედის. იმის გამო, რომ რაც უფრო მეტს ელოდებით, მით უკეთესი რისკები დაემორჩილება თქვენს საფუძვლიან დაგეგმვასა და მომზადებას.

ხშირად დასმული შეკითხვები