ღონისძიების დაგეგმვა 101 | საბოლოო გზამკვლევი დამწყებთათვის

კეთილი იყოს თქვენი მობრძანება დამწყებთათვის სახელმძღვანელოში ღონისძიების დაგეგმვა! თუ თქვენ ახალი ხართ ამ საინტერესო სამყაროში და გსურთ დაიწყოთ თქვენი მოგზაურობა, თქვენ გელით! ამ ბლოგ პოსტში ჩვენ მოგაწვდით ღონისძიების დაგეგმვის აუცილებელ ელემენტებს და გაგიძღვებით ღონისძიების დაგეგმვის ფუნდამენტურ ნაბიჯებს (+უფასო შაბლონი), იდეალური ადგილის არჩევიდან ბიუჯეტის შემუშავებამდე და ლოგისტიკის კოორდინაციამდე. 

მოემზადეთ დასამახსოვრებელი გამოცდილების გასაღებად!

სარჩევი

• მიმოხილვა
• რა არის ღონისძიების დაგეგმვა?
• რატომ არის მნიშვნელოვანი ღონისძიების დაგეგმვა?
• ვინ არის პასუხისმგებელი ღონისძიების დაგეგმვაზე?
• რა არის ღონისძიების დაგეგმვის 7 ეტაპი?
• როგორ შევქმნათ წარმატებული ღონისძიების დაგეგმვა
• უფასო ღონისძიების დაგეგმვის შაბლონი 
• ძირითადი Takeaways
• ხშირად დასმული კითხვები 

მიმოხილვა

რჩევები უკეთესი ჩართულობისთვის

• ყველაფერი თქვენ უნდა იცოდეთ ღონისძიების მენეჯმენტი
• ღონისძიების ტიპი
• ბიზნეს ქსელში

რა არის ღონისძიების დაგეგმვა?

წარმატებული ღონისძიების შესაქმნელად საჭირო ყველა კომპონენტისა და ამოცანის ორგანიზება და კოორდინაცია ცნობილია როგორც ღონისძიების დაგეგმვა. იგი მოიცავს სხვადასხვა ფაქტორების ფრთხილად მართვას, როგორიცაა ღონისძიების მიზანი, სამიზნე აუდიტორია, ბიუჯეტი, ლოჯისტიკა, ადგილის შერჩევა, გამყიდველის კოორდინაცია, ვადები და მთლიანი შესრულება. 

მაგალითად, თქვენ გეგმავთ დაბადების დღის წვეულებას მეგობრისთვის. ღონისძიების დაგეგმვის ეტაპები მოიცავს:

• გადაწყვიტეთ წვეულების თარიღი, დრო და ადგილი. 
• შექმენით სტუმრების სია და გაგზავნეთ მოსაწვევები.
• აირჩიეთ წვეულების თემა ან სტილი, დეკორაციები და ნებისმიერი კონკრეტული აქტივობა ან გასართობი, რომლის ჩართვაც გსურთ. 
• მოაწყეთ საკვები, სასმელი და დასაჯდომი ადგილები.
• მართეთ ნებისმიერი მოულოდნელი საკითხი და დარწმუნდით, რომ ყველაფერი გეგმის მიხედვით მიდის.
• ...

რატომ არის მნიშვნელოვანი ღონისძიების დაგეგმვა?

ღონისძიების დაგეგმვის მიზნები შეიძლება იყოს ის მიზნები, რომლის მიღებაც თქვენს ორგანიზაციას სურს. ეს ნიშნავს, რომ ღონისძიების დაგეგმვა მოაქვს წესრიგს და სტრუქტურას ღონისძიების ორგანიზების პროცესში. მაგალითად, ყველა საჭირო ელემენტის წინასწარ დაგეგმვა და კოორდინაცია ხელს უწყობს ბოლო წუთების ქაოსის თავიდან აცილებას და უზრუნველყოფს, რომ ყველაფერი შეუფერხებლად წარიმართოს. სათანადო დაგეგმვის გარეშე, ღონისძიების დროს დეორგანიზაციის, დაბნეულობის და პოტენციური უბედურების რისკი არსებობს.

• მაგალითად, წარმოიდგინეთ კონფერენცია, სადაც მომხსენებლები არ გამოდიან, დამსწრეებს უჭირთ ადგილის მოძიება და ტექნიკური საკითხები წარმოიქმნება პრეზენტაციების დროს. ასეთმა სიტუაციებმა შეიძლება შეაფერხოს ღონისძიების ეფექტურობა და შექმნას მონაწილის უარყოფითი გამოცდილება. ღონისძიების ეფექტური დაგეგმვა ხელს უწყობს მსგავსი პრობლემების თავიდან აცილებას და უზრუნველყოფს აქტივობების შეუფერხებელ და ეფექტურ ნაკადს.

ვინ არის პასუხისმგებელი ღონისძიების დაგეგმვაზე?

ღონისძიების დაგეგმვაზე პასუხისმგებელი პირი ან გუნდი დამოკიდებულია ღონისძიების ბუნებასა და მასშტაბზე. მცირე ზომის ღონისძიებები შეიძლება დაიგეგმოს და განახორციელოს ინდივიდმა ან მცირე გუნდმა, მაშინ როცა უფრო დიდები ხშირად საჭიროებენ პროფესიონალთა და მოხალისეთა უფრო ფართო ქსელს, რათა ეფექტურად წარმართონ დაგეგმვის პროცესი. 

აქ მოცემულია რამდენიმე ძირითადი როლი, რომლებიც ჩვეულებრივ მონაწილეობენ ღონისძიების დაგეგმვაში:

• ღონისძიების დამგეგმავი/კოორდინატორი: ღონისძიების დამგეგმავი ან კოორდინატორი არის პროფესიონალი, რომელიც სპეციალიზირებულია ღონისძიებების ორგანიზებასა და მართვაში. ისინი პასუხისმგებელნი არიან ღონისძიების დაგეგმვის ყველა ასპექტზე, საწყისი კონცეფციის შემუშავებიდან შესრულებამდე. გარდა ამისა, ისინი მჭიდროდ თანამშრომლობენ კლიენტთან ან ღონისძიების დაინტერესებულ მხარეებთან, რათა უზრუნველყონ ღონისძიების მიზნების შესრულება.
• ღონისძიების კომიტეტი/საორგანიზაციო კომიტეტი: დიდი ღონისძიებებისთვის ან ორგანიზაციების ან თემების მიერ ორგანიზებული ღონისძიებებისთვის შეიძლება შეიქმნას ღონისძიების კომიტეტი ან საორგანიზაციო კომიტეტი. ისინი თანამშრომლობენ სხვადასხვა ასპექტების მოსაგვარებლად, როგორიცაა მარკეტინგი და პოპულარიზაცია, სპონსორობის შეძენა, პროგრამის შემუშავება, ლოჯისტიკა და მოხალისეთა კოორდინაცია.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ ჩართულობის დონე და კონკრეტული როლები შეიძლება განსხვავდებოდეს ღონისძიების ზომის, სირთულისა და ხელმისაწვდომი რესურსის მიხედვით.

რა არის ღონისძიების დაგეგმვის 7 ეტაპი?

რა არის ღონისძიების დაგეგმვის პროცესი და რამდენი ეტაპია მასში? ღონისძიების დაგეგმვის პროცესი, როგორც წესი, შედგება შემდეგი შვიდი ეტაპისგან: 

ეტაპი 1: კვლევა და კონცეპტუალიზაცია: 

ჩაატარეთ საფუძვლიანი კვლევა ღონისძიების მიზნის, სამიზნე აუდიტორიისა და ინდუსტრიის ტენდენციების გასაგებად. შექმენით ღონისძიების მკაფიო კონცეფცია, ასახეთ მისი მიზნები, თემა და სასურველი შედეგები.

ეტაპი 2: დაგეგმვა და ბიუჯეტი: 

შექმენით დეტალური გეგმა, რომელიც მოიცავს ყველა საჭირო ელემენტს, ამოცანებსა და ვადებს. შეიმუშავეთ ყოვლისმომცველი ბიუჯეტი, რომელიც გამოყოფს სახსრებს ღონისძიების სხვადასხვა ასპექტზე.

ეტაპი 3: ადგილის შერჩევა და გამყიდველის კოორდინაცია: 

იდენტიფიცირება და უზრუნველყოს შესაფერისი ადგილი, რომელიც შეესაბამება ღონისძიების მოთხოვნებს და ბიუჯეტს. კოორდინაცია გაუწიეთ გამყიდველებსა და სერვისის პროვაიდერებს, როგორიცაა კვების ობიექტებს, აუდიოვიზუალურ ტექნიკოსებს, დეკორატორებს და სატრანსპორტო სერვისებს, რათა დარწმუნდეთ, რომ მათ შეუძლიათ შეასრულონ ღონისძიების საჭიროებები.

ეტაპი 4: მარკეტინგი და პოპულარიზაცია: 

მარკეტინგი და პოპულარიზაცია ღონისძიების დაგეგმვის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაბიჯია. შეიმუშავეთ სტრატეგიული მარკეტინგისა და პოპულარიზაციის გეგმა ცნობადობის გამომუშავებისა და დამსწრეების მოსაზიდად. გამოიყენეთ სხვადასხვა არხები, მათ შორის ონლაინ პლატფორმები, სოციალური მედია, ელექტრონული ფოსტის მარკეტინგი და ტრადიციული რეკლამა, რათა ეფექტურად მიაღწიოთ სამიზნე აუდიტორიას და მიაწოდოთ ღონისძიების ღირებულების შეთავაზება.

ეტაპი 5: ღონისძიების განხორციელება: 

აკონტროლეთ ღონისძიების ლოგისტიკური ასპექტები, მათ შორის რეგისტრაცია და ბილეთების გაყიდვა, ადგილების მოწყობა, აუდიოვიზუალური მოწყობა და ადგილზე მენეჯმენტი. კოორდინაცია გაუწიეთ პერსონალს, მოვაჭრეებს და მოხალისეებს, რათა უზრუნველყოთ აქტივობების შეუფერხებელი ნაკადი და მოაგვაროთ ნებისმიერი საკითხი, რომელიც შეიძლება წარმოიშვას ღონისძიების დროს.

ეტაპი 6: დამსწრეთა ჩართულობა და გამოცდილება: 

შექმენით დამსწრეებისთვის საინტერესო და დასამახსოვრებელი გამოცდილება. დაგეგმეთ და მოაწყეთ აქტივობები, პრეზენტაციები, გასართობი და ქსელური შესაძლებლობები, რომლებიც აკმაყოფილებს მათ ინტერესებსა და მოლოდინებს. ყურადღება მიაქციეთ ისეთ დეტალებს, როგორიცაა ნიშნები, დეკორაციები და პერსონალიზებული შეხება, რათა გააუმჯობესოთ დამსწრეების საერთო გამოცდილება.

ეტაპი 7: ღონისძიების შემდგომი შეფასება და შემდგომი დაკვირვება: 

შეაფასეთ ღონისძიების წარმატება დამსწრეების, დაინტერესებული მხარეების და გუნდის წევრების გამოხმაურების შეგროვებით. გაანალიზეთ ღონისძიების შედეგები დასახული მიზნების შესაბამისად და გადახედეთ ფინანსურ ასპექტებს. 

განსაზღვრეთ გაუმჯობესების სფეროები და მიიღეთ მიღებული გაკვეთილები მომავალი ღონისძიებების დაგეგმვის პროცესების დახვეწისთვის. გარდა ამისა, მიჰყევით დამსწრეებს, სპონსორებს და პარტნიორებს მადლიერების გამოხატვისა და ურთიერთობების შესანარჩუნებლად.

როგორ შევქმნათ წარმატებული ღონისძიების დაგეგმვა?

მიუხედავად იმისა, რომ არ არსებობს საყოველთაოდ შეთანხმებული ელემენტების ნაკრები ღონისძიების დაგეგმვისთვის, აქ არის ძირითადი ელემენტები, რომლებიც ხშირად არსებითად ითვლება ღონისძიების ეფექტური დაგეგმვისთვის:

1/ წმინდა მიზნები:  

ჩამოაყალიბეთ ღონისძიების მიზნები და ამოცანები. გაიგეთ რისი მიღწევა გსურთ და დაგეგმეთ ყველა ძალისხმევა შესაბამისად. იქნება ეს თანხების შეგროვება, ქსელის ხელშეწყობა, პროდუქტის პოპულარიზაცია თუ მნიშვნელოვანი ეტაპის აღნიშვნა. 

2/ ბიუჯეტის მართვა: 

შექმენით რეალისტური ბიუჯეტი და გამოყავით სახსრები ღონისძიების სხვადასხვა ასპექტისთვის, მათ შორის ადგილის, კვების, დეკორაციის, მარკეტინგისა და ლოჯისტიკის ჩათვლით. 

რეგულარულად აკონტროლეთ ხარჯები და დარწმუნდით, რომ დარჩეთ ბიუჯეტის ფარგლებში. გაანაწილეთ თანხები სტრატეგიულად სასურველი შედეგების მისაღწევად, ხოლო პრიორიტეტულად დახარჯეთ ეფექტური ვარიანტები.

3/ სტრატეგიული დაგეგმვა და ვადები: 

შექმენით ყოვლისმომცველი გეგმა, რომელიც ასახავს ყველა ამოცანას, პასუხისმგებლობას და ვადებს. დაყავით დაგეგმვის პროცესი მართვად საფეხურებად, საწყისი კონცეფციის შემუშავებიდან ღონისძიების შემდგომ შეფასებებამდე. 

დეტალური ვადები უზრუნველყოფს გლუვ კოორდინაციას და საჭიროების შემთხვევაში კორექტირების საშუალებას იძლევა.

4/ ღონისძიების დიზაინი და თემატიკა: 

შექმენით ღონისძიების შეკრული და მიმზიდველი დიზაინი, რომელიც ასახავს სასურველ ატმოსფეროს ან თემას. ეს მოიცავს ისეთ ელემენტებს, როგორიცაა დეკორაციები, ნიშნები, განათება და საერთო ესთეტიკა, რაც ხელს უწყობს ღონისძიების ატმოსფეროს.

5/ ლოგისტიკა და ოპერაციები: 

დიდი ყურადღება მიაქციეთ ლოჯისტიკურ დეტალებს, მათ შორის ღონისძიების რეგისტრაციას, ბილეთებს, ტრანსპორტირებას, პარკირებას, აუდიოვიზუალურ მოთხოვნებს და ადგილზე მენეჯმენტს. უზრუნველყოს შეუფერხებელი ოპერაციები ყველა საჭირო რესურსის ეფექტური კოორდინაციით.

6/ შეფასება და გამოხმაურება: 

შეაფასეთ ღონისძიების წარმატება უკუკავშირის შეგროვებით და მისი გავლენის შეფასებით. 

გააანალიზეთ დამსწრეების კმაყოფილება, გაზომეთ შედეგები დასახული მიზნების შესაბამისად და გამოავლინეთ ის სფეროები, რომლებიც მომავალში გაუმჯობესდება.

უფასო ღონისძიების დაგეგმვის შაბლონი 

აქ არის ღონისძიების დაგეგმვის შაბლონი, რომელიც მოიცავს ღონისძიების დაგეგმვის შვიდ ეტაპს:

ძირითადი Takeaways 

ღონისძიების დაგეგმვა არის დინამიური პროცესი, რომელიც მოითხოვს საფუძვლიან კვლევას, სტრატეგიულ დაგეგმვას და უნაკლო შესრულებას წარმატებული და დაუვიწყარი მოვლენების მისაღწევად. იქნება ეს კორპორატიული კონფერენცია, ქორწილი თუ საზოგადოების შეკრება, ეფექტური ღონისძიების დაგეგმვა უზრუნველყოფს მიზნების მიღწევას, დამსწრეთა აქტიურ ჩართულობას და პოზიტიური გამოცდილების მიწოდებას.

უფრო მეტიც, აჰსლაიდები დაგეხმარებათ შექმნათ უნიკალური მოვლენები ინტერაქტიული ფუნქციებით. საინტერესო პრეზენტაციებიდან დაწყებული რეალურ დროში აუდიტორიის ინტერაქციამდე, AhaSlides გთავაზობთ უამრავ ინსტრუმენტს, რომელსაც შეუძლია აამაღლოს თქვენი ღონისძიება ახალ სიმაღლეებზე. გამოიკვლიეთ ჩვენი ბიბლიოთეკა მზა შაბლონები ახლა და შეესწარით თქვენი დამსწრეების აღფრთოვანებას!

Ref: ველური გარგარი | პროექტის მენეჯერი