Керемет оқиғаны жоспарлау өте қиын сезінуі мүмкін және дәл осы жерде оқиғаларды басқару компаниялары Кіріңіз.
Сіз өмір бойы үйлену тойын армандасаңыз, мерейтойды тойлауды немесе корпоративтік конференция ұйымдастыруды қажет етсеңіз де, оқиғаны басқарушы компания сіздің көзқарасыңызды адамдар ұмытпайтын тәжірибеге айналдыра алады.
Оқиғаларды басқарушы компанияның не екенін, олардың рөлін, сонымен қатар ең жақсысын таңдау бойынша кеңестерді және қандай қызыл жалаулардан аулақ болу керектігін білу үшін мақаланы оқып шығыңыз.
Мазмұны
- қайта қарау
- Оқиғаларды басқару компаниясы дегеніміз не?
- Оқиғаларды басқарушы компанияның қызметі қандай?
- Оқиғаларды басқарудың ең жақсы компаниясын қалай таңдауға болады?
- Оқиғаларды басқару ұсыныстарын қарау кезінде неден аулақ болу керек?
- Оқиғаларды басқарушы компания жоспарлай алатын оқиғалардың мысалдары қандай?
- Тағамдар
қайта қарау
| Оқиғаларды басқарушы компанияның мәні неде? | Іс-шараны басқарушы компания оқиғаның мазмұнына және қонақтарыңызға назар аударуға көмектесетін сәтті оқиғаға үлес қосу үшін барлық маңызды ұйымдастыру тапсырмаларына жауап бере алады. |
| Іс-шара компаниясы не істейді? | Клиенттері үшін көптеген іс-шараларды жоспарлау, ұйымдастыру және үйлестіру. |
Оқиғаларды басқару компаниясы дегеніміз не?
Кез келген ауқымдағы іс-шараны жоспарлағанда, үйлену тойынан корпоративтік кездесуге дейін, іс-шараны басқарушы компания барлығының біркелкі өтуін қамтамасыз ете алады.
Іс-шараны жоспарлаушылар олардың қажеттіліктерін, мақсаттарын және бюджетін түсіну үшін клиенттермен тығыз жұмыс істейді. Содан кейін олар клиенттің көзқарасына бейімделген кешенді іс-шаралар жоспарын жасайды, осылайша клиенттер олардың оқиғаны көруі ұмытылмас шындыққа айналатындай тыныштыққа ие болады.
Event Management компаниясының қызметі қандай?
Клиенттердің барлық талаптарын қанағаттандыратын тамаша іс-шараны ұйымдастыру сияқты оқиғаларды басқару компаниясының көптеген мақсаттары бар. Оқиғаларды басқарушы компанияның негізгі қызметі - өз клиенттерінің атынан сәтті оқиғаларды жоспарлау, үйлестіру және орындау. Олар барлық логистика мен егжей-тегжейлерді реттейді, осылайша клиенттер ұйым туралы алаңдамай, өз іс-шараларынан ләззат алуға көңіл бөледі.
Іс-шараны ұйымдастырушы компанияның кейбір негізгі функцияларына👇 кіреді
№1 – Оқиғаның тұжырымдамасын жасаңыз және жоспарлаңыз – Олар іс-шараның көрінісін, мақсаттарын және бюджетін түсіну үшін клиенттермен жұмыс істейді, содан кейін осы көзқарасты жүзеге асыру үшін кешенді жоспарды жасайды.
№2 – Өткізілетін орынды қамтамасыз етіңіз және келісім-шарттар жасаңыз – Олар әлеуетті орындарды зерттейді, орналасқан жеріне, кеңістігіне, қондырғыларына, бағасы мен қолжетімділігіне негізделген нұсқаларды салыстырады, ең жақсысын қамтамасыз етеді және клиент атынан келісімшарттар жасайды.
№3 – жеткізушілер мен жеткізушілерді үйлестіру – Олар барлығының қалыпты жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін тамақтандырушылар, фотографтар, декораторлар, жалға беру және т.б. сияқты барлық қажетті жеткізушілерді анықтайды, таңдайды, тапсырыс береді және басқарады.
№4 – Оқиға бюджетін басқарыңыз – Олар бюджетті жасайды, шығындарды қадағалайды және клиенттің мақсаттарына қол жеткізе отырып, шығындарды үнемдеу жолдарын іздейді.
№5 – Уақыт шкаласы мен кестелерді жасаңыз – Олар оқиғаның жоспарланғандай өтуіне көз жеткізу үшін егжей-тегжейлі кестелер мен төтенше жағдайлар жоспарларын әзірлейді.
№6 – Ойын-сауықты жоспарлау – Олар іс-шара бағдарламасының бөлігі ретінде кез келген қойылымдарды, спикерлерді немесе іс-шараларды ұйымдастырады.
№7 – Декорация және маңдайша – Олар қажетті әшекейлерге, төсеніштерге, гүлдерге, сахналық қойылымға және қажетті белгілерге тапсырыс береді.
№8 – Оқиға қызметкерлерін жалдау және басқару – Олар іс-шараны өткізуге көмектесу үшін қажетті барлық уақытша қызметкерлерді тауып, тапсырыс береді және басқарады.
№9 – Іс-шара жоспарын мінсіз орындаңыз – Іс-шара күні олар орнатуды қадағалайды, барлық жеткізушілерді басқарады, ақаулықтарды жояды және бағдарламаның жоспарланғандай өтуін қамтамасыз етеді.
№ 10 – Оқиғадан кейін бақылау – Олар жабдықты қайтару, шот-фактураларды төлеу, алғыс хаттарды жіберу, жетістіктер мен жақсарту бағыттарын бағалау сияқты тапсырмаларды орындайды.
Жақсырақ оқиғаларға арналған кеңестер
Іс-шара кезінде көбірек қызық іздеп жүрсіз бе?
AhaSlides сайтындағы көңілді викторина арқылы аудиторияңызды жинаңыз. AhaSlides үлгі кітапханасынан тегін викторинаға жазылыңыз!
🚀 Тегін викторинаны алыңыз☁️
Оқиғаларды басқарудың ең жақсы компаниясын қалай таңдауға болады?
Оқиғаларды басқарудың ең жақсы компаниясын іздеуге уақыт қажет болуы мүмкін, бірақ осы нақты кеңестермен олар сіздің есігіңізде болады🚪
№1 – Тәжірибе – Ауқымдылығы мен көлемі жағынан сіздікіне ұқсас көптеген іс-шараларды сәтті өткізген компанияларды қарастырыңыз. Олар процесті төмендетеді және туындайтын жалпы мәселелерді қалай шешу керектігін біледі.
№2 – Портфолио – Компания жоспарлаған және басқарған өткен оқиғалардың мысалдарын қарастырыңыз. Сіздің көзқарасыңызға сәйкес келетін сапаны, креативтілікті және егжей-тегжейге назар аударыңыз.
№3 – Анықтамалар – Компанияның өз уәделерін орындайтынын және мәселелерді кәсіби түрде шешетінін растау үшін алдыңғы клиенттерден анықтамаларды сұраңыз және тексеріңіз.
№4 – Мамандық – Кейбір компаниялар корпоративтік іс-шараларға назар аударса, басқалары үйлену тойларына мамандандырылған. Арнайы оқиға түріне бейімделген тәжірибесі мен қажетті ресурстары бар біреуін таңдаңыз.
№5 – Команда – Іс-шараңызды жоспарлайтын және жүзеге асыратын оқиғаны басқару тобының негізгі мүшелерімен танысыңыз. Олардың кәсібилігін, сезімталдығын және сіздің қажеттіліктеріңіз бен көзқарастарыңызды түсінуін бағалаңыз.
№6 – Шарт және баға белгілеу – Келісімшарттың ең жақсы шарттары мен бағасын алу үшін бірнеше ұсыныстарды (кем дегенде 3) салыстырыңыз. Жұмыс көлемінің анық екеніне және барлық төлемдерді түсінетініне көз жеткізіңіз.
№7 – Бедел – Заңдылық пен сапа көрсеткіштері ретінде шолуларды, марапаттарды (бар болса), оның іс-шара саласындағы ұйымдардағы позициясын және компанияның бизнесте қанша уақыт болғанын тексеріңіз.
№8 – Коммуникация – Компания сіздің қажеттіліктеріңізді мұқият тыңдап, барлық сұрақтарыңызға жауап беріп, сұраныстарға жедел жауап беруі керек. Жақсы қарым-қатынас - табысты жұмыс қарым-қатынасының кілті.
№9 - икемділік – Үздік компаниялар стандартты үлгіні қатаң ұстанудың орнына өз қызметтерін сіздің бюджетіңіз бен қалауларыңызға қарай реттеуге дайын.
№10 – Мөлдірлік – Бюджеттердің, келісімшарттардың, мерзімдердің және жоспарлардың толық ашықтығын талап етіңіз. Жасырын немесе мәліметтерді бөлісуден бас тартатын компаниялардан аулақ болыңыз.
№11 – Дағдарысты басқару – Олар туындаған күтпеген мәселелерді қалай шешеді? Дағдарысты басқару тәжірибесі бар компания апаттарды болдырмауға көмектеседі.
№12 – Инновация – Мақсаттарыңызға шығармашылық жолмен жету үшін олар жаңа идеялар мен шешімдерге ашық па? Прогрессивті компаниялар жаңа нәтижелерге қол жеткізеді.
№13 - сақтандыру – Олар сіздің оқиғаңыз үшін жауапкершілікті қамтитын қажетті сақтандыруды ала ма? Бұл сізді тәуекелдер мен шағымдардан қорғайды.
№14 – Мәндер – Олардың іскерлік көзқарасы мен компания құндылықтары ұйымыңыздың мәдениетіне сәйкес келе ме? Мәдени үйлесімділік өзара түсіністікке әкеледі.
№15 – Технология – Олар технологияны жақсы біледі және салалық трендтердің озық тәжірибесін үнемі қадағалайды ма? Олар жоспарларды ретке келтіріп, дұрыс жолға қою үшін жобаны басқару бағдарламалық құралы сияқты технологияны пайдаланады ма? Технология тиімділікті арттырады.
Сәйкес тәжірибесі мен дәлелденген тәжірибесі, жақсы беделі және бірегей көзқарасыңызды жүзеге асыру үшін қажетті икемділігі, коммуникациясы және ашықтығы бар оқиғаларды басқару компаниясын іздеңіз.
Оқиғаларды басқару ұсыныстарын қарау кезінде неден аулақ болу керек?
Кейбір оқиғаларды басқару компанияларында назар аудару керек белгілі бір қызыл жалаулар бар. Бұған жол бермеу кейінірек орындау сатысында оқтан жалтарады.
• Бұлыңғыр немесе жалпы тіл – Іс-шараның мақсаттарына, бюджет талаптарына немесе уақыт кестесіне арнайы жауап бермейтін ұсыныстар қызыл жалау болып табылады. Ұсыныстарын теңшеудің орнына жалпы тілді пайдаланатын компаниялардан сақ болыңыз.
• Жұмыстың анық емес немесе анықталмаған көлемі – Нақты қандай қызметтер көрсететінін және олардың ұсыныстарынан қандай тапсырмалар алынып тасталатынын нақты көрсетпейтін компаниялардан аулақ болыңыз. Қолдану аясы егжей-тегжейлі және жан-жақты болуы керек.
• Шамадан тыс қосымша төлемдер – Жанармайға қосымша төлемдер, әкімшілік алымдар немесе нақты көрсетілмеген қосымша төлемдері бар ұсыныстардан сақ болыңыз. төлемдерді өңдеу шығындары. Мұның бәрі ашық және анық түсіндірілуі керек.
• Сұрақтарға жауап беруден бас тарту – Егер компания жоспарлау мәліметтері, келісімшарттар немесе баға белгілеу туралы сұрақтарыңызға жауап беруден жалтарса, бұл олардың бірдеңені жасырып жатқанын білдіреді. Сенім қалыптастыру үшін ашықтық маңызды.
Оқиғаларды басқарушы компания жоспарлай алатын оқиғалардың мысалдары қандай?
• үйлену – Үйлену тойларын жоспарлау және өткізу көптеген іс-шараларды басқарушы компаниялар үшін негізгі қызмет болып табылады. Олар өткізу орнын таңдаудан шақырулар мен күндізгі үйлестіруге дейінгі жоспарлаудың барлық аспектілерін шешеді.
• Конференциялар мен көрмелер – Іс-шара компаниялары конференциялар, семинарлар, саммиттер, өнімдердің тұсаукесері және сауда көрмелері сияқты ірі корпоративтік іс-шараларды ұйымдастыра алады. Олар тіркеуді, спикерді үйлестіруді, өткізу орнының логистикасын, тамақтандыруды және тіркеуді басқарады.
• Өнім шығарылымы – Оқиға менеджерлері жаңа өнімдерді немесе қызметтерді көпшілікке көрсету үшін әсерлі, шулы оқиғаларды жасай алады. Олар іс-шараларды, демонстрацияларды және жарнамалық элементтерді жоспарлайды тірі сауалнамалар және викториналар толқуды тудыру.
• Қайырымдылық акциялары мен қаражат жинау – Қайырымдылық шарлары, жүгірулер/серуендер және қайырымдылықтар сияқты коммерциялық емес іс-шаралар – бұл оқиға компаниялары басқаратын тағы бір кең таралған оқиға түрі. Олар қатысуды және жиналған қаражатты барынша арттыруға назар аударады.
• Компания кештері – Іс-шара компаниялары мерекелік кештерді, жазғы демалыстарды жоспарлауға және басқаруға көмектеседі, зейнеткерлік мерекелер және қызметкерлердің әлеуметтік іс-шараларының басқа түрлері. Олар іс-шаралар мен тамақтануды ұйымдастырады.
• Марапаттау және мерекелік салтанаттар – Марапаттау шоуларын, мерекелік кештерді және қара галстук кештерін жоспарлау – кейбір толық қызмет көрсететін іс-шараларды басқару компаниялары үшін тағы бір мамандық. Олар декормен, отыру кестелерімен, сыйлық себеттерімен және сөйлеумен айналысады.
• Өнімдерді көрсету – Өнім желісін көрсетуді жоспарлап отырған компаниялар үшін іс-шараны жоспарлаушылар интерактивті демонстрацияларды, тест-драйвтарды, дәмдік сынақтарды және өнімді әлеуетті тұтынушыларға көрсетудің басқа да әсерлі әдістерін жасай алады.
Іс-шараны басқару компаниялары интимдік үйлену тойларынан ірі корпоративтік конференцияларға, қаражат жинауға, кештерге, өнімді шығаруға және т.б. дейін әртүрлі көлемдегі және түрдегі іс-шараларды жоспарлайды - негізінен клиенттің мақсаттарына жету үшін кәсіби үйлестіру мен логистика қажет болатын кез келген жоспарланған іс-шара.
Тағамдар
Оқиғаларды басқару жөніндегі сарапшы компанияны жалдау негізгі көзқарасты адамдар жылдар бойы айтуды тоқтатпайтын тәжірибеге айналдырады.
Оларды басқару сізді логистикалық бас ауруларынан босатады, осылайша сіз мейірімді хост рөлін толығымен орындай аласыз. Қонақтар дәмді тамақтану мен таңғажайып ойын-сауықтан ләззат алатын іс-шара кеңістігін елестетіп көріңіз - сіз бөлмеде серуендеп, барлығымен араласуға уақыт таба аласыз. Керемет, солай емес пе?
Оқиғаңызды интерактивті етуді қалайсыз ба? Тырысу AhaSlides сеансты басқа деңгейге көтеретін мұзжарғыштар, сауалнамалар және викториналар сериясына қол жеткізу.
