Іс-шаралар индустриясы дамып келеді, ал корпоративтік бюджеттер артып келеді. Үш жыл бұрынғыға қарағанда көбірек компаниялар жеке кездесулер өткізуде, және бұл үрдіс кері қайтудың орнына жеделдеп келеді.
Бұл өсім сенімді орындауды маңызды етеді, кемітпейді. Бәсекелестер көбірек іс-шаралар өткізген кезде, нашар ұйымдастырылған іс-шара ерекшеленеді. Бұл нұсқаулық корпоративтік іс-шараларды жоспарлаудың әрбір кезеңін, мақсат қоюдан бастап, іс-шарадан кейінгі деректерді талдауға дейін, сіз шынымен пайдалана алатын форматта қамтиды.
1-қадам: Басқа нәрседен бұрын мақсатты анықтаңыз
Осы нұсқаулықтағы әрбір басқа шешім бір сұрақтан туындайды: бұл іс-шара не істеуі керек?
Корпоративтік іс-шаралар әдетте бірнеше санатқа бөлінеді. Команда құру іс-шаралары сенім мен ынтымақтастықты жақсартуға бағытталған. Оқыту іс-шаралары нақты дағдыларды немесе білімді береді. Клиенттерге арналған іс-шаралар қарым-қатынасты нығайтады немесе жаңалықтарды таратуға мүмкіндік береді. Конференциялар мен саммиттер компанияның позициясын көтереді, таланттарды тартады немесе баспасөз мәслихатын қалыптастырады. Гибридті немесе жан-жақты кездесулер таратылған ұйымдарды стратегия бойынша үйлестіреді.
Сәтті іс-шараның нәтижесін сипаттайтын бір сөйлем жазыңыз. «Қатысушылар біздің 3-тоқсандағы өнім жоспары туралы жұмыс тәжірибесімен және үш нақты кейінгі әрекетпен кетеді» - бұл қолдануға болатын мақсат. «Компания іс-шарасын керемет өткізіңіз» - бұл мақсат емес.
Бұл мақсат сіздің табыс көрсеткішіңізді де анықтайды. Егер іс-шара тренингке бағытталған болса, сіз білімді сақтауды сессиядан кейінгі викторина немесе 30 күндік мінез-құлық сауалнамасы арқылы өлшей аласыз. Егер бұл клиенттік іс-шара болса, жиналыс өткізу құбыры немесе кездесуге жазылу деңгейі дұрыс сан болуы мүмкін. Өткізілетін орынды таңдамас бұрын көрсеткішті таңдаңыз.
2-қадам: Кіріктірілген резервтік жоспармен бюджетті белгілеңіз
Бюджет – кез келген басқа шешімді қалыптастыратын шектеу. Оны ертерек белгілеп, кез келген жеткізушіге келісімшарт жасамас бұрын ақшаны басқаратын адаммен келісімшартқа қол қойғаныңызға көз жеткізіңіз.
Әдеттегі корпоративтік іс-шара бюджеті шамамен келесідей бөлінеді:
Орынды жалға алу әдетте жалпы шығындардың 25-30%-ын құрайды. Тамақтандыру және сусындар 30-35%-ды құрайды. AV және технология 15-25%-ды құрайды. Спикерлер, ойын-сауық және фасилитация әдетте 5-10%-ды құрайды. Маркетинг және баспа материалдары тағы 5%-ды құрайды. Қалған 10-15%-ды шартты жағдай ретінде қарастырып, қосымша буфер емес, келіссөздер жүргізілмейтін тармақ ретінде қарастыру керек.
Соңғы жол - жаңа жоспарлаушылардың көпшілігі өткізіп жіберетін жол. Жабдықтардың істен шығуы, тамақтандырушылардың жұмыстан бас тартуы, келушілердің саны жоспарланған мөлшерден асып кетуі, сіз білмеген тұрақ үшін төлемдер. Бірдеңе дұрыс болмаған кезде мақұлдау алу үшін асығыс емес, басынан бастап бюджетке күтпеген жағдайларды енгізіңіз.
Сондай-ақ, тұрақты шығындарды (орынды жалға алу, спикер ақысы) айнымалы шығындардан (жан басына шаққандағы тамақтандыру, қатысушыға баспа материалдары) ажыратыңыз. Тұрақты шығындар 50 қатысушы немесе 150 қатысушы болса да, әсер етеді. Айнымалы шығындар шкаласы. Егер қатысушының бағасы белгісіз болса, орынның көлемін белгілемес бұрын екі сценарийді де модельдеңіз.
3-қадам: Жоспарлау мерзімін құрыңыз
Ірі конференциялар, сауда көрмелері немесе көп күндік компаниялық іс-шаралар үшін 10-12 айлық дайындық уақыты шынайы болып табылады. Шағын ішкі кездесулер немесе семинарлар үшін көбінесе 5-6 апта жұмыс істейді. Жалпы ереже: неғұрлым көп жеткізушілер қатысса, соғұрлым көп дайындық уақыты қажет.
Үш айдан алты айға дейін уақыт өткеннен кейін, күні мен орнын белгілеңіз, бюджетті және ішкі қол қоюды растаңыз, спикерлерді, модераторларды немесе ойын-сауық орындарын анықтап, келісімшарт жасаңыз. Жүргізушілер расталғаннан кейін тіркеуді ашыңыз немесе сақтау күндерін жіберіңіз.
Алты-сегіз аптадан кейін күн тәртібі мен көрменің барысын нақтылаңыз, тамақтандыру қызметкерлерінің санын және диеталық талаптарды растаңыз, AV тобына техникалық талаптар туралы ақпарат беріңіз және толық шақыруларды немесе тіркеу туралы еске салғыштарды жіберіңіз.
Соңғы екі аптада барлық жеткізушілердің жеткізілімдері мен байланыстарын растаңыз, қатысушылар тізімін және логистика мәліметтерін нақтылаңыз және кез келген материалдарды, слайдтарды немесе баспа материалдарын дайындаңыз. Егер сіз жақында мұндай іс-шара жасамаған болсаңыз, учаскеге барып көріңіз.
Соңғы 48 сағат ішінде жұмыс орнындағы қызметкерлермен толық нұсқаулық жасаңыз, кез келген адам келгенге дейін барлық AV және техникалық құралдарды тексеріңіз және барлық команда мүшелеріне олардың рөлдері мен даму жолдары туралы нұсқаулық беріңіз.
4-қадам: Орынды таңдаңыз және растаңыз
Орынды таңдау - бюджет пен логистика қақтығысатын жер. Бірдеңеге қол қоймас бұрын тексеру қажет бірнеше нәрсе:
Сыйымдылығы. Көптеген орындарда ең жоғары сыйымдылық жарияланады, бұл өрт қауіпсіздігі ережелеріне қатысты, жайлы отыруға емес. Отыратын орындар үшін нақты жұмыс санын алу үшін көрсетілген ең жоғары сыйымдылықтан шамамен 20-25%-ды алып тастаңыз.
AV және техникалық инфрақұрылым. Жалға алынатын үйге не кіретінін және не әкелу керектігін біліп алыңыз. Қатысушылар құрылғыларды пайдаланатын болса немесе сіз интерактивті элементтерді іске қоссаңыз, WiFi өткізу қабілеті өте маңызды.
Тамақтандыру саясаты. Кейбір орындар сізден өздерінің ішкі тамақтандыру қызметін пайдалануды талап етеді, ал басқалары сыртқы сатушыларға рұқсат береді. Азық-түлік пен сусындарды бюджетке қоспас бұрын қайсысын біліп алыңыз.
Қол жетімділік. Мүмкіндігі шектеулі қатысушылардың физикалық қолжетімділігін растаңыз және іс-шара өтетін жерде мүгедектерге арналған дәретханалар, тұрақ және кіреберістер бар-жоғын тексеріңіз.
Бас тарту және форс-мажор шарттары. Қол қоймас бұрын депозит құрылымын және оны болдырмауға қатысты айыппұлдарды оқып шығыңыз. Іс-шараны кейінге қалдыру қажет болған жағдайда не болатынын біліңіз.
Барлығын жазбаша түрде растаңыз. Қосылған кестелер немесе уәде етілген техникалық пакет туралы ауызша келісімнің заңды күші жоқ.
5-қадам: Жоба сияқты жеткізушілерді басқарыңыз
Корпоративтік іс-шараларға әдетте бірнеше жеткізушілер қатысады: тамақтандыру, AV, декор, фотосуретке түсіру, көлік, қауіпсіздік және көбінесе үшінші тарап іс-шараларын басқару платформасы. Әрқайсысы өзіндік уақыт шкаласы бар тәуелділік болып табылады.
Жұмыс істейтін тәсіл: жеткізушіні басқаруға жобаны басқару сияқты қарайсыз. Әрбір жеткізушіге жеткізілімдер, мерзімдер, байланыс ақпараты және эскалация жолдары көрсетілген нақты нұсқаулық беріледі. Сіз тәуекелге пропорционалды түрде тіркеуді жоспарлайсыз: іс-шара өтетін орын мен тамақтандыру компаниясы үшін апта сайын екі айға, соңғы екі аптада жиірек.
Аты-жөні, лауазымы, ұялы телефон нөмірі және олардың не үшін жауапты екендігі туралы бір жолдық қысқаша мазмұны бар бір беттік жеткізушінің байланыс парағын жасаңыз. Бұл құжатты іс-шара күні таңғы сағат 7-де бірдеңе дұрыс болмаған кезде сіздің жергілікті командаңыз пайдаланады.
Әрбір сатушыдан нақты сұраңыз: менен не қажет және қашанға дейін? Сатушының істен шығуы көбінесе сатушының емес, іс-шара ұйымдастырушысының мерзімнің өтуінен (адам санын растау, жоспарға қол қою, мәзірді таңдау) болады.
6-қадам: Жергілікті логистикалық жоспарды құрыңыз
Логистика – жақсы жоспар мен жақсы іс-шара арасындағы алшақтық. Ұйымдастырушылардың көпшілігі бағаламайтын элементтер:
Тіркелу және тіркелу. Бір ғана тіркеу орны бар 200 адамдық іс-шара 20 минуттық кезек тудырады. Бірнеше станция болуы мүмкін немесе мобильді тіркеу қолданбасын пайдаланыңыз. Процесті алдын ала тексеріп көріңіз.
Шоудың барысы. Іс-шараның әрбір элементін жүктеуден бастап жұмыстың тоқтатылуына дейінгі егжей-тегжейлі, уақыт бойынша кодталған құжат. Әрбір ауысуға кім жауапты екенін, динамик ұзақ уақыт жұмыс істесе не болатынын және жеткізушілердің қашан келіп, қашан кетуі керек екенін қамтиды.
Төтенше жағдайлар хаттамалары. Ең ықтимал үш сәтсіздікті анықтаңыз (AV ақаулығы, спикердің келмеуі, тамақтандырудың кешігуі) және әрқайсысы үшін жазбаша шарт жасаңыз. Іс-шара басталмас бұрын командаңызға олар туралы қысқаша ақпарат беріңіз.
Қатысушының тәжірибесі туралы мәліметтер. Қатысушылар байқайтын келіспеушіліктер: түсініксіз белгілер, ұзын тіркеу кезектері, нашар Wi-Fi, үзіліс кезінде судың болмауы, табу қиын дәретханалар. Бұл адамдардың іс-шараны қалай есте сақтайтынын қалыптастыратын мәліметтер.
Күнделікті жоспарға арналған пайдалы тізім:
Есіктер ашылғанға дейін кемінде 90 минут бұрын келіңіз. Барлық кеңістікті аралап шығыңыз: тіркеу аймағы, негізгі бөлме, демалыс бөлмелері, тамақтандыру қызметі және дәретханалар. Тамақтандыру жеткізілімінің тапсырысқа сәйкес келетінін растаңыз. AV-ны толтырғыштармен емес, нақты презентация файлдарымен тексеріңіз. Тіркеу тобына тіркеу процесі және кез келген VIP келушілер туралы ақпарат беріңіз. Барлық жеткізушілердің байланыстарына ұялы телефон арқылы қол жеткізуге болатынына көз жеткізіңіз. Іс-шара барысында көрменің басылған көшірмесін қолыңызда ұстаңыз.
Бюджетті нақты жоспарлауға тұрарлық бір нәрсе бар: сол күні логистиканы басқаратын адам мүдделі тараптармен қарым-қатынасты таныстыратын, жүргізетін немесе басқаратын бір адам болмауы керек. Бұл рөлдерді екі жақты орындау екеуінде де сенімді түрде қиындықтар тудырады.
7-қадам: Іс-шарадан кейінгі бағалау
Іс-шара аяқталды. Ұйымдастырушылардың көпшілігі жеңіл тыныс алып, жұмысты жалғастырады. Үнемі жақсы іс-шаралар өткізетіндер тағы бір нәрсе істейді: олар циклды жабады.
48 сағат ішінде қатысушыларға арналған сауалнама жіберіңіз. Қысқаша жазыңыз: ең көбі 5 сұрақ. Жалпы қанағаттанушылықты, ең құнды элементті, ең аз құнды элементті, олардың өзгертетін бір нәрсені және қайта қатысатынын немесе қатыспайтынын қамтыңыз. Жауап беру деңгейі 48 сағаттан кейін күрт төмендейді, сондықтан оны тез жіберіңіз.
1-қадамда қойған мақсатыңызбен өз жұмысыңызды салыстырыңыз. Іс-шара өзіне жүктелген міндетті орындады ма? Егер мақсат дағдыларды беру болса, бағалау ұпайлары нені көрсетеді? Егер бұл жоспар бойынша болса, қандай кездесулер белгіленді? Егер бұл командалық бірлік болса, сауалнама байланыс пен сенім туралы не айтады?
Не нәтиже бергенін және не нәтиже бермегенін басқа біреу жазбаларды пайдалана алатындай етіп егжей-тегжейлі құжаттаңыз. Көрменің барысы туралы құжат, жеткізушілердің байланыстары, бюджеттің нақты көрсеткіштері және қатысушылардың пікірлері бірге мұрағатталуы керек.
Соңында: іс-шараны өткізген топты бір апта ішінде естеліктер жаңарғанша қорытындылаңыз. Келесі жылғы мәселелердің алдын алатын түсініктер іс-шарадан кейінгі сауалнамадан емес, сол жерде болған адамдардан алынады.
AhaSlides көмегімен интерактивті корпоративтік іс-шараларды өткізу
Көптеген корпоративтік іс-шаралар орынды жоғалтатын сәт - бұл презентация кезінде ешкім сұрақ қоймаған 45 минуттық белгі. Бағдарламаға басынан бастап өзара әрекеттесуді енгізу бұған жол бермейді.
AhaSlides презентацияларға тікелей интеграцияланады және қатысушылардың телефондарында қосылу сілтемесі арқылы жұмыс істейді, қолданбаны жүктеудің қажеті жоқ. Тікелей сауалнамалар баяндамашыларға келесі тақырыпқа өтпес бұрын бөлменің не ойлайтынын нақты уақыт режимінде оқуға мүмкіндік береді. Сөз бұлттары адамдардың ойындағыны ешкімнің бірінші болып сөйлеуін талап етпей-ақ анықтайды. Анонимді сұрақ-жауап қатысушыларға ашық талқылауда көтермейтін сұрақтарын қоюға мүмкіндік береді, бұл бөлмедегі кең ауқымды жұмыс тәжірибесі бар сессияларда маңызды.
Іс-шарадан кейінгі бағалау үшін, бағдарламадағы соңғы элемент ретінде экранда қорытынды сауалнаманы іске қосу кейінгі электрондық поштадан үнемі асып түседі. Адамдар әлі де бөлмеде, әлі де назар аударып отыр, және жауап беру деңгейі мұны көрсетеді.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Корпоративтік іс-шараларды жоспарлау дегеніміз не? Іс-шараны жоспарлау - бұл құрылымдалған жиынды құрайтын барлық элементтерді ұйымдастыру және үйлестіру процесі: орын, логистика, жеткізушілер, бағдарлама және қатысушылардың тәжірибесі; мұның бәрі кедергісіз өтеді және көзделген мақсатқа жетеді.
Іс-шараларды басқарудың 5 C қандай? 5 «С» – тұжырымдама, үйлестіру, бақылау, шарықтау шегі және аяқталу. Олар оқиғаның бастапқы идеядан бастап орындалуына және оқиғадан кейінгі қорытындыға дейінгі толық циклін сипаттайды.
Корпоративтік іс-шара қанша тұрады? Шағын ішкі кездесу бірнеше мың долларға тұруы мүмкін. 200-500 адамнан тұратын орташа конференция қалаға, өтетін орынға, тамақтандыру сапасына және бағдарламаға байланысты әдетте 50 000-500 000 доллар тұрады. Ірі іс-шаралар миллиондаған долларға жетуі мүмкін. Ең үлкен айнымалы - өтетін орын мен тамақ пен сусын, олар бірге жалпы шығындардың 55-75%-ын құрайды.
Корпоративтік іс-шараны қаншалықты алдын ала жоспарлау керек? Ірі конференциялар немесе көп күндік іс-шаралар үшін 10-12 ай нақты. Шағын семинарлар немесе ішкі кездесулер үшін 5-6 апта жұмыс істей алады. Негізгі айнымалы - жеткізушілердің қолжетімділігі: неғұрлым көп жеткізушілер қатысса, соғұрлым көп уақыт қажет.
Корпоративтік іс-шараларды жоспарлаушы қандай дағдыларды қажет етеді? Ұйымдастыру – негіз, бірақ жақсы жоспарлаушыларды керемет жоспарлаушылардан ажырататын дағды – сәтсіздіктерді олар орын алмас бұрын алдын ала болжау және жоспардың болуы. Әрбір оқиғада бірдеңе дұрыс болмай қалады; мәселе сіз бұл туралы алдын ала ойластырдыңыз ба, жоқ па, сонда.
