Іс-шараның көптеген мәселелері бірнеше апта бұрын көрінеді. Ешқашан расталмаған орын. Дұрыс емес адам санына негізделген тамақтандыру тапсырысы. Ешкім тексермеген AV орнату. Тегіс және стрессті іс-шара арасындағы айырмашылық әдетте біреудің тексеру тізімі болғанына және оны шынымен пайдаланғанына байланысты.
Бұл нұсқаулық сізге алғашқы жоспарлау әңгімесінен бастап іс-шарадан кейінгі қорытындыға дейінгі кезең-кезеңмен ұйымдастырылған жұмыс тізімін ұсынады, сондықтан ең маңызды сәтте ештеңе орындалмайды. АҚШ-тың іс-шараларды басқару саласы 2024 жылы 285 миллиард долларға бағаланды, және осы шкала бойынша, орындалмаған тапсырма нақты шығын болып табылады [1]. Міне, олар қолданатын құрылым.
Неліктен тексеру тізімі сіз ойлағаннан да маңыздырақ
Іс-шара ұйымдастырушыларының шамамен 58%-ы соңғы сәттегі жеткізушілердің өзгеруіне немесе күтпеген шығындарға байланысты бюджеттерінен асып кеткенін хабарлайды [2]. Тағы 61%-ы жоспарлаудағы ең үлкен бас ауруы ретінде логистикалық мәселелерді атайды [2]. Екі мәселенің де түпкі себебі бар: дұрыс басқарылатындай ерте анықталмаған міндеттер.
Тексеру тізімі ойша орындалатын істер тізімі жасай алмайтын үш нәрсені жасайды: ол жауапкершілікті сыртқа шығарады, сондықтан бір адамның басында ештеңе болмайды, ол команда бойынша ортақ сілтеме нүктесін жасайды және дағдарысқа айналмас бұрын жіберіп алған тапсырма мен басқарылған тапсырманың арасындағы айырмашылықты көрсетеді.
Іс-шараға неғұрлым көп адам қатысса, жазбаша тексеру тізімі соғұрлым маңызды болады. Үш адамнан әрқайсысы AV растауын басқа біреу өңдеген деп есептегенде, ешкім оны өңдеген жоқ.
1-кезең: Іс-шараны анықтаңыз (10-12 аптадан кейін)
Ақырында бәрі сіздің шешіміңізге байланысты. Белгісіз мақсаттар бұлыңғыр жоспарларды тудырады.
Мақсаттарыңызды қойыңыз. Табыс дегеніміз не? Өнімнің тұсаукесері үшін бұл брондалған демонстрациялардың белгілі бір саны болуы мүмкін. Ал команданың сайттан тыс жұмысы үшін бұл іс-шарадан кейінгі қатысу ұпайының шекті деңгейден жоғары болуы болуы мүмкін. Оны бір сөйлеммен жазыңыз.
Бастапқыда негізгі мәліметтерді бекітіңіз: күн мен уақыт (мереке күндерімен, салалық іс-шаралармен және ішкі күнтізбелермен қайшылықтарды тексеру), болжамды қатысу, іс-шара форматы (жеке кездесу, виртуалды немесе гибридті) және жеткізушілермен әңгімелесу басталғанға дейін қол қою арқылы бюджет шегін белгілеу.
Шешім қабылдайтындарды анықтаңыз. Өткізу орнын кім бекітеді? Жеткізушілермен келісімшарттарға кім қол қояды? Бағдарлама бойынша соңғы шешімді кім қабылдайды? Мұны ертерек білу кейінірек кідірістердің алдын алады.
Іс-шара жетекшісін тағайындаңыз. Жоспарлау команда арасында ортақ болса да, негізгі тексеру тізімін бір адам иеленуі және соңғы үйлестіруші болуы керек. Бірыңғай есеп беретін адамсыз ортақ меншік - бұл істің қалай шешілетіні.
2-кезең: Өткізу орнын және жеткізушілерді бекіту (8-10 аптадан кейін)
Танымал орындар шың маусымдары үшін алты-он екі ай бұрын брондайды [3]. Егер сіз қысқа мерзімде жұмыс істесеңіз, іздеуді дереу кеңейтіңіз.
Кеңістікті бағалаған кезде, сыйымдылықтың соңғы сәттегі қосымшаларға арналған орынмен сәйкес келетінін растаңыз, ішкі AV, тамақтандыру немесе таңдаулы жеткізушілер тізімдерінің қолданылатынын тексеріңіз (бұл көбінесе шығындарға әсер етеді), тұраққа, қоғамдық көлікке және ADA сәйкестігіне қолжетімділікті тексеріңіз, келісімшартты болдырмау шарттары мен төлем кестесіне қарап шығыңыз және қол қоймас бұрын бөлмені жоспарлау үшін орынның орналасуын жазбаша түрде алыңыз.
Жеткізуші жағынан, тамақтандыру қызметкерлерінің санын, тамақтану талаптарын және қызмет көрсету стилін растаңыз. AV және техникалық талаптарды ескеріңіз: микрофондар, экрандар, қажет болған жағдайда тікелей эфир және интернет өткізу қабілеті. Қажет болса, фотосуретке немесе бейнежазбаға тапсырыс беріңіз және осы кезеңде кез келген ойын-сауық, спикерлер немесе фасилитаторларды растаңыз.
AV шығындары әдетте іс-шараға жұмсалатын жалпы шығындардың 15-25%-ын құрайды және бюджеттің артық жұмсалуының ең көп таралған көздерінің бірі болып табылады [2]. Пакеттің бағасын емес, егжей-тегжейлі бағаларды алыңыз және орнату уақыты мен жұмыстан босату ақысы туралы нақты сұраңыз.
3-кезең: Бағдарламаны құру және қатысушыларды басқару (6-8 апта)
Бағдарламаның жоспарын жасаңыз: қойылым басталғаннан бастап соңғы шыққанға дейінгі минут сайынғы кесте. Спикерлерді, модераторларды және баяндамашыларды растаңыз және олардың өмірбаяндарын, фотосуреттер мен AV талаптарын жинаңыз. Нақты жағдайларда бірінен соң бірі кестелер бұзылатындықтан, сессиялар арасында буферлік уақытты белгілеңіз. Бас жүргізушінің сессиялар арасында ауысуын кім басқаратынын анықтаңыз.
Қажет болса, тіркеуді ашып, RSVP мерзімдерін белгілеңіз. Бір растаудың орнына растау және еске салу электрондық поштасының реттілігін орнатыңыз. Келмеуді жоспарлаңыз: кәсіби іс-шараларға келушілердің әдеттегідей азаюы 15-25% құрайды. Диеталық шектеулерді, қолжетімділік қажеттіліктерін және VIP жазбаларын көрсететін қонақтар тізімін жасаңыз.
Қатысуды жоспарлау. Бұл көбінесе соңғы сәтке қалдырылады, сондықтан көптеген корпоративтік іс-шаралар пассивті болып көрінеді. Егер сіз адамдардың отырып тыңдаудан басқа нәрсе істеуін қаласаңыз, оны бағдарламаға қазір енгізіңіз. Тікелей эфирдегі сауалнамалар, сұрақ-жауап, шағын топтық талқылаулар және аудиторияға жауап беру құралдары сахнадан импровизацияланбастан, күн тәртібіне енгізілуі керек. AhaSlides тікелей презентацияларға интеграцияланады және қолданбаларды ауыстырмай-ақ тікелей эфирдегі сауалнамаларды, ашық сұрақтарды және сөз бұлттарын іске қосуға мүмкіндік береді, сондықтан сіз бағдарламадағы қажетті нүктелерде өзара әрекеттесуді енгізе аласыз.
4-кезең: Логистика мен коммуникацияны аяқтау (3-5 аптадан кейін)
Расталған қызметкерлер санын тамақтандыру бөліміне жіберіңіз, шоу барысын AV командасымен және орын үйлестірушісімен бөлісіңіз, барлық жеткізушілермен отырғызу және орнату уақытын растаңыз және егер орныңыз жеткізушілерден сақтандыру сертификаттарын талап етсе, алыңыз.
Осы кезеңде нақты жеткізушілердің бағаларымен толық бюджетті салыстырыңыз. Стандартты ұсыныс - іс-шараның жалпы бюджетінің 10-15%-ын күтілетін шығындар ретінде сақтау. Егер сіз мұны жасамаған болсаңыз, қалған шығындар тоқтап қалғанға дейін қазір жасаңыз.
Қатысушыларға іс-шараның мәліметтерін жіберіңіз: орналасқан жері, тұрағы, кестесі және не әкелу керек. Қатысушылардың сұрақтары үшін байланыс күнін белгілеңіз немесе анықтама қызметін пайдаланыңыз және қайта-қайта туындауы мүмкін кез келген нәрсеге қатысты жиі қойылатын сұрақтарды дайындаңыз.
Іс-шара күніне арналған рөлдік тапсырмаларды таратыңыз, іс-шараның барысын қатысушылармен бөлісіңіз және эскалация жолдарын алдын ала нақтылаңыз: жеткізушінің келмеуін, техникалық ақауды немесе медициналық жағдайды кім шешеді.
5-кезең: Соңғы аптаға дайындық
Барлық жеткізушілерді қызметкерлер саны мен логистика туралы соңғы мәліметтермен қайта растаңыз және қатысушыларға еске салғыш жіберіңіз. Барлық белгілерді, атау белгілерін және баспа материалдарын басып шығарыңыз немесе аяқтаңыз. Қызметкерлер мен еріктілердің жұмыс кестесін растаңыз.
Бөлменің жабдықталуын, аудиовизуалды, белгілердің орналасуын және тіркеу аймағын тексеру үшін орынды қарап шығыңыз. Барлық технологияларды тексеріңіз: микрофондар, презентация дисплейлері, сауалнама құралдары және тікелей эфир. Тіркеу материалдарын, бауларды, сыйлықтарды және басылған күн тәртібін қоса алғанда, барлық керек-жарақтарды сахнаға шығарыңыз. Алдын ала жоспарлауға қатыспаған кез келген қызметкерге күнделікті қысқаша ақпарат беріңіз.
6-кезең: Іс-шара күнін өткізу
Іс-шара күніндегі тексеру тізімі функциясы жоспарлаудан бақылауға ауысады. Сіздің міндетіңіз - мәселелерді қатысушыларға әсер етпес бұрын оларды шешу үшін ерте анықтау.
Есіктер ашылғанға дейін барлық кеңістікті аралап шығыңыз: тіркеу, негізгі бөлме, демалыс бөлмелері, тамақтандыру аймағы және дәретханалар. Тамақтандыруды жеткізу және орнату тапсырысқа сәйкес келетінін растаңыз. AV-ді соңғы рет толтырғышпен емес, нақты презентация файлдарымен тексеріңіз. Тіркеу тобына тіркеу процесі және кез келген VIP келушілер туралы қысқаша ақпарат беріңіз.
Көрменің барысын бақылау үшін көшірмесін дайындап қойыңыз және уақытты қадағалаңыз. Байланыс үшін бір адамды тағайындаңыз. Тіркеу ағынын бақылап, кіруге қатысты кез келген мәселелерді ертерек хабарлаңыз. Тікелей эфирде сауалнама жүргізіп жатсаңыз, нақты уақыт режимінде кері байланыс жинаңыз, себебі бұл сізге іс-шара әлі өтіп жатқанда деректер береді.
Бөлме босамас бұрын спикерлерге, жеткізушілерге және негізгі қызметкерлерге алғыс айтыңыз. Қалған материалдарды жинап, жеткізушілердің ереуіл кестесін және іс-шарадан кейінгі кіру қажеттіліктерін растаңыз.
7-кезең: Іс-шарадан кейінгі қорытынды
Іс-шара аяқталды, бірақ жоспарлау циклі аяқталмады. 48 сағаттан кейін не істейтініңіз бұл іс-шараның келесі іс-шараға қаншалықты пайдалы екенін анықтайды.
24 сағат ішінде спикерлерге, демеушілерге және негізгі серіктестерге алғыс хаттарын жіберіңіз. Іс-шарадан кейінгі сауалнаманы сол күні дайындаңыз, себебі сол терезе жабылғаннан кейін жауап беру деңгейі айтарлықтай төмендейді. Жеткізушінің өнімділік мәселелерін жаңадан бастаған кезде ескеріңіз. Соңғы бюджетті нақты көрсеткіштермен салыстырыңыз, кері байланыс нәтижелерін жинаңыз және қысқаша мазмұнын мүдделі тараптармен бөлісіңіз. Не нәтиже бергенін және нені өзгерту керектігін құжаттаңыз: бұл қорытынды - келесі іс-шара үшін жасай алатын ең құнды нәрсе.
Сауалнама дизайны туралы ескертпе. Іс-шарадан кейінгі сауалнамалар қысқа, нақты және сол күні жіберілгенде жақсы жұмыс істейді. Бес-жеті сұрақ жеткілікті. Жалпы қанағаттанушылық, нақты сессия сапасы, логистика және қайтадан қатысу ниеті туралы сұраңыз. AhaSlides сізге адамдар әлі бөлмеде болып, назар аударып отырған кезде бағдарламадағы соңғы тармақ ретінде экранда қорытынды сауалнаманы жүргізуге мүмкіндік береді, бұл олар үстелге оралған кезде келетін электрондық поштадан үнемі асып түседі.
مور
Уақыт шкаласының икемділігі туралы ескертпе
Жоғарыда аталған кезеңдер сегізден он екі аптаға дейінгі уақытты қамтиды, бұл 50 немесе одан да көп қатысушысы бар кәсіби іс-шара үшін практикалық минимум болып табылады [3]. Ірі конференциялар немесе көп күндік іс-шаралар үшін мерзім шегін ұзартыңыз: делдал жеткізушілер он екі айдан он сегіз айға дейін, тіркеуді алты айдан кейін ашыңыз және соңғы аптадағы тексеру тізімін он күн бұрын бастаңыз.
Кішігірім ішкі іс-шаралар үшін (командалық кездесулер, 30 адамнан аз басқа алаңдарда) уақыт шкаласын қысқартыңыз, бірақ құрылымды сақтаңыз. Кезеңдерді өткізіп жіберу қысқа мерзімге бейімделумен бірдей емес. Тіпті 15 адамнан тұратын басқа алаңда да, орынды растау, техникті тексеру және қатысушыларға алдын ала нұсқаулық беру бірдей санаттағы мәселелерден аулақ болуға мүмкіндік береді.
Болдырмауға болатын жалпы қателіктер
Тіпті тәжірибелі жоспарлаушылардың өзі бірдей тұзақтарға қайта-қайта тап болады. Бастамас бұрын білуге болатын төрт нәрсе.
Бюджетті бекітпес бұрын, орынды бекітіп алу. Бір кеңістікке ғашық болып, содан кейін жоспардың қалған бөлігін соған негіздеу оңай. Бірақ орынның құны басқа барлық нәрсеге шектеу қояды. Алдымен жазбаша бюджетті мақұлдаңыз, содан кейін орын туралы әңгімелесуді бастаңыз. Бұл реттілік сізге келіссөздер жүргізуге мүмкіндік береді және басынан бастап ауқымның кеңеюіне жол бермейді.
AV орнатуға кететін уақытты бағаламау. AV топтарына біреу есіктен кірмес бұрын кабельді қосу, дыбыс деңгейін тексеру және дисплейлердің ақауларын жою үшін нақты уақыт қажет. Жиі кездесетін қателік - AV орнатуды бір терезеге жоспарлау, тамақтандыру тобы үстелдерді дайындап жатыр, бұл екі топтың да бір-бірімен жұмыс істеуіне және екеуі де таза жұмыс істеуіне мүмкіндік бермейді. Орналастыру келісімшартына бөлек терезелер қосыңыз.
Бір еске салғыш жіберіп, оны байланыс деп атау. Қатысушылар тіркеледі, содан кейін бос уақыттарын өткізеді. Тіркеу кезінде жіберілген бір ғана растау электрондық хаты жеткіліксіз. Әдетте бір апта демалыс, екі күн демалыс және бірінші күннің таңертеңгі еске салулары кәсіби іс-шаралардың келмеу көрсеткішін айтарлықтай төмендетеді. Мұны іс-шарадан бір апта бұрын емес, тіркеуді бастаған кезде орнатыңыз.
Іс-шарадан кейінгі қорытындыны өткізіп жіберу. Оқиғадан кейін бір апта ішінде талдау жүргізетін топтар мәселелерді мәліметтер әлі жаңа кезде құжаттайды, нақты процестің жақсартуларын анықтайды және сол білімді келесі жоспарлау цикліне енгізеді. Оны өткізіп жіберетін топтар әр уақытта нөлден бастайды. Тіпті негізгі жоспарлау тобымен бірлесіп, ортақ жазбалар құжатын пайдалана отырып, 30 минуттық талдау көптеген жоспарлаушылар күткеннен де көп пайда әкеледі.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
100 адам қатысатын корпоративтік іс-шараны өткізудің нақты минималды уақыты қандай?
Мұндай ауқымды іс-шара үшін сегіз апта - практикалық кезең, және тек орын бос болса және жеткізушілер тез расталса ғана. Оннан он екі аптаға дейін сізге тиісті тіркеу процесін жүргізуге, тамақтану мен қолжетімділікке қолайлы жағдайларды өңдеуге және барлық технологияны асықпай тексеруге жеткілікті уақыт беріледі. Сегіз аптадан аз уақыт жеткізушілердің бос болмауы немесе қателіктерге әкелетін қысқартылған мерзімдердің маңызды тәуекелін қабылдауды білдіреді.
Соңғы сәттегі қызметкерлер санының өзгеруін қалай шешесіз?
Жеткізушілермен келісімдеріңізді бір ғана санға емес, қызметкерлер санына негіздеңіз. Көптеген тамақтандыру орындары мен орындар «кепілдік берілген минимум» моделін пайдаланады: сіз зал нөміріне міндеттенесіз және іс-шара басталғанға дейін, әдетте 72 сағат бұрын, соңғы күнге дейін жоғары қарай реттей аласыз. Әрбір жеткізуші үшін соңғы күндеріңізді біліп, оларды тексеру тізіміңізге енгізіңіз. Қызметкерлер санының азаюы үшін тапсырысты азайта аласыз деп ойламас бұрын, ең төменгі кепілдікті келісімшартыңыздан тексеріңіз.
Іс-шара күніне арналған жиынтықта не болуы керек?
Күні бойы іс-шара жүргізушісімен бірге жүретін физикалық жинаққа мыналар кіруі керек: көрменің басылған көшірмесі, барлық жеткізушілердің байланыс нөмірлері, орын үйлестірушісінің тікелей желісі, барлық жеткізушілермен жасалған келісімшарттардың көшірмесі, негізгі жабдықтау жинағы (таспа, маркерлер, қайшылар, ұзартқыш сымдар), VIP жазбалары бар басылған қатысушылар тізімі және тіркеуге арналған кез келген басылған материалдар. Сандық көшірмелер қосалқы көшірме ретінде пайдалы, бірақ басылған көшірмелер батареяның қызмет ету мерзіміне немесе қосылымға байланысты емес.
Кезең бойынша қорытынды тексеру тізімі
Толық тізбек келесідей өтеді. Он-он екі аптадан кейін: мақсаттарды анықтаңыз, күнді растаңыз, бюджет шегін белгілеңіз және іс-шара жетекшісін тағайындаңыз. Сегіз-он аптадан кейін: орынды бекітіңіз және AV және тамақтандыру үшін негізгі жеткізушілерді бекітіңіз. Алты-сегіз аптадан кейін: көрменің барысын жасаңыз, тіркеуді ашыңыз және өзара әрекеттесу жоспарын жасаңыз. Үш-бес аптадан кейін: барлық логистиканы растаңыз, қатысушыларға хабарламалар жіберіңіз және бюджетті салыстырыңыз. Соңғы апта: жеткізушілерді қайта растаңыз, барлық технологияларды тексеріңіз, қызметкерлерді қысқаша хабардар етіңіз және материалдарды қорытындылаңыз. Сол күні: әр орынды аралаңыз, уақытты бақылаңыз және мәселелерді ертерек шешіңіз. Кейінгі 48 сағат ішінде: сауалнаманы жіберіңіз, бюджетті салыстырыңыз және қорытынды жасаңыз.
Дереккөздер
[1] Grand View Research. АҚШ-тың іс-шараларды басқару нарығының көлемі және салалық есебі, 2033 ж. https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/us-event-management-market-report
[2] Оқиғалар жиынтығы. Ірі шығындарға әкелетін іс-шараларды бюджеттеудегі 7 жиі кездесетін қателік. https://www.eventcombo.com/a/1193/7-common-event-budgeting-mistakes-that-cause-major-overruns-
[3] Жабайы өрік. Ең үздік іс-шара жоспарлаушылары пайдаланатын іс-шараны жоспарлау тізімі. https://www.wildapricot.com/blog/event-planning-checklist
