Сіз іс-шара ұйымының маманы болуға дайынсыз ба? -ден ары қарай қарамаңыз оқиғаларды жоспарлау бойынша бақылау парағы — әрбір іс-шараны жоспарлаушы үшін ең жақсы құрал.
Бұл блог жазбасында біз мысалдармен оқиғаны жоспарлауды бақылау тізімін жасау бойынша қадамдық нұсқаулықты табамыз. Маңызды тапсырмаларды орындаудан бастап, барлығының біркелкі орындалуын қамтамасыз етуге дейін, жақсы әзірленген бақылау тізімі сәтті іс-шараларды өткізу үшін сіздің құпия қаруыңыз бола алатынын біліңіз.
Бастайық!
Мазмұны
қайта қарау
| «Тексеру парағы» нені білдіреді? | Тексеру тізімі - тексеру және аяқтау қажет тапсырмалар немесе нәрселер тізімі. |
| Тексеру парақтарының артықшылықтары | Бақылау оңай, уақытты үнемдеу және күш-жігерді есте сақтау, өнімділікті арттыру, кез келген тапсырманы орындаған сайын көбірек эндорфин алу. |
Оқиғаны жоспарлаудың бақылау тізімі дегеніміз не?
Сіз туған күн кеші немесе компания жиналысы сияқты фантастикалық іс-шара өткізетініңізді елестетіп көріңіз. Сіз бәрі бір қалыпты өтіп, үлкен жетістікке жеткенін қалайсыз, солай емес пе? Оқиғаларды жоспарлаудың бақылау тізімі бұған көмектеседі.
Оны іс-шараны жоспарлаушылар үшін арнайы жасалған істер тізімі ретінде қарастырыңыз. Ол іс-шараны ұйымдастырудың әртүрлі аспектілерін қамтиды, мысалы, орынды таңдау, қонақтар тізімін басқару, бюджеттеу, логистика, безендіру, тамақтандыру, ойын-сауық және т.б. Бақылау парағы басынан аяғына дейін орындалатын қадамдық құрылымды қамтамасыз ететін жол картасы ретінде әрекет етеді.
Оқиғаларды жоспарлауды бақылау парағына ие болу бірнеше себептерге байланысты пайдалы.
- Ол орындалу барысын бақылауға, орындалған тапсырмаларды белгілеуге және әлі не істеу керектігін оңай көруге мүмкіндік береді.
- Бұл барлық негіздерді қамтуға және жан-жақты оқиға тәжірибесін жасауға көмектеседі.
- Ол нақты мерзімдерді орнатуға және әрбір тапсырмаға уақыт бөлуге мүмкіндік береді.
- Ол іс-шараны жоспарлау тобы арасында тиімді ынтымақтастық пен үйлестіруге ықпал етеді.
Жақсырақ араласуға арналған кеңестер
Іс-шара кештеріңізді қыздырудың интерактивті әдісін іздеп жүрсіз бе?
Келесі жиналыстарыңызда ойнау үшін тегін үлгілер мен викториналар алыңыз. Тегін тіркеліп, AhaSlides-тен қалағаныңызды алыңыз!
🚀 Тегін есептік жазбаны алыңыз
Оқиғаларды жоспарлауды бақылау тізімін жасау бойынша қадамдық нұсқаулық
Оқиғаларды жоспарлаудың бақылау парағын жасау қиын болуы керек емес. Қадамдық нұсқаулықты орындау арқылы нақты оқиға үшін толық және сәтті бақылау тізімін жасай аласыз:
1-қадам: Оқиға ауқымы мен мақсаттарын анықтаңыз
Іс-шараның мақсаты мен міндеттерін түсінуден бастаңыз. Конференция, үйлену немесе корпоративтік кеш болсын, жоспарлап отырған іс-шараның түрін анықтаңыз. Оқиға мақсаттарын, мақсатты аудиторияны және кез келген нақты талаптарды нақтылаңыз. Бұл ақпарат бақылау тізімін және оқиғаны жоспарлау тапсырмаларын сәйкесінше реттеуге көмектеседі.
Анықтау үшін кейбір сұрақтарды келесідей пайдалануға болады:
- Іс-шараңыздың мақсаты қандай?
- Іс-шараның мақсаттары қандай?
- Сіздің мақсатты аудиторияңыз кім?
- Сіз орындауыңыз керек нақты талаптар бар ма?
2-қадам: Негізгі жоспарлау санаттарын анықтау
Әрі қарай, жоспарлау процесін логикалық категорияларға бөліңіз. Өткізілетін орын, бюджет, қонақтарды басқару, логистика, маркетинг, безендіру, тамақ пен сусындар, ойын-сауық және кез келген басқа тиісті салалар сияқты аспектілерді қарастырыңыз. Бұл санаттар сіздің бақылау тізіміңіздің негізгі бөлімдері ретінде қызмет етеді.
3-қадам: «Миға шабуыл» және маңызды тапсырмаларды тізімдеу
Әрбір жоспарлау санатында миға шабуыл жасап, орындалуы қажет барлық маңызды тапсырмаларды тізімдеңіз.
- Мысалы, орын санаты астында орындарды зерттеу, жеткізушілермен байланысу және келісім-шарттарды қамтамасыз ету сияқты тапсырмаларды қамтуыңыз мүмкін.
Нақты болыңыз және ештеңені қалдырмаңыз. Әрбір санат үшін қандай негізгі тапсырмаларды орындау керек?
4-қадам: Тапсырмаларды хронологиялық ретпен реттеңіз
Тапсырмалардың толық тізімі болғаннан кейін оларды логикалық және хронологиялық тәртіпте орналастырыңыз.
Оқиға күнін белгілеу, өтетін орынды қамтамасыз ету және бюджетті құру сияқты жоспарлау процесінің басында орындалуы керек тапсырмалардан бастаңыз. Содан кейін шақыруларды жіберу және оқиға бағдарламасын аяқтау сияқты оқиға күніне жақынырақ орындалатын тапсырмаларға өтіңіз.
5-қадам: Жауапкершіліктер мен мерзімдерді тағайындау
Оқиғаны жоспарлау процесіне қатысатын жеке адамдарға немесе топ мүшелеріне әрбір тапсырма үшін жауапкершілікті тағайындаңыз.
- Әрбір тапсырманы орындау үшін кім жауап беретінін нақты анықтаңыз.
- Тәуелділіктерді және оқиғаның жалпы уақыт кестесін ескере отырып, әрбір тапсырма үшін нақты мерзімдерді орнатыңыз.
- Сіз өзіңіздің командаңыздың арасында тапсырмаларды қалай бөлесіз?
Бұл әрекет тапсырмалардың топ арасында бөлінуін және орындалу барысын тиімді бақылауды қамтамасыз етеді.
6-қадам: Артқа бір қадам жасап, бақылау парағын қарап шығыңыз
Оқиғаларды бақылау парағын ұйымдастырған кезде оның барлық қажетті тапсырмаларды қамтитынына және жақсы құрылымдалғанына көз жеткізу керек. Құнды түсініктер мен ұсыныстарды жинау үшін іс-шараны жоспарлау бойынша басқа мамандардан немесе әріптестерден ақпарат іздеуді қарастырыңыз. Кері байланыс пен нақты оқиға талаптары негізінде бақылау тізімін нақтылаңыз.
7-қадам: Қосымша мәліметтер мен ескертпелер қосыңыз
Қосымша мәліметтер мен ескертпелер арқылы бақылау парағын жетілдіріңіз. Жеткізушілер үшін байланыс ақпаратын, маңызды еске салғыштарды және орындалуы қажет кез келген нақты нұсқауларды немесе нұсқауларды қосыңыз. Тапсырманы біркелкі орындау үшін қандай қосымша ақпарат пайдалы болады?
8-қадам: қажетінше жаңарту және өзгерту
Есіңізде болсын, сіздің бақылау тізіміңіз таспен белгіленбеген. Бұл қажет болған жағдайда жаңартуға және өзгертуге болатын динамикалық құжат. Жаңа тапсырмалар пайда болғанда немесе түзетулер енгізу қажет болғанда оны жаңартыңыз. Кез келген өзгерістерді көрсету үшін бақылау парағын жүйелі түрде қарап шығыңыз және түзетіңіз.
Оқиғаларды жоспарлауды бақылау тізімінің мысалдары
1/ Санат бойынша іс-шараны жоспарлаудың бақылау парағы
Санат бойынша іс-шараны жоспарлаудың бақылау тізімінің мысалы:
Оқиғаларды жоспарлаудың бақылау тізімі:
A. Оқиға көлемі мен мақсаттарын анықтаңыз
- Оқиға түрін, мақсаттарын, мақсатты аудиториясын және нақты талаптарды анықтаңыз.
B. Өткізілетін орны
- Ықтимал орындарды зерттеп, таңдаңыз.
- Орындарға барыңыз және опцияларды салыстырыңыз.
- Өткізілетін орынды аяқтаңыз және келісімшартқа қол қойыңыз.
C. Бюджет
- Іс-шараның жалпы бюджетін анықтаңыз.
- Әртүрлі санаттарға (өткізу орны, тамақтану, безендіру және т.б.) қаражат бөліңіз.
- Шығындарды қадағалаңыз және қажет болған жағдайда бюджетті түзетіңіз.
D. Қонақтарды басқару
- Қонақтар тізімін жасаңыз және жауаптарды басқарыңыз.
- Шақыру жіберу.
- Қатысуды растау үшін қонақтарды қадағалаңыз.
- Отырғызу тәртібін және атау белгілерін ұйымдастырыңыз
E. Логистика
- Қажет болса, қонақтарды тасымалдауды ұйымдастырыңыз.
- Аудиовизуалды жабдықты және техникалық қолдауды үйлестіру.
- Оқиғаны орнату және бөлуді жоспарлаңыз.
D. Маркетинг және жылжыту
- Маркетинг жоспарын және уақыт кестесін жасаңыз.
- Жарнамалық материалдарды жасаңыз (парақтар, әлеуметтік желілердегі жазбалар және т.б.).
E. Декорациялар
- Оқиға тақырыбын және қалаған ортаны шешіңіз.
- Гүлдер, орталық элементтер және маңдайшалар сияқты әшекейлерді алу және тапсырыс беру.
- Іс-шараның маңдайшалары мен баннерлерін ұйымдастырыңыз.
F. Азық-түлік және сусындар
- Тамақтану қызметін таңдаңыз немесе мәзірді жоспарлаңыз.
- Диеталық шектеулерді немесе арнайы сұрауларды орындаңыз.
G. Ойын-сауық және бағдарлама
- Іс-шараның бағдарламасы мен кестесін анықтаңыз.
- Топ, диджей немесе динамиктер сияқты ойын-сауықты жалға алыңыз.
- Кез келген презентацияларды немесе баяндамаларды жоспарлаңыз және қайталаңыз.
H. Жұмыс орнындағы үйлестіру
- Оқиға күніне егжей-тегжейлі кесте жасаңыз.
- Оқиға тобымен кесте мен күтулерді хабарлаңыз.
- Орнату, тіркеу және басқа да жергілікті тапсырмалар үшін топ мүшелеріне нақты жауапкершіліктерді тағайындаңыз.
I. Бақылау және бағалау
- Қонақтарға, демеушілерге және қатысушыларға алғыс хаттар немесе электрондық хаттар жіберіңіз.
- Қатысушылардан кері байланыс жинаңыз.
- Іс-шараның жетістігі мен жақсарту бағыттарын қарастырыңыз.
2/ Тапсырма және уақыт кестелері бойынша іс-шараны жоспарлаудың бақылау парағы
Мұнда электрондық кесте ретінде пішімделген тапсырмалар мен уақыт кестесінің кері санағын қамтитын оқиғаны жоспарлауды бақылау тізімінің мысалы келтірілген:
| Timeline | міндеттері |
| 8 - 12 ай | – Іс-шараның мақсаттарын, міндеттерін және мақсатты аудиториясын анықтаңыз. |
| Оқиға алдында | - Оқиға күні мен уақытын анықтаңыз. |
| - Алдын ала бюджетті құру. | |
| – Зерттеу және өткізу орнын таңдау. | |
| – Команда құруды бастаңыз немесе оқиғаны жоспарлаушыны жалдаңыз. | |
| – Жеткізушілермен және жеткізушілермен бастапқы талқылауларды бастаңыз. | |
| 6 - 8 ай | – Өткізілетін орынды таңдауды аяқтаңыз және келісімшартқа қол қойыңыз. |
| Оқиға алдында | – Оқиғаның тақырыбы мен тұжырымдамасын әзірлеу. |
| - Оқиғаның егжей-тегжейлі жоспарын және уақыт кестесін жасаңыз. | |
| – Маркетингті және оқиғаны жылжытуды бастаңыз. | |
| 2 - 4 ай | - Оқиғалар кестесі мен бағдарламасын аяқтаңыз. |
| Оқиға алдында | – Арнайы талаптар бойынша жеткізушілермен келісу. |
| – Қажетті рұқсаттарды немесе лицензияларды рәсімдеу. | |
| – Оқиғаның логистикасын, оның ішінде орнату мен бұзуды жоспарлаңыз. | |
| 1 ай | - Қатысушылар тізімі мен отыру тәртібін аяқтаңыз. |
| Оқиға алдында | – Мәліметтерді ойын-сауық немесе динамиктер арқылы растаңыз. |
| – Іс-шараның егжей-тегжейлі жоспарын жасаңыз және жауапкершілікті беріңіз. | |
| – Іс-шара өтетін жерді соңғы шолу. | |
| 1 апта | – Барлық мәліметтерді жеткізушілермен және жеткізушілермен растаңыз. |
| Оқиға алдында | – Түпкілікті қызметкерлер санын жүргізіп, оны өтетін орынмен және тамақтандырушылармен бөлісіңіз. |
| – Оқиға материалдарын, атау белгілерін және тіркеу материалдарын дайындаңыз. | |
| – Аудиовизуалды жабдық пен технология талаптарын екі рет тексеріңіз. | |
| – Төтенше және төтенше жағдайлар жоспарын орнатыңыз. | |
| Іс-шара күні | – Орнатуды бақылау үшін өтетін жерге ерте келіңіз. |
| – Барлық жеткізушілер мен жеткізушілердің кестеге сай болуын қамтамасыз етіңіз. | |
| – Қатысушыларды келгеннен кейін қарсы алу және тіркеу. | |
| – Оқиғалар ағынын қадағалаңыз, кез келген соңғы минуттық өзгерістерді немесе мәселелерді басқарыңыз. | |
| – Іс-шараны қорытындылаңыз, қатысушыларға алғыс білдіріңіз және кері байланыс жинаңыз. | |
| Оқиғадан кейінгі | – Қатысушылар мен демеушілерге алғыс хаттар немесе электрондық хаттар жіберіңіз. |
| – Қатысушылар мен мүдделі тараптардан оқиға туралы пікірлерді жинаңыз. | |
| – Оқиғадан кейінгі бағалау және қорытындылау. | |
| – Іс-шараны қаржыландыруды аяқтаңыз және өтелмеген төлемдерді реттеңіз. | |
| – Іс-шараның жетістігі мен жақсарту бағыттарын қарастырыңыз. |
Арнайы оқиға қажеттіліктеріне негізделген оқиғаны жоспарлауды бақылау тізімін теңшеуді және қажет болған жағдайда уақыт шкаласын реттеуді ұмытпаңыз.
Негізгі тағамдар
Оқиғаларды жоспарлауды бақылау тізімінің көмегімен іс-шараны жоспарлаушылар өз міндеттерін орындауды қадағалап, орындалу барысын қадағалап, маңызды мәліметтерді елемеуден аулақ бола алады. Оқиғаларды бақылау тізімі іс-шараны жоспарлау процесінің әр кезеңінде жоспарлаушыларға бағыт-бағдар беретін және оларға ұйымдасқан, тиімді және шоғырландырылған болуға көмектесетін жол картасы ретінде қызмет етеді.
Сонымен қатар, AhaSlides сияқты аудиторияны тартуға арналған интерактивті мүмкіндіктерді ұсынады тікелей дауыс беру, Сұрақ-жауап сабақтары, және интерактивті презентация үлгілер. Бұл мүмкіндіктер іс-шара тәжірибесін одан әрі арттыра алады, қатысушылардың қатысуын ынталандырады және құнды түсініктер мен пікірлер жинайды.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Сұрақ бар ма? Жауаптарымыз бар.
Іс-шараны жоспарлауға арналған бақылау тізімі дегеніміз не?
Оқиғаны жоспарлаудың сегіз қадамы қандай?
Оқиғаның жеті негізгі элементі қандай?
Сілтеме: Грузия технологиялық институты
