좋은 것은 무엇인가? 회의 초대 이메일 예시?
회의는 팀 효율성, 조정 및 통합의 필수 요소가 될 수 있습니다. 많은 회사들이 일주일에 한 번 이상 회의를 개최합니다. 단순히 직원들과 깊은 대화를 나누는 비공식 회의이거나 회사의 향후 계획 및 연간 연말 보고서를 논의하는 보다 공식적인 이사회 회의일 수 있습니다. 행정관이나 지도자는 참석자나 손님에게 회의 초청장을 보내는 것이 의무입니다.
회의 초대는 공식 회의를 효과적이고 원활하게 진행하는 데 중요합니다. 회의 초대장을 보내는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 이 기사에서는 처리에 중점을 둡니다. 회의 초대 이메일, 사람들을 회의에 초대하는 가장 편리하고 대중적인 방법입니다.
차례
AhaSlides를 사용한 빠른 회의 템플릿
회의 초대 이메일이란 무엇입니까?
비즈니스 활동의 핵심 부분인 회의 초대 이메일은 회의 목적을 설명하고 특정 날짜 및 장소에 따라 사람들이 회의에 참여하도록 요청하는 서면 메시지와 더 자세한 첨부 파일입니다. 회의의 성격에 따라 격식 또는 격식으로 쓸 수 있습니다. 비즈니스 이메일 에티켓에 부합하는 적절한 어조와 스타일로 작성해야 합니다.
그러나 회의 초대 이메일과 회의 요청 이메일을 혼동하지 마십시오. 이 이메일의 주요 차이점은 회의 요청 이메일은 누군가와 약속을 잡는 것을 목표로 하는 반면 회의 초대 이메일은 발표된 날짜와 장소에 회의에 초대하는 것을 목표로 한다는 것입니다.
회의 초대 이메일이 중요한 이유는 무엇입니까?
이메일 초대를 사용하면 많은 이점이 있습니다. 이메일 초대의 장점은 다음과 같습니다.
- 캘린더에 직접 연결됩니다. 수신자가 초대를 수락하면 비즈니스 캘린더에 다시 추가되고 캘린더에 기록된 다른 이벤트와 동일한 알림을 받게 됩니다.
- 편리하고 빠릅니다. 보내기 버튼을 클릭하면 수신자가 즉시 이메일에 도달할 수 있습니다. 받는 사람에게 바로 가기 때문에 이메일 주소가 틀리면 바로 공지를 받아보고 빠르게 추가 해결을 할 수 있습니다.
- 시간이 절약됩니다. 동시에 수천 개의 이메일 주소로 그룹 이메일을 보낼 수 있습니다.
- 비용 절감입니다. 우편 발송을 위해 예산을 지출할 필요가 없습니다.
- 선호하는 웨비나 플랫폼에서 직접 생성할 수 있습니다. 대면 회의가 아닌 이상 Zoom, Microsoft Teams 또는 이에 상응하는 것이 가장 먼저 선택될 것입니다. RSVP가 확인되면 모든 링크와 기간이 이메일을 통해 동기화되므로 참석자가 다른 이벤트와 혼동을 피할 수 있습니다.
매일 수십억 개의 이메일이 전송되고 그 중 다수가 스팸인 것은 사실입니다. 모두가 적어도 하나의 이메일을 사용하여 업무, 구매, 회의 등에 대한 중요한 메시지를 교환합니다. 그러나 하루에 수많은 이메일을 읽어야 하므로 때때로 "이메일 피로" 현상이 발생하는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 따라서 좋은 초대 이메일을 전달하면 받는 사람의 불필요한 오해나 무지를 피할 수 있습니다.
단계별 회의 초대 이메일 작성
좋은 회의 초대 이메일은 필수입니다 그리고 일반적으로 이메일 배달 율.
비즈니스 미팅 초대 이메일을 완성하기 위해서는 수신자 입장에서 누구나 지켜야 할 에티켓과 원칙이 있습니다. 다음 단계에 따라 표준 회의 초대 이메일을 작성하는 방법을 배울 수 있습니다.
1단계: 강력한 제목을 작성하세요
이메일 수신자의 47%가 명확하고 간결한 제목이 있는 이메일을 읽는다는 사실입니다. 첫인상이 중요합니다. 이렇게 하면 수신자가 긴박함이나 중요성을 느끼게 되어 더 높은 오픈율로 이어질 수 있습니다.
- 짧고 목표가 있습니다. 수수께끼가 아니라 사실에 입각하십시오.
- 긴급의 표시로 제목에 출석 확인을 요청할 수 있습니다.
- 또는 중요성, 긴급성을 잊지 마세요 등과 같은 감정 톤을 추가하세요.
- 시간에 민감한 문제를 강조하려면 시간을 추가하십시오.
예를 들어: "회의 4/12: 프로젝트 브레인스토밍 세션" 또는 "중요. RSVP 부탁드립니다: 신제품 전략 회의 10/6”
2단계: 빠른 소개로 시작
맨 첫 번째 줄에는 자신이 누구인지, 조직에서 자신의 위치가 무엇인지, 왜 그들에게 연락하는지에 대한 간략한 설명을 하는 것이 좋습니다. 그런 다음 회의 목적을 직접 보여줄 수 있습니다. 많은 사람들이 참석자들이 반드시 알고 있어야 할 회의의 목적을 모호하게 전달하는 실수를 범합니다.
- 소개를 기분 좋게 하거나 작업과 관련되게 하십시오.
- 작업을 완료해야 하거나 회의에 가져가야 할 것이 있으면 참가자에게 상기시킵니다.
예를 들어 팀원 여러분 안녕하세요. 다음 주 월요일 신제품 출시 때 뵙겠습니다.
3단계: 시간과 장소 공유
정확한 회의 시간을 포함해야 합니다. 또한 직접 또는 온라인으로 회의가 열리는 방법과 장소를 알려주고 필요한 경우 가이드라인이나 플랫폼 링크를 제공해야 합니다.
- 직원이 세계 여러 지역에서 근무하는 경우 시간대를 추가하세요.
- 회의 예상 시간 언급
- 길안내 시 최대한 상세하게 안내하거나 매핑 가이드를 첨부
예를 들어: 6월 1일 금요일 오후 00시에 관리동 2층 XNUMX번 회의실에서 함께 해주세요.
4단계: 회의 안건 개요
주요 목표 또는 제안된 회의 의제를 다룹니다. 세부 사항을 언급하지 마십시오. 주제와 타임라인을 간단하게 명시할 수 있습니다. 공식적인 회의의 경우 자세한 문서를 첨부할 수 있습니다. 이는 참석자가 사전 준비를 하도록 돕는 데 특히 유용합니다.
예를 들어, 당신은 시작할 수 있습니다: 우리는 논의할 계획입니다…./ 우리는 몇 가지 문제를 해결하고 싶습니다.
- 8:00-9:30: 프로젝트 소개
- 9:30-11:30: Howard(IT), Nour(마케팅) 및 Charlotte(영업)의 프레젠테이션
5단계: RSVP 요청
RSVP를 요구하면 수신자의 응답을 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 양면성을 방지하기 위해 참석자가 자신의 출석 또는 결석을 알리는 기본 응답 및 시간 제한을 이메일에 포함해야 합니다. 이를 통해 규제 시점에 RSVP를 받지 못한 경우 빠른 후속 조치를 취할 수 있습니다.
예를 들어: [날짜]까지 [이메일 주소 또는 전화번호]로 회신 부탁드립니다.
6단계: 전문 이메일 서명 및 브랜딩 추가
비즈니스 이메일 서명에는 성명, 직위, 회사명, 연락처 정보, 개인 웹 사이트 및 기타 하이퍼링크 주소.
다음을 사용하여 서명을 쉽게 사용자 정의할 수 있습니다. Gmail.
예를 들어:
제시카 매디슨
지역 최고 마케팅 책임자, Inco 산업
555-9577-990
시간과 노력을 절약해 주는 무료 이메일 서명 생성기가 많이 있습니다. 내 서명.
회의 초대 이메일 유형 및 예
다양한 유형의 회의에는 따라야 할 표준과 작성 스타일이 다를 수 있음을 명심하십시오. 일반적으로 가상 회의 또는 순수 온라인 회의를 포함하거나 제외하는 공식 또는 비공식 수준에 따라 회의 초대 이메일을 구분합니다. 이번 편에서는 비즈니스 미팅 초대장 이메일에서 많이 사용되는 대표적인 미팅 초대장 유형과 각 유형별 템플릿을 모아 소개합니다.
#1. 공식 회의 요청 이메일
공식 회의 요청 이메일은 일반적으로 XNUMX년에 XNUMX~XNUMX회 열리는 대규모 회의에 사용됩니다. 대규모 공식 회의이므로 이메일은 격식을 갖춘 글쓰기 스타일로 작성되어야 합니다. 참석자에게 회의 참여 방법, 장소 찾는 방법, 세부 안건 등을 보다 명확하게 전달하기 위해서는 첨부된 부록이 필요합니다.
공식 회의에는 다음이 포함됩니다.
- 경영회의
- 위원회 회의
- 이사회 회의
- 주주총회
- 전략회의
예 1 : 주주' 초대장 이메일 템플릿
제목: 중요합니다. 정기총회에 초대합니다. [시간]
[받는 사람 이름]
[회사 이름]
[직책]
[회사 주소]
[데이트]
주주 여러분,
에 개최되는 정기총회에 귀하를 초대하게 된 것을 기쁘게 생각합니다. [시간], [주소]
연례 주주 총회는 정보, 교환 및 토론을 위한 예외적인 기회입니다. [회사 이름] 그리고 우리의 모든 주주.
또한 주요 결정을 내리는 데 적극적인 역할을 하기 위해 자신을 표현하고 투표할 수 있는 기회입니다. [회사 이름], 당신이 소유한 주식의 수에 관계없이. 회의는 다음과 같은 주요 의제를 다룰 것입니다.
의제 1 :
의제 2 :
의제 3 :
의제 4 :
본 회의 참석 방법, 의제 및 승인을 위해 제출할 결의문은 아래 첨부된 문서에서 확인할 수 있습니다.
이사회를 대표하여 귀하의 기여와 위원회에 대한 충성심에 감사드립니다. [회사 이름] 회의에 오신 것을 환영합니다. [데이트]
최고와 관련,
[이름]
[직책]
[회사 이름]
[회사주소 및 홈페이지]
예 2 : 전략회의 초대장 이메일 템플릿
[받는 사람 이름]
[회사 이름]
[직책]
[회사 주소]
[데이트]
제목 : 프로젝트 런칭 마케팅 캠페인 회의: 2/28
대신에 [회사 이름], 다음에서 열리는 비즈니스 미팅에 귀하를 초대하고 싶습니다. [회의장명, 건물명] [날짜 및 시간]. 회의는 다음 기간 동안 지속됩니다. [지속].
다가오는 제안 [세부 사항]에 대해 논의하기 위해 프로젝트의 첫 번째 단계에 오신 것을 환영합니다. 이에 대한 귀하의 귀중한 통찰력에 감사드립니다. 오늘의 일정을 간단히 요약하면 다음과 같습니다.
의제 1 :
의제 2 :
의제 3 :
의제 4 :
이 제안은 전체 팀에서 가장 중요한 제안 중 하나로 간주됩니다. 보다 자세한 정보를 제공하는 문서를 이 서신에 첨부하여 사전에 회의를 준비하는 데 편리하게 이용하실 수 있습니다.
우리 모두는 이 제안을 성공적으로 수행하기 위해 무엇을 더 할 수 있는지 논의하기 위해 귀하와 대화를 나누기를 고대하고 있습니다. 회의에 대한 질문이나 제안 사항은 사전에 제출해 주십시오. [마감 시간] 이 이메일에 답장하여 직접 나에게.
앞으로 좋은 하루 되세요.
잘 부탁드립니다,
따뜻한 감사합니다
[이름]
[직책]
[회사 이름]
[회사주소 및 홈페이지]
#2. 비공식 회의 초대 이메일
공식 회의 초대 이메일을 통해 단순히 관리 수준이 낮은 직원 또는 팀 내 구성원과의 회의인 경우. 적절하게 쓰는 방법을 생각하는 것이 훨씬 쉽습니다. 친근하고 즐거운 어조로 비공식적인 스타일로 쓸 수 있습니다.
비공식 회의에는 다음이 포함됩니다.
- 브레인스토밍 회의
- 문제 해결 회의
- 트레이닝
- 체크인 미팅
- 팀 빌딩 회의
- 커피 채팅
예 3: 체크인 회의 초대장 이메일 템플릿
제목: 긴급. [프로젝트 이름] 업데이트. [데이트]
팀 여러분,
인사말!
당신과 함께 일하는 시간이 즐겁고 즐거웠습니다. [프로젝트 이름]. 그러나 우리의 계획을 효과적으로 진행하기 위해서는 지금까지의 진행 상황을 보고할 수 있는 시기라고 생각하며, [위치] 에서 문제를 더 논의하기 위해 [날짜와 시간].
또한 우리가 논의해야 할 모든 의제 목록을 첨부했습니다. 작업 완료 보고서를 준비하는 것을 잊지 마십시오. 이것을 사용하십시오 [링크] 해낼 수 있을지 알려주기 위해.
최대한 빨리 확인 이메일을 보내주세요.
따뜻한 감사합니다
[이름]
[직책]
[회사 이름]
예 4 : 팀부ilding 초대 이메일 템플릿
팀원 여러분,
이는 귀하에게 [부서 이름] 을 조직하고 있다 전 직원을 위한 팀빌딩 회의 회원 [날짜와 시간]
더 나은 전문성 개발을 위해 우리가 함께 성장하는 것은 매우 중요하며 이는 우리의 기술과 재능을 활용하여 더 나은 성과를 낼 수 있도록 팀으로 일할 때만 가능합니다. 그래서 저희 학과에서는 매월 다양한 팀빌딩 활동을 꾸준히 추진하고 있습니다.
더 나은 지원을 제공하기 위해 개선할 수 있는 방법에 대한 여러분의 목소리를 들을 수 있도록 이벤트에 참여하십시오. 또한 몇 가지가있을 것입니다 팀 빌딩 게임 음료 및 가벼운 다과와 함께 회사에서 제공합니다.
한 사람 한 사람의 성장을 돕기 위해 마련한 팀빌딩 행사에서 즐거운 시간을 보낼 수 있기를 기대합니다. 이 회의에 참석할 수 없다고 생각되면 친절하게 알려주십시오. [코디네이터 이름] at [전화 번호]
감사합니다.
[이름]
[직책]
[회사 이름]
#삼. 초청 연사 초대 이메일
초청 연사 초대 이메일에는 회의 및 연설 기회와 관련하여 연사와 관련된 정보가 포함되어야 합니다. 연사는 자신이 이벤트에 기여할 수 있는 방법과 이벤트의 일부가 되어 받을 수 있는 혜택이 무엇인지 아는 것이 중요합니다.
예 5: 초청 연사 초대 이메일 템플릿
친애하는 [스피커],
이 메시지가 귀하에게 잘 전달되길 바랍니다! 우리는 오늘 당신의 묵상을 위한 환상적인 연설의 기회를 가지고 다가가고 있습니다. 저희의 명예로운 연사가 되어 주시기를 부탁드립니다. [회의 이름]에 초점을 맞춘 이벤트 [행사의 목적과 청중에 대한 설명]. 전체 [회의 이름] 팀은 귀하의 업적에 영감을 받았으며 귀하가 같은 생각을 가진 전문가 청중에게 연설할 수 있는 완벽한 전문가가 될 것이라고 생각합니다.
[회의 이름] 에서 일어날 것입니다 [장소, 시 및 주 포함] on [날짜]. 이벤트는 최대 약 [예상참가인원#]. 우리의 목표는 [회의 목적].
우리는 당신이 훌륭한 연사이며 당신의 목소리가 그 대화에 중요한 추가가 될 것이라고 믿습니다. [전문 분야]. 해당 분야와 관련된 아이디어를 [Duration]분까지 발표할 수 있습니다. [회의 주제]. [마감일] 전에 제안서를 보내면 [링크]를 따라가서 저희 팀이 귀하의 아이디어를 듣고 미리 연설의 세부 사항을 결정할 수 있습니다.
어쨌든 참석이 어려우신 분들은 [링크]로 연락주시기 바랍니다. 귀하의 시간과 배려에 감사드리며 귀하의 긍정적인 답변을 기다리겠습니다.
최고의,
[이름]
[직책]
[연락처]
[회사 홈페이지 주소]
#4. 웨비나 초대 이메일
오늘날의 추세에서는 특히 원격 작업 팀의 경우 시간과 비용을 절약하기 위해 점점 더 많은 사람들이 온라인 회의를 주최합니다. 회의 플랫폼을 사용하는 경우 Zoom 초대 이메일 템플릿과 같이 회의가 시작되기 전에 참석자에게 직접 전송되는 잘 정의된 초대 메시지가 있습니다. 가상 웨비나의 경우 다음 샘플을 참조할 수 있습니다.
힌트 : "축하합니다", "곧", "완벽하다", "업데이트", "사용 가능", "궁극적으로", "최고", "특별", "가입", "무료" 등과 같은 키워드를 사용하십시오.
예 6 : 웨비나 초대 이메일 템플릿
제목: 축하합니다! 당신은 초대 [웨비나 이름]
친애하는 [입후보자 이름],
[회사 이름] [웨비나 주제] 에 [날짜] 에 [Time], 을 목표로 [[웨비나 목적]
[웨비나 주제] 분야의 전문가를 초빙하여 엄청난 혜택을 받고 사은품도 받을 수 있는 좋은 기회가 될 것입니다. 우리 팀은 당신의 존재에 매우 열정적입니다.
참고: 이 웨비나는 다음으로 제한됩니다. [인원]. 좌석을 확보하려면 등록하십시오 [링크], 친구들과 자유롭게 공유하세요.
거기서 뵙기를 바랍니다!
좋은 하루 되세요
[당신의 이름]
[서명]
히프 라인
다행스럽게도 몇 초 만에 사용자 정의하고 참석자에게 보낼 수 있는 비즈니스 미팅 초대장 템플릿이 인터넷에 많이 있습니다. 특히 긴급한 경우에 완벽하게 작성하여 이메일을 준비할 수 있도록 일부를 클라우드에 저장하는 것을 잊지 마십시오.
비즈니스를 위한 다른 솔루션도 찾고 있다면 다음을 찾을 수 있습니다. 아하 슬라이드 는 웹 세미나 이벤트, 팀 구축 활동, 컨퍼런스 등을 지원하는 많은 놀라운 기능을 갖춘 훌륭한 프레젠테이션 도구입니다.
자주하는 질문
회의 약속을 위해 이메일을 어떻게 작성하나요?
회의 약속 이메일에 포함할 주요 사항:
– 명확한 제목
– 인사말 및 소개
– 요청된 회의 세부정보 – 날짜, 시간 범위, 목적
– 토론 안건/주제
– 기본 날짜가 작동하지 않는 경우의 대안
– 다음 단계 세부정보
– 마무리 및 서명
이메일을 통해 팀 회의 초대를 어떻게 보내나요?
– 이메일 클라이언트 또는 웹메일 서비스(Gmail, Outlook, Yahoo Mail 등)를 엽니다.
– 새 이메일 작성을 시작하려면 "작성" 또는 "새 이메일" 버튼을 클릭하세요.
– '받는 사람' 필드에 회의에 초대하려는 팀원의 이메일 주소를 입력합니다. 여러 이메일 주소를 쉼표로 구분하거나 이메일 클라이언트의 주소록을 사용하여 수신자를 선택할 수 있습니다.
– 이메일 클라이언트와 통합된 캘린더 애플리케이션이 있는 경우 이메일에서 직접 캘린더 초대에 회의 세부 정보를 추가할 수 있습니다. "캘린더에 추가" 또는 "이벤트 삽입"과 같은 옵션을 찾아 필요한 정보를 제공하세요.
이메일 초대장을 만들려면 어떻게 해야 하나요?
짧은 이메일 초대장에 포함해야 할 주요 사항은 다음과 같습니다.
– 인사말(받는 사람 이름으로 주소 지정)
– 이벤트 이름 및 날짜/시간
– 위치 세부정보
– 짧은 초대 메시지
– 회신 세부사항 (마감일, 연락방법)
– 마무리 (이름, 행사 주최자)
