가장 잘 훈련 된 회사조차도 때때로 프로젝트가 잘못되었다고 느낄 수 있습니다. 종종 문제는 다음 중 하나입니다. 준비. 해결책? 잘 구조화되고 완전한 상호 작용 프로젝트 시작 회의!
단순한 화려 함과 의식 이상으로, 잘 실행 된 킥오프 미팅은 정말 아름다운 것을 제대로 보여줄 수 있습니다. 다음은 흥미를 키우고 얻는 프로젝트 시작 회의를 개최하는 8 단계입니다. 사람 같은 페이지에.
킥오프 시간!
기억해야 할 회의 요령
사전에 킥오프 회의 안건이 있어야 합니다. 초기 프로젝트 시작 이메일을 보내는 것은 매우 중요합니다! 그럼 몇 가지 킥오프 미팅 안건 샘플을 확인해 볼까요!
킥오프 세션은 짧고 간결해야 하며 많은 게임과 활동이 포함되어야 합니다. AhaSlides 매우 편리합니다! 아래와 같이 더 많은 팁을 확인해 보세요.
프로젝트 킥오프 회의 란 무엇입니까?
주석에 표시된 것처럼 프로젝트 시작 회의는 프로젝트를 시작하는 회의.
일반적으로 프로젝트 킥오프 미팅은 프로젝트를 주문한 고객과 이를 실현할 회사 간의 첫 번째 미팅입니다. 양측은 함께 앉아서 프로젝트의 기초, 목적, 목표 및 아이디어에서 결실을 맺는 방법에 대해 논의할 것입니다.
일반적으로 말해서 2 유형 알아야 할 킥오프 회의:
- 외부 프로젝트 킥오프 - 개발팀이 외부 회사는 고객이나 이해 관계자처럼 협업 프로젝트 계획을 논의합니다.
- 내부 PKM - 팀 출신 이내 회사는 함께 자리를 잡고 새로운 내부 프로젝트 계획을 논의합니다.
이 두 유형 모두 결과가 다를 수 있지만 절차 거의 동일합니다. 본질적으로 부분이 없다 내부 프로젝트 시작의 일부가 아닌 외부 프로젝트 시작 - 유일한 차이점은 누구를 위해 개최되는지입니다.
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프로젝트 킥오프 회의가 중요한 이유는 무엇입니까?
킥오프 미팅의 목적은 크고 명확해야 합니다! 특히 오늘날 칸반 이사회에 집착하는 직장에서는 적절한 사람들에게 여러 작업을 할당하는 것만으로도 프로젝트를 시작하는 것이 충분히 간단해 보일 수 있습니다. 그러나 이로 인해 팀이 지속적으로 길을 잃을 수 있습니다.
기억하세요. 당신이 현재 같은 보드 당신이 그 자리에 있다는 뜻은 아니예요 같은 페이지.
핵심은 프로젝트 시작 회의가 정직하고 개방적입니다. 대화 클라이언트와 팀 사이. 그것은 지원 프로젝트가 어떻게 작동 할 것인지에 대한 일련의 발표가 있지만 대화 계획, 기대 및 목표에 대해 자유로운 토론을 통해 도달했습니다.
프로젝트 시작 회의를 개최하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- 그것은 모두를 얻는다 준비 - "나에게 나무를 자르는 데 6시간을 주면 처음 4시간은 도끼를 가는 데 쓰겠습니다." 만약 에이브러햄 링컨이 지금 살아 있었다면 그가 프로젝트 시작 회의에서 프로젝트 4시간 중 처음 6시간을 보냈을 것이라고 확신할 수 있습니다. 왜냐하면 이 회의에는 다음과 같은 내용이 포함되어 있기 때문입니다. 모든 프로젝트를 시작하는 데 필요한 단계.
- 그것은 포함한다 모든 주요 선수 - 관리자, 팀 리더, 고객 및 프로젝트에 이해관계가 있는 사람 등 모든 사람이 참석하지 않으면 시작 회의를 시작할 수 없습니다. 모든 것을 파악하기 위한 킥오프 미팅의 명확성 없이는 누가 무엇을 담당하고 있는지 추적하는 것이 너무 쉽습니다.
- 그건 개방적이고 협력적인 - 앞서 말했듯이 프로젝트 시작 회의는 토론입니다. 최고의 사람들은 참여한다 모든 참석하고 모든 사람에게서 최고의 아이디어를 가져옵니다.
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Kickass 프로젝트 킥오프 회의를위한 8 단계
그렇다면 프로젝트 시작 회의의 안건에는 정확히 무엇이 포함됩니까? 아래의 8단계로 범위를 좁혔지만, 다음 단계가 있다는 점을 항상 기억해야 합니다. 이 유형의 회의에는 세트 메뉴가 없습니다..
이 8 단계를 가이드로 사용하되 최종 의제는 당신!
1단계 - 소개 및 아이스 브레이커
당연히 킥오프 미팅을 시작하는 유일한 방법은 참가자들이 서로를 친숙하게 만드는 것입니다. 프로젝트의 길이나 규모에 관계없이 클라이언트와 팀 구성원은 효율적으로 작업하기 전에 서로 이름이 같아야 합니다.
간단한 '탁자 둘러보기' 형식의 소개만으로도 사람들이 이름을 익히는 데 충분하지만, 아이스브레이커는 또 다른 레이어를 추가할 수 있습니다. 성격 and 기분을 밝게 프로젝트 시작 전에.
이거 한번 해봐: 휠 스핀 🎡
몇 가지 간단한 소개 주제를 스피너 휠, 그런 다음 각 팀원이 그것을 돌리고 휠이 어떤 주제에 해당하는지 대답하게 합니다. 재미있는 질문을 권장하지만 어느 정도 전문성을 유지해야 합니다!
이와 같은 것을 더 원하십니까? 💡 우리는 모든 회의를 위한 10개의 쇄빙선 바로 여기.
2단계 - 프로젝트 배경
형식적인 행사와 축제를 마치고 이제 본격적인 사업을 시작해야 할 때입니다. 회의를 성공적으로 시작하려면 시작 회의의 명확한 안건이 있어야 합니다!
모든 훌륭한 이야기가 그러하듯 처음부터 시작하는 것이 가장 좋습니다. 모든 서신 개요 당신과 당신의 고객 사이에서 프로젝트에 참여한 모든 사람이 지금까지 일어난 일을 완전히 처음부터 끝까지 이해할 수 있도록 하세요.
이메일, 텍스트, 이전 회의의 의사록 또는 회사와 고객을위한 모든 종류의 컨텍스트를 추가하는 리소스의 스크린 샷이 될 수 있습니다. 타임 라인을 만들어 모든 사람이 쉽게 시각화 할 수 있도록합니다.
3단계 - 프로젝트 수요
서신 배경 외에도 심층 분석을 원할 것입니다. 세부 사항에 why 이 프로젝트는 처음에 시작됩니다.
이는 프로젝트가 해결하고자하는 문제점에 대한 명확한 개요를 제공하기 때문에 중요한 단계이며, 이는 팀과 고객 모두 항상 마음의 최전선에 있어야합니다.
Protip 👊
이와 같은 단계는 토론하기에 무르 익었습니다. 고객에게 물어보세요 and 당신의 팀이이 프로젝트가 왜 꿈꾸 었다고 생각하는지에 대한 아이디어를 내놓을 수 있습니다.
해당되는 경우 항상 채널을 고객의 소리 이 섹션의. 클라이언트와 협력하여 프로젝트에서 해결하려는 문제를 언급하는 소비자의 실제 사례를 찾습니다. 그들의 의견은 팀이 프로젝트에 접근하는 방식을 형성해야 합니다.
4단계 - 프로젝트 목표
그래서 당신은 과거 이제 프로젝트를 살펴보겠습니다. 미래.
프로젝트에 대한 직접적인 목표와 성공에 대한 명확한 정의가 있으면 팀이 목표를 달성하는 데 큰 도움이 됩니다. 그뿐만 아니라, 귀하가 작업에 대해 진지하고 작업 진행 방식에 대해 마찬가지로 높은 이해관계를 가지고 있다는 것을 고객에게 보여줄 것입니다.
시작 회의 참석자에게 문의 '성공은 어떤 모습일까요?' 더 많은 고객입니까? 더 많은 리뷰? 더 나은 고객 만족도?
목표가 무엇이든 항상 있어야합니다 ...
- 달성 할 수있는 - 너무 무리하지 마세요. 자신의 한계를 알고 목표를 세우세요 실제로 달성 할 기회가 있습니다.
- 측정할 수있는 - 데이터로 목표를 뒷받침하세요. 특정 숫자를 목표로 삼고 이를 향한 진행 상황을 추적하세요.
- 시간 초과 된 - 종료일을 정하세요. 마감일 이전에 목표를 달성하기 위해 할 수 있는 모든 일을 하십시오.
5단계 - 작업 명세서
작업 명세서(SoW)는 '킥오프 회의'에 '핵심'을 추가하여 프로젝트의 세부 사항과 수행 방법에 대해 자세히 설명합니다. 그건 주요 청구 킥오프 회의 의제에 대해 대부분의 관심을 받아야합니다.
작업 명세서에 포함 할 내용에 대한이 인포 그래픽을 확인하세요.
작업 설명은 나머지 프로젝트 시작 회의 의제만큼 토론에 관한 것이 아니라는 점을 명심하십시오. 지금은 프로젝트가 단순히 행동 계획을 세우다 다음 프로젝트를 위해 토론을 저장하십시오. 회의의 다음 항목.
나머지 킥오프 회의와 마찬가지로 작업 성명은 슈퍼 변수. 작업 명세서의 세부 사항은 항상 프로젝트의 복잡성, 팀 규모, 관련된 부분 등에 따라 달라집니다.
문의사항이 있으신가요? 💡 이것을 확인하십시오 작업 명세서 작성에 대한 포괄적 인 기사.
6단계 - Q&A 섹션
Q&A 섹션을 끝까지 남겨두고 싶은 마음이 들 수도 있지만 실제로는 그대로 두는 것이 좋습니다. 작업 명세서 바로 뒤에.
이렇게 어려운 부분은 고객과 팀 모두로부터 의문을 불러일으킬 것입니다. 회의의 대부분이 모든 사람의 마음 속에 생생하게 남아 있기 때문에 쇠가 뜨거울 때 두드리는 것이 가장 좋습니다.
대화형 프레젠테이션 소프트웨어를 사용하여 Q&A를 호스팅하면 특히 프로젝트 시작 회의에 참석자 수가 많은 경우 모든 일을 원활하게 진행하는 데 도움이 됩니다....
- 그건 조직 된 - 질문은 인기순(공감)이나 시간순으로 정렬되며 '답변'으로 표시되거나 상단에 고정될 수 있습니다.
- 그건 검토 된 - 질문은 화면에 표시되기 전에 승인되거나 취소될 수 있습니다.
- 그건 익명 - 질문은 익명으로 제출할 수 있으므로 모든 사람이 자신의 의견을 말할 수 있습니다.
7단계 - 잠재적인 문제
앞서 말했듯이 프로젝트 킥오프 회의는 가능한 한 개방적이고 정직하게하는 것입니다. 그건 당신이 만드는 방법 신뢰감 처음부터 고객과 함께.
이를 위해서는 프로젝트가 진행되는 동안 직면할 수 있는 잠재적인 문제에 대해 논의하는 것이 가장 좋습니다. 여기서는 누구도 당신에게 미래를 예측하라고 요구하지 않습니다. 단지 당신이 직면할 수 있는 장벽의 잠정적인 목록을 제시하기만 하면 됩니다.
귀하, 귀하의 팀 및 고객은 서로 다른 이해 관계를 가지고 이 프로젝트에 접근하게 되므로 다음을 얻는 것이 이상적입니다. 사람 잠재적 인 문제 논의에 참여합니다.
8단계 - 체크인
고객과 정기적으로 확인하는 것은 양 당사자 간의 신뢰를 공고히 하는 또 다른 방법입니다. 프로젝트 시작 회의에서 해결해야 할 몇 가지 질문이 있습니다. 뭐, 언제, 누가 and 방법 이러한 체크인이 이루어집니다.
체크인은 투명도 and 노력. 최대한 개방적이고 투명하게 하는 것이 좋지만 실제로 가능한 범위 내에서 이를 관리해야 합니다. be 개방적이고 투명합니다.
회의가 끝나기 전에 다음 질문에 대한 답변이 있는지 확인하십시오.
- 무엇? - 클라이언트 업데이트가 필요한 세부 사항은 정확히 무엇입니까? 그들은 진행 상황의 모든 작은 세부 사항을 알아야 합니까, 아니면 단지 큰 승인만 중요한가요?
- 언제? - 팀에서 클라이언트를 얼마나 자주 업데이트해야 합니까? 매일 자신이 한 일을 전달해야 할까요, 아니면 주말에 관리한 일을 요약해야 할까요?
- 누구? - 클라이언트와 연락을 담당할 팀원은 누구인가요? 각 단계마다 각 팀의 구성원이 있습니까, 아니면 전체 프로젝트에 걸쳐 단 한 명의 특파원만 있습니까?
- 어떻게? - 의뢰인과 통신원은 어떤 방법으로 연락을 유지하나요? 정기적인 화상 통화, 이메일 또는 지속적으로 업데이트되는 실시간 문서가 필요하십니까?
프로젝트 시작 회의의 의제에 관한 대부분의 항목과 마찬가지로 공개적으로 논의하는 것이 가장 좋습니다. 대규모 팀과 대규모 고객 그룹의 경우 다음을 수행하는 것이 더 쉬울 수 있습니다. 라이브 투표 가능한 최상의 체크인 공식을 설정하기 위해 옵션을 축소하기 위해.
문의사항이 있으신가요? 💡 몇 가지 확인 고객 확인을 위한 모범 사례.
효과적인 설문조사 AhaSlides
프로젝트 개시 회의 안건 템플릿
전문적으로 계획된 킥오프 회의가 회의실의 마음을 날려 버리기 위해 기다리는 중입니다. 마지막 터치는 상호 작용 모든 것을 하나로 모으기 위해.
그거 아시나요 기업 중 29 % 고객과 연결되어 있다고 느낍니다 (갤럽)? 이탈은 B2B 수준에서 유행하며, 형식적인 절차를 통해 시작 회의가 지루하고 영감을 주지 않는 프로세스처럼 느껴질 수 있습니다.
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