Event Management Company | Убакытты, акчаны жана стрессти үнөмдөө үчүн 10 кеңеш

Кемчиликсиз иш-чараны пландаштыруу өтө оор сезилиши мүмкүн жана бул жерде окуяларды башкаруу компаниялары келет.

Өмүр бою үйлөнүү тоюн кыялданып жатасызбы, юбилейлик салтанатты өткөргүңүз келеби же корпоративдик конференцияны уюштуруу керекпи, иш-чараны башкаруучу компания сиздин көз карашыңызды адамдар унутпай турган тажрыйбага айланта алат.

Окуяларды башкаруучу компания деген эмне экенин, алардын ролун, ошондой эле эң жакшысын тандоо боюнча кеңештерди жана эмнеден качуу керек экенин билүү үчүн макаланы окуп бериңиз.

Мазмуну

• жалпы көрүнүш
• Окуяларды башкаруу компаниясы деген эмне?
• Окуяларды башкаруу компаниясынын милдети кандай?
• Эң мыкты Event Management компаниясын кантип тандоо керек?
• Окуяларды башкаруу боюнча сунуштарды карап чыгууда эмнеден качыш керек?
• Окуяларды башкаруу компаниясы пландаштыра ала турган окуяларга кандай мисалдар бар?
• Takeaways

жалпы көрүнүш

Окуяларды башкаруу компаниясы деген эмне?

Тойдон корпоративдик жолугушууга чейин ар кандай масштабдагы иш-чараны пландаштырып жатканда, иш-чараны башкаруучу компания бардыгынын үзгүлтүксүз иштешин камсыздай алат.

Иш-чараны пландаштыруучулар кардарлардын муктаждыктарын, максаттарын жана бюджетин түшүнүү үчүн тыгыз иштешет. Андан кийин алар кардардын көз карашына ылайыкташтырылган иш-чаранын комплекстүү планын түзүшөт, ошондуктан кардарлар алардын окуяга болгон көрүнүшү эсте каларлык чындыкка айланат деп тынчтанышат.

Окуяларды башкаруу компаниясынын функциясы эмнеде?

Иш-чараны башкаруу компаниясынын көптөгөн максаттары бар, мисалы, кардарлардын бардык талаптарына жооп берген сонун иш-чараны уюштуруу. Окуяларды башкаруу компаниясынын негизги милдети - кардарлардын атынан ийгиликтүү иш-чараларды пландаштыруу, координациялоо жана ишке ашыруу. Алар бардык логистиканы жана чоо-жайын чечишет, ошондуктан кардарлар уюм жөнүндө кабатыр болбостон, алардын иш-чарасынан ырахат алууга көңүл бурушат.

Иш-чараны уюштуруучу компаниянын кээ бир негизги функцияларына👇 кирет

№1 - Концептуалдаштыруу жана иш-чараны пландаштыруу – Алар кардарлар менен иш-чаранын көрүнүшүн, максаттарын жана бюджетин түшүнүү үчүн иштешет, андан кийин ошол көрүнүштү ишке ашыруу үчүн комплекстүү планды иштеп чыгышат.

№2 - Өтүүчү жерди камсыздап, келишимдерди түзүңүз – Алар потенциалдуу жерлерди чалгындап, жайгашкан жерине, мейкиндигине, объекттерине, баасына жана жеткиликтүүлүгүнө жараша варианттарды салыштырып, эң жакшысын камсыздап, кардардын атынан келишимдерди түзүшөт.

№3 - жеткирүүчүлөрдү жана сатуучуларды координациялоо – Алар тамактануучу, фотографтар, жасалгалоочулар, прокаттар ж.б. сыяктуу бардык керектүү камсыздоочуларды аныктап, тандап, буйрутма беришет жана башкарышат.

№4 - Иш-чаранын бюджетин башкаруу – Алар бюджетти түзүшөт, чыгашаларга көз салышат жана кардардын максаттарына жетүү менен чыгымдарды үнөмдөөнүн жолдорун издешет.

#5 - Убакыт графигин жана графиктерин түзүңүз - Алар окуянын ойдогудай өтүшүнө ынануу үчүн деталдуу графиктерди жана күтүлбөгөн пландарды иштеп чыгышат.

№6 – Көңүл ачууну пландаштыруу – Алар иш-чаранын программасынын алкагында ар кандай спектаклдерди, баяндамачыларды же иш-чараларды уюштурушат.

№7 – жасалгалоо жана белгилөө – Алар керектүү жасалгаларды, шейшептерди, гүлдөрдү, сахналаштырууларды жана керектүү көрнөктөрдү заказ беришет.

#8 - Иш-чаранын кызматкерлерин жалдоо жана башкаруу – Алар иш-чараны өткөрүүгө жардам берүү үчүн зарыл болгон бардык убактылуу кызматкерлерди таап, китеп кылып жана башкарат.

#9 - Иш-чаранын планын кемчиликсиз аткарыңыз - Иш-чара болгон күнү алар орнотууну көзөмөлдөп, бардык сатуучуларды башкарып, көйгөйлөрдү чечип, программанын пландалгандай жүрүшүн камсыздайт.

# 10 - Окуядан кийин байкоо – Алар жабдууларды кайтаруу, эсеп-фактураларды төлөө, ыраазычылык билдирүүлөрүн жөнөтүү, ийгиликтерди жана жакшыртуу багыттарын баалоо сыяктуу милдеттерди аткарышат.

Жакшыраак окуялар үчүн кеңештер

• Болумушту башкаруу
• Интерактивдүү музей
• Окуяны долбоорлоо

Эң мыкты окуяны башкаруу компаниясын кантип тандоо керек?

Эң мыкты иш-чараны башкаруу компаниясын издөөгө убакыт талап кылынышы мүмкүн, бирок бул реалдуу кеңештер менен алар сиздин эшигиңизде болот🚪

№1 - Тажрыйба – Сиздикине окшош масштабы жана масштабы боюнча көптөгөн иш-чараларды ийгиликтүү өткөргөн компанияларды карап көрөлү. Алар процессти ылдыйлатып, пайда болгон жалпы маселелерди кантип чечүүнү билишет.

№2 – Портфолио – Компания пландаштырган жана башкарган өткөн окуялардын мисалдарын карап чыгыңыз. Сиздин көз карашыңызга дал келген деталдарга сапат, чыгармачылык жана көңүл буруңуз.

№3 – Шилтемелер – Компания өз убадаларын аткарарын жана маселелерди профессионалдуу чечээрин ырастоо үчүн мурунку кардарлардан маалымдама сурап жана текшериңиз.

№4 – адистик – Кээ бир компаниялар корпоративдик иш-чараларга басым жасаса, башкалары үйлөнүү үлпөтүнө адистешкен. Сиздин өзгөчө иш-чара түрүңүзгө ылайыкташтырылган тажрыйбасы жана керектүү ресурстары бар бирин тандаңыз.

№5 - Команда - Иш-чараңызды пландаштырып жана ишке ашыра турган иш-чараны башкаруу тобунун негизги мүчөлөрү менен таанышыңыз. Алардын кесипкөйлүгүн, жооп берүү жөндөмдүүлүгүн жана муктаждыктарыңызды жана көз карашыңызды түшүнүүсүнө баа бериңиз.

№6 – Келишим жана баа – Контракттын эң жакшы шарттарын жана баасын алуу үчүн бир нече сунуштарды (кеминде 3) салыштырыңыз. Иштин көлөмү так экенин жана бардык төлөмдөрдү түшүнгөнүңүздү текшериңиз.

№7 – Репутация – Карап чыгууларды, сыйлыктарды (эгерде бар болсо), анын иш-чара тармагындагы уюмдардагы позициясын жана мыйзамдуулуктун жана сапаттын көрсөткүчтөрү катары компания канча убакыттан бери иштеп келе жатканын текшериңиз.

№8 - Байланыш – Компания сиздин муктаждыктарыңызды кунт коюп угуп, бардык суроолоруңузга жооп берип, суроо-талаптарга ыкчам жооп бериши керек. Жакшы баарлашуу ийгиликтүү иш мамилелердин ачкычы болуп саналат.

#9 - ийкемдүүлүк – Мыкты компаниялар стандарттык шаблонго катуу карманбастан, өз кызматтарын сиздин бюджетиңизге жана каалооңузга жараша ыңгайлаштырууга даяр.

#10 - Ачыктык – Бюджеттерде, контракттарда, мөөнөттөрдө жана пландарда ачык-айкындуулукту талап кылуу. Жашыруун же чоо-жайын бөлүшүүдөн баш тарткан компаниялардан алыс болуңуз.

№11 – Кризистик башкаруу – Күтүлбөгөн маселелерди кантип чечишет? Каатчылыкты башкаруу боюнча күчтүү тажрыйбасы бар компания кырсыктардан сактанууга жардам берет.

№12 – Инновация – Сиздин максаттарыңызга чыгармачылык менен жетүү үчүн алар жаңы идеяларга жана чечимдерге ачыкпы? Прогрессивдүү компаниялар жаңы натыйжаларды берет.

#13 - Камсыздандыруу – Алар зарыл болгон камсыздандырууну, анын ичинде сиздин иш-чараңыз үчүн жоопкерчиликти камтыйбы? Бул сизди коркунучтардан жана дооматтардан коргойт.

№14 – Баалуулуктар – Алардын бизнес мамилеси жана компаниянын баалуулуктары сиздин уюмдун маданиятына дал келеби? Маданий шайкештик өз ара түшүнүшүүгө алып келет.

№15 – Технология – Алар технологияны жакшы билишеби жана ар дайым тармактык тенденциялардын мыкты тажрыйбасына көз салып турушат? Алар пландарды иретке келтирип, туура жолго салуу үчүн долбоорду башкаруу программасы сыяктуу технологияларды колдонобу? Технология эффективдүүлүгүн жогорулатат.

Тиешелүү тажрыйбасы жана далилденген тажрыйбасы, жакшы репутациясы жана ийкемдүүлүгү, коммуникациясы жана ачык-айкындуулугу менен уникалдуу көз карашыңызды ишке ашыруу жана өзгөчө окуяңыз үчүн күткөн нерселериңизден ашкан иш-чараны башкаруу компаниясын издеңиз.

Окуяларды башкаруу боюнча сунуштарды карап чыгууда эмнеден качыш керек?

Кээ бир окуяларды башкаруу компанияларында байкашыңыз керек болгон белгилүү кызыл желектер бар. Андан качуу кийинчерээк аткаруу стадиясында октон качмак.

• бүдөмүк же жалпы тил – Иш-чараңыздын максаттарын, бюджеттин талаптарын же убакыт тилкесин чечпеген сунуштар кызыл желек болуп саналат. Сунуштарын ыңгайлаштыруунун ордуна жалпы тилди колдонгон компаниялардан сак болуңуз.

• Иштин так эмес же аныкталбаган көлөмү – Кандай кызматтарды көрсөтөөрүн жана алардын сунушунан кайсы тапшырмалар алынып салынганын так көрсөтпөгөн компаниялардан алыс болуңуз. чөйрөсү деталдуу жана ар тараптуу болушу керек.

• Ашыкча кошумча төлөмдөр – Күйүүчү майга кошумча төлөмдөр, административдик жыйымдар же ачык көрсөтүлбөгөн кошумча төлөмдөрү бар сунуштардан сак болуңуз. төлөмдү иштетүү үчүн төлөмдөр. Мунун баары ачык-айкын жана так түшүндүрүлүшү керек.

• Суроолорго жооп берүүдөн баш тартуу – Эгерде компания пландаштыруу деталдары, келишимдер же баалар боюнча суроолоруңузга жооп берүүдөн качса, бул алар бир нерсени жашырып жатканын билдирет. Ачык-айкындуулук ишенимди бекемдөө үчүн маанилүү.

Окуяларды башкаруу компаниясы пландаштыра ала турган окуяларга кандай мисалдар бар?

• үйлөнүү – Үйлөнүү үлпөтүн пландаштыруу жана өткөрүү көптөгөн иш-чараларды башкаруучу компаниялар үчүн негизги кызмат болуп саналат. Алар пландоонун бардык аспектилерин өткөрүү жерин тандоодон баштап чакырууларга жана күнүмдүк координацияга чейин жүргүзүшөт.

• Конференциялар жана соода көргөзмөлөрү – Иш-чара компаниялар конференциялар, семинарлар, саммиттер, продукциянын бет ачары жана соода көргөзмөлөрү сыяктуу ири корпоративдик иш-чараларды уюштура алышат. Алар каттоону, спикерди координациялоону, логистиканы, тамактанууну жана каттоону башкарат.

• Продукт чыгарыла баштады - Окуялардын менеджерлери коомчулукка жаңы өнүмдөрдү же кызматтарды көрсөтүү үчүн укмуштуудай, ызы-чуулуу окуяларды түзө алышат. сыяктуу иш-чараларды, демонстрацияларды жана жарнамалык элементтерди пландаштырышат жандуу сурамжылоолор жана оюн-зоок толкундануу жаратууга.

• Акча чогултуу жана кайрымдуулук акциялары - Кайрымдуулук топтору, чуркоо/сейилдөө жана кайрымдуулук сыяктуу коммерциялык эмес иш-чаралар - бул иш-чара компаниялары башкарган дагы бир кеңири таралган иш-чаранын түрү. Алар катышууну жана чогултулган каражаттарды максималдуу көбөйтүүгө көңүл бурушат.

• Компаниянын кечелери - Иш-чара компаниялары компаниянын майрамдык кечелерин, жайкы саякаттарды пландаштырууга жана башкарууга жардам берет, пенсияга чыгуу майрамдары жана кызматкерлердин коомдук иш-чаралардын башка түрлөрү. Алар иш-чараларды жана тамактанууну уюштурат.

• Сыйлык тапшыруу аземдери жана гала - Пландоо сыйлык шоу, гала кечки жана кара галстук окуялар кээ бир толук кызмат окуяларды башкаруу компаниялар үчүн дагы бир адистик болуп саналат. Алар жасалгаларды, отургучтар диаграммаларын, белек себеттерин жана сүйлөө сөздөрүн чечишет.

• Продукт нааразылык – Продукциянын линиясын көрсөтүүнү пландаштырган компаниялар үчүн иш-чараны пландаштыруучулар интерактивдүү демонстрацияларды, тест-драйвтарды, даам сыноолорун жана потенциалдуу кардарларга продуктуну көрсөтүүнүн башка таасирдүү жолдорун иштеп чыгышы мүмкүн.

Окуяларды башкаруу компаниялары ар кандай көлөмдөгү жана түрдөгү иш-чараларды пландаштырышат, алар интимдик үйлөнүү үлпөттөрүнөн баштап ири корпоративдик конференцияларга, каражат чогултууларга, кечелерге, өнүмдөрдүн бет ачарларына жана башкаларга чейин – негизинен кардардын максаттарына жетүү үчүн кесиптик координация жана логистика керек болгон ар кандай пландаштырылган иш-чара.

Takeaways

Окуяларды башкаруу боюнча эксперттик компанияны жалдоо негизги көз карашты адамдар көп жылдар бою айтышпай турган тажрыйбага айлантат.

Алардын башкаруусу сизди логистикалык баш оорудан бошотот, андыктан сиз ырайымдуу хосттун ролун толук аткара аласыз. Коноктордун даамдуу тамактануу жана укмуштуудай көңүл ачуулары менен эң сонун уюштурулган иш-чара мейкиндигин элестетиңиз - сиз бөлмөдө сейилдеп, бардыгы менен аралашууга убакытыңыз бар. Керемет, туурабы?

Иш-чараңызды интерактивдүү кылгыңыз келеби? аракет кыл AhaSlides сессияны башка деңгээлге көтөргөн бир катар муз жаргычтарга, сурамжылоолорго жана викториналарга жетүү.