Meeting Invitation Email | Bescht Tipps, Beispiller a Templates (100% gratis)

Wat ass eng gutt Reunioun Invitatioun Email Beispill?

Versammlungen kënnen e wesentlecht Element vun der Teameffektivitéit, Koordinatioun an Eenheet sinn. Vill Firmen organiséieren eng Reunioun op d'mannst eemol d'Woch, et kann eng informell Reunioun sinn fir einfach eng déif Diskussioun mat hire Mataarbechter ze hunn oder eng méi formell Reunioun vum Management Board fir den zukünftege Plang vun enger Firma an de jährlechen Enn vum Joer ze diskutéieren. Et ass obligatoresch fir Administrateuren oder Leadere fir Versammlungsinvitatiounsbréiwer un d'Participanten oder Gäscht ze schécken.

Eng Versammlungsinvitatioun ass wichteg fir offiziell Versammlungen effektiv a fléissend ze lafen. Et gi vill Weeër fir Versammlungsinvitatiounen ze schécken. An dësem Artikel konzentréiere mir eis op den Ëmgang mat Reunioun Invitatioun E-Mailen, déi bequemste a populärste Method fir Leit ze invitéieren fir un Äre Versammlungen deelzehuelen.

Inhaltsverzeechnes

• Wat ass Meeting Invitation Email?
• Firwat ass Meeting Invitation Email Wichteg?
• Schreift Versammlungsinvitatioun E-Mail Schrëtt fir Schrëtt
• Zorte vu Meeting Invitatioun Email an Beispiller
• De kuerze Resumé

Quick Meeting Schablounen mat AhaSlides

• Versammlungen am Geschäftschaîne
• Reuniounsminuten
• Stand Up Meeting

Wat ass Meeting Invitation Email?

E Schlësseldeel vu Geschäftsaktivitéiten, eng Versammlungsinvitatiouns-E-Mail ass e schrëftleche Message mat enger Demonstratioun vum Zweck vun der Versammlung an eng Ufro fir d'Leit un der Versammlung matzemaachen no dem spezifeschen Datum a Standuert, plus méi detailléiert Uschlëss, wann se hunn. Et kann a formelle oder informelle Stiler geschriwwe ginn ofhängeg vun de Charakteristike vun de Versammlungen. Si sollten an engem passenden Toun a Stil geschriwwe ginn fir Geschäfts-E-Mail Etikett ze treffen.

Wéi och ëmmer, verwiesselt eng Versammlungsinvitatiouns-E-Mail net mat enger Versammlungsufro-E-Mail. De Schlësselunterscheed tëscht dësen E-Mailen ass datt eng Reuniounsufro E-Mail zielt fir e Rendez-vous mat engem opzestellen, während eng Reuniounsinvitatioun E-Mail zielt Iech op eng Versammlung op ugekënnegten Datumen a Standuert ze invitéieren

Firwat ass Meeting Invitation Email Wichteg?

E-Mail Invitatiounen ze benotzen bréngt vill Virdeeler. D'Virdeeler vun E-Mail Invitatiounen sinn hei ënnendrënner opgezielt:

• Et verbënnt direkt mat Kalenneren. Wann Empfänger eng Invitatioun akzeptéieren, gëtt se zréck an hire Geschäftskalenner bäigefüügt an Dir kritt eng Erënnerung d'selwecht wéi aner Eventer am Kalenner notéiert.
• Et ass bequem a séier. Är Empfänger kënnen d'E-Mail direkt erreechen nodeems Dir op de Schéckknäppchen klickt. Wéi et direkt un den Empfänger geet, wann d'E-Mailadress falsch ass, kënnt Dir d'Ukënnegung direkt kréien a séier fir weider Léisunge goen.
• Et ass Zäit spueren. Dir kënnt Grupp E-Maile mat Dausende vun E-Mail Adressen zur selwechter Zäit schécken.
• Et ass Käschte-spueren. Dir musst kee Budget fir Mailing ausginn.
• Et kann direkt vun Ärer gewënschter Webinar Plattform generéiert ginn. Ausser Dir hutt e Gesiicht-zu-Gesiicht Versammlung, Är éischt Wiel wäert wahrscheinlech Zoom sinn, Microsoft Teams, oder eppes gläichwäerteg. Wann d'RSVP bestätegt ass, ginn all d'Links an d'Zäitframe per E-Mail synchroniséiert, sou datt de Participant Duercherneen mat aneren Eventer vermeiden kann.

Et ass e Fakt datt Milliarden E-Maile all Dag geschéckt ginn a vill vun hinnen sinn Spam. Well jiddereen op d'mannst eng E-Mail benotzt fir wichteg Messagen fir Aarbecht, Akeef, Reuniounen a méi auszetauschen. Wéi och ëmmer, well Dir Tonne E-Maile pro Dag muss liesen, ass et net iwwerrascht datt Dir heiansdo mam "E-Mail Middegkeet" Phänomen begéint. Also, eng gutt Invitatioun E-Mail liwweren kann onnéideg Mëssverständnis oder Ignoranz vun Empfänger vermeiden.

Schreift eng Versammlungsinvitatioun E-Mail Schrëtt fir Schrëtt

Eng gutt Reunioun Invitatioun E-Mail ass wesentlech an, als Regel, et Impakt op eng E-Mail Liwwerung Zënssaz.

Et gi Etiketten a Prinzipien déi jidderee muss befollegen fir eng Geschäftsversammlung Invitatiouns-E-Mail am Respekt un d'Empfänger ze kompletéieren. Dir kënnt léiere wéi Dir eng Standard Meeting Invitatioun E-Mail schreift folgend dëse Schrëtt:

Schrëtt 1: Schreift eng staark Sujet Linn

Et ass e Fakt datt 47% vun den E-Mail Empfänger duerch E-Mail liesen déi eng kloer a präzis Themalinn hunn. Den éischten Androck ass wichteg. Dëst kann sécherstellen datt d'Empfänger e Gefill vun Dringendes oder Wichtegkeet fillen, wat zu engem méi héijen Open Tarif féiert.

• Kuerz, geziilt. Sief sachlech, net enigmatesch.
• Dir kënnt d'Bestätegung vun der Präsenz an der Themazeil froen als Zeeche vun Dringendes.
• Oder füügt e Gefill Toun un wéi Wichtegkeet net vergiessen, Dringendes, ...
• Füügt Zäit derbäi wann Dir dat Zäitempfindlech Thema ënnersträiche wëllt 

Zum Beispill: "Versammlung 4/12: Project Brainstorm Sessioun" oder "Wichteg. RSVP w.e.g.: New Product Strategy Meeting 10/6"

Schrëtt 2: Start mat enger Quick Aféierung

An der alleréischter Zeil ass et eng gutt Iddi fir e Kuerz ze maachen, wien Dir sidd, wat Är Positioun an der Organisatioun ass a firwat Dir hinnen kontaktéiert. Da kënnt Dir direkt den Zweck vun der Versammlung weisen. Vill Leit maachen de Feeler fir e vague Zweck vun der Versammlung ze liwweren, well se dovun ausgoen datt d'Participanten dat musse wëssen.

• Maacht Är Aféierung agreabel oder am Zesummenhang mat der Aarbecht
• Erënnert d'Participanten ob se Aufgaben ofgeschloss hunn oder eppes mat hinnen op d'Versammlung bréngen.

Zum Beispill Hallo Teammember, Ech freeën mech Iech bei der neier Produktlancéierung nächste Méindeg ze gesinn.

Schrëtt 3: Deelt Zäit a Location

Dir sollt déi exakt Zäit vun der Versammlung enthalen. Dir sollt hinnen och soen wéi a wou d'Versammlung stattfënnt, entweder perséinlech oder online, a Richtlinnen oder Plattformlinks ubidden am Fall wou se se brauchen.

• Füügt d'Zäitzone derbäi wann Mataarbechter a verschiddene Beräicher vun der Welt schaffen
• Ernimmen eng geschätzte Dauer vun der Versammlung
• Wann Dir Richtungen instruéiert, sidd esou detailléiert wéi méiglech oder befestegt eng Kartéierungsrichtlinn

Zum Beispill: Kommt w.e.g. Freides, de 6. Oktober, um 1:00 Auer am Versammlungsraum 2, um zweete Stack am Verwaltungsgebai.

Schrëtt 4: Schreift de Versammlungsagenda

Cover Schlëssel Ziler oder proposéiert Reunioun Agenda. Ernimmen net d'Detailer. Dir kënnt einfach d'Thema an d'Timeline uginn. Fir formell Reuniounen, kënnt Dir en detailléierten Dokument befestegt. Dëst ass besonnesch nëtzlech fir Participanten ze hëllefen d'Virbereedung virzebereeden.

Zum Beispill, Dir kënnt ufänken mat: Mir plangen ze diskutéieren ..../ Mir wëllen e puer vun de Froen unzegoen Oder als folgend Timeline:

• 8:00-9:30: Aféierung an de Projet
• 9:30-11:30: Presentatiounen vum Howard (IT), Nour (Marketing), a Charlotte (Verkaf)

Schrëtt 5: Frot eng RSVP

En RSVP erfuerderen kann hëllefen eng Äntwert vun Ären Empfänger ze bestätegen. Fir Ambivalenz ze vermeiden, sollt eng bevorzugt Äntwert an Zäitlimit fir Participanten Iech iwwer hir Präsenz oder Absence z'informéieren an Ärer E-Mail abegraff sinn. Dofir, wann Dir hir RSVP net kritt hutt an der Zäit wou Dir reguléiert, kënnt Dir séier Suiviaktiounen maachen.

Zum Beispill: RSVP w.e.g. bis [Datum] op [E-Mailadress oder Telefonsnummer]

Schrëtt 6: Füügt eng professionell E-Mail Ënnerschrëft a Branding derbäi

Eng Geschäfts-E-Mail Ënnerschrëft soll vum ganzen Numm kombinéieren, den Titel vun der Positioun, de Firmennumm, Kontaktinformatioun, perséinlech Websäiten an aner hyperlinked Adressen.

Dir kënnt Är Ënnerschrëft einfach personaliséieren mat Gmail.

Zum Beispill:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, Inco Industrie

555-9577-990

Et gi Tonne gratis E-Mail Ënnerschrëft Creator déi Iech Zäit an Effort spueren, wéi z Meng Ënnerschrëft.

Zorte vu Meeting Invitatioun Email an Beispiller

Bedenkt datt verschidden Aarte vu Versammlungen verschidde Standarden a Schreifstiler hunn fir ze verfollegen. Allgemeng trennen mir Reuniounsinvitatiouns-E-Maile baséiert op hirem Niveau vu formell oder informeller, inklusiv oder ausgeschloss virtuell Reuniounen oder reng Online Reuniounen. An dësem Deel sammelen a stellen mir Iech e puer typesch Aarte vu Versammlungsinvitatiounen an d'Schabloun vun all Typ, déi populär a Geschäftsversammlungsinvitatiounsmails benotzt ginn.

#1. Déi formell Reunioun Ufro Email

Déi formell Reuniounsufro E-Mail gëtt fir grouss Reuniounen benotzt déi normalerweis eemol bis dräimol am Joer geschéien. Et ass eng grouss formell Versammlung sou datt Är E-Mail an engem formelle Schreifstil geschriwwe soll ginn. Déi ugeschloss Annexe sinn néideg fir de Participant méi kloer ze maachen wéi een un der Versammlung deelhëllt, wéi een de Standuert fënnt, an den Agenda detailléiert.

Formell Reuniounen enthalen:

• Management Sëtzung
• Comité Sëtzung
• Verwaltungsrot Sëtzung 
• Aktionärversammlung 
• Strategie Sëtzung 

Beispill 1: Aktionär' Invitatioun E-Mail Schabloun

Sujet Linn: Wichteg. Dir sidd op alljährlechen Generalversammlung invitéiert. [Zäit]

[Numm vum Empfänger]

[Firmen Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firma Adress]

[Datum]

Léif Aktionären,

Mir si frou Iech op d’Generalversammlung ze invitéieren, déi den XNUMX [Zäit], [Adress]

D'Joresversammlung ass eng aussergewéinlech Geleeënheet fir Informatioun, Austausch an Diskussioun tëscht [Firmen Numm] an all eis Aktionären.

Et ass och d'Méiglechkeet fir Iech auszedrécken an ze stëmmen fir eng aktiv Roll ze spillen fir grouss Entscheedungen ze huelen [Firmen Numm], onofhängeg vun der Unzuel vun Aktien déi Dir besëtzt. D'Sëtzung wäert déi folgend wichteg Agenda behandelen:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Dir fannt Instruktioune wéi Dir un dëser Versammlung deelhëllt, den Ordre du jour an den Text vun de Resolutiounen, déi fir Är Genehmegung presentéiert ginn, am angeschlossenen Dokument hei drënner.

Ech soen Iech am Numm vum Verwaltungsrot Merci fir Äre Bäitrag an Är Loyalitéit un de [Firmen Numm] an ech freeën eis Iech op der Versammlung op [Datum]

Mat beschte Gréiss,

[Numm]

[Positiounstitel]

[Firmen Numm]

[Firma Adress an Websäit]

Beispill 2: Strategie Sëtzung Invitatioun E-Mail Schabloun

[Numm vum Empfänger]

[Firmen Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firma Adress]

[Datum]

Thema Zeil: Projet Launch Marketing Campagne Versammlung: 2/28

Am Numm vun [Firmen Numm], Ech géif Iech gären invitéieren op eng Geschäftsversammlung deelzehuelen déi um [Numm vum Konferenzsall, Numm vum Gebai] [Datum an Zäit]. D'Versammlung wäert daueren fir [Dauer].

Et ass meng Freed Iech op déi éischt Etapp vun eisem Projet ze begréissen fir eis zukünfteg Propositioun ze diskutéieren [Detailer] a mir schätzen Är wäertvoll Abléck doriwwer. Hei e kuerze Resumé vun eisem Agenda fir den Dag:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Dës Propositioun gëtt vun eiser ganzer Equipe als ee vun de wichtegsten ugesinn. Fir Är weider Referenz hu mir en Dokument un dësem Bréif ugeschloss, deen Iech méi detailléiert Informatioune bitt, fir datt Dir et bequem fannt fir Iech am Viraus op d'Versammlung ze preparéieren.

Mir freeën eis all op e Gespréich mat Iech ze diskutéieren wat mir méi maache kënnen fir dës Propositioun erfollegräich auszeschaffen. Gitt w.e.g. Froen oder Empfehlungen fir d'Versammlung vir [Termin] fir mech direkt andeems Dir op dës E-Mail äntwert.

Schéinen Dag virun.

Iech Merci soen,

Warmsteeg Grammatik,

[Numm]

[Positiounstitel]

[Firmen Numm]

[Firma Adress an Websäit]

#2. Déi informell Versammlung Invitatioun Email

Mat formell Reunioun Invitatioun E-Mail, wann einfach d'Sëtzung mat Ënner-Gestioun Niveau Stänn oder Memberen am Team. Et ass vill méi einfach fir Iech ze denken wéi Dir entspriechend schreift. Dir kënnt ënner informellen Stil mat engem frëndlechen a freedeg Toun schreiwen.

Informelle Reuniounen enthalen:

• Brainstorming Reunioun
• Problemléisungsversammlung
• Training
• Check-an Sëtzung
• Team Building Reunioun
• Kaffi Chat 

Beispill 3: Check-in Reunioun Invitatioun E-Mail Schabloun

Thema Linn: Dringendes. [Projet Numm] aktualiséiert. [Datum]

Léif Equipen,

Gréiss!

Et war erfreelech an lëschteg Zäit mat Iech ze schaffen iwwer [Projet Numm]. Wéi och ëmmer, fir effektiv mat eise Pläng virzegoen, gleewen ech datt d'Zäit richteg ass fir eis iwwer de Fortschrëtt ze berichten, déi gemaach gi sinn an ech géif d'Geleeënheet appreciéieren Iech um [Plaz] iwwer déi Saach weider ze diskutéieren um [Datum an Zäit].

Ech hunn och eng Lëscht vun allen Agendaen ugeschloss, déi mir mussen diskutéieren. Vergiesst net Ären Aufgabe-Rapport ze preparéieren. Benotzt w.e.g. dëst [Link] fir mech ze soen ob Dir et fäerdeg bréngt.

E-Mail mir w.e.g. Är Confirmatioun sou séier wéi méiglech.

Warmsteeg Grammatik,

[Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firmen Numm]

Beispill 4: Equipe building Invitatioun E-Mail Schabloun

Léif Teammemberen,

Dëst ass fir Iech z'informéieren datt de [Departement Numm] organiséiert eng Team Building Meeting fir all eis Mataarbechter Memberen op [Datum an Zäit]

Fir weider berufflech Entwécklung ass et extrem bedeitend datt mir zesumme wuessen an dat kann nëmme geschéien wa mir als Team schaffen, fir datt eis Fäegkeeten an Talenter kënne benotzt ginn fir besser Leeschtung ze bréngen. Dat ass de Grond firwat eis Departement weider verschidde Teambuilding Aktivitéiten all Mount fördert.

Kommt w.e.g. a maacht mat bei der Manifestatioun fir datt mir op Är Stëmm lauschtere kënnen iwwer wéi mir kënne verbesseren fir Iech besser z'ënnerstëtzen. Et ginn och e puer Teambuilding Spiller zesumme mat Gedrénks a liicht Erfrëschungen gëtt vun der Firma gesuergt.

Mir freeën eis op lëschteg Momenter bei dësem Teambuilding Event dat arrangéiert ass fir jidderee vun eis ze hëllefen wuessen. Am Fall wou Dir mengt, Dir sidd net fäeg un dëser Versammlung deelzehuelen, informéiert w.e.g [Koordinator Numm] at [Telefonsnummer]

Gréiss,

[Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firmen Numm]

#3. Gaascht Speaker Invitatioun Email

Eng Invitatiouns-E-Mail vum Gaascht-Spriecher sollt Informatioune relevant fir de Spriecher betreffen wat d'Sëtzung an d'Spriecherméiglechkeet ugeet. Et ass vital datt de Spriecher weess wéi se zu Ärem Event bäidroe kënnen, a wéi eng Virdeeler si kënne kréien fir en Deel vun Ärem Event ze sinn.

Beispill 5: Gaascht Spriecher Invitatioun E-Mail Schabloun

léiwe [Speaker],

Mir hoffen, datt dëse Message Iech gutt fënnt! Mir erreechen haut mat enger fantastescher Riedsméiglechkeet fir Är Iwwerleeung. Mir froen Iech frëndlech eisen Éierespriecher fir de [Versammlung Numm], en Event konzentréiert op [Beschreiwung vum Zweck an Publikum vun Ärem Event]. Dat Ganzt [Versammlung Numm] Team ass inspiréiert vun Äre Leeschtungen a fillt Dir wier de perfekte Expert fir eise Publikum vu wéi-minded Fachleit ze adresséieren.

[Versammlung Numm] wäert stattfannen an [Plaz, dorënner Stad a Staat] on [Datum]. Eist Event gëtt erwaart bis zu ongeféier [Zuel vun de Participanten geschätzt#]. Eist Zil ass et [Ziler vun der Versammlung].

Mir gleewen datt Dir e formidabele Spriecher sidd an Är Stëmm wier e kriteschen Zousatz zu deem Gespréich wann Dir Är extensiv Aarbecht kritt [Beräich vun Expertise]. Dir kënnt betruecht Är Iddien ze presentéieren bis zu [Dauer] Minutten déi am Zesummenhang mam Beräich vun [Versammlung Thema]. Dir kënnt Är Propositioun virum [Deadline] schécken, befollegt de [Link] fir datt eis Team op Är Iddien nolauschtere kann an d'Detailer vun Ärer Ried am Viraus bestëmmen.

Op alle Fall, wann Dir net fäeg sidd matzemaachen, froe mir Iech bescheiden eis iwwer [Link] ze kontaktéieren. Merci fir Är Zäit an Iwwerleeung, mir freeën eis op eng positiv Äntwert vun Iech ze héieren.

Bescht,
[Numm]
[Beruffsbeschreiwung]
[Kontakt-Informatioun]
[Firma Websäit Adress]

#4. Webinar Invitatioun Email

An den Trends vun haut, méi a méi Leit hosten Online Versammlungen well et Zäit a Käschte spuert, besonnesch fir Fernaarbechtsteams. Wann Dir Konferenzplattforme benotzt, ginn et gutt personaliséiert Invitatiounsmeldungen déi direkt un Äre Participant geschéckt ginn ier d'Versammlung ufänkt, sou wéi d'Zoom Invitatioun E-Mail Schabloun. Fir e virtuelle Webinar kënnt Dir op déi folgend Probe bezéien.

Tipps: Benotzt Schlësselwierder wéi "Gratulatioun", "Geschwënn", "Perfekt", "Update", "Verfügbar", "Ultimately", "Top", "Special", "Maacht mat eis", "Gratis", "asw.

Beispill 6: Webinar Invitatioun E-Mail Schabloun

Thema Linn: Gratulatioun! Dir sidd invitéiert op [Webinar Numm]

léiwe [Candidate_Name],

[Firmen Numm] ass sou frou e Webinar ze organiséieren fir [Webinar Thema] op [Datum] an [Zäit], zielt op [[Webinar Zwecker]

Et ass eng gutt Geleeënheet fir Iech enorm Virdeeler vun Ären invitéierten Experten am Beräich vun [Webinar Themen] ze verdéngen a gratis Kaddoen ze kréien. Eist Team ass sou begeeschtert iwwer Är Präsenz.

Notiz: Dëse Webinar ass limitéiert op [Zuel vu Leit]. Fir Äre Sëtz ze retten, mellt Iech w.e.g. un [Link], an deelt et gratis mat Äre Frënn. 

Ech hoffen dech do ze gesinn!

Schéinen Dag,

[Ären_numm]

[Ënnerschrëft]

De kuerze Resumé

Glécklecherweis ginn et vill verfügbare Template vu Geschäftsversammlungsinvitatiounen um Internet fir Iech ze personaliséieren an un Är Participanten a Sekonnen ze schécken. Vergiesst net e puer an Ärer Wollek ze späicheren fir datt Dir Är E-Mail mat perfekt Schreiwen virbereet, besonnesch am Dringendes.

Wann Dir och no anere Léisunge fir Äert Geschäft sicht, kënnt Dir fannen AhaSlides ass e gutt Presentatiounsinstrument mat villen erstaunleche Featuren fir Är Webinar Eventer, Teambuilding Aktivitéiten, Konferenz, a méi z'ënnerstëtzen.

Oft gestallten Froen

Ref: Tatsächlech | Sherpany