Meeting Invitation Email | Bescht Tipps, Beispiller a Templates (100% gratis)

Reunioune kënnen e wesentlecht Element vun der Teameffektivitéit, der Koordinatioun an der Eenheet sinn. Vill Firmen organiséieren op d'mannst eemol d'Woch eng Reunioun, déi eng informell Reunioun ka sinn, fir einfach e grëndlecht Gespréich mat hire Mataarbechter ze féieren, oder eng méi formell Reunioun vum Verwaltungsrot, fir de zukünftege Plang vun der Firma an de jäerleche Joresbericht ze diskutéieren. Et ass obligatoresch fir Administratiounsbeamten oder Leader, Invitatiounsbréiwer un d'Participanten oder Gäscht ze schécken.

Eng Versammlungsinvitatioun ass wichteg fir offiziell Versammlungen effektiv a fléissend ze lafen. Et gi vill Weeër fir Versammlungsinvitatiounen ze schécken. An dësem Artikel konzentréiere mir eis op den Ëmgang mat Reunioun Invitatioun E-Mailen, déi bequemste a populärste Method fir Leit ze invitéieren fir un Äre Versammlungen deelzehuelen.

Inhaltsverzeechnes

• Wat ass eng E-Mail-Invitatioun fir e Meeting?
• Firwat ass d'E-Mail-Invitatioun fir e Meeting wichteg?
• Schreift Versammlungsinvitatioun E-Mail Schrëtt fir Schrëtt
• Zorte vu Meeting Invitatioun Email an Beispiller
• De kuerze Resumé

Schnell Meeting Templates mat AhaSlides

Wat ass eng E-Mail-Invitatioun fir e Meeting?

Als wichtegen Deel vun de Geschäftsaktivitéiten ass eng E-Mail-Invitatioun fir e Meeting eng schrëftlech Noriicht mat enger Demonstratioun vum Zweck vun der Versammlung an enger Ufro un d'Leit, sech un der Versammlung nom spezifeschen Datum an der Plaz deelzehuelen, plus méi detailléiert Uschlëss, wann néideg. Si kann a formeller oder informeller Form geschriwwe ginn, ofhängeg vun de Charakteristike vun de Versammlungen. Si sollten an engem passenden Toun a Stil geschriwwe ginn, fir d'Etikett vun de Geschäfts-E-Mailen ze erfëllen.

Vermëscht awer net eng E-Mail mat enger Ufro fir e Meeting. Den Haaptunterschied tëscht dësen E-Maile ass, datt eng E-Mail mat enger Ufro fir e Meeting geduecht ass fir en Termin mat engem ze vereinbaren, während eng E-Mail mat enger Ufro fir e Meeting geduecht ass fir Iech op eng Meeting zu bekannten Datumen an Orten anzelaaden.

Firwat ass d'E-Mail-Invitatioun fir e Meeting wichteg?

E-Mail Invitatiounen ze benotzen bréngt vill Virdeeler. D'Virdeeler vun E-Mail Invitatiounen sinn hei ënnendrënner opgezielt:

• Et verbënnt sech direkt mat Kalennere. Wann d'Empfänger eng Invitatioun akzeptéieren, gëtt se erëm an hire Geschäftskalenner bäigefüügt, an Dir kritt eng Erënnerung, genee wéi aner Eventer, déi am Kalenner notéiert sinn.
• Et ass bequem a séier. Är Empfänger kënnen d'E-Mail direkt erreechen nodeems Dir op de Schéckknäppchen klickt. Wéi et direkt un den Empfänger geet, wann d'E-Mailadress falsch ass, kënnt Dir d'Ukënnegung direkt kréien a séier fir weider Léisunge goen.
• Et ass Zäit spueren. Dir kënnt Grupp E-Maile mat Dausende vun E-Mail Adressen zur selwechter Zäit schécken.
• Et spuert Käschten. Dir musst kee Budget fir d'Versandkäschten ausginn.
• Et kann direkt vun Ärer gewënschter Webinar Plattform generéiert ginn. Ausser Dir hutt e Gesiicht-zu-Gesiicht Versammlung, Är éischt Wiel wäert wahrscheinlech Zoom sinn, Microsoft Teams, oder eppes gläichwäerteg. Wann d'RSVP bestätegt ass, ginn all d'Links an d'Zäitframe per E-Mail synchroniséiert, sou datt de Participant Duercherneen mat aneren Eventer vermeiden kann.

Et ass eng Tatsaach, datt all Dag Milliarden E-Maile geschéckt ginn a vill dovunner Spam sinn. Jidderee benotzt mindestens eng E-Mail fir wichteg Messagen fir Aarbecht, Akeef, Reuniounen a méi auszetauschen. Well Dir awer all Dag Tonnen E-Maile liesen musst, ass et net iwwerraschend, datt Dir heiansdo op de Phänomen vun der "E-Mail-Middegkeet" stéisst. Dofir kann d'Schécken vun enger gudder Invitatiouns-E-Mail onnéideg Mëssverständnesser oder Ignoranz vun den Empfänger vermeiden.

Schreift eng Versammlungsinvitatioun E-Mail Schrëtt fir Schrëtt

Eng gutt Reunioun Invitatioun E-Mail ass wesentlech an, als Regel, et Impakt op eng E-Mail Liwwerung Zënssaz.

Et gëtt Etiketten a Prinzipien, déi jidderee muss respektéieren, fir eng Invitatiouns-E-Mail fir e Geschäftsversammlung auszefëllen, wat d'Empfänger ugeet. Dir kënnt léieren, wéi Dir eng Standard-E-Mail fir e Versammlungsinvitatioun schreift, andeems Dir dës Schrëtt duerchféiert:

Schrëtt 1: Schreift eng staark Sujet Linn

Et ass eng Tatsaach, datt 47% vun den E-Mail-Empfänger E-Maile liesen, déi eng kloer a präzis Betreffszeil hunn. Den éischten Androck ass wichteg. Dëst kann dofir suergen, datt d'Empfänger e Gefill vun Dringlechkeet oder Wichtegkeet hunn, wat zu enger méi héijer Öffnungsquote féiert.

• Kuerz, geziilt. Sief sachlech, net enigmatesch.
• Dir kënnt d'Bestätegung vun der Präsenz an der Themazeil froen als Zeeche vun Dringendes.
• Oder füügt e Gefill Toun un wéi Wichtegkeet net vergiessen, Dringendes, ...
• Füügt Zäit derbäi wann Dir dat Zäitempfindlech Thema ënnersträiche wëllt 

Zum Beispill: "Versammlung 4/12: Project Brainstorm Sessioun" oder "Wichteg. RSVP w.e.g.: New Product Strategy Meeting 10/6"

Schrëtt 2: Start mat enger Quick Aféierung

An der alleréischter Zeil ass et eng gutt Iddi fir e Kuerz ze maachen, wien Dir sidd, wat Är Positioun an der Organisatioun ass a firwat Dir hinnen kontaktéiert. Da kënnt Dir direkt den Zweck vun der Versammlung weisen. Vill Leit maachen de Feeler fir e vague Zweck vun der Versammlung ze liwweren, well se dovun ausgoen datt d'Participanten dat musse wëssen.

• Maacht Är Aféierung agreabel oder am Zesummenhang mat der Aarbecht
• Erënnert d'Participanten ob se Aufgaben ofgeschloss hunn oder eppes mat hinnen op d'Versammlung bréngen.

Zum BeispillMoien Teammember, ech freeë mech drop, Iech nächste Méindeg beim neie Produktlaunch ze gesinn.

Schrëtt 3: Deelt Zäit a Location

Dir sollt déi exakt Zäit vun der Versammlung enthalen. Dir sollt hinnen och soen wéi a wou d'Versammlung stattfënnt, entweder perséinlech oder online, a Richtlinnen oder Plattformlinks ubidden am Fall wou se se brauchen.

• Füügt d'Zäitzone derbäi wann Mataarbechter a verschiddene Beräicher vun der Welt schaffen
• Ernimmen eng geschätzte Dauer vun der Versammlung
• Wann Dir Richtungen gitt, gitt sou detailléiert wéi méiglech oder füügt eng Kaarterichtlinn bäi

Zum BeispillKommt w.e.g. e Freideg, den 6. Oktober, um 1:00 Auer am Versammlungsraum 2, am zweete Stack vum Verwaltungsgebai, bei eis laanscht.

Schrëtt 4: Schreift de Versammlungsagenda

Bezitt Iech op Schlësselziler oder déi proposéiert Agenda vun der Versammlung. Nennt d'Detailer net. Dir kënnt einfach den Thema an den Zäitplang uginn. Fir formell Versammlungen kënnt Dir en detailléiert Dokument bäifügen. Dëst ass besonnesch nëtzlech fir d'Participanten ze hëllefen, sech am Viraus virzebereeden.

Zum Beispill, kënnt Dir ufänken mat: Mir plangen ze diskutéieren..../ Mir wëlle puer vun de Problemer uschwätzen oder wéi follegt:

• 8:00-9:30: Aféierung an de Projet
• 9:30-11:30: Presentatiounen vum Howard (IT), Nour (Marketing), a Charlotte (Verkaf)

Schrëtt 5: Frot eng RSVP

En RSVP erfuerderen kann hëllefen eng Äntwert vun Ären Empfänger ze bestätegen. Fir Ambivalenz ze vermeiden, sollt eng bevorzugt Äntwert an Zäitlimit fir Participanten Iech iwwer hir Präsenz oder Absence z'informéieren an Ärer E-Mail abegraff sinn. Dofir, wann Dir hir RSVP net kritt hutt an der Zäit wou Dir reguléiert, kënnt Dir séier Suiviaktiounen maachen.

Zum Beispill: RSVP w.e.g. bis [Datum] op [E-Mailadress oder Telefonsnummer]

Schrëtt 6: Eng professionell E-Mail-Ënnerschrëft a Branding derbäisetzen

Eng geschäftlech E-Mail-Ënnerschrëft soll den vollen Numm, den Titel vun der Positioun, den Numm vun der Firma, Kontaktinformatiounen enthalen, perséinlech Websäiten an aner hyperlinked Adressen.

Dir kënnt Är Ënnerschrëft einfach personaliséieren mat Gmail.

Zum Beispill:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, Inco Industrie

555-9577-990

Et gëtt Tonnen gratis E-Mail-Signatur-Creatoren, déi Iech Zäit an Effort spueren, wéi zum Beispill Meng Ënnerschrëft.

Zorte vu Meeting Invitatioun Email an Beispiller

Bedenkt datt verschidden Aarte vu Versammlungen verschidde Standarden a Schreifstiler hunn fir ze verfollegen. Allgemeng trennen mir Reuniounsinvitatiouns-E-Maile baséiert op hirem Niveau vu formell oder informeller, inklusiv oder ausgeschloss virtuell Reuniounen oder reng Online Reuniounen. An dësem Deel sammelen a stellen mir Iech e puer typesch Aarte vu Versammlungsinvitatiounen an d'Schabloun vun all Typ, déi populär a Geschäftsversammlungsinvitatiounsmails benotzt ginn.

#1. Déi formell Reunioun Ufro Email

Déi formell E-Mail-Ufro fir eng Versammlung gëtt fir grouss Versammlungen benotzt, déi normalerweis eemol bis dräimol am Joer stattfannen. Et ass eng grouss formell Versammlung, dofir sollt Är E-Mail an engem formelle Schreifstil geschriwwe ginn. Déi ugehaange Uschlëss sinn néideg, fir dem Participant méi kloer ze maachen, wéi hien un der Versammlung deelhuele kann, wéi hien d'Plaz fënnt a fir d'Agenda detailléiert ze beschreiwen.

Formell Reuniounen enthalen:

• Management Sëtzung
• Comité Sëtzung
• Verwaltungsrot Sëtzung 
• Aktionärversammlung 
• Strategie Sëtzung 

Beispill 1: Aktionär' Invitatioun E-Mail Schabloun

Betreff: Wichteg. Dir sidd op d'Generalversammlung invitéiert. [Zäit]

[Numm vum Empfänger]

[Firmen Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firma Adress]

[Datum]

Léif Aktionären,

Mir si frou Iech op d’Generalversammlung ze invitéieren, déi den XNUMX [Zäit], [Adress]

D'Joresversammlung ass eng aussergewéinlech Geleeënheet fir Informatioun, Austausch an Diskussioun tëscht [Firmen Numm] an all eis Aktionären.

Et ass och d'Méiglechkeet fir Iech auszedrécken an ze stëmmen fir eng aktiv Roll ze spillen fir grouss Entscheedungen ze huelen [Firmen Numm], onofhängeg vun der Unzuel vun Aktien déi Dir besëtzt. D'Sëtzung wäert déi folgend wichteg Agenda behandelen:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Dir fannt Instruktioune wéi Dir un dëser Versammlung deelhëllt, den Ordre du jour an den Text vun de Resolutiounen, déi fir Är Genehmegung presentéiert ginn, am angeschlossenen Dokument hei drënner.

Ech soen Iech am Numm vum Verwaltungsrot Merci fir Äre Bäitrag an Är Loyalitéit un de [Firmen Numm] an ech freeën eis Iech op der Versammlung op [Datum]

Mat beschten Gréiss,

[Numm]

[Positiounstitel]

[Firmen Numm]

[Firma Adress an Websäit]

Beispill 2: Strategie Sëtzung Invitatioun E-Mail Schabloun

[Numm vum Empfänger]

[Firmen Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firma Adress]

[Datum]

Thema Zeil: Projet Launch Marketing Campagne Versammlung: 2/28

Am Numm vun [Firmen Numm], Ech géif Iech gären invitéieren op eng Geschäftsversammlung deelzehuelen déi um [Numm vum Konferenzsall, Numm vum Gebai] [Datum an Zäit]. D'Versammlung wäert daueren fir [Dauer].

Et ass meng Freed Iech op déi éischt Etapp vun eisem Projet ze begréissen fir eis zukünfteg Propositioun ze diskutéieren [Detailer] a mir schätzen Är wäertvoll Abléck doriwwer. Hei e kuerze Resumé vun eisem Agenda fir den Dag:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Dëse Virschlag gëtt vun eisem ganze Team als ee vun de wichtegsten ugesinn. Fir Är weider Informatioun hu mir dësem Bréif en Dokument bäigefüügt, dat Iech méi detailléiert Informatiounen gëtt, fir datt Dir Iech am Viraus op d'Reunioun virbereede kënnt.

Mir freeën eis all op e Gespréich mat Iech, fir ze diskutéieren, wat mir nach maache kënnen, fir dëse Virschlag erfollegräich ze maachen. Gitt w.e.g. all Froen oder Empfehlungen fir d'Reunioun virum ... [Termin] fir mech direkt andeems Dir op dës E-Mail äntwert.

Schéinen Dag virun.

Iech Merci soen,

Warmsteeg Grammatik,

[Numm]

[Positiounstitel]

[Firmen Numm]

[Firma Adress an Websäit]

#2. Déi informell Versammlung Invitatioun Email

Mat enger formeller E-Mail-Invitatioun fir e Meeting ass et einfach eng Versammlung mat Mataarbechter op ënneschter Gestiounsniveau oder Memberen am Team. Et ass vill méi einfach fir Iech ze denken, wéi Dir passend schreift. Dir kënnt an engem informellen Stil mat engem frëndlechen an frëndlechen Toun schreiwen.

Informelle Reuniounen enthalen:

• Brainstorming Reunioun
• Problemléisungsversammlung
• Training
• Check-an Sëtzung
• Team Building Reunioun
• Kaffi Chat 

Beispill 3: Check-in Reunioun Invitatioun E-Mail Schabloun

Thema Linn: Dringendes. [Projet Numm] aktualiséiert. [Datum]

Léif Equipen,

Gréiss!

Et war erfreelech an lëschteg Zäit mat Iech ze schaffen iwwer [Projet Numm]. Wéi och ëmmer, fir effektiv mat eise Pläng virzegoen, gleewen ech datt d'Zäit richteg ass fir eis iwwer de Fortschrëtt ze berichten, déi gemaach gi sinn an ech géif d'Geleeënheet appreciéieren Iech um [Plaz] iwwer déi Saach weider ze diskutéieren um [Datum an Zäit].

Ech hunn och eng Lëscht vun allen Agendaen ugeschloss, déi mir mussen diskutéieren. Vergiesst net Ären Aufgabe-Rapport ze preparéieren. Benotzt w.e.g. dëst [Link] fir mech ze soen ob Dir et fäerdeg bréngt.

E-Mail mir w.e.g. Är Confirmatioun sou séier wéi méiglech.

Warmsteeg Grammatik,

[Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firmen Numm]

Beispill 4: Equipe building Invitatioun E-Mail Schabloun

Léif Teammemberen,

Dëst ass fir Iech z'informéieren datt de [Departement Numm] organiséiert eng Team Building Meeting fir all eis Mataarbechter Memberen op [Datum an Zäit]

Fir weider berufflech Entwécklung ass et extrem bedeitend datt mir zesumme wuessen an dat kann nëmme geschéien wa mir als Team schaffen, fir datt eis Fäegkeeten an Talenter kënne benotzt ginn fir besser Leeschtung ze bréngen. Dat ass de Grond firwat eis Departement weider verschidde Teambuilding Aktivitéiten all Mount fördert.

Kommt w.e.g. a maacht mat bei der Manifestatioun fir datt mir op Är Stëmm lauschtere kënnen iwwer wéi mir kënne verbesseren fir Iech besser z'ënnerstëtzen. Et ginn och e puer Teambuilding-Spiller, an liicht Erfrëschunge ginn vun der Firma ugebueden.

Mir freeën eis op lëschteg Momenter bei dësem Teambuilding-Event, deen organiséiert ass, fir jidderengem vun eis ze hëllefen, sech weiderzeentwéckelen. Wann Dir mengt, datt Dir net un dëser Versammlung deelhuele kënnt, informéiert eis w.e.g. [Koordinator Numm] at [Telefonsnummer]

Gréiss,

[Numm]

[Beruffsbeschreiwung]

[Firmen Numm]

#3. Gaascht Speaker Invitatioun Email

Eng Invitatiouns-E-Mail fir e Gaaschtspriecher soll Informatiounen enthalen, déi fir de Spriecher relevant sinn, wat d'Versammlung an d'Riedméiglechkeet ugeet. Et ass wichteg, datt de Spriecher weess, wéi e zu Ärem Event bäidroe kann a wéi eng Virdeeler e kritt, wann e bei Ärem Event dobäi ass.

Beispill 5: Gaascht Spriecher Invitatioun E-Mail Schabloun

léiwe [Speaker],

Mir hoffen, datt dëse Message Iech gutt fënnt! Mir erreechen haut mat enger fantastescher Riedsméiglechkeet fir Är Iwwerleeung. Mir froen Iech frëndlech eisen Éierespriecher fir de [Versammlung Numm], en Event konzentréiert op [Beschreiwung vum Zweck an Publikum vun Ärem Event]. Dat Ganzt [Versammlung Numm] Team ass inspiréiert vun Äre Leeschtungen a fillt Dir wier de perfekte Expert fir eise Publikum vu wéi-minded Fachleit ze adresséieren.

[Versammlung Numm] wäert stattfannen an [Plaz, dorënner Stad a Staat] on [Datum]. Eist Event gëtt erwaart bis zu ongeféier [Zuel vun de Participanten geschätzt#]. Eist Zil ass et [Ziler vun der Versammlung].

Mir gleewen, datt Dir e super Spriecher sidd an Är Stëmm eng entscheedend Ergänzung zu där Konversatioun wier, wéinst Ärer extensiver Aarbecht am [Expertiseberäich]. Dir kënnt iwwerleeën, Är Iddien bis zu [Dauer] Minutten ze presentéieren, déi mam Beräich vum ... ze dinn hunn. [Versammlung Thema]. Dir kënnt Är Propositioun virum [Deadline] schécken, befollegt de [Link] fir datt eis Team op Är Iddien nolauschtere kann an d'Detailer vun Ärer Ried am Viraus bestëmmen.

Op alle Fall, wann Dir net deelhuele kënnt, bieden mir Iech häerzlech, eis iwwer [link] ze kontaktéieren. Merci fir Är Zäit an Är Opmierksamkeet, mir freeën eis op eng positiv Äntwert vun Iech.

Bescht,
[Numm]
[Beruffsbeschreiwung]
[Kontakt-Informatioun]
[Firma Websäit Adress]

#4. Webinar Invitatioun Email

An den haitegen Trends organiséieren ëmmer méi Leit Online-Meetingen, well et Zäit a Käschte spuert, besonnesch fir Teams, déi op Distanz schaffen. Wann Dir Konferenzplattforme benotzt, gëtt et gutt personaliséiert Invitatiounsmessagen, déi direkt un Är Participanten geschéckt ginn, ier d'Meeting ufänkt, wéi zum Beispill d'Zoom-Invitatiouns-E-Mail-Schabloun. Fir e virtuellt Webinar kënnt Dir Iech op dat folgend Beispill wenden.

Tipps: Benotzt Schlësselwierder wéi "Gratulatioun", "Geschwënn", "Perfekt", "Update", "Verfügbar", "Ultimately", "Top", "Special", "Maacht mat eis", "Gratis", "asw.

Beispill 6: Webinar Invitatioun E-Mail Schabloun

Thema Linn: Gratulatioun! Dir sidd invitéiert op [Webinar Numm]

léiwe [Candidate_Name],

[Firmen Numm] ass sou frou e Webinar ze organiséieren fir [Webinar Thema] op [Datum] an [Zäit], zielt op [[Webinar Zwecker]

Et ass eng gutt Geleeënheet fir Iech enorm Virdeeler vun Ären invitéierten Experten am Beräich vun [Webinar Themen] ze verdéngen a gratis Kaddoen ze kréien. Eist Team ass sou begeeschtert iwwer Är Präsenz.

Notiz: Dëse Webinar ass limitéiert op [Zuel vu Leit]. Fir Äre Sëtz ze retten, mellt Iech w.e.g. un [Link], an deelt et gratis mat Äre Frënn. 

Ech hoffen dech do ze gesinn!

Schéinen Dag,

[Ären_numm]

[Ënnerschrëft]

De kuerze Resumé

Glécklecherweis ginn et vill verfügbare Template vu Geschäftsversammlungsinvitatiounen um Internet fir Iech ze personaliséieren an un Är Participanten a Sekonnen ze schécken. Vergiesst net e puer an Ärer Wollek ze späicheren fir datt Dir Är E-Mail mat perfekt Schreiwen virbereet, besonnesch am Dringendes.

Stellt Iech vir, Dir sicht och no anere Léisunge fir Äert Geschäft. An deem Fall, Dir kënnt feststellen datt AhaSlides e gutt Presentatiounsinstrument mat ville super Funktiounen ass fir Är Webinar-Evenementer, Teambuilding-Aktivitéiten, Konferenzen a méi z'ënnerstëtzen.

Oft gestallten Froen

Ref: Tatsächlech | Sherpany