Präsentation der Umfrageergebnisse: Wie man Ergebnisse so präsentiert, dass sie auch tatsächlich genutzt werden

Die meisten Umfragedaten verpuffen wirkungslos. Teams Führe die Umfrage durchMan sammelt die Zahlen und erstellt anschließend eine Präsentation der Umfrageergebnisse, in der jede Frage und ihre prozentuale Aufschlüsselung aufgeführt sind. Die Beteiligten nicken während des Meetings zustimmend, die Präsentation wird abgelegt, und nichts ändert sich. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das Problem sind selten die Daten selbst, sondern deren Präsentation. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Umfrageergebnisse strukturieren, visualisieren und präsentieren, damit die Erkenntnisse als Grundlage für Entscheidungen dienen und nicht in den Archiven landen. Ein Bericht des McKinsey Global Institute ergab, dass datengetriebene Unternehmen 23-mal häufiger Kunden gewinnen und 19-mal häufiger profitabel sind. Dennoch führen die meisten Umfrageergebnisse nicht zu konkreten Entscheidungen, da sie ohne klare Struktur präsentiert werden [5].

Was eine Präsentation von Umfrageergebnissen tatsächlich leisten muss

Bevor Sie einen Diagrammtyp auswählen oder eine Titelfolie erstellen, sollten Sie sich über den Zweck der Präsentation im Klaren sein. Eine Präsentation von Umfrageergebnissen muss drei Dinge erfüllen:

1. Berichten Sie dem Publikum, was Sie herausgefunden haben.
2. Erklären Sie, warum es ihnen besonders wichtig ist.
3. Weisen Sie darauf hin, was als Nächstes geschehen sollte.

Alles andere ist Dekoration. Führungskräfte sitzen einer Präsentation über Engagement der Mitarbeiter Die Daten dienen nicht der Überprüfung der Methodik. Man möchte wissen, was die Zahlen über den Zustand der Organisation aussagen und was sich ändern sollte. Personalverantwortliche, die die Ergebnisse der Trainingsevaluation auswerten, wollen wissen, welche Programme funktionieren und welche überarbeitet werden müssen. Der Rahmen ist entscheidend, noch bevor die erste Folie gezeigt wird.

Schritt 1: Kenne deine Zielgruppe, bevor du irgendetwas entwickelst.

Die gleichen Umfragedaten müssen je nach Teilnehmergruppe unterschiedlich aufbereitet werden. Eine detaillierte Aufschlüsselung von Likert-Skala Eine Verteilung auf zehn Fragen ist für ein Team von Personalanalysten angemessen. Dieselben Informationen müssen einem Finanzvorstand auf zwei oder drei zentrale Erkenntnisse komprimiert werden, die direkt mit den Geschäftsergebnissen verknüpft sind.

Bevor Sie Ihr Deck oder Ihren Bericht erstellen, beantworten Sie diese Fragen:

• Welche Entscheidung muss dieses Publikum treffen?
• Wie viel Kontext haben sie bereits über die Umfrage und ihre Ziele?
• Wie viel Zeit haben sie, um die Präsentation durchzugehen bzw. ihr anzuhören?
• Welchen Detaillierungsgrad statistischer Daten werden sie als nützlich bzw. als überfordernd empfinden?

Bei Führungskräften sollte die wichtigste Erkenntnis im Vordergrund stehen. Praktikern können Sie weitere Details hinzufügen. In gemischten Gruppen empfiehlt es sich, die Präsentation so zu strukturieren, dass die zentralen Ergebnisse zuerst und die unterstützenden Daten später präsentiert werden. So können die Stakeholder nach den wichtigsten Erkenntnissen die Veranstaltung verlassen, während das Analyseteam für den Rest anwesend sein kann.

Schritt 2: Filtern Sie die Daten, bevor Sie sie visualisieren.

Eine Umfrage mit 30 Fragen liefert 30 Datenpunkte, aber das heißt nicht, dass man alle 30 präsentieren sollte. Die meisten Umfragen liefern drei bis fünf Ergebnisse, die für die anstehenden Entscheidungen tatsächlich relevant sind. Der Rest ist bestenfalls Kontext, schlimmstenfalls irrelevant.

Gehen Sie Ihre Ergebnisse durch und fragen Sie sich: Welche Erkenntnisse sind überraschend, bedeutsam oder umsetzbar? Eine Frage, bei der 94 % der Befragten dieselbe Antwort gaben, ist nahezu wertlos und kann wahrscheinlich gestrichen werden. Eine Frage, bei der die Antworten zwischen den Abteilungen stark variieren oder sich der Trend seit der letzten Umfrage deutlich verändert hat, gehört in der Regel in die Präsentation.

Dieser Filterschritt wird von den meisten Präsentatoren vernachlässigt. Alles zu zeigen, mag zwar gründlich erscheinen, ist aber vergleichbar mit dem Markieren jeder einzelnen Zeile in einem Lehrbuch: Wenn alles als wichtig gekennzeichnet ist, ist letztendlich nichts mehr wichtig.

Schritt 3: Wählen Sie Diagrammtypen, die zu den Daten passen.

Unterschiedliche Frageformate erfordern unterschiedliche Visualisierungen. Die Verwendung des falschen Diagrammtyps erschwert das Verständnis korrekter Daten.

Einzel- und Mehrfachauswahlfragen Sie eignen sich gut als horizontale Balkendiagramme. Balkendiagramme sind übersichtlich, lassen sich beliebig oft kategorisieren und ermöglichen es, Antworten nach Häufigkeit zu sortieren, sodass Muster sofort erkennbar sind [1]. Kreisdiagramme eignen sich für Multiple-Choice-Fragen mit maximal vier Antwortmöglichkeiten, bei denen der Anteil am Ganzen im Vordergrund steht. Bei mehr als fünf Segmenten werden sie jedoch unübersichtlich.

Bewertungsskala und Likert-Fragen Am besten lassen sich Antworten als gestapelte Balkendiagramme darstellen, wobei jeder Balken eine Frage repräsentiert und die Segmente die Verteilung der Antworten auf der Skala zeigen [2]. Dadurch können Sie Antwortmuster über mehrere Fragen hinweg in einer einzigen Grafik vergleichen.

TrenddatenEin Vergleich der Ergebnisse dieses Zyklus mit denen eines vorherigen Zyklus eignet sich am besten als einfaches Liniendiagramm oder als Balkendiagramm mit nebeneinanderliegenden Balken. Ziel ist es, die Richtung der Veränderung auf einen Blick erkennbar zu machen.

Offene Textantworten Die Zitate müssen nicht unbedingt als Originaltexte präsentiert werden (obwohl einige wenige, gut gewählte Zitate sehr aussagekräftig sein können). Wortwolken können die am häufigsten verwendeten Begriffe schnell aufzeigen, was hilfreich ist, um in großen Antwortmengen wiederkehrende Themen zu erkennen.

Eine allgemeingültige Regel für alle Diagrammtypen: Beschriften Sie die Daten direkt im Diagramm, anstatt Legenden zu verwenden. Betrachter sollten nicht erst eine Farblegende konsultieren müssen, um die Daten zu verstehen.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Geschichte, keine Liste.

Der Unterschied zwischen einer nützlichen und einer vergessenswerten Präsentation liegt oft darin, ob der Präsentator versucht hat, eine Geschichte zu erzählen oder nur die Zahlen zu präsentieren [3].

Eine typische Erzählstruktur für Umfrageergebnisse sieht folgendermaßen aus:

Hintergrund: Worum ging es in der Umfrage, wer hat teilgenommen und wann wurde sie durchgeführt? Beschränken Sie sich auf eine Folie oder wenige Sätze. Das Publikum benötigt nur die nötigen Informationen, um den Daten zu vertrauen, keinen vollständigen Methodenbericht.

Schlüsselergebnis: Beginnen Sie mit dem wichtigsten Ergebnis. Formulieren Sie es als Aussage, nicht als Frage. „62 Prozent der Beschäftigten geben an, nicht ausreichend über Entscheidungen informiert zu sein, die ihre Arbeit betreffen“ ist ein Ergebnis. „Was denken die Beschäftigten über die interne Kommunikation?“ ist eine Anregung, kein Ergebnis.

Ergänzende Details: Zwei oder drei Datenpunkte, die die Kernaussage untermauern. Hier kommen Folien mit vielen Diagrammen zum Einsatz.

Vergleich oder Kontext: Wie verhält sich dies im Vergleich zu einer früheren Erhebungsperiode, zu einem Branchenstandard oder zu einem anderen Team oder einer anderen Abteilung? Zahlen sind erst im Verhältnis zu etwas aussagekräftig.

Implikation: Was bedeutet diese Erkenntnis in der Praxis? Hier geht es darum, die Daten mit den Entscheidungen zu verknüpfen, die die Zielgruppe treffen muss.

Empfehlung: Was sollte als Nächstes geschehen? Selbst wenn der Vortragende keine endgültige Antwort hat, sollte die Präsentation mit klaren Optionen enden, anstatt das Publikum die Konsequenzen selbst herausfinden zu lassen.

Schritt 5: Ergebnisse mit Geschäftszielen verknüpfen

Umfragedaten, die nicht auf organisatorischen Prioritäten basieren, führen selten zu konkreten Maßnahmen. Ging es in der Umfrage um die Effektivität von Schulungen, sollten die Ergebnisse mit Kompetenzlücken verknüpft werden, die sich auf Leistung oder Mitarbeiterbindung auswirken. Ging es um Mitarbeiterengagement, sollten die Ergebnisse mit Fluktuationsrisiken oder Produktivitätsindikatoren in Verbindung gebracht werden.

Die Daten mit den für das Unternehmen relevanten Ergebnissen in Einklang zu bringen, ist keine Schönfärberei, sondern Kontext. Die Erkenntnis, dass „38 % der Mitarbeiter im Vertriebsbereich die erlernten Fähigkeiten selten in ihrer täglichen Arbeit anwenden“, ist im Zusammenhang mit den Fluktuationsdaten desselben Bereichs aussagekräftiger als isoliert betrachtet.

Schritt 6: Format und Übermittlungsart festlegen

Die Art und Weise, wie Sie die Ergebnisse präsentieren, sollte dem Publikum und der Dringlichkeit der Erkenntnisse entsprechen [4].

Eine Live-Präsentation eignet sich besonders gut, wenn die Ergebnisse bedeutsam sind, Fragen erwartet werden oder die Auswirkungen direkt mit der Gruppe besprochen werden sollen. Durch die Live-Präsentation können Sie die Stimmung im Publikum erfassen und flexibel reagieren. Sollte ein Diagramm Unklarheiten verursachen, können Sie es sofort erklären.

Ein schriftlicher Bericht oder eine geteilte Präsentation eignet sich für Zuhörer, die die Daten in ihrem eigenen Tempo verarbeiten oder sie mit Personen teilen möchten, die nicht an der ursprünglichen Besprechung teilgenommen haben. Berichte sind auch nach einer Live-Präsentation als Nachschlagewerk nützlich.

Bei regelmäßig durchgeführten Trainingsauswertungen und Kurzbefragungen kann ein Dashboard mit den laufenden Ergebnissen die herkömmliche Präsentation vollständig ersetzen. Teams können so Trends erkennen, ohne auf eine geplante Besprechung warten zu müssen.

Nutzung von AhaSlides für die Live-Präsentation von Umfrageergebnissen

AhaSlides ist eine umfassende Plattform zur Publikumsinteraktion, die Umfragen, Bewertungsskalen, Wortwolken, offene Fragen und Fragerunden in einer einzigen Sitzung vereint. Für Trainer und Moderatoren, die Live-Sitzungen durchführen, AhaSlides Ermöglicht die Präsentation von Umfrageergebnissen in Echtzeit während der Sitzung. Umfrageergebnisse, Antworten auf Bewertungsskalen und Wortwolken werden aktualisiert, sobald die Teilnehmenden antworten. So können Sie die Erkenntnisse direkt mit den Teilnehmenden teilen, solange die Inhalte noch aktuell sind, anstatt sie erst Tage später in einem Bericht zusammenzustellen.

Dies ist besonders hilfreich für die Auswertung von Schulungen nach dem Training, da die gemeinsame Betrachtung der zusammengefassten Vertrauenswerte oft zu offeneren Diskussionen anregt als ein Auswertungsbericht eine Woche nach der Schulung. Wenn 60 % der Teilnehmenden angeben, sich in einer wichtigen Fertigkeit unsicher zu fühlen, und diese Daten während der Abschlussdiskussion auf dem Bildschirm erscheinen, verändert dies den weiteren Ablauf: Die Trainer können die Lücken sofort angehen, und die Teilnehmenden sehen, dass sie mit ihren Schwierigkeiten nicht allein sind.

AhaSlides exportiert die Antworten auch als Tabellendaten für eine detailliertere Analyse nach der Sitzung. So basieren Live-Präsentation und Nachbereitung auf denselben Daten – ohne zusätzliche Schritte. Betrachten Sie es weniger als einen Nachbesprechungsbericht, sondern eher als eine Live-Ergebnisanzeige. Menschen reagieren anders, wenn sie die Zahlen in Echtzeit sehen können.

Häufige Fehler zu vermeiden

Alle Fragen werden gestellt. Zuhörer können nicht 25 Datenpunkte in einer einzigen Besprechung aufnehmen. Wählen Sie daher die relevantesten aus. Verschieben Sie weniger wichtige Fragen in einen Anhang, damit die Daten bei Bedarf verfügbar sind. Konzentrieren Sie sich in der Hauptpräsentation jedoch auf die drei bis fünf Ergebnisse, die die Aufmerksamkeit der Zuhörer wirklich verdienen.

Es wird der falsche Diagrammtyp verwendet. Ein Tortendiagramm mit acht Segmenten ist wenig aussagekräftig. Ein gestapeltes Balkendiagramm, das Likert-Verteilungen über fünf Fragen vergleicht, ist hingegen sehr aussagekräftig. Bevor Sie ein Diagramm finalisieren, fragen Sie, ob ein Kollege, der mit der Umfrage nicht vertraut ist, es in weniger als zehn Sekunden korrekt interpretieren kann. Falls nicht, vereinfachen Sie es oder wählen Sie ein anderes Format.

Das „Na und?“ wird übersprungen. Daten ohne Interpretation zwingen das Publikum, eigene Schlüsse zu ziehen, was oft dazu führt, dass keine gezogen werden. Jede Erkenntnis sollte durch einen Satz ergänzt werden, der ihre praktische Relevanz erläutert. Können Sie diesen Satz nicht formulieren, ist die Erkenntnis möglicherweise nicht für die Präsentation geeignet.

Die Schlagzeile wird vergraben. Eine 20-minütige Präsentation mit fünf Minuten Methodik zu beginnen, bevor man zum Hauptergebnis kommt, ist ein sicherer Weg, das Publikum zu verlieren. Präsentieren Sie das wichtigste Ergebnis auf Folie zwei oder drei und liefern Sie anschließend Kontext und Details für diejenigen, die daran interessiert sind.

Die Darstellung enthält nicht den falschen Detaillierungsgrad. Das Führungsteam benötigt eine andere Version derselben Daten als das Team, das die Umfrage erstellt hat. Im Zweifelsfall sollte man eine Zusammenfassung erstellen und eine detailliertere Version bereithalten, um bei Bedarf tiefergehende Informationen abrufen zu können.

Häufig gestellte Fragen

Wie lang sollte eine Präsentation der Umfrageergebnisse sein?

Für die meisten Führungskräfte und Stakeholder sind 15 bis 20 Minuten ein guter Richtwert. Das reicht in der Regel aus, um drei bis fünf zentrale Erkenntnisse zu präsentieren, diese jeweils in den Kontext zu setzen und abschließend Empfehlungen auszusprechen. Sind die Erkenntnisse komplex oder erwartet das Publikum eine detaillierte Erläuterung, sind 30 Minuten ein angemessener Höchstwert. Längere Veranstaltungen sollten als Workshop oder Arbeitssitzung und nicht als Präsentation gestaltet werden.

Was sollte in den Anhang aufgenommen werden?

Fügen Sie alle Informationen hinzu, die Sie aus der Hauptpräsentation entfernt haben, nach denen ein interessierter Stakeholder aber fragen könnte: die vollständige Aufschlüsselung der einzelnen Fragen, demografische Daten, wörtliche Antworten auf offene Fragen und alle methodischen Anmerkungen. Der Anhang verkürzt die Hauptpräsentation, ohne die zugrundeliegenden Daten unzugänglich zu machen.

Wie präsentiert man Ergebnisse, wenn diese unvorteilhaft sind?

Berichten Sie die Daten präzise und stellen Sie den Kontext dar. Sollten die Engagement-Werte deutlich gesunken sein, kommunizieren Sie dies klar und deutlich, nennen Sie alle möglichen Einflussfaktoren und bereiten Sie einen Lösungsvorschlag vor. Zielgruppen reagieren in der Regel positiver auf ehrliche Ergebnisse mit einem klaren Plan als auf beschönigende Resultate, die das eigentliche Problem verschleiern.

Um dies in die Praxis umzusetzen, AhaSlides – Kostenloser Umfrage-Generator Mit dieser Funktion können Sie Umfragen in wenigen Minuten erstellen, teilen und analysieren – live in einer Sitzung oder als eigenständiger Link.

Quellen

[1] Alchemer. Tortendiagramm oder Balkendiagramm? Präsentation der Umfrageergebnisse. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/

[2] Gedeihen. 5 Möglichkeiten, Umfrageantworten effektiv zu visualisieren. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/

[3] Rache. Wie man Umfrageergebnisse effektiv präsentiert. https://venngage.com/blog/survey-results/

[4] Erkenntnis 7. Die besten Methoden zur Präsentation von Umfragedaten gegenüber Stakeholdern. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/

[5] McKinsey Global Institute. Das Zeitalter der Analytik: Wettbewerbsfähigkeit in einer datengetriebenen Welt. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world