Pagalvokite apie paskutinę pateiktį, kuri iš tiesų prikaustė jūsų dėmesį nuo pradžios iki pabaigos. Tikėtina, kad ji buvo trumpesnė nei dauguma, joje buvo mažiau skaidrių nei tikėjotės, o tekstas ekrane buvo pakankamai didelis, kad būtų galima perskaityti neprisimerkus. Šis derinys nėra atsitiktinis. Tai sąmoningo apribojimo rezultatas.
10-20-30 taisyklę investuotojų pristatymams sukūrė Guy Kawasaki, nes auditorijos praradimo rizika yra akivaizdi ir iš karto matoma. Ši logika pasirodė esanti tokia pritaikoma, kad tapo viena iš plačiausiai profesionalių pristatymų sistemų. Dešimt skaidrių. Dvidešimt minučių. Mažiausiai trisdešimties punktų šriftas. Trys skaičiai, kurie išsprendžia daugumą problemų, dėl kurių pristatymai tampa užmirštami.
Šiame vadove paaiškinama, kodėl veikia kiekvienas apribojimas, kaip jie sąveikauja ir kaip pritaikyti sistemą bet kokiai kuriamai prezentacijai, nesvarbu, ar tai būtų investuotojų pristatymas, darbuotojų mokymas, ar argumentavimas skeptiškai nusiteikusių sprendimų priėmėjų grupei.
Problema, kurią ši taisyklė buvo sukurta išspręsti
Dauguma žmonių yra išklausę pristatymą, kuris atrodė kaip bausmė. Skaidrės septintojo dešimtmečio formatu. Tankios pastraipos aštuonių punktų šriftu. Kalbėtojas skaito pažodžiui iš ekrano, o auditorija skaito greičiau, baigia anksčiau už juos ir likusį laiką laukia kitos skaidrės. Niekas neprilimpa. Niekas neįstringa. Visi išeina įsisavinę mažiau, nei būtų įsisavinę iš gerai parašyto el. laiško.
Tai nėra retas gedimo režimas. Tai numatytasis nustatymas. Dauguma pristatymų programinės įrangos leidžia lengvai pridėti skaidrių ir teksto, o tai reiškia, kad daugumoje pristatymų susidaro per daug abiejų. Ši terpė linksta prie išsamumo, nes išsamumas atrodo saugus. Iškirpimas atrodo kaip kažko praradimas. Taip nėra. Tai redagavimas, o redagavimas yra tai, kas užtikrina pristatymo sėkmę.
10-20-30 taisyklė yra šio poslinkio korekcija. Tai ne iš išorės primestas kūrybinis suvaržymas, o apribojimų rinkinys, stumiantis kiekvieną sprendimą ta pačia kryptimi: link pristatymo, kuriame kalbėtojas pateikia argumentą, o skaidrės jį patvirtina, o ne atvirkščiai.
Kas yra 10-20-30 taisyklė?
Taisyklę sudaro trys dalys, kurių kiekviena nagrinėja skirtingą tipišką netinkamų pristatymų būdą.
Daugiausia dešimt skaidrių. Ne dešimt skaidrių kaip tikslas, o dešimt skaidrių kaip lubos. Šis apribojimas primeta tam tikrą redakcinę drausmę, kurios dauguma pristatymų niekada neišsiugdo: turite nuspręsti, kas yra esminis, o ne įtraukti viską, kas gali būti svarbu. Kai negalite visko sutalpinti, esate priversti nustatyti prioritetus. Tai, kas lieka po šio proceso, beveik visada yra stipresnė nei tai, nuo ko pradėjote.
Daugiausia dvidešimt minučių. Tai maždaug laikotarpis, per kurį auditorija gali išlaikyti susikaupimą be pertraukos. Po dvidešimties minučių dėmesys ne palaipsniui mažėja, o staigiau. Dvidešimties minučių trukmės pristatymas taip pat lengviau pritaikomas prie tvarkaraščių ir parodo pagarbą auditorijos laikui kitaip nei šešiasdešimties minučių trukmės pristatymas.
Mažiausias šriftas – trisdešimt punktų. Mažas tekstas yra simptomas, o ne dizaino pasirinkimas. Pranešėjai jį naudoja, kad skaidrėse tilptų daugiau turinio, o tai reiškia, kad garsiai skaitoma daugiau turinio, o tai reiškia, kad auditorija stebi, kaip kažkas skaito, o ne klausosi, kaip kažkas kalba. Mažiausias šriftas – trisdešimt punktų, neleidžia skaidrei tapti pristatymu. Tokio dydžio pastraipos netilps. Esate priversti detales perteikti ten, kur joms ir vieta: savo balse.
Šie trys apribojimai vienas kitą sustiprina. Mažiau skaidrių reiškia mažiau turinio. Mažiau turinio reiškia trumpesnius pristatymus. Didesnis šriftas reiškia mažiau teksto skaidrėje. Kartu jie skatina veikti ta pačia kryptimi: link pristatymo, kuriame kalbėtojas yra pagrindinis įvykis, o skaidrės – tik pagalbinė medžiaga.
Kodėl 10 skaidrių
Daugumoje pristatymų yra per daug skaidrių, nes pranešėjas nepriėmė sunkių sprendimų, kas iš tikrųjų svarbu. Pridėjus skaidrę, atrodo, kad sukuriama pridėtinė vertė. Taip nutinka retai. Paprastai tai reiškia atidėti pasirinkimą tarp dviejų idėjų, kurios turėjo būti viena.
Dešimt skaidrių priverčia rinktis. Kai pasiekiate ribą ir vis dar lieka turinio, turite nuspręsti: ar ši idėja yra pakankamai svarbi, kad pakeistų jau esamą idėją, ar ji turėtų būti išdalinamame lapelyje, tolesniame el. laiške ar žodiniame paaiškinime? Šis sprendimas yra darbas. Apribojimas yra tai, kas jus verčia tai daryti.
Rezultatas – pristatymas, sukurtas remiantis jūsų stipriausia medžiaga, o ne visa turima medžiaga. Kiekviena skaidrė užsitarnauja savo vietą. Niekas neatsiranda todėl, kad jums pritrūko priežasčių ją iškirpti.
Struktūra, tinkanti daugumai pristatymų tipų, vadovaujasi šia logika: pradėkite nuo problemos, paaiškinkite, kodėl ji svarbi, pristatykite savo sprendimą, paaiškinkite, kaip jis veikia, pateikite įrodymų, parodykite, kam jis skirtas, aptarkite konkurencinę ar alternatyvią aplinką, nustatykite įgyvendinimo galimybes, išdėstykite reikalingus išteklius ir užbaikite konkrečiu klausimu. Dešimt skaidrių. Po vieną idėją kiekvienoje. Išsamus argumentas nuo problemos iki veiksmo.
Proporcijos keičiasi priklausomai nuo konteksto. Mokymo pristatyme konkurencinė aplinka pakeičiama įgyvendinimo planu. Pardavimų pristatyme komandos skaidrė pakeičiama klientų įrodymais. Pagrindinė logika išlieka ta pati: problema, sprendimas, įrodymas, klausimas.
Kodėl 20 minučių
Dauguma žmonių praranda susikaupimą maždaug po dvidešimties minučių nepertraukiamo klausymosi. Tai nėra asmeninė problema ar šiuolaikinė dėmesio koncentracijos problema. Tai nuoseklus žmogaus dėmesio veikimo modelis. Už šio lango ribų jūs ne tik prašote daugiau laiko. Jūs prašote kažko, ko žmonės nebegali lengvai duoti.
Dvidešimt minučių taip pat yra praktiškas skaičius. Tai telpa į trisdešimties minučių trukmės susitikimo laiką, paliekant laiko klausimams. Jį lengviau suplanuoti nei valandą. Žmonės labiau linkę dalyvauti, labiau linkę išlikti susikaupę viso susitikimo metu ir labiau linkę išeiti aiškiai prisiminę, kas buvo pasakyta.
Laikas natūraliai suskirstomas į tris dalis. Įžanga, kurioje atkreipiate dėmesį ir paaiškinate, kodėl tai svarbu šiai konkrečiai auditorijai, trunka dvi tris minutes. Pagrindinis turinys, apimantis tris–keturis pagrindinius punktus, trunka dvylika–keturiolika minučių, maždaug po tris–keturias minutes kiekvienam punktui. Išvada ir raginimas veikti trunka dvi tris minutes. Taip lieka minutė ar dvi laisvos vietos, kurios pristatymams beveik visada reikia, nes jie dažniau būna ilgi nei trumpi.
Jei jūsų medžiagai iš tiesų reikia daugiau laiko, teisingas atsakas yra ne pratęsti pristatymą. Tiksliau – perkelti detales į patvirtinamuosius dokumentus ir tas dvidešimt minučių skirti argumentams, kurie paskatintų žmones juos perskaityti.
Kodėl 30 taškų šriftas
Mažas šriftas naudojamas, kai skaidrė per daug atskleidžia informaciją. Pranešėjas nori ekrane pateikti visą paaiškinimą, todėl šriftas sumažinamas, kad tilptų. Kadangi paaiškinimas yra ekrane, pranešėjas jį garsiai perskaito. Auditorija skaito greičiau nei pranešėjas kalba, baigia skaidrę anksčiau nei jis pats ir likusį laiką praleidžia laukdama, o ne klausydamasi.
Trisdešimties taškų minimumas panaikina šią tendenciją. Tokio dydžio standartinėje skaidrėje telpa trys–keturios trumpos teksto eilutės. Antraštė ir dvi pagalbinės frazės. Viena statistika su žyma. Štai ir viskas. Išsami informacija, kuri anksčiau buvo skaidrėje, turi būti kažkur kitur, ir vienintelė vieta, kur ji gali būti, yra balsinis pateikimas, kur jai ir vieta.
Šis apribojimas taip pat išsprendžia prieinamumo problemą, apie kurią pranešėjai retai susimąsto. Žmonės salės gale gali skaityti 30 punktų tekstą. Žmonės su regėjimo negalia gali skaityti 30 punktų tekstą. Mažas tekstas tyliai ir be jokio signalo, kad tai vyksta, išskiria dalį auditorijos.
Kai kurie pranešėjai taiko dar griežtesnius apribojimus, sumažindami skaidres iki vieno paveikslėlio ar kelių žodžių. Šių metodų principas yra toks pat kaip ir 10-20-30 taisyklė: kuo mažiau skaidrėje parašyta, tuo daugiau turi pasakyti pranešėjas. O pranešėjas, kalbantis iš nuoširdaus supratimo, beveik visada yra įdomesnis nei garsiai skaitomos skaidrės.
Kaip tai atrodo praktiškai
Skirtumą tarp pristatymo, sukurto naudojant šią sistemą, ir pristatymo be jos lengviau pamatyti konkrečiame pavyzdyje nei aprašyti abstrakčiai.
Įsivaizduokite, kad savo vadovų komandai pristatote naujų darbuotojų mokymo programą. Neturėdami jokių apribojimų dėl apimties ar struktūros, parengiate 35 skaidres: programos istoriją, rinkos tyrimus, konkurentų analizę, išsamų mokymo programos suskirstymą, išlaidų suskirstymą pagal skyrius, kiekvienos vietos įgyvendinimo terminus, priedus. Pristatymas trunka 75 minutes. Vadovai praranda dėmesį maždaug ties 20 skaidre. Baigiate, visiems padėkojate ir kelias savaites laukiate atsakymo, kuris gali taip ir neatvykti. Visa informacija buvo pateikta. Argumentų – ne.
Taikant 10-20-30 sistemą, tas pats pasiūlymas tampa dešimčia skaidrių:
- Problema: dabartinis įvadinis procesas trunka tris mėnesius ir skirtingose vietose duoda nevienodus rezultatus.
- Kaina: sulėtėjęs produktyvumas, didelis ankstyvas darbuotojų praradimas, nepastovi klientų patirtis.
- Sprendimas: struktūrizuota aštuonių savaičių programa su standartizuotu turiniu ir vadovo kontroliniais punktais.
- Kaip tai veikia: trys etapai, apimantys orientaciją, vaidmeniui būdingus mokymus ir prižiūrimą praktiką su grįžtamojo ryšio ciklais.
- Bandomojo projekto rezultatai: programa buvo vykdoma dviejose vietose šešis mėnesius, o klientų išlaikymo ir produktyvumo pasiekimo laiko pagerėjimas buvo pastebimas.
- Įgyvendinimo planas: diegimas visose vietose per dvylika mėnesių, paskiriant atskirą projekto vadovą.
- Reikalingi ištekliai: biudžetas, darbuotojų skaičius ir technologijų poreikiai, suskirstyti pagal etapus.
- Laiko juosta: pagrindiniai etapai nuo patvirtinimo iki visiško įdiegimo.
- Rizika ir jos mažinimas: trys labiausiai tikėtinos kliūtys ir kaip planas sprendžia kiekvieną iš jų.
- Prašymas: patvirtinti dvylikos mėnesių bandomąjį biudžetą ir paskirti projekto vadovą.
Jūs pristatote per aštuoniolika minučių. Argumentai aiškūs: ši programa veikia, planas realus, o biudžetas pagrįstas. Vadovai supranta, ką jų prašoma patvirtinti. Jūs pateikiate visą dokumentaciją, bet gyvas pristatymas atliko savo darbą.
35 skaidrių ir 10 skaidrių versijose pateikiama daugmaž ta pati informacija. Skirtumas tas, kad pirmoje versijoje pateikiamas argumentas, o kitoje – failas.
Kaip sukurti 10-20-30 pristatymą
Pradėkite dar prieš atidarydami skaidrių rinkinį. Parašykite pagrindinę mintį vienu sakiniu: kokį vieną dalyką norite, kad jūsų auditorija prisimintų ar padarytų? Jei negalite parašyti šio sakinio, vadinasi, dar neturite pakankamai aiškaus argumento. Tai naudinga žinoti dar nesukūrus trisdešimties skaidrių.
Tada išvardykite viską, kas, jūsų manymu, turėtų būti pateikta pristatyme. Šiame etape neredaguokite. Išvardykite viską, kas yra būtina, o tada peržiūrėkite, ką turite. Kas yra esminė? Kas yra papildoma informacija? Kokia užpildymo dalis įtraukėte, nes atrodė saugiau, nei jos nerašoma?
Likusią dalį suskleiskite į pasakojimą: problema, sprendimas, įrodymai, klausimas. Kiekvienai iš dešimties skaidrių priskirkite po vieną idėją. Jei turite daugiau nei dešimt idėjų, kurios atrodo esminės, arba aprėpiate per plačią temą, arba dar nepriėmėte sunkių sprendimų. Priimkite juos dabar, o ne prieš savo auditoriją.
Kiekvienai skaidrei paklauskite, ar galite parodyti mintį, o ne ją aprašyti. Diagrama, kuri vizualiai pateikia mintį, atlieka daugiau darbo nei tekstas, kuris ją paaiškina žodžiu. Viską, kas netelpa į 30 punktų šriftą, perkelkite į savo sakytinę kalbą, kur jai ir vieta.
Garsiai praktikuokitės ir matuokite laiką. Žinokite, kur ilgai bėgate, ir ten sustokite, o ne greitinkite. Įprastu tempu dvidešimt minučių trunkanti prezentacija skiriasi nuo skuboto dvidešimt minučių trukmės prezentacijos. Pirmasis būdas gerbia jūsų auditoriją, o antrasis – rodo, kad nepakankamai redagavote.
Bendri rūpesčiai
Dažniausias prieštaravimas yra tas, kad dvidešimties minučių nepakanka sudėtingoms temoms. Paprastai taip ir yra. Klaida – išsamios informacijos painiojimas su efektyvia komunikacija. Dvidešimties minučių trukmės pristatymas, kuriame aiškiai išdėstyti trys punktai ir pelnytas auditorijos pasitikėjimas, duoda daugiau naudos nei šešiasdešimties minučių trukmės pristatymas, kuriame aptariama viskas ir niekas neįsimenama. Detalumas turėtų būti pateikiamas pagalbiniuose dokumentuose, kuriuos žmonės skaito, kai yra pasirengę gilintis, o ne tiesioginėje sesijoje, kur dėmesys yra ribotas.
Antras prieštaravimas – ar dešimt tikrai yra tinkamas skaičius, ar vienuolika ar dvylika būtų tinkami. Esmė yra skaičius. Tai riba, o ne pasiūlymas. Kai tik leidžiate išimtis, vėl grįžtate prie išpūstų pristatymų, pateisinamų po vieną skaidrę. Drausmė laikytis dešimties dažnai yra ta vieta, kur priimami geriausi redakciniai sprendimai. Skaidrėje, kurios nenorite iškirpti, paprastai yra kažkas, ką verta pasakyti žodžiu, o ne parodyti ekrane.
Daug duomenų turinčios prezentacijos kelia pagrįstą susirūpinimą: kas nutinka su skaičiais, kurie neatitinka? Atsakymas yra tas, kad svarbiausi skaičiai pateikiami skaidrėse, aiškiai anotuoti. Pagrindžiantys duomenys pateikiami dalomojoje medžiagoje arba priede, į kurį jūs remiatės, bet nepateikiate. Jūsų užduotis auditorijoje – aiškiai ir įtikinamai pateikti pagrindines išvadas. Vėliau auditorija gali užduoti klausimus apie visą duomenų rinkinį.
Šrifto prieštaravimas pats savaime atsako. Trisdešimties taškų minimalus dydis reiškia didesnį tekstą, o tai reiškia, kad skaidres galės skaityti ir salės gale esantys žmonės. Jei dabartinis šrifto dydis reikalauja, kad auditorija prisimerktų arba pasilenktų į priekį, tai nėra dizaino prioritetas. Tai problema, kurią išsprendžia ši taisyklė.
Žengiant toliau su „AhaSlides“
10-20-30 taisyklė reglamentuoja, kas pateikiama skaidrėse ir kiek laiko kalbate. Ji nereglamentuoja, ką jūsų auditorija veikia pristatymo metu, o daugelio pristatymų atveju tai yra niekis.
Interaktyvūs elementai tai pakeičia. Apklausa, atliekama tuo metu, kai jūsų auditorija turi susieti problemą su savo situacija, suteikia problemai asmeniškumo įspūdį dar prieš jums pateikiant savo argumentus. Žodžių debesis pristatymo viduryje realiuoju laiku parodo, kurios idėjos kyla, o kurios ne, dar prieš jums įsipareigojant aptarti likusią savo argumento dalį. Anoniminė klausimų ir atsakymų sesija, integruota į natūralų perėjimą, užfiksuoja jūsų auditorijos prieštaravimus, kurių ji neišsako garsiai.
Šios akimirkos neprideda ilgio ar sudėtingumo. Įtrauktos į 10-20-30 pristatymą, jos telpa į dvidešimties minučių langą ir pasyvų skaidrių peržiūrą pakeičia aktyviu dalyvavimu. „AhaSlides“ sukurta taip, kad tai būtų paprasta: apklausos, viktorinos, žodžių debesys ir klausimų bei atsakymų sesijos yra jūsų pristatymo sraute, todėl perėjimas nuo turinio prie sąveikos atrodo apgalvotas, o ne trikdantis.
10-20-30 taisyklė padaro jūsų pristatymą glaustą ir sutelktą. Interaktyvūs elementai suteikia jam dvikryptį pobūdį. Verta turėti abu.
Baigiamasis žodis
10-20-30 taisyklė veikia, nes problemos, kurias ji sprendžia, yra realios ir nuoseklios. Per daug skaidrių. Per daug teksto. Per mažai laiko skiriama pačiam argumentui. Šie trys apribojimai sprendžia visus tris vienu metu ir tai daro priversdami priimti sprendimus, kuriuos dauguma pranešėjų atideda iki tol, kol jie stovi priešais auditoriją be jokių gerų variantų.
Dešimt skaidrių. Dvidešimt minučių. Trisdešimties punktų šriftas. Kitą kartą pristatydami pritaikykite visus tris ir atkreipkite dėmesį, ką jus verčia daryti apribojimai. Jūsų padaryti iškarpymai beveik visada yra teisingi. Sutaupytas laikas beveik visada yra vertinamas. O kitoje pusėje pateiktas pristatymas beveik visada yra geresnis nei tas, nuo kurio pradėjote.
