Renginių industrija auga, o įmonių biudžetai seka paskui ją. Vis daugiau įmonių rengia daugiau asmeninių susibūrimų nei prieš trejus metus, ir ši tendencija spartėja, o ne keičiasi.
Dėl tokio augimo patikimas vykdymas tampa dar svarbesnis, o ne mažiau svarbus. Kai konkurentai rengia daugiau renginių, prastai organizuotas renginys išsiskiria. Šiame vadove aprašomi visi įmonės renginių planavimo etapai – nuo tikslo nustatymo iki duomenų po renginio analizės – tokiu formatu, kurį galite praktiškai naudoti.
1 veiksmas: pirmiausia apibrėžkite tikslą
Visi kiti šio vadovo sprendimai kyla iš vieno klausimo: ko šis renginys turi pasiekti?
Įmonių renginiai paprastai skirstomi į kelias kategorijas. Komandos formavimo renginiai siekia pagerinti pasitikėjimą ir bendradarbiavimą. Mokymo renginiai perteikia konkrečius įgūdžius ar žinias. Klientų renginiai stiprina santykius arba generuoja potencialius klientus. Konferencijos ir aukščiausiojo lygio susitikimai pozicionuoja įmonę, pritraukia talentus arba generuoja spaudos dėmesį. Hibridiniai arba visų šalių susitikimai sujungia paskirstytas organizacijas pagal strategiją.
Užrašykite vieną sakinį, apibūdinantį sėkmingo renginio rezultatą. „Dalyviai išvyksta su praktinėmis žiniomis apie mūsų trečiojo ketvirčio produktų kūrimo planą ir trimis konkrečiais tolesniais veiksmais“ yra tinkamas tikslas. „Surengti puikų įmonės renginį“ – ne.
Šis tikslas taip pat lemia jūsų sėkmės rodiklį. Jei renginys skirtas mokymams, žinių išlaikymą galite įvertinti atlikdami po renginio atliktą viktoriną arba 30 dienų elgesio apklausą. Jei tai kliento renginys, tinkamas skaičius gali būti sugeneruotas potencialių klientų skaičius arba susitikimų užsakymo rodiklis. Prieš pasirinkdami vietą, pasirinkite rodiklį.
2 veiksmas: nustatykite biudžetą, numatydami atsarginį planą
Biudžetas yra apribojimas, kuris lemia visus kitus sprendimus. Nustatykite jį anksti ir prieš įsipareigodami bet kuriam tiekėjui, būtinai gaukite pinigus tvarkančio asmens pritarimą.
Įprastas įmonės renginio biudžetas suskirstomas maždaug taip:
Renginių vietos nuoma paprastai sudaro 25–30 % visų išlaidų. Maitinimas ir gėrimai sudaro 30–35 %. Garso ir vaizdo įrangos bei technologijų išlaidos sudaro 15–25 %. Pranešėjų, pramogų ir moderavimo išlaidos kartu paprastai sudaro 5–10 %. Rinkodara ir spausdinta medžiaga sudaro dar 5 %. Likę 10–15 % turėtų būti laikomi nenumatytomis išlaidomis ir traktuojami kaip nederybinis eilutės straipsnis, o ne kaip pasirenkamas buferis.
Paskutinę eilutę praleidžia dauguma naujų planuotojų. Įrangos gedimai, maitinimo paslaugų teikėjų atšaukimai, dalyvių skaičius viršija prognozes, vietos mokesčiai už automobilių stovėjimą, apie kuriuos nežinojote. Į biudžetą nuo pat pradžių įtraukite nenumatytus atvejus, o ne gaudykite patvirtinimus, kai kas nors nepavyksta.
Taip pat atskirkite fiksuotas išlaidas (vietos nuoma, pranešėjų mokesčiai) nuo kintamų išlaidų (maitinimas vienam asmeniui, spausdinta medžiaga vienam dalyviui). Fiksuotos išlaidos galioja nepriklausomai nuo to, ar turite 50, ar 150 dalyvių. Kintamos išlaidos yra skaliuojamos. Jei jūsų dalyvių skaičiaus įvertis nėra aiškus, prieš įsipareigodami dėl vietos dydžio, sumodeliuokite abu scenarijus.
3 veiksmas: sukurkite planavimo laiko juostą
Didelėms konferencijoms, prekybos parodoms ar kelių dienų įmonės renginiams realus 10–12 mėnesių laikotarpis. Mažesniems vidiniams susitikimams ar seminarams dažnai pakanka 5–6 savaičių. Bendroji taisyklė: kuo daugiau tiekėjų dalyvauja, tuo daugiau laiko reikia.
Likus trims–šešiems mėnesiams iki susitikimo, užsitikrinkite datą ir vietą, patvirtinkite biudžetą ir vidinį pritarimą, taip pat nustatykite ir sudarykite sutartis su pranešėjais, moderatoriais ar pramogų teikėjais. Kai tik pranešėjai bus patvirtinti, pradėkite registraciją arba išsiųskite norimas datas.
Likus šešioms–aštuonioms savaitėms, užbaigti darbotvarkę ir renginio eigą, patvirtinti maitinimo įstaigų skaičių ir mitybos reikalavimus, informuoti AV komandą apie techninius reikalavimus ir išsiųsti išsamius kvietimus arba registracijos priminimus.
Per paskutines dvi savaites patvirtinkite visus tiekėjų pristatymus ir kontaktus, užbaigite dalyvių sąrašą ir logistikos informaciją bei paruoškite visas medžiagas, skaidres ar spausdintą medžiagą. Jei neseniai to nedarėte, apsilankykite objekte.
Per paskutines 48 valandas atlikite išsamų patikrinimą su vietoje esančiais darbuotojais, išbandykite visą antivirusinę įrangą ir techniką prieš visiems atvykstant ir instruktuokite visus komandos narius apie jų vaidmenis ir problemos sprendimo būdus.
4 veiksmas: pasirinkite ir patvirtinkite vietą
Renginio vietos pasirinkimas yra biudžeto ir logistikos derinys. Prieš pasirašydami sutartį, patikrinkite kelis dalykus:
Talpa. Daugumoje vietų skelbiamas maksimalus vietų skaičius, kuris nurodo priešgaisrinės saugos reikalavimus, o ne patogų užimtumą. Sėdimų vietų renginių atveju iš nurodyto maksimalaus skaičiaus atimkite maždaug 20–25 %, kad gautumėte realų darbinį skaičių.
AV ir techninė infrastruktūra. Išsiaiškinkite, kas įskaičiuota į nuomą, ir ką jums reikės atsinešti. „Wi-Fi“ pralaidumas yra labai svarbus, jei dalyviai naudosis įrenginiais arba paleisite interaktyvius elementus.
Maitinimo politika. Kai kuriose vietose reikalaujama naudotis jų pačių maitinimo paslaugomis. Kitose leidžiama naudotis išorės tiekėjų paslaugomis. Prieš sudarydami biudžetą maistui ir gėrimams, išsiaiškinkite, kuriuos tiekėjus galite užsisakyti.
Prieinamumas. Įsitikinkite, kad renginys yra fiziškai prieinamas dalyviams su negalia, ir patikrinkite, ar renginio vietoje yra pritaikyti tualetai, automobilių stovėjimo aikštelė ir įėjimai.
Atšaukimo ir nenugalimos jėgos sąlygos. Prieš pasirašydami perskaitykite užstato struktūrą ir atšaukimo baudas. Žinokite, kas nutinka, jei renginį reikia atidėti.
Viską gaukite raštu patvirtintą. Žodinis susitarimas dėl įtrauktų lentelių ar pažadėto techninio paketo neturi teisinės galios.
5 veiksmas: valdykite tiekėjus kaip projektą
Įmonių renginiuose paprastai dalyvauja keli tiekėjai: maitinimas, garso ir vaizdo įranga, dekoras, fotografija, transportas, apsauga ir dažnai trečiosios šalies renginių valdymo platforma. Kiekvienas iš jų yra priklausomas nuo kitų ir turi savo laiko grafiką.
Veiksmingas metodas: su tiekėjų valdymu elkitės taip pat, kaip su projektų valdymu. Kiekvienas tiekėjas gauna aiškią užduotį, kurioje nurodyti rezultatai, terminai, kontaktinė informacija ir eskalavimo keliai. Jūs planuojate patikrinimus proporcingai rizikai: kas savaitę renginio vietai ir maitinimo įmonei po dviejų mėnesių, dažniau per paskutines dvi savaites.
Sukurkite vieno puslapio tiekėjo kontaktinę formą su vardu, pavarde, vaidmeniu, mobiliojo telefono numeriu ir vienos eilutės santrauka, už ką jie atsakingi. Šį dokumentą jūsų komanda naudoja renginio vietoje, kai renginio dieną 7 val. ryto kas nors nutinka ne taip.
Aiškiai paklauskite kiekvieno tiekėjo: ko jums iš manęs reikia ir iki kada? Tiekėjų nesėkmes dažnai lemia renginio organizatorius, kuris praleidžia terminą (personalo patvirtinimas, patalpų plano patvirtinimas, meniu pasirinkimas), o ne tiekėjas.
6 veiksmas: sukurkite logistikos planą vietoje
Logistika yra atotrūkis tarp gero plano ir gero renginio. Elementai, kuriuos dauguma organizatorių neįvertina:
Registracija ir įsiregistravimas. 200 žmonių renginys su viena registracijos stotimi sukuria 20 minučių eilę. Arba turėkite kelias stotis, arba naudokite mobiliąją registracijos programėlę. Iš anksto išbandykite procesą.
Parodos eiga. Išsamus, laiku užkoduotas dokumentas, apimantis kiekvieną renginio elementą nuo pakrovimo iki išardymo. Nurodoma, kas atsakingas už kiekvieną perėjimą, kas nutinka, jei pranešėjas užsibūna per ilgai, ir kada tiekėjai turėtų atvykti ir išvykti.
Nenumatytų atvejų protokolai. Nustatykite tris labiausiai tikėtinus gedimo taškus (AV gedimas, pranešėjo neatvykimas, maitinimo vėlavimas) ir kiekvienam iš jų parengkite rašytinį avarinį planą. Prieš prasidedant renginiui, informuokite savo komandą apie juos.
Dalyvių patirties detalės. Dalyvių pastebimi nesklandumai: neaiškūs ženklai, ilgos registracijos eilės, prastas belaidis internetas, vandens trūkumas pertraukų metu, sunkiai randami tualetai. Tai detalės, kurios lemia, kaip žmonės prisimena renginį.
Naudingas kontrolinis sąrašas dienos planui:
Atvykite bent 90 minučių prieš atidarant duris. Apeikite kiekvieną erdvę: registracijos zoną, pagrindinę salę, atskiras patalpas, maitinimo įrangą ir tualetus. Įsitikinkite, kad pristatytas maitinimas atitinka užsakymą. Patikrinkite garso ir vaizdo sistemą su tikrais pristatymo failais, o ne su rezervuotais failais. Informuokite registracijos komandą apie registracijos procesą ir visus VIP atvykimus. Įsitikinkite, kad visi tiekėjų kontaktai yra pasiekiami mobiliuoju telefonu. Viso renginio metu turėkite po ranka atspausdintą renginio aprašymą.
Vienas dalykas, kurį verta aiškiai numatyti biudžete: logistiką tą dieną valdantis asmuo neturėtų būti tas pats asmuo, kuris pristato, moderuoja ar valdo suinteresuotųjų šalių santykius. Dviejų užduočių atlikimas vienu metu neišvengiamai sukelia problemų abiem atvejais.
7 veiksmas: Įvertinimas po renginio
Renginys baigėsi. Dauguma organizatorių lengviau atsikvepia ir juda toliau. Tie, kurie nuolat rengia geresnius renginius, daro dar vieną dalyką: jie užbaigia ciklą.
Per 48 valandas išsiųskite dalyvių apklausą. Trumpa: daugiausia 5 klausimai. Aptarkite bendrą pasitenkinimą, vertingiausią elementą, mažiausiai vertingą elementą, vieną dalyką, kurį jie pakeistų, ir ar dalyvautų dar kartą. Atsakymų dažnis po 48 valandų smarkiai sumažėja, todėl išsiųskite ją greitai.
Įvertinkite savo rezultatus, atsižvelgdami į 1 veiksme išsikeltą tikslą. Ar renginys pasiekė tai, ką turėjo pasiekti? Jei tikslas buvo įgūdžių perdavimas, ką rodo vertinimo balai? Jei tai buvo komandos darna, kokie susitikimai buvo suplanuoti? Jei tai buvo komandos darna, ką apklausa sako apie ryšį ir pasitikėjimą?
Dokumentuokite, kas pasiteisino, o kas ne, pakankamai išsamiai, kad kažkas kitas galėtų panaudoti užrašus. Parodos eigos dokumentas, tiekėjų kontaktai, faktiniai biudžeto duomenys ir dalyvių atsiliepimai turėtų būti archyvuojami kartu.
Galiausiai: aptarkite renginį organizavusios komandos darbą per savaitę, kol dar šviežia atmintis. Įžvalgos, kurios padės išvengti kitų metų problemų, kyla iš vietoje buvusių žmonių, o ne iš apklausos po renginio.
Interaktyvių įmonių renginių vedimas naudojant „AhaSlides“
Dauguma korporacinių renginių praleidžia tą akimirką, kai praleidžiame 45 minutes ir niekas neužduoda klausimų. Interaktyvumo įtraukimas į programą nuo pat pradžių to neleidžia.
„AhaSlides“ tiesiogiai integruojasi į pristatymus ir veikia dalyvių telefonuose per prisijungimo nuorodą, nereikia atsisiųsti programėlės. Tiesioginės apklausos suteikia pranešėjams realiuoju laiku sužinoti, ką galvoja auditorija, prieš pereinant prie kitos temos. Žodžių debesys atskleidžia tai, kas rūpi žmonėms, nereikalaujant, kad kas nors pirmiausia pasisakytų. Anoniminiai klausimai ir atsakymai leidžia dalyviams užduoti klausimus, kurių jie nekeltų atviroje diskusijoje, o tai svarbu sesijose, kuriose dalyvauja daug įvairių dalyvių.
Atliekant vertinimą po renginio, baigiamosios apklausos atlikimas ekrane kaip paskutinis programos elementas nuosekliai duoda geresnių rezultatų nei tolesnis el. laiškas. Žmonės vis dar yra kambaryje, vis dar stebi, ir tai atspindi atsakymų dažnis.
Dažnai užduodami klausimai
Kas yra įmonės renginių planavimas? Renginio planavimas – tai visų struktūrizuoto susibūrimo elementų organizavimo ir koordinavimo procesas: vietos, logistikos, tiekėjų, programos ir dalyvių patirties; visko, kad jis vyktų sklandžiai ir pasiektų numatytą tikslą.
Kokie yra 5 renginių valdymo „C“? 5 „C“ yra koncepcija, koordinavimas, kontrolė, kulminacija ir užbaigimas. Jie apibūdina visą renginio eigą nuo pradinės idėjos iki įgyvendinimo ir užbaigimo po renginio.
Kiek kainuoja įmonės renginys? Nedidelis vidinis susitikimas gali kainuoti kelis tūkstančius dolerių. Vidutinio dydžio konferencija, kurioje dalyvauja 200–500 žmonių, paprastai kainuoja 50 000–500 000 dolerių, priklausomai nuo miesto, vietos, maitinimo kokybės ir programos. Didelio masto renginiai gali kainuoti milijonus dolerių. Didžiausias kintamasis yra vieta ir maistas bei gėrimai, kurie kartu dažnai sudaro 55–75 % visų išlaidų.
Kiek laiko iš anksto reikėtų planuoti įmonės renginį? Didelėms konferencijoms ar kelių dienų renginiams realus laikotarpis yra 10–12 mėnesių. Mažesniems seminarams ar vidiniams susitikimams gali pakakti 5–6 savaičių. Pagrindinis kintamasis yra tiekėjų prieinamumas: kuo daugiau tiekėjų dalyvauja, tuo daugiau laiko reikia.
Kokių įgūdžių reikia įmonės renginių planuotojui? Organizuotumas yra pagrindas, tačiau įgūdis, skiriantis gerus planuotojus nuo puikių, yra numatyti nesėkmių taškus dar prieš joms įvykstant ir turėti planą. Kiekviename renginyje kas nors nepavyksta; klausimas, ar apie tai pagalvojote iš anksto.
