Susitikimai atlieka lemiamą vaidmenį įmonėse ir organizacijose, nes jie yra platforma diskusijoms ir problemoms spręsti bei vidaus reikalams tvarkyti, siekiant paskatinti pažangą. Norėdami užfiksuoti šių virtualių ar asmeninių susitikimų esmę,
Susitikimo minutės or
susitikimo protokolas (mama)
yra labai svarbūs atliekant pastabas, apibendrinant pagrindines aptartas temas ir stebint priimtus sprendimus ir rezoliucijas.
Šis straipsnis padės jums rašyti veiksmingą susitikimo protokolą, pateiks pavyzdžių ir šablonų, kuriuos reikia naudoti, taip pat geriausia praktika, kurios reikia laikytis.
Turinys
Kas yra susirinkimo protokolai?
Kas yra minutės kūrėjas?
Kaip rašyti posėdžio protokolą
Susitikimo protokolų pavyzdžiai (+ šablonai)
Patarimai, kaip sudaryti geras susitikimo minutes
Pagrindiniai taksieji
![Susitikimo minutės](https://ahaslides.com/wp-content/uploads/2023/02/closeup-secretary-taking-notes-meeting-1024x614.jpg)
![Meeting Minutes |](http://tdns.gtranslate.net/tdn-static2/images/edit.png)
![Freepik.com](http://tdns.gtranslate.net/tdn-static2/images/edit.png)
Tikimės, kad šis straipsnis padės jums nebejausti iššūkio rašyti susitikimo protokolus. Ir nepamirškite būti kūrybingi ir interaktyvūs kiekviename susitikime su:
„AhaSlides“ viešasis šablonas
Projekto pradžios susitikimas
Strateginio valdymo susitikimas
Susitikimai versle
|10 tipų ir geriausios praktikos
Susitikimo darbotvarkė
| 8 pagrindiniai žingsniai, pavyzdžiai ir nemokami šablonai
Kvietimas į susitikimą el
| Geriausi patarimai, pavyzdžiai ir šablonai
AI internetinės viktorinos kūrėjas | Padaryti viktorinos tiesiogiai | Atskleidžia 2024 m
„Live Word“ debesies generatorius | 1 m. 2024 nemokamas žodžių grupių kūrėjas
14 geriausių 2024 m. protų šturmo mokykloje ir darbe įrankių
Kas yra vertinimo skalė? | Nemokamas apklausos skalės kūrėjas
Atsitiktinis komandos generatorius | 2024 m. atsitiktinių grupių kūrėjas atskleidžia
Kas yra susirinkimo protokolai?
Posėdžio protokolas yra rašytinis susirinkimo metu vykstančių diskusijų, sprendimų ir veiksmų punktų įrašas.
Jie yra nuoroda ir informacijos šaltinis visiems dalyviams ir tiems, kurie negali dalyvauti.
Jie padeda užtikrinti, kad svarbi informacija nebūtų pamiršta ir kad visi būtų tame pačiame puslapyje apie tai, kas buvo aptarta ir kokių veiksmų imtis.
Jie taip pat užtikrina atskaitomybę ir skaidrumą dokumentuodami posėdžio metu priimtus sprendimus ir įsipareigojimus.
Kas yra minutės kūrėjas?
Protokolininkas yra atsakingas už tikslų diskusijų ir posėdžio metu priimtų sprendimų fiksavimą.
Jie gali būti administracijos pareigūnas, sekretorius, padėjėjas ar vadovas arba savanorių komandos narys, atliekantis užduotį. Labai svarbu, kad protokoluotojas gerai organizuotų ir užsirašytų pastabas bei galėtų veiksmingai apibendrinti diskusijas.
![](https://ahaslides.com/wp-content/uploads/2023/02/24817783_77z_2203_w009_n001_117a_p25_117-1024x683.jpg)
![Meeting Minutes](http://tdns.gtranslate.net/tdn-static2/images/edit.png)
Įdomus susitikimų su „AhaSlides“ dalyvavimas
Surinkite žmones tuo pačiu metu
Užuot atėję prie kiekvieno stalo ir „tikrinę“ žmones, jei jie nepasirodys, dabar galite pritraukti žmonių dėmesį ir patikrinti jų lankomumą naudodamiesi įdomiomis interaktyviomis viktorinomis su „AhaSlides“!
![🚀 Get Free Templates ☁️](http://tdns.gtranslate.net/tdn-static2/images/edit.png)
Kaip rašyti posėdžio protokolą
Kad susitikimo protokolai būtų veiksmingi,
pirma, jie turi būti objektyvūs, būti faktinis susitikimo įrašas
, ir vengti asmeninių nuomonių ar subjektyvių diskusijų interpretacijų. Kitas,
jis turi būti trumpas, aiškus ir lengvai suprantamas,
sutelkite dėmesį tik į pagrindinius dalykus ir venkite pridėti nereikalingų detalių. Pagaliau,
ji turi būti tiksli ir užtikrinti, kad visa įrašyta informacija būtų šviežia ir aktuali.
Pereikime prie susitikimo protokolo rašymo detalių atlikdami šiuos veiksmus!
8 Pagrindinės posėdžio protokolo dalys
Susitikimo data, laikas ir vieta
Dalyvių sąrašas ir atsiprašymas už nebuvimą
Susirinkimo darbotvarkė ir tikslas
Diskusijų ir priimtų sprendimų santrauka
Visi balsavimai ir jų rezultatai
Veiksmo elementai, įskaitant atsakingą šalį ir įvykdymo terminą
Bet kokie tolesni veiksmai arba tolesni elementai
Baigiamosios kalbos arba susirinkimo atidėjimas
![Kaip rašyti posėdžio protokolą](https://ahaslides.com/wp-content/uploads/2023/02/group-diverse-people-having-business-meeting-1024x561.jpg)
![How to Write Meeting Minutes](http://tdns.gtranslate.net/tdn-static2/images/edit.png)
Veiksmingų susitikimo protokolų rašymo žingsniai
1/ Paruošimas
Prieš susitikimą susipažinkite su posėdžio darbotvarke ir visa susijusia pagrindine medžiaga. Įsitikinkite, kad turite visus reikiamus įrankius, pvz., nešiojamąjį kompiuterį, bloknotą ir rašiklį. Taip pat naudinga peržiūrėti ankstesnius posėdžio protokolus, kad suprastumėte, kokią informaciją įtraukti ir kaip ją suformatuoti.
2/ Užrašų darymas
Susitikimo metu aiškiai ir glaustai užsirašykite diskusijas ir priimtus sprendimus. Turėtumėte sutelkti dėmesį į pagrindinių punktų, sprendimų ir veiksmų elementų fiksavimą, o ne perrašyti visą susitikimą pažodžiui. Būtinai įtraukite kalbėtojų vardus ar bet kokias pagrindines citatas ir visus veiksmus ar sprendimus. Ir venkite rašyti sutrumpintais ar trumpiniais, kad kiti nesuprastų.
3/ Sutvarkykite protokolus
Peržiūrėkite ir sutvarkykite savo pastabas, kad po susitikimo sudarytumėte nuoseklią ir glaustą protokolų santrauką. Galite naudoti antraštes ir ženklelius, kad minutes būtų lengva skaityti. Nesiimkite asmeninės nuomonės ar subjektyvios diskusijos interpretacijos. Susikoncentruokite į faktus ir tai, dėl ko buvo susitarta susitikimo metu.
4/ Detalių įrašymas
Jūsų susitikimo protokole turėtų būti visa svarbi informacija, tokia kaip data, laikas, vieta ir dalyviai. Ir paminėkite visas svarbias aptartas temas, sprendimus ir priskirtus veiksmus. Būtinai užrašykite visus balsavimus ir bet kokių diskusijų rezultatus.
5/ Veiksmo elementai
Būtinai nurodykite visus priskirtus veiksmus, įskaitant atsakingą asmenį ir atlikimo terminą. Tai yra esminė posėdžio protokolo dalis, nes taip užtikrinama, kad visi žinotų savo pareigas ir jų įvykdymo terminą.
6/ Peržiūra ir platinimas
Turėtumėte peržiūrėti protokolų tikslumą ir išsamumą ir atlikti reikiamus pataisymus. Įsitikinkite, kad visi pagrindiniai dalykai ir sprendimai yra pažymėti. Tada galite išplatinti protokolus visiems dalyviams asmeniškai arba el. paštu. Saugokite minučių kopijas centralizuotoje vietoje, kad galėtumėte lengvai pasiekti, pvz., bendrame diske arba debesų saugyklos platformoje.
7/ Tolesni veiksmai
Įsitikinkite, kad susitikimo veiksmų klausimai būtų vykdomi ir nedelsiant užbaigti. Naudokite minutes, kad galėtumėte stebėti pažangą ir įsitikinti, kad sprendimai yra įgyvendinti. Tai padeda išlaikyti atskaitomybę ir užtikrina, kad susitikimas būtų produktyvus ir efektyvus.
![susirinkimo protokolo pavyzdys](https://ahaslides.com/wp-content/uploads/2023/02/asia-businesspeople-using-desktop-talk-colleagues-discussing-business-brainstorm-about-plan-video-call-meeting-new-normal-office-1024x576.jpg)
Susitikimo protokolų pavyzdžiai (+ šablonai)
1/ Posėdžio protokolo pavyzdys: paprastas susirinkimo šablonas
Paprastų posėdžių protokolų detalumo ir sudėtingumo lygis priklausys nuo susitikimo tikslo ir jūsų organizacijos poreikių.
Paprastai paprasti posėdžių protokolai naudojami vidiniams tikslams ir nebūtinai turi būti tokie formalūs ar išsamūs kaip kitų tipų posėdžių protokolai.
Taigi, jei jums skubiai reikia ir susitikimas sukasi apie paprastą, nelabai svarbų turinį, galite naudoti šį šabloną:
![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
2/ Posėdžio protokolo pavyzdys: Valdybos posėdžio šablonas
Valdybos posėdžio protokolas surašomas ir išdalinamas visiems nariams, jame įrašomi priimti sprendimai ir organizacijos veiklos kryptys. Todėl jis turėtų būti aiškus, išsamus, išsamus ir formalus. Štai valdybos posėdžio protokolo šablonas:
![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Tai tik pagrindinis valdybos posėdžio šablonas ir galbūt norėsite pridėti arba pašalinti elementus, atsižvelgdami į susirinkimo ir organizacijos poreikius.
3/ Posėdžio protokolo pavyzdys: Projekto valdymo šablonas
Čia yra projekto valdymo šablono susitikimo protokolo pavyzdys:
![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Patarimai, kaip sudaryti geras susitikimo minutes
Nesijaudinkite fiksuodami kiekvieną žodį, sutelkite dėmesį į pagrindinių temų, rezultatų, sprendimų ir veiksmų elementų registravimą. Perkelkite diskusijas į tiesioginę platformą, kad galėtumėte sugauti visus žodžius į didelį tinklą🎣 -
„AhaSlides“ idėjų lenta yra intuityvus ir paprastas įrankis
kad visi galėtų greitai pateikti savo idėjas. Štai kaip tai padaryti:
Sukurkite naują pristatymą naudodami savo
„AhaSlides“ paskyra
, tada skiltyje „Apklausa“ pridėkite „Brainstorm“ skaidrę.
![posėdžio protokolų rašymas](https://ahaslides.com/wp-content/uploads/2023/12/Screen-Shot-2023-12-01-at-15.19.40-1024x692.png)
Parašyk savo
diskusijos tema
, tada paspauskite „Pristatyti“, kad visi susitikimo dalyviai galėtų prisijungti ir pateikti savo idėjas.
![AhaSlides idėjų lenta gali būti naudojama norint lengvai sekti susitikimo minutes](https://ahaslides.com/wp-content/uploads/2023/12/Screen-Shot-2023-12-01-at-15.44.16-1024x456.png)
![With AhaSlides' idea board, everyone has a voice and you can also easily keep track of the meeting minutes](http://tdns.gtranslate.net/tdn-static2/images/edit.png)
Skamba lengvabūdiškai, ar ne? Išbandykite šią funkciją dabar – tai tik viena iš naudingų funkcijų, padedančių palengvinti jūsų susitikimus, vykstant gyvoms ir intensyvioms diskusijoms.
Pagrindiniai taksieji
Posėdžio protokolo tikslas – suteikti aukšto lygio posėdžio apžvalgą tiems, kurie negalėjo dalyvauti, taip pat registruoti posėdžio rezultatus. Todėl protokolas turi būti sutvarkytas ir lengvai suprantamas, aiškiai ir glaustai išryškinant svarbiausią informaciją.