Susitikimai atlieka lemiamą vaidmenį įmonėse ir organizacijose, nes jie yra platforma diskusijoms ir problemoms spręsti bei vidaus reikalams tvarkyti, siekiant paskatinti pažangą. Norėdami užfiksuoti šių virtualių ar asmeninių susitikimų esmę, susitikimo minutės or susitikimo protokolas (mama) yra labai svarbūs atliekant pastabas, apibendrinant pagrindines aptartas temas ir stebint priimtus sprendimus ir rezoliucijas.
Šis straipsnis padės jums rašyti veiksmingą susitikimo protokolą, pateiks pavyzdžių ir šablonų, kuriuos reikia naudoti, taip pat geriausia praktika, kurios reikia laikytis.
Turinys
- Kas yra susirinkimo protokolai?
- Kas yra minutės kūrėjas?
- Kaip rašyti posėdžio protokolą
- Susitikimo protokolų pavyzdžiai (+ šablonai)
- Patarimai, kaip sudaryti geras susitikimo minutes
- Pagrindiniai skirtumai
Posėdžio protokolas | freepik.comKas yra susirinkimo protokolai?
Posėdžio protokolas yra rašytinis susirinkimo metu vykstančių diskusijų, sprendimų ir veiksmų punktų įrašas.
- Jie yra nuoroda ir informacijos šaltinis visiems dalyviams ir tiems, kurie negali dalyvauti.
- Jie padeda užtikrinti, kad svarbi informacija nebūtų pamiršta ir kad visi būtų tame pačiame puslapyje apie tai, kas buvo aptarta ir kokių veiksmų imtis.
- Jie taip pat užtikrina atskaitomybę ir skaidrumą dokumentuodami posėdžio metu priimtus sprendimus ir įsipareigojimus.
Kas yra minutės kūrėjas?
Protokolininkas yra atsakingas už tikslų diskusijų ir posėdžio metu priimtų sprendimų fiksavimą.
Jie gali būti administracijos pareigūnas, sekretorius, padėjėjas ar vadovas arba savanorių komandos narys, atliekantis užduotį. Labai svarbu, kad protokoluotojas gerai organizuotų ir užsirašytų pastabas bei galėtų veiksmingai apibendrinti diskusijas.
Susitikimo minutėsĮdomus susitikimų su „AhaSlides“ dalyvavimas
Surinkite žmones tuo pačiu metu
Užuot atėję prie kiekvieno stalo ir „tikrinę“ žmones, jei jie nepasirodys, dabar galite pritraukti žmonių dėmesį ir patikrinti jų lankomumą naudodamiesi įdomiomis interaktyviomis viktorinomis su „AhaSlides“!
🚀 Gaukite nemokamus šablonus ☁️Kaip rašyti posėdžio protokolą
Kad susitikimo protokolai būtų veiksmingi, pirma, jie turi būti objektyvūs, būti faktinis susitikimo įrašas, ir vengti asmeninių nuomonių ar subjektyvių diskusijų interpretacijų. Kitas, jis turi būti trumpas, aiškus ir lengvai suprantamas,sutelkite dėmesį tik į pagrindinius dalykus ir venkite pridėti nereikalingų detalių. Pagaliau, ji turi būti tiksli ir užtikrinti, kad visa įrašyta informacija būtų šviežia ir aktuali.
Pereikime prie susitikimo protokolo rašymo detalių atlikdami šiuos veiksmus!
8 Pagrindinės posėdžio protokolo dalys
- Susitikimo data, laikas ir vieta
- Dalyvių sąrašas ir atsiprašymas už nebuvimą
- Susirinkimo darbotvarkė ir tikslas
- Diskusijų ir priimtų sprendimų santrauka
- Visi balsavimai ir jų rezultatai
- Veiksmo elementai, įskaitant atsakingą šalį ir įvykdymo terminą
- Bet kokie tolesni veiksmai arba tolesni elementai
- Baigiamosios kalbos arba susirinkimo atidėjimas
Kaip rašyti posėdžio protokoląVeiksmingų susitikimo protokolų rašymo žingsniai
1/ Paruošimas
Prieš susitikimą susipažinkite su posėdžio darbotvarke ir visa susijusia pagrindine medžiaga. Įsitikinkite, kad turite visus reikiamus įrankius, pvz., nešiojamąjį kompiuterį, bloknotą ir rašiklį. Taip pat naudinga peržiūrėti ankstesnius posėdžio protokolus, kad suprastumėte, kokią informaciją įtraukti ir kaip ją suformatuoti.
2/ Užrašų darymas
Susitikimo metu aiškiai ir glaustai užsirašykite diskusijas ir priimtus sprendimus. Turėtumėte sutelkti dėmesį į pagrindinių punktų, sprendimų ir veiksmų elementų fiksavimą, o ne perrašyti visą susitikimą pažodžiui. Būtinai įtraukite kalbėtojų vardus ar bet kokias pagrindines citatas ir visus veiksmus ar sprendimus. Ir venkite rašyti sutrumpintais ar trumpiniais, kad kiti nesuprastų.
3/ Sutvarkykite protokolus
Peržiūrėkite ir sutvarkykite savo pastabas, kad po susitikimo sudarytumėte nuoseklią ir glaustą protokolų santrauką. Galite naudoti antraštes ir ženklelius, kad minutes būtų lengva skaityti. Nesiimkite asmeninės nuomonės ar subjektyvios diskusijos interpretacijos. Susikoncentruokite į faktus ir tai, dėl ko buvo susitarta susitikimo metu.
4/ Detalių įrašymas
Jūsų susitikimo protokole turėtų būti visa svarbi informacija, tokia kaip data, laikas, vieta ir dalyviai. Ir paminėkite visas svarbias aptartas temas, sprendimus ir priskirtus veiksmus. Būtinai užrašykite visus balsavimus ir bet kokių diskusijų rezultatus.
5/ Veiksmo elementai
Būtinai nurodykite visus priskirtus veiksmus, įskaitant atsakingą asmenį ir atlikimo terminą. Tai yra esminė posėdžio protokolo dalis, nes taip užtikrinama, kad visi žinotų savo pareigas ir jų įvykdymo terminą.
6/ Peržiūra ir platinimas
Turėtumėte peržiūrėti protokolų tikslumą ir išsamumą ir atlikti reikiamus pataisymus. Įsitikinkite, kad visi pagrindiniai dalykai ir sprendimai yra pažymėti. Tada galite išplatinti protokolus visiems dalyviams asmeniškai arba el. paštu. Saugokite minučių kopijas centralizuotoje vietoje, kad galėtumėte lengvai pasiekti, pvz., bendrame diske arba debesų saugyklos platformoje.
7/ Tolesni veiksmai
Įsitikinkite, kad susitikimo veiksmų klausimai būtų vykdomi ir nedelsiant užbaigti. Naudokite minutes, kad galėtumėte stebėti pažangą ir įsitikinti, kad sprendimai yra įgyvendinti. Tai padeda išlaikyti atskaitomybę ir užtikrina, kad susitikimas būtų produktyvus ir efektyvus.
Susitikimo protokolų pavyzdžiai (+ šablonai)
1/ Posėdžio protokolo pavyzdys: paprastas susirinkimo šablonas
Paprastų posėdžių protokolų detalumo ir sudėtingumo lygis priklausys nuo susitikimo tikslo ir jūsų organizacijos poreikių.
Paprastai paprasti posėdžių protokolai naudojami vidiniams tikslams ir nebūtinai turi būti tokie formalūs ar išsamūs kaip kitų tipų posėdžių protokolai.
Taigi, jei jums skubiai reikia ir susitikimas sukasi apie paprastą, nelabai svarbų turinį, galite naudoti šį šabloną:
| Susitikimo pavadinimas:[Įterpti susitikimo pavadinimą] Data: [Įterpti datą] Laikas:[Įterpti laiką] Vieta:[Įterpti vietą] Dalyviai:[Įterpti dalyvių vardus] Atsiprašome už nebuvimą: [Įterpti vardus]darbotvarkė:[Įterpti 1 darbotvarkės punktą][Įterpti 2 darbotvarkės punktą][Įterpti 3 darbotvarkės punktą]Susitikimo santrauka:[Įterpkite diskusijų ir posėdžio metu priimtų sprendimų santrauką, įskaitant visus pagrindinius punktus ar veiksmų punktus.]Veiksmo elementai: [Įrašykite visų veiksmų punktų, kurie buvo priskirti susitikimo metu, sąrašą, įskaitant atsakingą šalį ir įvykdymo terminą.]Tolesni žingsniai: [Įrašykite visus kitus veiksmus arba tolesnius dalykus, kurie buvo aptarti susitikimo metu.]Baigiamasis žodis: [Įterpti visas baigiamąsias pastabas arba posėdį atidėti.]Parašas: [Įterpti protokoluojančio asmens parašą] |
2/ Posėdžio protokolo pavyzdys: Valdybos posėdžio šablonas
Valdybos posėdžio protokolas surašomas ir išdalinamas visiems nariams, jame įrašomi priimti sprendimai ir organizacijos veiklos kryptys. Todėl jis turėtų būti aiškus, išsamus, išsamus ir formalus. Štai valdybos posėdžio protokolo šablonas:
| Susitikimo pavadinimas:Direktorių valdybos posėdis Data: [Įterpti datą]Laikas: [Įterpti laiką]Vieta:[Įterpti vietą] Dalyviai: [Įterpti dalyvių vardus]Atsiprašome už nebuvimą: [Įrašykite vardus tų, kurie atsiprašė už nebuvimą]darbotvarkė:1. Ankstesnio posėdžio protokolo tvirtinimas 2. Finansinės ataskaitos peržiūra 3. Strateginio plano aptarimas4. Bet koks kitas reikalasSusitikimo santrauka:1. Ankstesnio posėdžio protokolo tvirtinimas: [Įterpti svarbiausius ankstesnio posėdžio momentus buvo peržiūrėtas ir patvirtintas]2. Finansinės ataskaitos apžvalga: [Įterpti svarbiausius dabartinės finansinės padėties momentus ir rekomendacijas būsimam finansiniam planavimui]3. Strateginio plano aptarimas: [Įterpti, kurį valdyba aptarė ir atnaujino organizacijos strateginį planą]4. Kiti klausimai: [Įrašykite kitus svarbius klausimus, kurie nebuvo įtraukti į darbotvarkę]Veiksmo elementai:[Įrašykite visų veiksmų punktų, kurie buvo priskirti susirinkimo metu, sąrašą, įskaitant atsakingą šalį ir įvykdymo terminą]Tolesni žingsniai:Valdybos posėdis įvyks [įterpti datą].Baigiamasis žodis:Posėdis buvo nutrauktas [įterpti laiką].Parašas: [Įterpti protokoluojančio asmens parašą] |
Tai tik pagrindinis valdybos posėdžio šablonas ir galbūt norėsite pridėti arba pašalinti elementus, atsižvelgdami į susirinkimo ir organizacijos poreikius.
3/ Posėdžio protokolo pavyzdys: Projekto valdymo šablonas
Čia yra projekto valdymo šablono susitikimo protokolo pavyzdys:
| Susitikimo pavadinimas: Projekto valdymo komandos susitikimas Data: [Įterpti datą]Laikas: [Įterpti laiką]Vieta:[Įterpti vietą] Dalyviai: [Įterpti dalyvių vardus]Atsiprašome už nebuvimą: [Įrašykite vardus tų, kurie atsiprašė už nebuvimą]darbotvarkė:1. Projekto būklės peržiūra2. Projekto rizikų aptarimas3. Komandos progreso apžvalga4. Bet koks kitas reikalasSusitikimo santrauka:1. Projekto būsenos peržiūra: [Įveskite bet kokius atnaujinimus apie eigą ir pabrėžkite visas problemas, kurias reikia išspręsti]2. Projekto rizikos aptarimas: [Įrašykite galimą projekto riziką ir planą, kaip ją sumažinti]3. Komandos pažangos apžvalga: [Įterpti peržiūrėtą pažangą ir aptartas iškilusias problemas]4 Kiti klausimai: [Įrašykite kitus svarbius klausimus, kurie nebuvo įtraukti į darbotvarkę]Veiksmo elementai:[Įrašykite visų veiksmų punktų, kurie buvo priskirti susirinkimo metu, sąrašą, įskaitant atsakingą šalį ir įvykdymo terminą]Tolesni žingsniai:Komanda surengs tolesnį susitikimą [Įterpti datą].Baigiamasis žodis:Posėdis buvo nutrauktas [įterpti laiką].Parašas: [Įterpti protokoluojančio asmens parašą] |
Patarimai, kaip sudaryti geras susitikimo minutes
Nesijaudinkite fiksuodami kiekvieną žodį, sutelkite dėmesį į pagrindinių temų, rezultatų, sprendimų ir veiksmų elementų registravimą. Perkelkite diskusijas į tiesioginę platformą, kad galėtumėte sugauti visus žodžius į didelį tinklą🎣 -„AhaSlides“ idėjų lenta yra intuityvus ir paprastas įrankis kad visi galėtų greitai pateikti savo idėjas. Štai kaip tai padaryti:
Sukurkite naują pristatymą naudodami savo „AhaSlides“ paskyra, tada skiltyje „Apklausa“ pridėkite „Brainstorm“ skaidrę.
Parašyk savo diskusijos tema, tada paspauskite „Pristatyti“, kad visi susitikimo dalyviai galėtų prisijungti ir pateikti savo idėjas.
Naudodami „AhaSlides“ idėjų lentą kiekvienas turi balsą, o jūs taip pat galite lengvai sekti susitikimo minutesSkamba lengvabūdiškai, ar ne? Išbandykite šią funkciją dabar – tai tik viena iš naudingų funkcijų, padedančių palengvinti jūsų susitikimus, vykstant gyvoms ir intensyvioms diskusijoms.
Pagrindiniai skirtumai
Posėdžio protokolo tikslas – suteikti aukšto lygio posėdžio apžvalgą tiems, kurie negalėjo dalyvauti, taip pat registruoti posėdžio rezultatus. Todėl protokolas turi būti sutvarkytas ir lengvai suprantamas, aiškiai ir glaustai išryškinant svarbiausią informaciją.
Žymos: Verslo susitikimas
