Dauguma naujai įdarbintų darbuotojų per pirmąsias 90 dienų nusprendžia, ar liks. Įmonės, turinčios struktūrizuotą adaptacijos procesą, naujų darbuotojų išlaikymo rodiklius padidina 82 %, o produktyvumą – daugiau nei 70 %, palyginti su organizacijomis, kurios viską palieka atsitiktinumui [1]. Vis dėlto „Gallup“ tyrimai nuolat rodo, kad tik 12 % darbuotojų tvirtai sutinka, jog jų organizacija gerai atlieka adaptacijos procesą [2].
Skirtumas tarp šių dviejų duomenų taškų yra ta vieta, kur vyksta darbuotojų kaita – ir kur HR komandos turi didžiausią įtaką.
Šiame vadove apžvelgiamas kiekvienas naujų darbuotojų adaptacijos etapas – nuo savaitės prieš pirmąją dieną iki pirmųjų 90 dienų – ir pateikiami šeši praktiniai patarimai, kaip atskirti programas, kurios išlieka, nuo tų, kurios nutraukiamos po antrosios savaitės.
7 svarbiausi momentai iš pirmo žvilgsnio
- Prieš pirmąją dieną – Įveikite abejones pasveikinimo vaizdo įrašu ir prisistatymu draugui.
- Pirma valanda — Sutelkite dėmesį į žmones, o ne į popierizmą, šiltai pasisveikindami ir pasirūpindami paruošta darbo vieta.
- Pirma diena — Išvenkite informacijos perkrovos, sesijas paversdami interaktyviomis, o ne statiškomis skaidrių demonstracijomis.
- Pirma savaitė – Paskirkite bendraamžių draugą, kad sukurtų saugią erdvę „kvailiems klausimams“.
- Antra–trečia savaitė — Išspręskite svyravimus patikrindami, ar realybė atitinka lūkesčius.
- Pirmas mėnuo — Surengti abipusio grįžtamojo ryšio sesiją, kad kartu peržiūrėtumėte pradinius etapus.
- Dieną 90 — Įtvirtinti savo vietą komandoje oficialiai įvertinant ir viešai pripažįstant savo pergales.
Kiekvienas jų remiasi ankstesniuoju. Nepavykus vieno, kitą bus sunkiau pasiekti.
???? Nemokamas atsisiuntimas: 7 įvadinių momentų kontrolinis sąrašas: vieno puslapio žinynas kiekvienam sąlyčio taškui per pirmąsias 90 dienų.
Įvadinė laiko juosta: etapas po etapo
Prieš įlaipinimą (savaitę prieš pirmąją dieną)
Laikotarpis nuo pasiūlymo priėmimo iki pirmosios dienos dažnai yra veltui praleistas. Nauji darbuotojai yra pasirengę dirbti, smalsūs ir nerimastingi – dėl šio derinio jie yra imlūs beveik bet kokiai įmonės komunikacijai.
Ką reikia išsiųsti arba užpildyti iki pirmos dienos:
Pavyzdžiui, „Shopify“ naujiems darbuotojams išsiunčia „įsidarbinimo rinkinį“, kuriame yra jų įranga, rašytinis komandos sveikinimas ir struktūrizuota darbotvarkė prieš kiekvienam įžengiant į pastatą. Dėl to darbuotojai atvyksta orientuoti, o ne sutrikę, todėl sutrumpėja laikas iki pirmojo produktyvaus indėlio.
Pirma diena
Pirmas įspūdis darbe yra nenuspėjamas. Psichologinių sutarčių tyrimai rodo, kad ankstyva patirtis formuoja ilgalaikius lūkesčius taip, kad vėliau sunku juos pakeisti.
Pirmos dienos prioritetai:
Pirma savaitė
Pirmoji savaitė skirta supažindinimui su pareigų, o ne įmonės lygmeniu. Nauji darbuotojai turėtų baigti pirmąją savaitę žinodami, kas yra pagrindiniai jų suinteresuotieji asmenys, kaip atrodo jų pirmieji 30 dienų rezultatai ir kur kreiptis pagalbos, kai iškyla problemų.
Naudinga struktūra:
Pirmas mėnuo (8–30 dienos)
Iki pirmo mėnesio pabaigos naujai įdarbintas darbuotojas turėtų būti įveikęs „pradžios mokymosi“ etapą ir pradėti prisidėti. Vadovo vaidmuo pasikeičia nuo aiškinimo prie konsultavimo.
Pagrindinė veikla:
Antras ir trečias mėnesiai (31–90 dienos)
90 dienų žyma yra natūralus kontrolinis taškas. Daugelis organizacijų ją naudoja kaip oficialų peržiūros tašką; tai taip pat yra maždaug laikas, kai socialinė integracija įsitvirtina arba nepasiekia savo tikslo.
Šio etapo veikla:
Daugiau nei 90 dienų
Įvadinis adaptacijos etapas, kuris baigiasi po 90 dienų, praleidžia antrąjį integracijos etapą: karjeros vystymąsi, mentorystę ir priklausymo jausmą, kuris skatina ilgalaikį išlaikymą. Verta aiškiai užmegzti oficialų perdavimą nuo „įvados“ prie „nuolatinio tobulėjimo“ – kitaip tai paprastai neįvyksta.
6 geriausios praktikos pavyzdžiai pradedantiesiems
1. Paskirkite draugą, o ne tik vadovą
Vadovai yra atsakingi už savo veiklos rezultatus. Draugai yra kolegos, galintys atsakyti į klausimus, kurių naujai įdarbinti darbuotojai per daug drovisi užduoti savo vadovui. „Microsoft“ ištyrė savo draugystės programą ir nustatė, kad naujai įdarbinti darbuotojai, turintys draugą, buvo 23 % labiau patenkinti savo adaptacija po 90 dienų [4]. Draugo vaidmuo geriausiai veikia, kai jis yra savanoriškas, ribotas laiko (paprastai 90 dienų) ir paremtas trumpu vadovu, kaip atrodo geras draugystės elgesys.
2. Automatizuokite administravimo lygmenį
Dokumentų siuntimas prieš atvykimą, pirmos savaitės susitikimų planavimas, kontrolinių sąrašų priminimų platinimas – visa tai galima automatizuoti naudojant HRIS arba įdarbinimo platformą. Automatizavimas svarbus ne todėl, kad jis greitesnis (nors ir greitesnis), o todėl, kad užtikrina, jog niekas nelieka nepastebėta, kai vadovas yra užsiėmęs arba naujas darbuotojas pradeda dirbti įtemptą savaitę.
3. Vedkite interaktyvius užsiėmimus, o ne tik pristatymus
Naujų darbuotojų orientacija dažnai būna vienpusė. HR pristato. Nauji darbuotojai stebi. Iki trečios dienos niekas daug ko neprisimena. Trumpų tiesioginių apklausų, žinių patikrinimų ar klausimų ir atsakymų sesijų vedimas orientacinių sesijų metu žymiai pagerina informacijos įsiminimą ir suteikia moderatoriams realaus laiko signalą apie tai, kur silpnas supratimas. „AhaSlides“ leidžia mokymosi ir tobulėjimo komandoms įterpti apklausas, viktorinas ir atvirus klausimų ir atsakymų sesijas į bet kurią tiesioginę ar virtualią sesiją, taigi momentas „kokius klausimus turite?“ tampa faktiniu duomenų tašku, o ne retoriniu.
4. Padarykite kultūrą aiškią, o ne įsivaizduojamą
Kultūra dažnai apibūdinama kaip „kaip viskas čia veikia“, tačiau naujai įdarbinti darbuotojai negali stebėti kultūros; jie patiria pavienius incidentus ir daro išvadas. Komandos, kurios gerai atlieka adaptacijos procesą, užtikrina, kad kultūra būtų suprantama: jos ją dokumentuoja raštu, jose vyresnieji vadovai kalba apie realius sprendimus, atspindinčius įmonės vertybes, ir jos iškelia normas, kurios nebūtų įtrauktos į jokius politikos dokumentus (kaip iš tikrųjų vyksta susitikimai, kaip sprendimai eskaluojami, kaip sprendžiami nesutarimai).
5. Užsirašykite 30, 60–90 dienų etapus
30–60–90 dienų planas, parengtas kartu su vadovu ir nauju darbuotoju, atlieka du veiksmus: aiškiai nustato lūkesčius ir suteikia abiem šalims bendrą dokumentą, kurį jos gali peržiūrėti ir atnaujinti. Plane turėtų būti nurodyti rezultatai, o ne tik veiklos. „Dalyvauti visuose komandos susitikimuose“ yra veikla. „Užbaigti atitikties mokymus ir iki 30 dienos pateikti komandai produkto kūrimo plano santrauką“ yra rezultatas.
6. Surinkite atsiliepimus ir į juos reaguokitės
Dauguma organizacijų apklausia naujus darbuotojus po adaptacijos. Nedaugelis jų daro ką nors matomo su rezultatais. Greičiausias būdas patobulinti adaptacijos programą yra uždaryti ciklą: pasidalyti apibendrintais atsiliepimais su programą vykdžiusia komanda, atlikti pakeitimus kitai kohortai ir papasakoti naujiems darbuotojams, kas pasikeitė dėl jų indėlio. Kai šis ciklas veikia, jis taip pat signalizuoja naujiems darbuotojams, kad organizacija įsiklauso – o tai savaime yra adaptacijos rezultatas.
Nuotolinių ir hibridinių darbuotojų įdarbinimas
Nuotoliniai ir mišrūs įdarbinimo būdai susiduria su ryšio problema, kurią dalinai išsprendžia atsitiktinai vykstantis asmeninis įdarbinimas. Atsitiktiniai prisistatymai koridoriuje, nugirdimas susitikimo eigos, skaitymas kambaryje nesutarimo metu – visa tai nevyksta vaizdo skambučio metu. Žmogiškųjų išteklių komandos turi pakeisti šiuos atsitiktinius momentus tyčiniais.
Keletas koregavimų, kurie daro išmatuojamą skirtumą:
Įranga siunčiama su asmeniniu prisilietimu. Nešiojamasis kompiuteris, atvežtas su komandos ranka rašytu rašteliu arba nedideliu įmonės prekės ženklo daiktu, pirmosios dienos nuotaiką sukuria labiau nei dauguma oficialių pasveikinimo žinučių. Prieš išsiunčiant įrenginį, įsitikinkite, kad jis yra visiškai sukonfigūruotas, kad naujam darbuotojui nereikėtų praleisti pirmojo ryto skambinant techninei pagalbai.
Įtraukite ryšį į tvarkaraštį. Naujai įdarbinti nuotoliniu būdu darbuotojai pirmąją savaitę turėtų turėti labiau struktūrizuotus socialinius sąlyčio taškus, o ne mažiau. Trumpa virtuali kavos pertraukėlė su draugu, komandos pietūs per vaizdo įrašą ar trumpas „pažinties“ klausimas komandos susitikimo pradžioje – visa tai tinka. Šie pokalbiai nebūtinai turi būti ilgi; jie turi būti nuoseklūs.
Pernelyg perdėtas konteksto perteikimas. Biure naujai įdarbinti darbuotojai įsisavina aplinkos informaciją. Nuotoliniu būdu jie gauna tik tai, kas sąmoningai bendrinama. Vadovai, dirbantys su nuotoliniais darbuotojais, turėtų vengti aiškinti sprendimų priežastis, dalytis susitikimų užrašais, į kuriuos jie galbūt nebuvo pakviesti, ir komandos kanaluose pasakoti apie vykstančius darbus.
Strategiškai naudokite asinchronines įvadines medžiagas. Iš anksto įrašyti instruktažai, rašytiniai įvadiniai vadovai ir savarankiško tempo interaktyvūs moduliai leidžia nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams judėti savo tempu ir pagal poreikį peržiūrėti medžiagą. Tiesioginių sesijų metu galima sutelkti dėmesį į diskusijas, klausimus ir santykių kūrimą, o ne į informacijos perdavimą.
Dažnos įdiegimo klaidos
Pradedant per vėlai. Jei pirmasis pranešimas, kurį gauna naujas darbuotojas, yra kalendorinis kvietimas į pirmosios dienos adaptaciją, išankstinio įdarbinimo lango nebėra.
Pirmoji savaitė perkrova. Atitikties mokymų, įrankių apžvalgų, skyrių pristatymų ir išmokų registravimo sutalpinimas į penkias dienas išvargina darbuotojus, kurie labai mažai ką išlaiko.
Jokių vadovo pasiruošimų. Naujo darbuotojo pirmoji savaitė labai priklauso nuo vadovo prieinamumo ir sąmoningumo. Vadovams reikia savo trumpo kontrolinio sąrašo, o ne tik prieigos prie visos įmonės adaptacijos programos.
Per pastarąsias 30 dienų nebuvo atlikta jokių tolesnių veiksmų. Pirmasis mėnuo nėra adaptacijos pabaiga. Organizacijos, kurios 30 dienų ribą laiko „baigta“, pastebi nuspėjamą ankstyvo darbuotojų nutekėjimo šuolį maždaug trečią ir ketvirtą mėnesius – kai naujumo jausmas išblėsta, bet priklausymo jausmas dar nėra iki galo įsišaknijęs.
„AhaSlides“ naudojimas įvadiniams užsiėmimams
Tiesioginės adaptacijos sesijos – tiek asmeninio, tiek virtualaus, tiek hibridinio pobūdžio – dažniausiai baigiasi nesėkme: naujai įdarbinti darbuotojai dažniausiai būna pasyvūs. „AhaSlides“ bet kuriai sesijai prideda realaus laiko sąveikos sluoksnį: tiesiogines apklausas, kad moderatoriai galėtų įvertinti supratimą, anoniminius klausimus ir atsakymus, kad žmonės galėtų užduoti klausimus, kurių nenorėtų kelti garsiai, ir žodžių debesis, kad įsimintinu vaizdiniu formatu užfiksuotų pirmąjį įspūdį ar komandos normas.
Žmogiškųjų išteklių komandoms, vykdančioms kohortų pagrindu vykdomą adaptaciją keliose vietose ar laiko juostose, asinchroninės funkcijos leidžia naujiems darbuotojams interaktyvius elementus atlikti savo tempu, o rezultatus moderatoriui matyti prieš kitą tiesioginę sesiją. Tai reiškia, kad tiesioginį laiką galima skirti diskusijoms ir bendravimui, o ne informacijos, kurią buvo galima panaudoti iš anksto, pristatymui.
Šaltiniai
[1] „Brandon Hall Group“ (atlikta „Glassdoor“ užsakymu). Tikroji blogo įdarbinimo kaina. Dažnai cituojamas skaičius: organizacijos, pasižyminčios stipriu įdarbinimo procesu, pagerina naujų darbuotojų išlaikymą 82 %, o produktyvumą – daugiau nei 70 %. „Brandon Hall Group“ įdarbinimo tyrimai
[2] Galupas. Amerikos darbo vietos padėtis. Tik 12 % darbuotojų tvirtai sutinka, kad jų organizacija gerai atlieka adaptacijos procesą. „Gallup“ darbo vietos tyrimai
[3] Bauer, TN (2010). Naujų darbuotojų įtraukimas: sėkmės didinimas. SHRM fondo efektyvios praktikos gairių serija. 4 C sistema (atitiktis, paaiškinimas, kultūra, ryšys) kilo iš Bauerio socializacijos tyrimų. SHRM fondas
[4] „Microsoft“. Kodėl turėtumėte teikti pirmenybę naujo darbuotojo įvadinei programai. Vidinis tyrimas parodė, kad naujai įdarbintų darbuotojų, turinčių draugą, pasitenkinimas po 90 dienų yra 23 % didesnis. „Microsoft WorkLab“
