Dauguma pristatymų nepavyksta dar nepasirodžius pirmajai skaidrei. Ne todėl, kad turinys silpnas ar pranešėjas nepasiruošęs, o todėl, kad niekas nesustojo užduoti svarbesnio klausimo: kokios struktūros iš tikrųjų reikia šiai medžiagai?
Formatas yra sprendimas, kurį dauguma pranešėjų praleidžia. Jie atveria tuščią rinkinį, pradeda rašyti ir leidžia turiniui pačiam atrasti savo formą. Paprastai gaunamas trijų skirtingų struktūrų, kurios ne visai susijungia, sujungtos ne visai veikiančiais perėjimais, hibridas. Auditorija mandagiai seka ir išeina neturėdama aiškaus supratimo, ką turėjo pasiimti.
Yra trys formatai, kurie tinka beveik kiekvienam profesionaliam pristatymui. Kiekvienas iš jų tinka skirtingam tikslui. Žinojimas, kurio jums reikia ir kodėl, yra skirtumas tarp pristatymo, kuris baigiasi, ir tokio, kuris tiesiog baigiasi.
Kodėl formatas yra svarbesnis nei manote
Jūsų pasirinkta struktūra lemia, kaip auditorija suvokia tai, ką sakote. Ji nustato jų lūkesčius, nukreipia dėmesį ir suteikia sistemą, pagal kurią jie gali įsiminti tai, ką girdėjo.
Pagalvokite apie tai šitaip: jūsų turinys yra tai, ką sakote. Jūsų formatas yra logika, kuri suteikia jam prasmę. Stiprus turinys netinkamoje struktūroje yra tarsi geri nurodymai, pateikti netinkama tvarka. Techniškai viskas yra. Niekas iš to nenuves jūsų ten, kur reikia.
Trys toliau pateikti formatai apima daugumą profesionalių pristatymų scenarijų. Kiekvienas iš jų tinka. Klausimas, kuris iš jų atitinka jūsų tikslus.
1. Problemos sprendimo formatas
Tai labiausiai paplitęs formatas profesionaliuose pristatymuose ir ne be reikalo: jis veikia. Jūs nustatote problemą, pateikiate argumentą, kodėl ji svarbi, o tada pateikiate savo sprendimą. Kontrastas tarp diskomforto ir palengvėjimo yra tai, kas daro jį įtikinamą.
Struktūra susideda iš penkių etapų. Pirma, nustatykite problemą ir pajuskite ją, o ne tik įvardykite. Antra, pakelkite statymus: kiek kainuoja palikti šią problemą neišspręstą finansiškai, operatyviai ar emociškai? Trečia, pristatykite savo sprendimą ir paaiškinkite, kodėl jis sprendžia pagrindinę priežastį, o ne simptomus. Ketvirta, pateikite įrodymų: duomenų, atvejų tyrimų arba gyvos demonstracijos, rodančios, kad sprendimas veikia. Penkta, užbaikite aiškiu raginimu veikti, kad jūsų auditorija tiksliai žinotų, ką daryti toliau.
Naudokite šį formatą pardavimo pristatymams, pasiūlymams, pokyčių valdymui ir mokymams apie naujus procesus ar įrankius. Jis tinka, kai prašote žmonių priimti ką nors naujo, skirti išteklių kažkam arba pakeisti savo dabartinį darbo būdą.
Pavyzdžiui, programinės įrangos įmonė, siūlanti projektų valdymo įrankius, galėtų pradėti nuo to, kaip komandos švaisto valandas stebėdamos būsenos atnaujinimus el. paštu, „Slack“ ir skaičiuoklėse. Ji kiekybiškai įvertintų išlaidas. Tada pristatytų savo platformą, parodytų, kaip ji veikia, ir užbaigtų aiškiai nurodydama kitą žingsnį. Kiekvienas etapas uždirba kitą.
2. Chronologinis formatas
Šis formatas juda laiku: praeitimi, dabartimi, ateitimi. Arba per etapų seką, kuri veda link išvados. Jis yra paremtas pasakojimu, todėl yra tinkamas pasirinkimas, kai pasakojate istoriją apie tai, kaip kažkas vystėsi, kaip vystėsi situacija ar kaip klostėsi procesas.
Struktūra turi keturis etapus. Pradėkite nuo to, kur viskas prasidėjo, ir konteksto, kuris juos formavo. Pereikite prie perėjimo: įvykio, sprendimo ar poslinkio, kuris pakeitė kryptį. Pasiekite dabartį: kur viskas yra dabar ir ką tai reiškia. Užbaikite ateitimi: kur link viskas juda ir kas turi įvykti, kad ten atsidurtume.
Šį formatą naudokite įmonių istorijoms, pramonės evoliucijos kalboms, transformacijos atvejų analizėms ir edukaciniams pristatymams temomis, kurios vystosi laikui bėgant. Jis taip pat puikiai tinka kultūros ir vertybių pristatymams, kur istorija apie tai, kaip organizacija pasiekė tai, kur yra dabar, yra tokia pat svarbi, kaip ir kur ji juda.
Pristatymas apie tai, kaip įmonė perėjo nuo aparatinės įrangos prie debesijos paslaugų, prasidėtų nuo pradinio verslo modelio, paaiškintų rinkos pokyčius, kurie privertė juos keistis, išsamiai aprašytų dabartinę padėtį ir apibūdintų, kas bus toliau. Auditorija ne tik gauna informaciją. Jie seka kelionę, kurią daug sunkiau pamiršti.
3. Sąvokos suskirstymo formatas
Šis formatas pristato pagrindinę idėją, o tada ją išpakuoja po truputį. Jūs neparduodate ir nepasakojate istorijos. Jūs padedate žmonėms iš tikrųjų suprasti kažką sudėtingo, padarydami tai valdomą.
Struktūra pereina penkis etapus. Prieš pasinerdami į detales, pristatykite koncepciją ir paaiškinkite, kodėl ji svarbi. Suskaidykite ją į pagrindinius komponentus po vieną, o ne pateikdami viską iš karto. Kiekvieną komponentą iliustruokite konkrečiais, atpažįstamais pavyzdžiais. Parodykite, kaip dalys jungiasi ir sudaro visumą. Užbaikite pritaikymu: suteikite auditorijai galimybę pritaikyti tai, ko jie ką tik išmoko.
Naudokite šį formatą edukaciniams pristatymams, mokymams apie sistemas ar metodologijas ir profesinio tobulėjimo pokalbiams apie tokius įgūdžius kaip lyderystė, bendravimas ar sprendimų priėmimas. Tai tinkamas pasirinkimas, kai tikslas yra supratimas, o ne įtikinėjimas.
Pavyzdžiui, pristatyme apie Eizenhauerio matricą būtų pristatyta skubumo ir svarbos analizės sistema, kiekvienas iš keturių kvadrantų būtų nagrinėjamas realiais pavyzdžiais, parodyta, kaip jie susiję, ir užbaigiama praktiniu pratimu. Auditorija išeina su mentaliniu modeliu, kurį gali realiai naudoti, o ne tik skaidrių rinkiniu, kurį pusiau prisimena.
Kuriant savo formatą
Tinkamas formatas yra ne tas, kuris jums patogiausias. Jis atitinka tai, ko siekiate.
Prieš atversdami tuščią kortų kaladę, užduokite sau penkis klausimus. Koks yra pagrindinis tikslas: įtikinti, informuoti ar paaiškinti? Ar yra problema, kurią reikia išspręsti, ar dalijatės žiniomis? Ar jūsų turinys atitinka natūralią seką ar laiko juostą? Kas yra jūsų auditorija ir ką jie jau žino? Ar šis pristatymas bus savarankiškas, ar jūs vesite žmones per jį?
Atsakymai nukreips jus link formato. Jei bandote įtikinti ką nors veikti, problemos sprendimo metodas beveik visada yra teisingas pasirinkimas. Jei jūsų turinys turi natūralią pradžią, vidurį ir pabaigą, chronologija jūsų auditorijai atrodys intuityvi. Jei nagrinėjate sudėtingą idėją, kurią žmonės turi iš tikrųjų suprasti, sąvokų suskirstymas suteikia jums struktūrą, leidžiančią tai padaryti neprarandant žmonių.
Kilus abejonių, pagal nutylėjimą vadovaukitės problemos sprendimo metodu. Tai universaliausias iš trijų ir veikia daugiau kontekstų nei kiti du kartu sudėjus.
Hibridiniai formatai ir variantai
Jums nereikia įsipareigoti vienam formatui visai prezentacijai. Visas tris struktūras galima derinti, jei perėjimai tarp jų yra sąmoningi, o ne atsitiktiniai.
Produkto pristatymas gali prasidėti problemos ir sprendimo aptarimu, siekiant paaiškinti produkto egzistavimo priežastis, pereiti prie chronologijos, kad būtų papasakota jo sukūrimo istorija, o pabaigoje – koncepcijos išanalizavimu, siekiant paaiškinti, kaip jis veikia. Mokymo sesijoje gali būti naudojamas koncepcijos išanalizavimas pagrindžiančiai sistemai, o tada kiekviename modulyje pateikiami problemos sprendimai, siekiant parodyti, kodėl kiekvienas įgūdis yra svarbus praktikoje. Investuotojų pristatyme chronologija gali būti naudojama įmonės istorijai ir patrauklumui parodyti, o tada problemos sprendimui, siekiant pagrįsti kitą augimo etapą.
Hibrido veikimo patikrinimas: ar galite vienu sakiniu paaiškinti, kodėl kiekviename perėjimo taške pakeitėte formatus? Jei atsakymas yra „taip“, struktūra yra tyčinė. Jei nesate tikri, tikriausiai ne.
Formatas ir vizualinis dizainas
Jūsų formatas turėtų atsispindėti skaidrėse, o ne tik plane. Dizainas ir struktūra turėtų vienas kitą papildyti. Kai jų nėra, auditorija pajunta prieštaravimą, net jei negali jo įvardyti.
Problemų ir sprendimų pristatymams naudingas vizualinis kontrastas. Problemos skyriuje naudokite tamsesnius, įtemptesnius vaizdus ir spalvas. Leiskite dizainui atsiverti, kai atsiranda sprendimas. Vizualinis pokytis sustiprina emocinį aspektą.
Chronologinės prezentacijos gerai dera su laiko juostos grafika, „prieš“ ir „po“ palyginimais bei vaizdiniais elementais, rodančiais progresą. Kiekvienas etapas turėtų atrodyti ir jaustis šiek tiek kitaip nei ankstesnis, kad auditorija jaustų judėjimą laike, o ne tik skaidrių seką.
Koncepcijų analizės pristatymams tinka aiškios diagramos, struktūriniai vaizdiniai elementai ir nuosekli kiekvieno komponento ikonografija. Dizainas turėtų padaryti koncepcijos struktūrą matomą, o ne tik apibūdinti ją žodžiais.
Visoms trims skaidrėms taikomas vienas principas: jei skaidrės nuo pirmos iki paskutinės atrodo identiškai, jūsų formatas neatlieka jokio vizualinio darbo. Struktūra turėtų būti tokia, kurią jūsų auditorija galėtų matyti, o ne tik kažkas, ką žinote, kad yra.
Dažnos formatavimo klaidos
Dažniausiai pasitaiko formato pasirinkimas parašius turinį. Dauguma žmonių atveria tuščią dokumentų paketą, pradeda rašyti ir leidžia struktūrai atsirasti savaime. Paprastai gaunamas dviejų ar trijų formatų, kurie ne visai susijungia, mišinys. Pertvarkymas tokiu atveju atrodo kaip pradžia iš naujo, todėl dauguma žmonių to nedaro. Pasirinkite formatą prieš rašydami nė vieną skaidrę.
Antra klaida – formatų maišymas be tyčios. Problemos ir sprendimo bei chronologijos derinimas gali puikiai veikti, bet tik tada, kai perėjimas yra sąmoningas. Kai taip nėra, auditorija jaučia poslinkį, net jei negali jo atpažinti. Jie praranda giją, nustoja pasitikėti struktūra ir pradeda laukti, kol pranešimas baigsis, užuot sekę, kur jis veda.
Trečia priežastis – netinkamo tikslo formato naudojimas. Chronologinė struktūra patraukli istorijoms, bet vargina auditoriją, kuriai reikia priimti sprendimą. Koncepcijos išskaidymas yra tinkamas pasirinkimas supratimui, o ne įtikinimui. Jei prašote žmonių veikti, problemos sprendimas beveik visada yra atsakymas. Formato atitikimas tikslui nėra maža detalė. Tai skirtumas tarp auditorijos, kuri išeina pasiruošusi veikti, ir tos, kuri išeina šiek tiek informuota.
Paskutinis variantas – formatą traktuoti kaip dekoraciją, kažką, ką pritaikote pabaigoje kaip šabloną. Struktūra nėra kosmetinis elementas. Tai logika, pagal kurią kuriamas jūsų turinys. Jei galite keisti skyrius vietomis nieko nesugadindami, jūsų formatas neveikia.
Žengiant toliau su „AhaSlides“
Interaktyvūs elementai veikia su bet kokiu formatu. Svarbiausia juos išdėstyti tomis akimirkomis, kai auditorijos įžvalgos sustiprina struktūrą arba suteikia realaus laiko grįžtamąjį ryšį apie tai, ar ji pavyksta.
Problemų sprendimų pristatymus pradėkite apklausa, kurioje auditorijos prašoma įvertinti, kiek problema juos veikia. Taip problema tampa asmeniška dar prieš jums apie ją pasakant. Sprendimo etape naudokite klausimų ir atsakymų skaidrę, kad realiuoju laiku išryškėtų prieštaravimai, o ne atrastumėte juos jau baigę.
Chronologinėse prezentacijose naudokite žodžių debesis pereinamuosiuose taškuose, kad užfiksuotumėte, ką jūsų auditorija mano apie kiekvieną etapą. Klausimas „koks žodis ateina į galvą, kai pagalvojate, kur buvome prieš trejus metus?“ sukuria emocinį kontrastą, kuris sustiprina pasakojimo lanką.
Pristatymuose, kuriuose analizuojama sąvoka, po kiekvieno komponento įterpkite trumpą testą, kad patikrintumėte supratimą prieš pereidami prie kito. Jei didžioji auditorijos dalis atsako neteisingai, žinote, kad reikia sulėtinti tempą. Jei visi atsako teisingai, galite judėti greičiau ir pasitikėti, kad struktūra veikia.
Formatas pateikia logiką. „AhaSlides“ palaiko ryšį su auditorija.
Baigiamasis žodis
Formatas yra sprendimas, kurį dauguma pranešėjų priima atsitiktinai. Jie atranda savo struktūrą maždaug dvyliktoje skaidrėje, kai jau per vėlu ją keisti, neperkūrus visko iš naujo.
Trys šiame vadove pateikti formatai apima didžiąją dalį to, ką jums kada nors reikės pristatyti. Problemos sprendimas, kai bandote įtikinti. Chronologinis, kai pasakojate istoriją. Koncepcijos išskaidymas, kai aiškinate ką nors sudėtingo. Kiekvienas iš jų tinka. Visada kyla klausimas, kuris iš jų atitinka tai, ką bandote padaryti.
Apsispręsk prieš atidarydamas denį. Nuo tada viskas bus lengviau.
