Ganto diagramos atrodo kaip kažkoks slaptas projektų valdymo kodas, kurį supranta tik profesionalai.
Tačiau nebijokite – jie iš tikrųjų yra gana paprasti, kai iššifruosite, kaip jie veikia.
Mes viską paaiškinsime, atsakysime į jūsų klausimus, nuo to, kas yra Ganto diagrama, iki kaip ją efektyviai panaudoti savo projekte.
| Kas yra Ganto diagrama „Excel“? | Ganto diagrama programoje „Excel“ yra juostinė diagrama, padedanti vizualizuoti projekto laiko juostą. |
| Kodėl jie tai vadina Ganto diagrama? | Ganto diagrama pavadinta Henrio Ganto, kuris ją išpopuliarino 1910–1915 m., vardu. |
| Kodėl verta naudoti Ganto diagramą? | Ganto diagrama padeda pažvelgti į bendrą vaizdą, efektyviai organizuoti užduotis ir padėti visiems. |
Turinys
- Kas yra Ganto diagrama
- Kam skirta Ganto diagrama?
- Kaip atrodo Ganto diagrama?
- Ką bendro turi Ganto diagramos ir Perto diagramos?
- Kaip sukurti Ganto diagramą
- „Gantt Chart“ programinė įranga
- Kokie yra Ganto diagramos pavyzdžiai?
- Takeaways
- Dažnai užduodami klausimai
Kas yra Ganto diagrama
Ganto diagrama iš esmės yra diagrama, nubrėžianti jūsų projekto laiko juostą.
Jame rodomos kiekvienos užduoties pradžios ir pabaigos datos, taip pat užduočių priklausomybės, siekiant užtikrinti, kad viskas būtų atlikta tinkama tvarka. Paprasta ir paprasta.
Ganto diagramos turi keletą pagrindinių dalių:
- Užduočių sąrašas: kiekviena jūsų projekto užduotis diagramoje turi savo eilutę.
- Laiko juosta: diagramoje yra horizontali ašis, žyminti laikotarpius – dažniausiai dienas, savaites ar mėnesius.
- Pradžios ir pabaigos datos: kiekviena užduotis gauna juostą, rodančią, kada ji prasideda ir baigiasi laiko juostoje.
- Priklausomybės: ryšiai rodo, ar viena užduotis turi būti atlikta prieš pradedant kitą.
Įtraukite savo organizaciją
Pradėkite prasmingas diskusijas, gaukite naudingų atsiliepimų ir mokykite savo komandą. Prisiregistruokite, kad gautumėte nemokamą „AhaSlides“ šabloną
🚀 Griebkite nemokamą viktoriną☁️
Kam skirta Ganto diagrama?
Yra keletas priežasčių, kodėl Ganto diagramos naudojimas yra naudingas projektų valdymui:
• Tai aiškiai parodo projekto laiko juostą. Galimybė matyti vizualiai išdėstytas užduotis, trukmę, priklausomybes ir etapus leidžia iš pirmo žvilgsnio suprasti visą tvarkaraštį.
• Tai padeda anksti nustatyti planavimo problemas. Žvelgdami į Ganto diagramą galite pastebėti galimas kliūtis, svarbių užduočių sutapimą arba laiko juostos spragas, dėl kurių gali atsirasti vėlavimų. Tada galite atlikti pakeitimus, kad išvengtumėte problemų.
• Tai padeda suinteresuotosioms šalims pranešti apie tvarkaraštį. Bendrindami Ganto diagramą, suteikiate komandos draugams ir klientams paprastą būdą peržiūrėti laiko juostą, užduočių savininkus, priklausomybes ir planuojamus etapus. Tai skatina skaidrumą ir atskaitomybę.
• Tai leidžia aiškiai stebėti pažangą. Kai atnaujinate Ganto diagramą, kad būtų rodomos baigtos užduotys, vykdomos užduotys ir bet kokie pakeitimai, diagrama suteikia jums ir kitiems komandos nariams trumpą projekto būsenos vaizdą.
• Tai padeda efektyviai valdyti išteklius. Kai užduotys su priklausomybe nuo išteklių išdėstomos vizualiai, galite optimizuoti žmonių, įrangos ir kito turto naudojimą per visą laiko juostą.
• Tai leidžia planuoti „kas būtų, jei“ scenarijų. Ganto diagramoje keisdami užduočių trukmę, priklausomybes ir sekas, galite modeliuoti skirtingus scenarijus, kad nustatytumėte geriausią projekto planą prieš jį realizuodami.
Kaip atrodo Ganto diagrama?
Ganto diagrama vizualiai vaizduoja užduotis laiko juostoje. Paprastai tai apima:
• Užduočių sąrašas kairėje vertikalioje ašyje. Kiekviena užduotis turi savo eilutę.
• Horizontali laiko skalė apačioje, paprastai rodanti žingsnius, pvz., dienas, savaites ar mėnesius.
• Kiekvienos užduoties juosta, apimanti nuo planuojamos pradžios datos iki pabaigos datos. Juostos ilgis rodo planuojamą užduoties trukmę.
• Užduočių priklausomybės rodomos užduočių jungiančiomis linijomis arba rodyklėmis. Tai rodo, kurios užduotys turi būti baigtos, kad kitos galėtų pradėti.
• Gairės žymimos vertikaliomis linijomis arba piktogramomis tam tikromis datomis. Jie žymi svarbius kontrolinius taškus arba terminus.
• Kiekvienai užduočiai priskirti ištekliai gali būti rodomi užduočių juostose arba atskirame stulpelyje.
• Tikroji pažanga kartais rodoma maišos, šešėliavimo arba spalvų kodavimo užduočių juostose, atspindinčiose atliktą darbą, dalis.
Ką bendro turi Ganto diagramos ir Perto diagramos?
Ganto diagramos ir PERT diagramos:
• Ar projektų planavimo ir valdymo įrankiai.
• Vizualiai pavaizduokite projekto laiko juostą su užduotimis, etapais ir trukme.
• Padėkite nustatyti rizikas, priklausomybes ir galimas problemas projekto plane.
• Gali būti atnaujintas, kad atspindėtų užduočių eigą ir grafiko pakeitimus.
• Padėti paskirstyti ir sekti išteklių panaudojimą.
• Palengvinti projekto būsenos ir veiklos stebėjimą.
• Pagerinti komunikaciją pateikiant aiškų vaizdinį projekto laiko ir būsenos vaizdą.
Pagrindiniai Ganto ir PERT diagramų skirtumai yra šie:
Ganto diagramos:
• Parodykite planuojamą kiekvienos užduoties pradžios ir pabaigos datas.
• Daugiau dėmesio skirkite užduočių planavimui ir laikui.
• Naudokite paprastą juostinės diagramos formatą.
PERT diagramos:
• Apskaičiuokite numatomą užduoties trukmę, remdamiesi optimistiniais, pesimistiniais ir labiausiai tikėtinais įvertinimais.
• Daugiau dėmesio skirkite loginiam tinklui, kuris nustato užduočių seką.
• Naudokite mazgo ir rodyklės diagramos formatą, kuris rodo užduočių priklausomybes ir logiką.
Apibendrinant galima pasakyti, kad tiek Ganto diagramos, tiek PERT diagramos siekia modeliuoti ir vizualizuoti projekto tvarkaraštį. Jie padeda planuoti, sekti pažangą ir bendrauti. Tačiau Ganto diagramose daugiau dėmesio skiriama užduočių laiko juostai ir laikui, o PERT diagramose daugiau dėmesio skiriama logikai ir užduočių priklausomybėms, kad būtų galima nustatyti numatomą trukmę.
Kaip sukurti Ganto diagramą
Ganto diagramos sukūrimas skaičiuoklėje leidžia lengvai sekti, atnaujinti ir planuoti scenarijų „kas būtų, jei“ projektui progresuojant.
Štai žingsniai, kaip sukurti pagrindinę Ganto diagramą projektų valdyme:
#1 – išvardykite visas užduotis, kurių reikia norint užbaigti projektą. Padalinkite didesnes užduotis į mažesnes, lengviau valdomas papildomas užduotis.
#2 – įvertinkite kiekvienos užduoties trukmę laiko vienetais, atitinkančiais jūsų projektą (dienos, savaitės, mėnesiai ir tt). Apsvarstykite užduočių priklausomybes.
#3 – Kiekvienai užduočiai priskirkite savininkus ir (arba) išteklius. Nustatykite visus bendrinamus išteklius su prieštaringomis užduočių priklausomybėmis.
4 – nustatykite savo projekto pradžios datą ir terminą. Apskaičiuokite užduočių pradžios datas pagal priklausomybes.
#5 – sukurkite lentelę arba skaičiuoklės su stulpeliais:
- Užduoties pavadinimas
- Užduoties trukmė
- Pradžios data
- Baigimo data
- Priskirtas (-i) išteklius (-iai).
- % baigta (neprivaloma)
- Užduočių priklausomybės (neprivaloma)
#6 – Nubraižykite užduotis savo laiko juostoje su juostomis, apimančiomis nuo pradžios iki pabaigos datos.
7 – pridėkite vaizdinius užduočių priklausomybių vaizdus naudodami rodykles arba linijas.
8 – pažymėkite svarbius etapus savo laiko juostoje naudodami piktogramas, šešėliavimą arba vertikalias linijas.
9 – periodiškai atnaujinkite Ganto diagramą, kai baigiamos užduotys, keičiasi trukmė arba keičiasi priklausomybės. Jei reikia, koreguokite užduočių juostas ir priklausomybes.
#10 – pridėkite % užbaigimo arba eigos stulpelį ir užpildykite jį laikui bėgant, kad iš pirmo žvilgsnio nurodytumėte projekto būseną.
#11 – naudokite vizualinę laiko juostą, kad nustatytumėte planavimo problemas, išteklių konfliktus ar riziką, dėl kurios gali atsirasti vėlavimų. Atlikite pakeitimus, kad aktyviai pagerintumėte savo projekto planą.
„Gantt Chart“ programinė įranga
Rinkoje yra tiek daug galimybių, todėl jos patraukia mūsų dėmesį dėl savo universalių funkcijų ir nesudėtingos sąsajos. Visi nuo beveik išėjusio į pensiją viršininko iki naujojo praktikanto galėjo lengvai matyti, kurti ir sekti Ganto diagramą.
1 – „Microsoft Project“.
• Visiškai aprūpinta projektų valdymo programa.
• Lengva kurti ir redaguoti užduočių, išteklių, užduočių ir kalendoriaus datų lenteles.
• Automatiškai generuoja Ganto diagramą pagal lentelės duomenis.
• Leidžia naudoti kritinį kelią, terminus, išlyginti išteklius ir kitas išplėstines funkcijas.
• Integruojamas su „Excel“, „Outlook“ ir „SharePoint“, kad būtų galima bendradarbiauti projektuose.
• Reikia įsigyti mėnesinį arba metinį abonementą.
2 – „Microsoft Excel“.
• Paprasta tiesiog įvesti užduoties informaciją į lentelę ir iš jos sukurti diagramą.
• Daug nemokamų arba nebrangių Ganto diagramos priedų su daugiau šablonų ir funkcijų.
• Daugeliui žmonių pažįstama sąsaja.
• Ribotos projektų valdymo galimybės, išskyrus pagrindines Ganto diagramas.
3 – Ganto projektas
• Atvirojo kodo projektų valdymo programa, sukurta specialiai Ganto diagramoms.
• Turi funkcijas, skirtas aprašyti užduotis, priskirti išteklius, sekti pažangą ir generuoti ataskaitas.
• Leidžia kartoti užduotis, užduočių priklausomybes ir apskaičiuoti kritinį kelią.
• Kai kuriems sąsaja gali būti ne tokia intuityvi.
• Trūksta integracijos su kita programine įranga ir bendradarbiavimo funkcijomis.
• Nemokamai atsisiųsti ir naudoti.
4 – SmartDraw
• Apima profesionaliai sukurtus Ganto diagramos šablonus.
• Turi automatinio laiko juostos kūrimo, nuvilkimo redagavimo ir užduočių priklausomybių funkcijų.
• Integruojamas su Microsoft Office, kad būtų galima keistis failais ir duomenimis.
• Santykinai paprasta naudoti sąsaja.
• Reikalinga mokama prenumerata, bet siūloma nemokama 30 dienų bandomoji versija.
5 – Trello
• Kanban stiliaus projektų valdymo įrankis.
• Pridėkite užduotis kaip „kortas“, kurias galite vilkti ir vizualiai išdėstyti laiko juostoje.
• Peržiūrėkite užduotis įvairiais laiko horizontais nuo savaičių iki mėnesių.
• Kortelėms priskirti narius ir terminus.
• Pagrindinės užduočių priklausomybės valdymo, išteklių ir turto panaudojimo valdymo bei pažangos siekiant etapų stebėjimas.
6 – TeamGantt
• „Viskas viename“ sprendimas, skirtas viso projekto gyvavimo ciklo valdymui.
• Automatizuoja laiko juostos planavimą ir optimizavimą.
• Leidžia apibrėžti užduočių priklausomybes, modeliuoti „kas būtų, jei“ scenarijus, priskirti ir išlyginti išteklius keliems projektams ir stebėti pažangą atsižvelgiant į etapus.
• Pateikiama su šablonų biblioteka ir analizės ataskaitomis.
• Reikalauti mokamos prenumeratos.
#7 – Asana
• Projektų valdymo programėlė, orientuota į užduočių valdymą.
• Trūkumai: išteklių valdymas projektuose, uždirbtos vertės analizė ir „kas būtų, jei“ scenarijaus planavimas.
• Nemokama versija. Mokamos pakopos, kad gautumėte daugiau funkcijų.
Kokie yra Ganto diagramos pavyzdžiai?
Ganto diagramos gali būti naudojamos įvairiose situacijose. Štai keletas geriausių pavyzdžių:
• Projekto tvarkaraščiai: Ganto diagramoje galima vizualiai išdėstyti bet kokio tipo projekto laiko juostą su užduotimis, trukme, priklausomybėmis ir etapais. Tai gali būti statybos projektai, renginių planavimas, programinės įrangos inžinerija, moksliniai tyrimai ir kt.
• Gamybos grafikai: Ganto diagramos dažnai naudojamos gamyboje planuojant gamybos eilutes, kuriose rodomas visų etapų planavimas nuo medžiagų įsigijimo iki surinkimo iki pakavimo ir išsiuntimo.
• Išteklių paskirstymas: Ganto diagramos gali padėti optimizuoti išteklių, pvz., žmonių, įrangos ir patalpų, paskirstymą keliuose projektuose laikui bėgant. Spalvų kodavimo užduotys pagal išteklius gali tai paaiškinti.
• Pažangos stebėjimas: Vykdomų projektų Ganto diagramos gali būti atnaujinamos, kad būtų rodomos tikrosios atliktų užduočių pradžios / pabaigos datos, vykdomų užduočių nukrypimai ir bet kokie pakeitimai ar vėlavimai. Tai suteikia projekto būsenos vaizdą.
• Kas būtų, jei scenarijai: koreguodami užduočių sekas, trukmę ir priklausomybes Ganto diagramoje, projektų vadovai gali modeliuoti alternatyvas, kad nustatytų efektyviausią tvarkaraštį prieš įgyvendindami iš tikrųjų.
• Komunikacijos įrankis: Dalijimasis Ganto diagramomis su suinteresuotosiomis šalimis suteikia vaizdinę projekto etapų, užduočių savininkų ir planuojamų bei faktinių laiko grafikų santrauką, kuri padidina suderinimą ir atskaitomybę.
Apskritai Ganto diagramos gali būti taikomos bet kokiam scenarijui, kai vizualizuojant užduočių seką, priklausomybes ir laiko juostas galima gauti įžvalgų, kaip optimizuoti planus, paskirstyti išteklius, sekti pažangą ir pranešti apie būseną. Konkrečių pavyzdžių begalė, juos riboja tik žmonių kūrybiškumas ir aiškumo bei efektyvumo poreikiai.
Takeaways
Ganto diagramos yra tokios veiksmingos, nes jos paverčia sudėtingas projekto laiko juostas ir priklausomybes į paprastą vaizdą, kurį lengva suprasti, atnaujinti ir bendrinti. Pagrindiniai pranašumai yra patobulintas planavimas, komunikacija, pažangos stebėjimas ir planavimas, todėl projektų vadovai juos mėgsta.
Dažnai užduodami klausimai
Kodėl Ganto diagramos yra tokios geros?
Kodėl Ganto diagramos yra veiksmingos
- Vaizdinė laiko juosta – iš karto peržiūrėkite visą planą
- Ankstyvas problemos aptikimas – vizualiai pastebėkite galimas problemas
- Bendravimas – ugdykite aiškumą ir atskaitomybę
- Planavimas – aiškėja priklausomybės ir prioritetai
- Pažangos stebėjimas – atnaujinta diagrama rodo būseną
- Kas-jei analizė – modelio alternatyvos
- Integracija – darbas su projektų valdymo programine įranga
Ganto diagramos sudėtingas laiko juostas ir priklausomybes paverčia paprastais vaizdais, kuriuos lengva suprasti, atnaujinti ir bendrinti.
Nauda gaunama iš patobulinto planavimo, komunikacijos, stebėjimo ir planavimo
Kokie yra 4 Ganto diagramos komponentai?
Ganto diagramai reikalingi 4 aspektai: juostos, stulpeliai, datos ir etapai.
Ar Ganto diagrama yra laiko juosta?
Taip – Ganto diagrama iš esmės yra vizualinis projekto tvarkaraščio atvaizdas, padedantis planuoti, koordinuoti ir valdyti. Diagramoje užduočių informacija vaizduojama xy ašyje, kad sudėtingas laikas, priklausomybės ir trukmė būtų paverčiami paprastu, nuskaitomu formatu.
