Pasākums ir beidzies. Dalībnieki ir aizgājuši. Tagad sākas tas, kas atšķir organizatorus, kuri uzlabo savu sniegumu, no tiem, kuri min: atsauksmju vākšana. Aptaujas pēc pasākuma pastāsta, kas izdevās, kas neizdevās un kas jāmaina nākamreiz, bet tikai tad, ja pati aptauja ir labi izstrādāta. Neskaidra aptauja sniedz neskaidrus datus.
SurveyMonkey pētījumā par aptauju garumu tika atklāts, ka aptaujām, kuru aizpildīšana aizņem vairāk nekā 7–8 minūtes, aizpildīšanas rādītāji samazinās līdz 5–20 % [1]. Tas nozīmē, ka jūsu iekļautajiem jautājumiem ir jānopelna sava vieta. Šajā ceļvedī ir aplūkoti vairāk nekā 30 aptaujas jautājumi pēc pasākuma, kas sakārtoti pēc to mērījumiem, kā arī sniegti praktiski norādījumi par laiku, formātu un kļūdām, kas samazina atbilžu rādītājus.
Vispārēja apmierinātība
Sāciet ar vispārīgu informāciju, pirms nonākat pie konkrētiem jautājumiem. Šie jautājumi sniedz jums vispārēju ieskatu par pasākuma norises gaitu, pirms iedziļināties detaļās.
- Kā jūs kopumā vērtētu savu pieredzi pasākumā? (1-5)
- Vai pasākums attaisnoja jūsu cerības? (Pārsniegts / Sasniegts / Nepietiekams)
- Cik liela ir iespēja, ka jūs apmeklēsiet šī organizatora rīkotu pasākumu nākotnē? (Ļoti maz ticams līdz ļoti iespējams)
- Cik liela ir iespēja, ka jūs ieteiktu šo pasākumu kādam kolēģim? (NPS skala 0–10)
- Kāds viens vārds vislabāk raksturo jūsu pieredzi? (Atvērtā tipa vai vārdu mākonis)
Saturs un sesijas
Šie jautājumi novērtē, vai programma sniedza vērtību un atbilda dalībnieku vajadzībām.
- Cik atbilstošs saturs bija jūsu profesionālajām vajadzībām? (Nepavisam ne līdz ārkārtīgi)
- Kura sesija jums šķita visvērtīgākā? (Nolaižamā izvēlne vai atvērta izvēlne)
- Kuru sesiju uzskatījāt par vismazāk vērtīgu? (Nolaižamā izvēlne vai atvērta izvēlne)
- Vai saturs bija atbilstošā līmenī atbilstoši jūsu zināšanām? (Pārāk vienkārši / Tieši tā / Pārāk sarežģīti)
- Ieguvu praktiskas atziņas, ko varu pielietot savā darbā. (Pilnībā nepiekrītu, lai pilnībā piekristu)
Runātāji un prezentētāji
- Kā jūs kopumā novērtētu skaļruņu kvalitāti? (1-5)
- Kurš runātājs vai prezentētājs visvairāk izcēlās? (Atvērts)
- Vai bija pietiekami daudz iespēju uzdot jautājumus un atbildēt uz runātājiem? (Jā / Nē / Daļēji)
- Kādas tēmas jūs vēlētos redzēt aplūkotas turpmākajos pasākumos? (Atvērts)
Loģistika un organizācija
- Kā jūs vērtētu pasākuma organizāciju kopumā? (1-5)
- Vai norises vieta bija piemērota un ērta? (Jā / Nē / Daļēji)
- Kā jūs vērtētu reģistrācijas un reģistrēšanās procesu? (1-5)
- Vai pasākuma komunikācija (grafiks, jaunumi, norādes) bija skaidra un savlaicīga? (Jā / Nē / Daļēji)
- Kā jūs vērtētu ēdienu un dzērienu kvalitāti? (1–5 vai nav piemērojams)
Tīklošanās un iesaistīšanās
- Vai pasākums nodrošināja pietiekamas tīklošanās iespējas? (Jā / Nē / Daļēji)
- Šajā pasākumā ieguvu vērtīgus profesionālus kontaktus. (Pilnībā nepiekrītu, lai pilnībā piekristu)
- Kādu tīklošanās formātu jūs dodat priekšroku? (Strukturētas sesijas / Atvērta tīklošanās / Abi)
Vērtība un nākotnes nodomi
- Pasākums bija labs laika pavadīšanas veids. (Pilnībā nepiekrītu, lai pilnībā piekristu)
- Pasākums bija ieejas maksas vērts. (Pilnībā nepiekrītu, lai pilnībā piekristu)
- Ko jūs mainītu šajā pasākumā? (Atvērts)
- Kas bija pasākuma vērtīgākā daļa? (Atvērts)
- Vai ir vēl kādi komentāri vai ieteikumi? (Atvērts)
Virtuālie un hibrīdie pasākumi: papildu jautājumi
Ja jūsu pasākumam bija virtuāla vai hibrīda komponente, pievienojiet dažus jautājumus, kas attiecas tieši uz šo pieredzi.
- Kā jūs vērtētu virtuālās platformas kvalitāti? (1-5)
- Vai pasākuma laikā saskārāties ar kādām tehniskām problēmām? (Jā / Nē)
- Cik saistoša bija virtuālā pieredze, salīdzinot ar klātienes pasākumu? (Daudz mazāk / Mazāk / Apmēram tikpat / Vairāk)
Kļūdas, kas samazina atbilžu rādītājus
Uzdod pārāk daudz jautājumu. Mērķis ir uzdot ne vairāk kā 10 jautājumus [3]. Katrs papildu jautājums samazina aizpildāmo jautājumu skaitu. Izmetiet visu, kas ir patīkami zināt, nevis obligāti jāzina.
Sūtīšana par vēlu. Atmiņa ātri izgaist. Nosūtiet aptauju 24 stundu laikā pēc pasākuma, ideālā gadījumā ar aicinājumu telpā noslēguma sesijā. SMS aptaujas, kas nosūtītas divu stundu laikā pēc pasākuma beigām, saņem par 32% vairāk atbilžu nekā tās, kas nosūtītas vēlāk [2]. Papildu e-pasts 3–4 dienas vēlāk var apkopot vēl 20–30% atbilžu no tiem, kuri nokavēja pirmo nosūtīšanu [3].
Paļaujoties tikai uz atvērtiem jautājumiem. Atvērtā tipa atbildes ir saturīgas, taču tās ir grūti analizēt plašā mērogā, un tās samazina pabeigšanas rādītājus. Izmantojiet vērtēšanas skalas kvantitatīviem datiem. Ierobežojiet atvērtā tipa jautājumu skaitu līdz vienam vai diviem katrā aptaujā.
Rezultātu ignorēšana. Ātrākais veids, kā nodrošināt, ka neviens neaizpilda jūsu nākamo aptauju, ir apkopot atsauksmes un nekad nerīkoties uz tām. Dalieties ar galvenajiem atklājumiem ar dalībniekiem un pastāstiet viņiem, ko jūs maināt, pamatojoties uz viņu sniegto informāciju. Pat īss kopsavilkuma e-pasts veido uzticību un palielina dalību turpmākajās aptaujās.
Izmantojot vadošos jautājumus. "Cik ļoti jums patika mūsu lieliskā galvenā runa?" nav neitrāls jautājums. Saglabājiet formulējumu objektīvu un izvairieties no iestrādātiem pieņēmumiem.
Aizmirstot segmentēt. VIP personām, pirmreizējiem dalībniekiem, atkārtotiem dalībniekiem un virtuālajiem dalībniekiem bieži vien ir atšķirīga pieredze. Vismaz ieplānojiet atsevišķu šo grupu analīzi un, ja jūsu pasākums ir pietiekami liels, lai to atbalstītu, apsveriet pielāgotus jautājumu kopumus.
Padomi jautājumu rakstīšanai, uz kuriem var saņemt godīgas atbildes
Pat labi strukturēta aptauja var sniegt neuzticamus datus, ja atsevišķie jautājumi ir slikti uzrakstīti. Šeit ir piecas praktiskas lietas, kas jāpārbauda pirms nosūtīšanas.
Izmantojiet vienādu mērogu visā tekstā. Apvienojot 1–5 skalu vienā sadaļā ar 1–10 skalu citā, respondenti ir spiesti mainīt savu domāšanas veidu ik pēc dažiem jautājumiem. Izvēlieties vienu skalu visiem vērtētajiem vienumiem un pieturieties pie tās. Lielākā daļa pasākumu aptauju labi darbojas ar piecu punktu skala jo uz to ir ātri atbildēt un to ir viegli analizēt.
Jautājumos iekļaujiet tikai vienu ideju. "Kā jūs vērtētu satura kvalitāti un runātāja pasniegšanas veidu?" ir divi jautājumi vienā. Respondentiem, kuriem patika saturs, bet bija grūti sekot līdzi runātāja teiktajam, nav labas atbildes. divstobru jautājumi atsevišķos vienumos, pat ja tas aptaujai pievieno vēl vienu rindu.
Sniedziet respondentiem ieskatu jautājumos, kas, iespējams, nav attiecināmi. Ja jautājat par ēdienu un dzērieniem pasākumā, kurā daži dalībnieki piedalījās tikai virtuāli, iekļaujiet opciju “Nav piemērojams”. Piespiežot kādu novērtēt kaut ko tādu, ko viņš nav pieredzējis, tiek sagrozīti jūsu dati un respondents tiek frustrēts.
Izvairieties no žargona un iekšējās terminoloģijas. Jūsu komanda var dēvēt konkrētu sesiju par "pēcpusdienas sadalījuma grupu", taču dalībnieki to pazīst pēc sesijas nosaukuma. Izmantojiet to pašu valodu, ko dalībnieki lietoja, reģistrējoties vai saņemot grafiku. Tas ir īpaši svarīgi aptaujām, kas aptver vairāku dienu vai vairāku posmu pasākumus.
Pirms nosūtīšanas pārbaudiet aptauju. Aizpildiet visu aptauju pats un pēc tam palūdziet kādai personai ārpus plānošanas komandas to aizpildīt bez atbildes. Meklējiet jautājumus, kas rada vilcināšanos, skalas, kas šķiet neskaidras, vai loģikas pārlēcieni, kas nav saprotami kādam, kurš nav piedalījies aptaujas veidošanā. Tas, kas organizatoram šķiet acīmredzams, bieži vien nav skaidrs dalībniekam, kurš ātri atbild pa tālruni.
Paturiet prātā mobilo pieredzi. Lielākā daļa aptaujas atbilžu pēc pasākuma tiek saņemtas no tālruņiem, bieži vien laikā, kad dalībnieki dodas mājās. Garš jautājumu teksts, mazi pieskārienu mērķi un vairāku kolonnu izkārtojums apgrūtina aizpildīšanu mobilajās ierīcēs. Pirms nosūtīšanas priekšskatiet aptauju tālrunī un apgrieziet visus jautājumus, kuru lasīšanai nepieciešams ritināt. Aptauja, kas labi darbojas uz četru collu ekrāna, labi darbosies visur. Ja jūsu platforma to atbalsta, iespējojiet automātisko pārslēgšanos pēc katras vērtējuma izvēles, lai respondentiem nebūtu jāpieskaras atsevišķai pogai “tālāk”. Šīs nelielās izmaiņas vien var ievērojami samazināt atbirumu mobilajās ierīcēs.
Biežāk uzdotie jautājumi
Cik ilgam jābūt aptaujai pēc pasākuma?
Mērķis ir uzdot 8–10 jautājumus, kuru aizpildīšana neaizņems vairāk par piecām minūtēm. Laika starpība starp piecu minūšu aptauju un desmit minūšu aptauju ir ievērojama. Prioritāti piešķiriet svarīgākajiem rādītājiem un samaziniet pārējos. Ja jums patiešām ir nepieciešams vairāk datu, apsveriet iespēju veikt divas īsākas aptaujas: vienu tūlīt pēc pasākuma, kurā aplūkota kopējā apmierinātība, un otru nedēļu vēlāk, lai iegūtu padziļinātāku viedokli no visvairāk iesaistītajiem dalībniekiem. Vēl viens noderīgs īkšķa noteikums: ja jautājums neatbilst lēmumam, ko jūs reāli varētu pieņemt pirms nākamā pasākuma, samaziniet to. Katrs papildu jautājums, ko paturat, ir neliels nodoklis katram respondentam, kurš aizpilda aptauju.
Vai man vajadzētu piedāvāt stimulu par aptaujas aizpildīšanu?
Stimuli var palielināt atbilžu sniegšanas rādītājus, taču tie var arī piesaistīt zemas kvalitātes atbildes no cilvēkiem, kuri steidzas aizpildīt aptauju tikai tāpēc, lai saņemtu atlīdzību. Labāka pieeja ir padarīt aptauju vienkāršu un pietiekami īsu, lai nebūtu nepieciešams motivējums. Ja atbilžu sniegšanas rādītāji joprojām ir zemi, apsveriet iespēju piedalīties loterijā, nevis garantētu atlīdzību, kas samazina motivāciju steigties. Visefektīvākais stimuls ir pateikt dalībniekiem, ka viņu atsauksmes ietekmēs nākamā pasākuma norisi: cilvēki atbild, kad uzskata, ka viņu ieguldījums ir svarīgs.
Ko man darīt ar rezultātiem?
Sāciet, aprēķinot galvenos rādītājus: kopējo apmierinātības rādītāju, NPS un visus konkrētos rādītājus, kurus jūs izsekojat gadu no gada. Pēc tam izlasiet atvērtās atbildes, meklējot tēmas. Meklējiet modeļus, nevis vienreizējas sūdzības. Kad jums ir skaidrs priekšstats, kopīgot kopsavilkumu ar savu komandu un, ja nepieciešams, ar dalībniekiem. Īss e-pasts ar uzrakstu “lūk, ko jūs mums teicāt, un lūk, ko mēs mainām” noslēdz atgriezeniskās saites cilpu un palielina iespējamību, ka dalībnieki piedalīsies turpmākajās aptaujās. Tas arī palīdz izsekot vieniem un tiem pašiem pamatjautājumiem katrā pasākumā, lai jūs varētu novērtēt progresu laika gaitā, nevis uztvert katru aptauju kā atsevišķu uzdevumu. Salīdzinošās novērtēšanas rezultāti sniedz kontekstu, ko nevar sniegt atsevišķs datu punkts.
Atsauksmju vākšana pasākuma laikā, izmantojot AhaSlides
Visefektīvākais laiks atsauksmju apkopošanai ir pirms dalībnieku aiziešanas no telpas. AhaSlides ļauj noslēgt sesiju ar tiešraides slaidiem: vērtēšanas skalas kvantitatīvajiem jautājumiem, vārdu mākonis telpas noskaņojuma uztveršanai un atvērta tipa slaids konkrētiem ieteikumiem, rezultātiem parādoties ekrānā, telpai reaģējot. Atsauksmju apkopošana telpā ir veids, kā sasniegt iepriekš minētos 85–95% pabeigšanas rādītājus, un kolektīvo atsauksmju vērošana ekrānā piešķir sesijai konkrētu noslēguma brīdi.
Lai iegūtu pilnu anketu, AhaSlides aptaujas Apkopojiet iepriekš minētos pēc pasākuma aptaujas jautājumus vienā veidlapā, ko respondenti aizpilda vienā lapā un iesniedz vienreiz. Atklājiet to kā noslēguma sesijas pēdējo slaidu un pēc tam kopīgojiet to pašu aptauju kā saiti vai QR kodu ar dalībniekiem, kuri aizgāja agrāk; viņi var atbildēt jebkurā ierīcē, un konts nav nepieciešams.
Avoti
[1] SurveyMonkey. Cik garai jābūt aptaujai? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Izpēte. Kāds ir labs aptaujas atbilžu rādītājs pēc pasākuma? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] ASAE centrs. 5 labākās prakses aptauju izveidei un kopīgošanai pēc pasākuma. (Septembris 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
