Pat visdisciplinētākie uzņēmumi tur dažkārt var sajust savu projektu apmaldīšanos. Biežāk problēma ir viena no sagatavošana. Atrisinājums?Labi strukturēts un pilnībā interaktīvs projekta sākuma sanāksme!
Labi izpildīta sākumsapulce, kas nav tikai pompastika un ceremonija, patiešām var panākt kaut ko skaistu no labās kājas. Šeit ir 8 soļi, lai sarīkotu projekta sākumposmu, kas rada uztraukumu un sajūsmu visi tajā pašā lapā.
Sākuma laiks!
- Kas ir projekta sākuma sanāksme?
- Kāpēc projekta sākuma tikšanās ir tik svarīgas?
- 8 soļi līdz Kickass projekta sākuma sanāksmei
- Projekta sākuma sanāksmes darba kārtības veidne
Kas ir projekta sākuma sanāksme?
Kā teikts uz skārda, projekta sākuma sanāksme ir tikšanās, kurā jūs uzsākat savu projektu.
Parasti projekta sākuma sanāksme ir pirmā tikšanās starp klientu, kurš pasūtīja projektu, un uzņēmumu, kas to atdzīvinās. Abas puses sēdēs kopā un apspriedīs projekta pamatus, mērķi, mērķus un to, kā tas virzīsies no idejas līdz realizācijai.
Vispārīgi runājot, ir 2 veidu sākuma sanāksmēm, kas jāzina:
- Ārējā projekta sākums —Izstrādes komanda apsēžas ar kādu no ārpusuzņēmums, tāpat kā klients vai ieinteresētā persona, un apspriež sadarbības projekta plānu.
- Iekšējā PKM — Komanda no ietvaros uzņēmums kopā apsēžas un apspriež jauna iekšējā projekta plānu.
Lai gan abiem šiem veidiem var būt atšķirīgi rezultāti, procedūruir gandrīz vienāds. Būtībā ir neviena daļaārēja projekta sākuma, kas nav daļa no iekšējā projekta sākuma — vienīgā atšķirība būs tā, kam jūs to turat.
Kāpēc projekta sākuma tikšanās ir tik svarīgas?
Kickoff Meetings mērķim jābūt skaļam un skaidram! Var šķist pietiekami vienkārši, lai uzsāktu projektu, tikai uzticot virkni uzdevumu īstajiem cilvēkiem, it īpaši mūsdienu Kanban valdes apsēstajā darba vietā. Tomēr tas var novest pie tā, ka komandas pastāvīgi zaudē savu ceļu.
Atcerieties, tikai tāpēc, ka esat uz tā pati dēlisnenozīmē, ka esat uz tā pati lapa.
Tās centrā projekta atklāšana ir godīga un atklāta Dialogs starp klientu un komandu. Tas ir nav paziņojumu sērija par to, kā projekts darbosies, bet a sarunapar plāniem, cerībām un mērķiem, kas sasniegti nevaldāmās debatēs.
Šeit ir daži ieguvumi no projekta sākuma sanāksmes rīkošanas:
- Tas izpaužas visiem sagatavots - "Dodiet man sešas stundas, lai nocirstu koku, un pirmās četras es pavadīšu, asinot cirvi."Ja Ābrahams Linkolns šodien būtu dzīvs, varat būt drošs, ka viņš pirmās 4 no 6 projekta stundām pavadītu projekta sākuma sanāksmē. Tas ir tāpēc, ka šīs sanāksmes satur visi nepieciešamās darbības, lai jebkuru projektu novirzītu uz labās kājas.
- Tas ietver visi galvenie dalībnieki- Sākuma sapulces var sākt tikai tad, ja tur ir visi: vadītāji, komandu vadītāji, klienti un jebkurš cits, kas ir ieinteresēts projektā. Ir tik viegli zaudēt izsekojamību par to, kurš par ko ir atbildīgs, ja nav skaidrības, kas iegūta sākuma sanāksmē, lai visu noskaidrotu.
- Tas ir atvērts un sadarbojošs - Kā jau teicām, projekta sākuma sanāksmes ir debates. Labākie iesaistās visi apmeklētājiem un no visiem gūst labākās idejas.
8 soļi līdz Kickass projekta sākuma sanāksmei
Tātad, kas tieši ir iekļauts projekta sākuma sanāksmes darba kārtībā? Mēs esam samazinājuši to līdz 8 tālāk norādītajām darbībām, taču jums vienmēr jāatceras, ka ir šāda veida sanāksmēm nav iestatīta izvēlne.
Izmantojiet šos 8 soļus kā ceļvedi, taču nekad neaizmirstiet, ka galīgā darba kārtība ir tu!
1. darbība — ievads un ledlauži
Protams, vienīgais veids, kā uzsākt jebkuru sākuma sanāksmi, ir dalībniekus iepazīstot vienam ar otru. Neatkarīgi no jūsu projekta ilguma vai apjoma, klientiem un komandas locekļiem ir jāsadarbojas vienam ar otru, lai viņi varētu efektīvi strādāt kopā.
Lai gan pietiek ar vienkāršu ievadu, lai cilvēki iepazītos ar vārdiem, ledlauzis var pievienot vēl vienu personība un atvieglot garastāvoklipirms projekta sākuma.
Izmēģiniet šo:Spin riteni 🎡
Izklāstiet dažas vienkāršas ievada tēmas par vērpšanas ritenis, pēc tam palūdziet katram komandas dalībniekam to izgriezt un atbildēt uz jebkuru tēmu, par kuru ritenis nonāk. Smieklīgi jautājumi ir ieteicami, taču noteikti saglabājiet to vairāk vai mazāk profesionāli!
Vēlaties vairāk šāda veida?💡 Mums ir 10 ledlauži jebkurai sanāksmeitieši šeit.
2. darbība – projekta fons
Līdz ar formalitātēm un svētkiem ir pienācis laiks sākt darbu, uzsākot aukstu biznesu. Lai sanāksme sāktu veiksmīgi, jums ir jābūt skaidrai sākuma sanāksmes darba kārtībai!
Tāpat kā visos lieliskajos stāstos, vislabāk ir sākt no sākuma. Ieskicējiet visu sarakstistarp jums un jūsu klientiem, lai visi pilnībā iesaistītos projektā, lai saprastu, kas līdz šim ir noticis.
Tie var būt e-pastu, tekstu, iepriekšējo sapulču protokolu ekrānšāviņi vai jebkuri resursi, kas jūsu uzņēmumam un klientam pievieno jebkāda veida kontekstu. Padariet to viegli vizualizējamu, izveidojot laika skalu.
3. darbība — projekta pieprasījums
Papildus sarakstes fonam jūs vēlēsities ienirt dziļāk sīkāk par kāpēc šis projekts vispirms tiek uzsākts.
Tas ir izšķirošs solis, jo tas sniedz skaidru pārskatu par sāpju punktiem, kurus projekts vēlas atrisināt, un tas ir tas, kas gan komandām, gan klientiem vienmēr ir jāuztur sava prāta priekšgalā.
Protip 👊
Šādi posmi ir nobrieduši diskusijām. Jautājiet saviem klientiem un jūsu komandai izvirzīt savas idejas par to, kāpēc, viņuprāt, šis projekts ir sapņots.
Ja nepieciešams, vienmēr mēģiniet novirzīt kanālu klienta balssšajā sadaļā. Sadarbojieties ar klientu, lai iegūtu reālus piemērus, kad patērētāji min sāpīgas vietas, kuras jūsu projekts cenšas novērst. Viņu viedokļiem ir jāveido jūsu komandas pieeja projektam.
4. darbība – projekta mērķi
Tātad jūs esat ieskatījies pagātne no projekta, tagad ir pienācis laiks apskatīt nākotne.
Ja jūsu projektam ir tieši mērķi un skaidra veiksmes definīcija, tas patiešām palīdzēs jūsu komandai strādāt pie tā. Ne tikai tas, ka tas parādīs jūsu klientam, ka jūs nopietni uztverat darbu un jums ir tikpat lielas intereses, kā tas norit.
Jautājiet saviem sākuma sanāksmes dalībniekiem 'kā izskatīsies veiksme?'Vai tas ir vairāk klientu? Vairāk atsauksmju? Labāks klientu apmierinātības līmenis?
Neatkarīgi no mērķa, tam vienmēr jābūt...
- Sasniedzamais– Nepārslogojiet sevi. Ziniet savas robežas un izdomājiet sev mērķi faktiski ir izredzes sasniegt.
- Izmērāmi - Ierosiniet savu mērķi ar datiem. Mērķējiet pēc noteikta skaitļa un sekojiet līdzi savam progresam tā virzienā.
- Laiks - Piešķiriet sev beigu datumu. Dariet visu iespējamo, lai sasniegtu savus mērķus pirms šī termiņa.
5. darbība – darba pārskats
Ievietojot “gaļu” “sākuma sanāksmē”, darba pārskats (SoW) ir pamatīgs ieskats projekta specifikā un tajā, kā tas tiks īstenots. Tas ir galvenais rēķinssākuma sanāksmes darba kārtībā, un tai jāpievērš lielākā daļa jūsu uzmanības.
Apskatiet šo infografiku par to, kas jāiekļauj savā darba paziņojumā:
Paturiet prātā, ka darba paziņojums nav tik daudz par diskusiju, cik pārējā projekta sākuma sanāksmes darba kārtība. Šis tiešām ir laiks, kad projekts vienkārši noved pie tā izklāstiet rīcības plānugaidāmajam projektam, pēc tam saglabājiet diskusiju sanāksmes nākamais jautājums.
Tāpat kā pārējā sākuma sanāksmē, jūsu paziņojums par darbu ir super mainīgs. Jūsu darba izklāsta specifika vienmēr būs atkarīga no projekta sarežģītības, komandas lieluma, iesaistītajām daļām utt.
Vēlaties uzzināt vairāk?💡 Pārbaudiet to visaptverošs raksts par darba paziņojuma izstrādi.
6. darbība — jautājumu un atbilžu sadaļa
Lai gan jūs varētu justies spiests atstāt jautājumu un atbilžu sadaļu līdz beigām, mēs iesakām to paturēt tieši pēc darba paziņojuma.
Šāds smags segments noteikti radīs jautājumus gan no jūsu klienta, gan no jūsu komandas. Tā kā lielākā daļa sapulces visiem ir tik svaigā prātā, vislabāk ir sist, kamēr gludeklis ir karsts.
Izmantojot interaktīva prezentācijas programmatūrajautājumu un atbilžu rīkošana var palīdzēt nevainojami noritēt, it īpaši, ja jūsu projekta sākuma sanāksmei ir liels apmeklētāju skaits...
- Tas ir organizēts- Jautājumi ir sakārtoti pēc popularitātes (izmantojot pozitīvas balsis) vai pēc laika, un tos var atzīmēt kā “atbildēti” vai piespraust augšpusē.
- Tas ir regulēts- Jautājumus var apstiprināt un noraidīt, pirms tie tiek parādīti ekrānā.
- Tas ir anonīms - Jautājumus var iesniegt anonīmi, tas nozīmē, ka ikvienam ir sava balss.
7. darbība – iespējamās problēmas
Kā mēs teicām iepriekš, projekta sākuma sanāksme ir pēc iespējas atklāta un godīga. Tas irkā jūs veidojat uzticības sajūta ar savu klientu no sākuma.
Šajā nolūkā vislabāk ir apspriest iespējamās problēmas, ar kurām projekts var saskarties. Šeit neviens nelūdz jums paredzēt nākotni, tikai tāpēc, lai izveidotu provizorisku šķēršļu sarakstu, ar kuriem jūs varat saskarties.
Tā kā jūs, jūsu komanda un jūsu klients tuvosies šim projektam ar dažādām likmēm, ir ideāli to iegūt visiiesaistīts iespējamās problēmas diskusijā.
Projekta sākuma sanāksme8. darbība — reģistrēšanās
Regulāra reģistrēšanās ar klientu ir vēl viens veids, kā nostiprināt abu pušu uzticību. Projekta sākuma sanāksmē jums ir jāatrisina daži jautājumi kas, kad, kurš un cik šīs reģistrācijas notiks.
Reģistrēšanās ir diezgan smalks līdzsvars starp caurspīdīgumsun pūles. Lai gan ir patīkami būt pēc iespējas atvērtākam un pārskatāmākam, jums tas ir jāpārvalda atbilstoši tam, cik pieejams jūs patiesībā būsiet beatklāta un caurspīdīga.
Pirms sapulces beigām pārliecinieties, ka esat atbildējis uz šiem jautājumiem:
- Kas?- Kurā detaļā klientam ir nepieciešama atjaunināšana? Vai viņiem ir jāzina par katru mazāko progresa detaļu, vai arī svarīgas ir tikai lielas pazīmes?
- Kad?- Cik bieži jūsu komandai vajadzētu atjaunināt savu klientu? Vai viņiem vajadzētu pastāstīt par paveikto katru dienu vai vienkārši apkopot to, ko viņi ir paveikuši nedēļas beigās?
- Kurš? - Kurš komandas biedrs būs tas, kurš uzturēs sakarus ar klientu? Vai visā projektā katrā komandā būs kāds dalībnieks vai tikai viens korespondents?
- Kā? - Ar kādu metodi klients un korespondents sazināsies? Regulārs videozvans, e-pasts vai pastāvīgi atjaunināts tiešraides dokuments?
Tāpat kā lielākajā daļā jautājumu projekta sākuma sanāksmes darba kārtībā, vislabāk to apspriest atklāti. Lielai komandai un lielai klientu grupai jums varētu būt vieglāk izdarīt a tiešraides aptaujalai mazinātu iespējas noteikt vislabāko iespējamo reģistrēšanās formulu.
Vēlaties uzzināt vairāk? 💡 Pārbaudiet dažus labāko praksi, lai reģistrētos pie saviem klientiem.
Projekta sākuma sanāksmes darba kārtības veidne
Tā kā jūsu prasmīgi plānotā sākuma sanāksme tikai gaida, lai apspriestu dažus prātus sēžu zālē, pēdējais pieskāriens var būt mazliet mijiedarbībulai to visu apvienotu.
Vai zinājāt tikai to 29% uzņēmumujusties saistīts ar saviem klientiem ( Gallup)? Atteikšanās ir epidēmija B2B līmenī, un tas var atstāt sapulču sākumposma sajūtu kā plakanu, neiedvesmojošu procesu, izmantojot formalitātes.
Iesaistīt klientus un komandas, izmantojot interaktīvus slaidus, tas tiešām var palielināt dalībuun palielināt uzmanības loku.AhaSlides ir instrumentu arsenālsieskaitot tiešraides, Q&A un ideju vētras slaidus, un pat viktorīnas tiešraidēun spēles, lai pareizi iedarbinātu savu projektu.
Noklikšķiniet zemāk, lai paņemtu bezmaksas veidni savai sākuma sanāksmei. Mainiet visu, ko vēlaties, un pasniedziet to bez maksas!
Noklikšķiniet zemāk, lai izveidotu bezmaksas AhaSlides kontu un sāktu veidot savas saistošās sapulces, izmantojot interaktivitāti!
Tags: Biznesa tikšanās
