Планирањето на совршениот настан може да се чувствува огромно, и тоа е местото каде компании за управување со настани влегувај.
Без разлика дали сонувате за свадба на целиот живот, организирате прослава на годишнина или имате потреба да организирате корпоративна конференција, компанија за управување со настани може да ја претвори вашата визија во искуство кое луѓето нема да го заборават.
Продолжете да ја читате статијата за да знаете што точно е компанија за управување со настани, нивната улога, плус совети за да го изберете најдобриот и кои се црвените знамиња што треба да ги избегнувате.
Содржина
- Преглед
- Што е компанија за управување со настани?
- Која е функцијата на компанијата за управување со настани?
- Како да се избере најдобрата компанија за управување со настани?
- Што да избегнувате кога ги разгледувате предлозите за управување со настани?
- Кои се примери на настани што може да ги планира компанијата за управување со настани?
- Takeaways
Преглед
| Кое е значењето на компанија за управување со настани? | Компанија за управување со настани може да биде одговорна за сите важни организациски задачи за да придонесе за успешен настан, помагајќи ви да се концентрирате на содржината на настанот и на вашите гости. |
| Што прави компанијата за настани? | Планирање, организирање и координирање на многу настани за своите клиенти. |
Што е компанија за управување со настани?
Кога планирате настан од кој било обем, од свадба до корпоративен состанок, компанија за управување со настани може да обезбеди сè да работи беспрекорно.
Планерите на настани тесно соработуваат со клиентите за да ги разберат нивните потреби, цели и буџет. Потоа тие изработуваат сеопфатен план за настани прилагоден на визијата на клиентот, така што клиентите имаат мир на умот дека нивната визија за настани ќе стане реалност за паметење.
Која е функцијата на компанијата за управување со настани?
Има многу цели на компанијата за управување со настани, како што е организирање одличен настан кој ги исполнува сите барања на клиентите. Примарната функција на компанијата за управување со настани е да планира, координира и извршува успешни настани во име на нивните клиенти. Тие се справуваат со сета логистика и детали за клиентите да можат да се фокусираат на уживање во нивниот настан, наместо да се грижат за организацијата.
Некои клучни функции на компанија за организирање настани вклучуваат👇
#1 – Концептуализирајте го и испланирајте го настанот – Тие работат со клиентите за да ја разберат визијата, целите и буџетот за настанот, а потоа осмислуваат сеопфатен план за реализација на таа визија.
# 2 - Обезбедете го местото на одржување и преговарајте за договори – Тие бараат потенцијални места, споредуваат опции засновани на локација, простор, капацитети, цени и достапност, го обезбедуваат најдоброто и преговараат за договори во име на клиентот.
# 3 - Координирајте ги добавувачите и продавачите – Тие ги идентификуваат, избираат, резервираат и управуваат со сите потребни добавувачи како угостители, фотографи, декоратори, изнајмувања итн. за да обезбедат сè да работи непречено.
# 4 – Управувајте со буџетот за настанот – Тие создаваат буџет, ги следат трошоците и бараат начини да ги заштедат трошоците додека сè уште ги постигнуваат целите на клиентот.
# 5 - Создадете временски линии и распореди – Тие развиваат детални распореди и планови за вонредни ситуации за да се погрижат настанот да се одвива како што е планирано.
#6 – Планирање на забава – Тие организираат какви било перформанси, говорници или активности како дел од програмата на настанот.
#7 – Декорација и ознака – Ги нарачуваат потребните украси, постелнина, цвеќиња, постановки и потребни знаци.
# 8 - Ангажирајте и управувајте со персоналот за настани – Тие го наоѓаат, резервираат и управуваат со целиот привремен персонал потребен за да помогне во одржувањето на настанот.
#9 – Извршете го планот за настан беспрекорно – На денот на настанот, тие го надгледуваат поставувањето, управуваат со сите продавачи, решаваат проблеми и обезбедуваат програмата да продолжи според планираното.
#10 – Следете после настанот – Тие се справуваат со задачи како враќање на опремата, плаќања на фактури, испраќање белешки за благодарност, оценување на успеси и области за подобрување.
Совети за подобри настани
Барате повеќе забава за време на настанот?
Соберете ја вашата публика со забавен квиз на AhaSlides. Пријавете се за да преземете бесплатен квиз од библиотеката со шаблони на AhaSlides!
🚀 Земи бесплатен квиз ☁️
Како да се избере најдобрата компанија за управување со настани?
На најдобрата компанија за управување со настани можеби и треба време да се бара, но со овие реални совети, тие ќе бидат веднаш на вашата влезна врата🚪
# 1 - Искуство – Размислете за компании кои успешно извршиле многу настани слични по обем и обем на вашите. Тие ќе имаат добар процес и ќе знаат како да се справат со заедничките проблеми што се појавуваат.
# 2 - Портфолио – Прегледајте примери на минати настани што компанијата ги планирала и управувала. Барајте квалитет, креативност и внимание на деталите што одговараат на вашата визија.
# 3 - Референци – Побарајте и проверете референци од претходни клиенти за да потврдите дека компанијата ги исполнува своите ветувања и професионално се справува со проблемите.
# 4 - Специјализација – Некои компании се фокусираат на корпоративни настани, додека други се специјализирани за свадби. Одете по оној што има искуство и потребни ресурси прилагодени на вашиот специфичен тип на настан.
# 5 - Тим – Запознајте ги клучните членови на тимот за управување со настани кои ќе го планираат и реализираат вашиот настан. Проценете ја нивната професионалност, одговорност и разбирање на вашите потреби и визија.
# 6 - Договор и цени – Споредете повеќе предлози (најмалку 3) за да ги добиете најдобрите договори и цени. Погрижете се обемот на работа да е јасен и да ги разберете сите такси.
# 7 - Репутација – Проверете ги прегледите, наградите (доколку ги има), нејзиниот став во организациите од индустријата за настани и колку долго компанијата работи во бизнисот како индикатори за легитимност и квалитет.
#8 – Комуникација – Компанијата треба внимателно да ги слуша вашите потреби, да одговори на сите ваши прашања и навремено да одговори на барањата. Добрата комуникација е клучна за успешна работна врска.
#9 - Флексибилност – Најдобрите компании се подготвени да ги приспособат своите услуги врз основа на вашиот буџет и преференции, наместо строго да се држат до стандарден образец.
#10 - Транспарентност – Инсистирајте на целосна транспарентност во буџетите, договорите, временските рокови и плановите. Избегнувајте компании кои се тајни или одбиваат да споделат детали.
#11 – Управување со кризи – Како се справуваат со неочекуваните прашања што се појавуваат? Компанија со силно искуство за управување со кризи ќе помогне да се избегнат катастрофи.
#12 – Иновации – Дали се отворени за нови идеи и решенија за да ги постигнете вашите цели на креативен начин? Прогресивните компании поттикнуваат нови резултати.
#13 - Осигурување – Дали го носат потребното осигурување, вклучително и покривање на одговорност за вашиот настан? Ова ве штити од ризици и побарувања.
#14 – Вредности – Дали нивниот деловен пристап и компаниските вредности се усогласуваат со културата на вашата организација? Културното вклопување води до меѓусебно разбирање.
# 15 - Технологија – Дали се упатени во технологијата и секогаш ги следат најдобрите практики на трендовите во индустријата? Дали ја користат технологијата како софтвер за управување со проекти за да ги одржуваат плановите организирани и на вистинскиот пат? Технологијата ја подобрува ефикасноста.
Побарајте компанија за управување со настани со релевантно искуство и докажано искуство, добра репутација и флексибилност, комуникација и транспарентност неопходни за извршување на вашата единствена визија и надминување на вашите очекувања за вашиот посебен настан.
Што да избегнувате кога ги разгледувате предлозите за управување со настани?
Постојат одредени црвени знамиња на кои треба да внимавате во некои компании за управување со настани. Избегнувањето ќе избегне куршум во фазата на извршување подоцна.
• Нејасен или општ јазик – Предлозите што не се однесуваат конкретно на целите на вашиот настан, буџетските барања или временската рамка се црвено знаменце. Пазете се од компаниите кои користат генерички јазик наместо да го приспособат својот предлог.
• Нејасен или недефиниран делокруг на работа – Избегнувајте компании кои не прецизираат точно какви услуги ќе дадат и кои задачи се исклучени од нивниот предлог. Опсегот треба да биде детален и сеопфатен.
• Преголеми дополнителни давачки – Внимавајте на предлозите со дополнителни такси кои не се експлицитно наведени, како што се доплати за гориво, административни такси или трошоци за обработка на плаќања. Сите тие треба да бидат транспарентни и јасно објаснети.
• Одбивање да одговори на прашања – Ако некоја компанија избегнува да одговори на вашите прашања за деталите за планирање, договорите или цените, тоа веројатно значи дека нешто кријат. Транспарентноста е важна за градење доверба.
Кои се примери на настани што може да ги планира компанијата за управување со настани?
• Свадби – Планирањето и извршувањето на свадби е основна услуга за многу компании за управување со настани. Тие се справуваат со сите аспекти на планирањето, од избор на место до покани и координација во текот на денот.
• Конференции и саеми – Компаниите за настани можат да организираат големи корпоративни настани како конференции, семинари, самити, претставување производи и саеми. Тие управуваат со регистрацијата, координацијата на говорниците, логистиката на местото на одржување, угостителството и регистрацијата.
• Лансира производ – Менаџерите на настани можат да креираат извонредни настани кои вредат зуи за да ѝ откријат на јавноста нови производи или услуги. Планираат активности, демонстрации и промотивни елементи како на пр анкети во живо квизови да генерира возбуда.
• Прибирање средства и добротворни настани – Непрофитните настани како добротворни балови, трчање/прошетки и донации се уште еден вообичаен тип на настани управувани од компании за настани. Тие се фокусираат на максимизирање на посетеноста и собраните средства.
• Забави на компанијата - Компаниите за настани помагаат при планирање и управување со компаниските празнични забави, летни излети, пензионерски прослави и други видови социјални настани на вработените. Тие организираат активности и кетеринг.
• Наградни церемонии и гала – Планирање на награди, гала вечери и настани со црни вратоврски е уште една специјалност за некои компании за управување со настани со целосна услуга. Тие се справуваат со декор, табели за седење, корпи за подароци и говори.
• Демонстрации на производи – За компаниите кои планираат да прикажат производна линија, планерите на настани можат да дизајнираат интерактивни демонстрации, тест-возења, тестови за вкус и други влијателни начини да го покажат производот на потенцијалните клиенти.
Компаниите за управување со настани планираат настани од различни големини и типови, почнувајќи од интимни свадби до големи корпоративни конференции, собирање средства, забави, претставување производи и многу повеќе – во основа секој планиран настан каде што се потребни професионална координација и логистика за да се постигнат целите на клиентот.
Takeaways
Ангажирањето на експертска компанија за управување со настани ја трансформира основната визија во искуство за кое луѓето нема да престанат да зборуваат со години.
Нивното управување ве ослободува од логистички главоболки за да можете целосно да ја населите улогата на љубезен домаќин. Замислете го просторот за настани совршено поставен, со возбудени гости кои уживаат во вкусниот кетеринг и неверојатна забава - додека шетате низ собата, имајќи време да се дружите со сите. Прекрасно нели?
Сакате да го направите вашиот настан поинтерактивен? Обидете се АхаСлидес за да пристапите до низа мразокршачи, анкети и квизови кои ја левитираат сесијата на друго ниво.
