8-ൽ ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്താനുള്ള മികച്ച 2024 വഴികൾ

ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയുള്ള മീറ്റിംഗുകളുടെ ലോകത്തേക്ക് സ്വാഗതം! പ്രൊഫഷണലുകൾ എന്ന നിലയിൽ, ഫലങ്ങൾ ഡ്രൈവ് ചെയ്യുന്നതിനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനും ട്രാക്കിൽ തുടരുന്നതിനും മീറ്റിംഗുകൾ എത്ര പ്രധാനമാണെന്ന് നമുക്കെല്ലാവർക്കും അറിയാം. എന്നിരുന്നാലും, അവയെല്ലാം നല്ല നിലവാരമുള്ളവയല്ല, മുൻഗണന നൽകപ്പെടുന്നു.

പലപ്പോഴും, മീറ്റിംഗുകളെ കുറിച്ച് ചോദിക്കുമ്പോൾ, പലരും തങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമതയില്ലായ്മ കാരണം തല കുലുക്കുകയോ ഞരക്കത്തോടെയോ പ്രതികരിക്കുന്നു. തങ്ങളുടെ ഊർജവും സമയവും ഊറ്റിയെടുക്കുന്ന ഉൽപ്പാദനക്ഷമമല്ലാത്ത സെഷനുകളിൽ അവർ കുടുങ്ങിക്കിടക്കുന്നു. അതുകൊണ്ടാണ് ഇന്ന് നമ്മൾ പഠിക്കാൻ പോകുന്നത് എങ്ങനെ ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്താം!

നമുക്ക് തുടങ്ങാം!

• എന്താണ് ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് ഉണ്ടാക്കുന്നത്?
• ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ 8 നുറുങ്ങുകൾ
  • 1/ മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും തരവും നിർവചിക്കുക
  • 2/ ഒരു അജണ്ട ഉണ്ടായിരിക്കുക
  • 3/ അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക 
  • 4/ ഒരു ഐസ് ബ്രേക്കർ ഗെയിം ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക
  • 5/ സഹകരണത്തിനായി ഒരു ഇടം സൃഷ്ടിക്കുക
  • 6/ നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ ഇടപഴകുക
  • 7/ വ്യക്തമായ ഫോളോ-അപ്പ് പ്രവർത്തനങ്ങളും ടൈംലൈനുകളും ഉപയോഗിച്ച് അവസാനിപ്പിക്കുക
  • 8/ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉണ്ടായിരിക്കുക 
• കീ ടേക്ക്അവേസ്

എന്താണ് ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് ഉണ്ടാക്കുന്നത്?

മീറ്റിംഗുകൾ ഏതെങ്കിലും ബിസിനസ്സിന്റെയോ ഓർഗനൈസേഷന്റെയോ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ്. വ്യക്തികൾക്ക് ഒത്തുചേരാനും ആശയങ്ങൾ കൈമാറാനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും ഒരു പൊതു ലക്ഷ്യത്തിനായി പ്രവർത്തിക്കാനുമുള്ള ഒരു വേദിയാണ് അവ. 

ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് എന്നത് നന്നായി ചിട്ടപ്പെടുത്തിയതും ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയുള്ളതും ആവശ്യമുള്ള ഫലങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതും എല്ലാ പങ്കാളികളെയും കേൾക്കുകയും വിലമതിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് സൃഷ്ടിക്കുന്ന ചില ഘടകങ്ങൾ ഇതാ:

• അതിന് വ്യക്തമായ ലക്ഷ്യമുണ്ട്. മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളും പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഫലങ്ങളും സഹിതം അതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം വ്യക്തമാക്കുന്ന വ്യക്തമായ അജണ്ടയോടെയാണ് ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നത്, ഇത് മീറ്റിംഗ് ട്രാക്കിൽ നിലനിർത്താൻ സഹായിക്കുകയും എല്ലാ പങ്കാളികളും അവരുടെ ചുമതലകളെക്കുറിച്ച് ബോധവാന്മാരാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
• ഇത് ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയം പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു. ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗിന് ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയം ആവശ്യമാണ്. എല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും അവരുടെ ചിന്തകളും ആശയങ്ങളും പ്രകടിപ്പിക്കാൻ അവസരമുണ്ട്, കൂടാതെ സജീവമായ ശ്രവണവും മാന്യമായ സംഭാഷണവും ഉപയോഗിച്ച് ചർച്ച പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
• ഇതിന് വ്യക്തമായ ഔട്ട്പുട്ടുകളും തുടർനടപടികളും ഉണ്ട്. ഇവയില്ലാതെ, പങ്കെടുക്കുന്നവർ അവരുടെ അടുത്ത നടപടികളെക്കുറിച്ച് അനിശ്ചിതത്വത്തിലായതിനാൽ മീറ്റിംഗ് ഫലപ്രദമല്ലാത്തതും ഫലപ്രദവുമല്ല. അവിടെ നിന്ന്, ഏതെങ്കിലും തുടർയോഗത്തിൽ കാര്യക്ഷമത കൊണ്ടുവരുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.

AhaSlides ഉപയോഗിച്ചുള്ള കൂടുതൽ നുറുങ്ങുകൾ

• ബിസിനസ്സിലെ മീറ്റിംഗുകൾ | 10 സാധാരണ തരങ്ങളും മികച്ച രീതികളും
• ഹോസ്റ്റ് ചെയ്യാനുള്ള മികച്ച മാർഗം ആമുഖ യോഗങ്ങൾ
• വിജയകരമായ ഒരു റൺ ചെയ്യാനുള്ള 11 ഘട്ടങ്ങൾ സ്ട്രാറ്റജിക് മാനേജ്മെന്റ് മീറ്റിംഗ്

ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ 8 നുറുങ്ങുകൾ

തീർച്ചയായും, മുകളിൽ പറഞ്ഞതുപോലെ ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്താനും പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ സമയവും പരിശ്രമവും പാഴാക്കാതിരിക്കാനും, മീറ്റിംഗിന് മുമ്പും സമയത്തും ശേഷവും നിങ്ങൾ തയ്യാറെടുപ്പും തുടർനടപടികളും പരിഗണിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഈ ഘട്ടങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കുന്നത് സുഗമവും വിജയകരവുമായ ഫലം ഉറപ്പാക്കും. 

മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് - ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്തുക

1/ മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും തരവും നിർവചിക്കുക

മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, തരം എന്നിവ നിർവചിക്കുകയും എല്ലാ പങ്കാളികളും മനസ്സിലാക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും വേണം. ഒരു മീറ്റിംഗിൽ 10 മിനിറ്റ് വരാൻ ആരും ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല, എന്നിട്ടും അവരുടെ ഉത്തരവാദിത്തത്തെക്കുറിച്ചും ഇവിടെ ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ചും അറിയില്ല. ചില തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ പോലുള്ള പ്രത്യേക ഉദ്ദേശ്യങ്ങൾ മാത്രം

• തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുന്ന യോഗങ്ങൾ. തീരുമാനങ്ങളും പ്രവർത്തനങ്ങളും ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ അവ നടത്തപ്പെടുന്നു.
• പ്രശ്നപരിഹാര യോഗങ്ങൾ. ഒരു പ്രശ്‌നത്തിന്/പ്രതിസന്ധിക്ക് പരിഹാരം കാണാനാണ് അവരെ വിളിക്കുന്നത്.
• മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭജനകമായ യോഗങ്ങൾ. അംഗങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള സംഭാവനകൾ ഉപയോഗിച്ച് തകർപ്പൻ പുതിയ ആശയങ്ങൾ ശേഖരിക്കാനുള്ള ഇടമാണ് അവ.

2/ ഒരു അജണ്ട ഉണ്ടായിരിക്കുക

നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക യോഗത്തിന്റെ അജൻഡ മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഫലങ്ങൾ എന്നിവ മനസ്സിലാക്കാൻ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ സഹായിക്കുന്ന എല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും അത് മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് അയയ്ക്കുക. റിപ്പോർട്ടുകൾ, ഡാറ്റ, അവതരണങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് പ്രസക്തമായ ഡോക്യുമെന്റുകൾ പോലുള്ള ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളും രേഖകളും മുൻകൂട്ടി ശേഖരിക്കാൻ അവരെ സഹായിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഗൈഡായി ഇത് പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

3/ അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക 

അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ എല്ലാ പങ്കാളികളും മുൻകൂട്ടി സമ്മതിക്കുന്ന മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങളോ മാനദണ്ഡങ്ങളോ ആണ്, കൂടാതെ ചർച്ചയ്ക്ക് ഉൽപ്പാദനപരവും മാന്യവുമായ അന്തരീക്ഷം സൃഷ്ടിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. അവയിൽ സജീവമായ ശ്രവണം പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുക, വൈവിധ്യത്തെ മാനിക്കുക, ചർച്ചയ്ക്ക് പരിമിതമായ സമയം മുതലായവ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം.

മീറ്റിംഗിനിടെ - ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്തുക

4/ ഒരു ഐസ് ബ്രേക്കർ ഗെയിം ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക

എയിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുന്നു ക്രിയേറ്റീവ് ഐസ് ബ്രേക്കർ പിരിമുറുക്കം ലഘൂകരിക്കാനും ഒരു ടീം മീറ്റിംഗിന് എല്ലാവരേയും ശരിയായ മാനസികാവസ്ഥയിൽ എത്തിക്കാനുമുള്ള ഒരു മികച്ച മാർഗമാണ്. ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ തുടക്കത്തിൽ നിശബ്ദതയുടെ അസഹ്യമായ നിമിഷങ്ങൾ ഭേദിക്കുന്നത് ഉൽപ്പാദനക്ഷമവും ആസ്വാദ്യകരവുമായ ഒരു സെഷനു വേണ്ടിയുള്ള ടോൺ സജ്ജമാക്കാൻ സഹായിക്കും.

കാലഹരണപ്പെട്ടതിനെ ആശ്രയിക്കുന്നതിനുപകരം, വളരെ രസകരവും സർഗ്ഗാത്മകവും മത്സരപരവും ലളിതമായി മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ സൃഷ്‌ടിക്കാവുന്നതുമായ ലഘുവായ സംവാദങ്ങളിലോ കാഷ്വൽ സംഭാഷണങ്ങളിലോ തത്സമയ ക്വിസിലോ ഏർപ്പെടാം. അതിനാൽ, എന്തുകൊണ്ട് പുതിയ എന്തെങ്കിലും പരീക്ഷിച്ചുകൂടാ?

5/ സഹകരണത്തിനായി ഒരു ഇടം സൃഷ്ടിക്കുക

ഒരു ഗ്രൂപ്പായി ചർച്ച ചെയ്യാനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനുമുള്ള വിലപ്പെട്ട അവസരമാണ് ടീം മീറ്റിംഗ്. സ്ഥലത്തുതന്നെ പുതിയ ആശയങ്ങൾ കൊണ്ടുവരാൻ ശ്രമിക്കുന്നതിനുപകരം, ടീം അംഗങ്ങൾ അവരുടെ തയ്യാറാക്കിയ റിപ്പോർട്ടുകൾ, ആശയങ്ങൾ, കാഴ്ചപ്പാടുകൾ എന്നിവ മേശപ്പുറത്ത് കൊണ്ടുവരണം. ഈ രീതിയിൽ, നന്നായി ആലോചിച്ച് മികച്ച അന്തിമ തീരുമാനത്തിലെത്താൻ ടീമിന് ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാനാകും.

ചർച്ച ചെയ്‌ത ആശയങ്ങളുടെ തത്സമയ സർവേ നടത്തുന്നതും തത്സമയ ഫീഡ്‌ബാക്ക് ശേഖരിക്കുന്നതും ടീം പിന്നീട് പരിഗണിച്ചേക്കാം തത്സമയ വോട്ടെടുപ്പ് AhaSlides-ൽ നിന്നുള്ള മൾട്ടിപ്പിൾ ചോയ്‌സ് അല്ലെങ്കിൽ ഓപ്പൺ-എൻഡ് ചോദ്യങ്ങൾക്കൊപ്പം. 

ഒരു അദ്വിതീയ ക്യുആർ കോഡോ ലിങ്കോ ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ, ടീം അംഗങ്ങൾക്ക് തൽക്ഷണം ആക്‌സസ് ചെയ്യാനും അവരുടെ ഇൻപുട്ട് നൽകാനും കഴിയും, ഫലങ്ങൾ സ്ക്രീനിൽ നേരിട്ട് പ്രദർശിപ്പിക്കും. ഇത് സമയം പാഴാക്കാതിരിക്കാൻ സഹായിക്കുകയും എല്ലാ ആശയങ്ങളും ന്യായമായി പിടിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

6/ നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ ഇടപഴകുക

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ശ്രദ്ധ തിരിക്കുന്നതിന് അവസരം നൽകരുത്. എല്ലാവർക്കും പങ്കെടുക്കാനും സംഭാവന നൽകാനും കഴിയുന്ന ഒരു "ഓൺലൈൻ റൗണ്ട് ടേബിൾ" നിങ്ങൾക്ക് സംഘടിപ്പിക്കാം. ലജ്ജാശീലരായ ആളുകളുമായി? വിഷമിക്കേണ്ട. അജ്ഞാതൻ ചോദ്യോത്തരങ്ങൾ ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കും.

കൂടാതെ, സ്വാഭാവികതയ്ക്കായി കുറച്ച് ഇടം അനുവദിക്കാൻ മറക്കരുത്. കാരണം ആരോഗ്യകരവും സജീവവുമായ ഒരു മീറ്റിംഗ് പുതിയ പരിഹാരങ്ങൾക്കും പുതുമകൾക്കും അനുയോജ്യമായ സ്ഥലമാണ്. ക്രിയാത്മകമായി ചിന്തിക്കാൻ പങ്കാളികളെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതിലൂടെ മന്ദഗതിയിലുള്ളതും പിരിമുറുക്കമുള്ളതുമായ അന്തരീക്ഷം തകർക്കുക വേഡ് ക്ലൗഡ് രസകരവും ഫലപ്രദവുമായ പ്രവർത്തനമായിരിക്കും. ശ്രമിച്ചു നോക്കൂ.

മീറ്റിംഗിന് ശേഷം - ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്തുക

7/ വ്യക്തമായ ഫോളോ-അപ്പ് പ്രവർത്തനങ്ങളും ടൈംലൈനുകളും ഉപയോഗിച്ച് അവസാനിപ്പിക്കുക

തന്ത്രപ്രധാനമായ സെഷൻ അവസാനിപ്പിക്കാൻ, പങ്കെടുക്കുന്ന ഓരോ വ്യക്തിക്കും അവരുടെ അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളെക്കുറിച്ച് വ്യക്തതയുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

വകുപ്പുകൾ ചർച്ച ചെയ്യട്ടെ:

• ഏത് അളവുകോലുകൾ അവരുടെ പുരോഗതി പ്രകടമാക്കും? പുരോഗതി ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ വ്യക്തമാക്കുക.
• വിജയിക്കാൻ ഏത് ക്രോസ്-ഫംഗ്ഷണൽ പങ്കാളികൾക്ക് ഏകോപനം ആവശ്യമാണ്? ശക്തമായ സഹകരണം പ്രധാനമാണ്.
• ഫോളോ-അപ്പ് മീറ്റിംഗുകൾക്ക് എന്ത് തരത്തിലുള്ള അപ്‌ഡേറ്റുകൾ ആവശ്യമാണ്? റിപ്പോർട്ടുകൾ? അവതരണങ്ങൾ? മുൻകൂട്ടിയുള്ള മസ്തിഷ്കപ്രവാഹ ഫലങ്ങൾ.
• പ്രാഥമിക ഫലങ്ങളോ വിവരങ്ങളോ എപ്പോൾ പ്രതീക്ഷിക്കാം? വേഗത നിലനിർത്താൻ അതിമോഹവും എന്നാൽ കൈവരിക്കാവുന്നതുമായ സമയപരിധികൾ സജ്ജമാക്കുക.

8/ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉണ്ടായിരിക്കുക

എല്ലായ്‌പ്പോഴും വിശദവും സമഗ്രവും വ്യക്തവും മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പവുമാണ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് പങ്കെടുക്കുന്നവർ, ഡയറക്ടർ ബോർഡ്, മുതിർന്ന നേതാക്കൾ, പങ്കെടുക്കാൻ കഴിയാത്തവർ എന്നിവർക്ക് അയയ്ക്കുക. അവ പ്രമാണങ്ങൾ മാത്രമല്ല, അടുത്ത മീറ്റിംഗുകൾക്കുള്ള ഉള്ളടക്ക അടിസ്ഥാനം മാത്രമല്ല നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനം (ആവശ്യമെങ്കിൽ).

കീ ടേക്ക്അവേസ്

ഒരു നല്ല മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നതിനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു AhaSlides മുകളിൽ പങ്കിട്ടത് വളരെ സങ്കീർണ്ണമല്ല. എല്ലാവർക്കും വിലമതിക്കപ്പെടുകയും കേൾക്കുകയും സംസാരിക്കാൻ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് ഉൽപ്പാദനക്ഷമമായ മീറ്റിംഗുകൾ എന്ന് ഓർമ്മിക്കുക. മീറ്റിംഗ് ഒരു നിർവചിക്കപ്പെട്ട ഫലം പുറപ്പെടുവിക്കുകയും അതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം നിറവേറ്റുകയും വേണം. മീറ്റിംഗിന് ശേഷം, എല്ലാവരും അവരുടെ റോളുകൾ സ്വീകരിക്കുകയും ചർച്ച ചെയ്ത പദ്ധതികൾ പിന്തുടരാൻ പ്രതിജ്ഞാബദ്ധരാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.