മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്: മികച്ച റൈറ്റിംഗ് ഗൈഡ്, ഉദാഹരണങ്ങൾ (+ സൗജന്യ ടെംപ്ലേറ്റ്) 2024 ൽ

ബിസിനസ്സുകളിലും ഓർഗനൈസേഷനുകളിലും മീറ്റിംഗുകൾ നിർണായക പങ്ക് വഹിക്കുന്നു, പ്രശ്‌നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിനും അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതിനും പുരോഗതി കൈവരിക്കുന്നതിന് ആഭ്യന്തര കാര്യങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള ഒരു വേദിയായി വർത്തിക്കുന്നു. ഈ ഒത്തുചേരലുകളുടെ സാരാംശം പിടിച്ചെടുക്കാൻ, വെർച്വൽ അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തിപരമായി, മീറ്റിംഗ് മീറ്റ് or മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ് (MoM) കുറിപ്പുകൾ എടുക്കുന്നതിലും ചർച്ച ചെയ്ത പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുന്നതിലും എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളുടെയും തീരുമാനങ്ങളുടെയും ട്രാക്ക് സൂക്ഷിക്കുന്നതിലും നിർണായകമാണ്.

ഉപയോഗിക്കേണ്ട ഉദാഹരണങ്ങളും ടെംപ്ലേറ്റുകളും കൂടാതെ പിന്തുടരേണ്ട മികച്ച രീതികളും ഉപയോഗിച്ച് ഫലപ്രദമായ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എഴുതുന്നതിന് ഈ ലേഖനം നിങ്ങളെ നയിക്കും.

ഉള്ളടക്ക പട്ടിക

• മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എന്താണ്?
• ആരാണ് മിനിറ്റ്-ടേക്കർ?
• മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എങ്ങനെ എഴുതാം
• മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉദാഹരണങ്ങൾ (+ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ)
• നല്ല മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ
• കീ ടേക്ക്അവേസ്

മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എഴുതുന്നതിനുള്ള വെല്ലുവിളി ഇനിമേൽ അനുഭവിക്കാതിരിക്കാൻ ഈ ലേഖനം നിങ്ങളെ സഹായിക്കുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു. കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ ഓരോ മീറ്റിംഗുകളിലും സർഗ്ഗാത്മകവും സംവേദനാത്മകവുമാകാൻ മറക്കരുത്:

• AhaSlides പൊതു ടെംപ്ലേറ്റ്
• പ്രോജക്ട് കിക്കോഫ് മീറ്റിംഗ്
• സ്ട്രാറ്റജിക് മാനേജ്മെന്റ് മീറ്റിംഗ്
• ബിസിനസ്സിലെ മീറ്റിംഗുകൾ |10 തരങ്ങളും മികച്ച രീതികളും
• യോഗത്തിന്റെ അജൻഡ | 8 പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ, ഉദാഹരണങ്ങൾ & സൗജന്യ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ
• മീറ്റിംഗ് ക്ഷണ ഇമെയിൽ | മികച്ച നുറുങ്ങുകൾ, ഉദാഹരണങ്ങൾ, ടെംപ്ലേറ്റുകൾ
• AI ഓൺലൈൻ ക്വിസ് ക്രിയേറ്റർ | ക്വിസുകൾ ലൈവ് ആക്കുക | 2024 വെളിപ്പെടുത്തുന്നു
• ലൈവ് വേഡ് ക്ലൗഡ് ജനറേറ്റർ | 1-ൽ #2024 സൗജന്യ വേഡ് ക്ലസ്റ്റർ ക്രിയേറ്റർ
• 14-ൽ സ്കൂളിലും ജോലിസ്ഥലത്തും മസ്തിഷ്കപ്രക്രിയയ്ക്കുള്ള 2024 മികച്ച ഉപകരണങ്ങൾ
• എന്താണ് ഒരു റേറ്റിംഗ് സ്കെയിൽ? | സൗജന്യ സർവേ സ്കെയിൽ ക്രിയേറ്റർ
• റാൻഡം ടീം ജനറേറ്റർ | 2024 റാൻഡം ഗ്രൂപ്പ് മേക്കർ വെളിപ്പെടുത്തുന്നു

മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എന്താണ്?

ഒരു മീറ്റിംഗിൽ സംഭവിക്കുന്ന ചർച്ചകൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ എന്നിവയുടെ രേഖാമൂലമുള്ള രേഖയാണ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്സ്. 

• പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കും പങ്കെടുക്കാൻ കഴിയാത്തവർക്കും അവ ഒരു റഫറൻസും വിവരങ്ങളുടെ ഉറവിടവുമായി വർത്തിക്കുന്നു.
• പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ മറക്കുന്നില്ലെന്നും ചർച്ച ചെയ്‌ത കാര്യങ്ങളെ കുറിച്ചും എന്തെല്ലാം നടപടികളാണ് സ്വീകരിക്കേണ്ടതെന്നും എല്ലാവരും ഒരേ പേജിലാണെന്നും ഉറപ്പാക്കാൻ അവ സഹായിക്കുന്നു.
• മീറ്റിംഗിൽ എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളും പ്രതിബദ്ധതകളും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിലൂടെ അവർ ഉത്തരവാദിത്തവും സുതാര്യതയും നൽകുന്നു.

ആരാണ് മിനിറ്റ്-ടേക്കർ?

മീറ്റിംഗിൽ എടുക്കുന്ന ചർച്ചകളും തീരുമാനങ്ങളും കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന് മിനിറ്റ്-ടേക്കർ ഉത്തരവാദിയാണ്.

അവർക്ക് ഒരു അഡ്‌മിനിസ്‌ട്രേറ്റീവ് ഓഫീസർ, ഒരു സെക്രട്ടറി, ഒരു അസിസ്റ്റന്റ് അല്ലെങ്കിൽ മാനേജർ, അല്ലെങ്കിൽ ചുമതല നിർവഹിക്കുന്ന ഒരു വോളണ്ടിയർ ടീം അംഗം ആകാം. മിനിറ്റ് എടുക്കുന്നയാൾക്ക് നല്ല ഓർഗനൈസേഷനും കുറിപ്പ് എടുക്കലും ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്, കൂടാതെ ചർച്ചകൾ ഫലപ്രദമായി സംഗ്രഹിക്കാനും കഴിയും.

AhaSlides-നൊപ്പമുള്ള രസകരമായ മീറ്റിംഗ് ഹാജർ

മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എങ്ങനെ എഴുതാം

ഫലപ്രദമായ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾക്കായി, ആദ്യം, അവ വസ്തുനിഷ്ഠമായിരിക്കണം, മീറ്റിംഗിന്റെ വസ്തുതാപരമായ റെക്കോർഡ് ആയിരിക്കണം, വ്യക്തിപരമായ അഭിപ്രായങ്ങളോ ചർച്ചകളുടെ ആത്മനിഷ്ഠമായ വ്യാഖ്യാനങ്ങളോ ഒഴിവാക്കുക. അടുത്തത്, അത് ഹ്രസ്വവും വ്യക്തവും മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പവും ആയിരിക്കണം പ്രധാന പോയിന്റുകളിൽ മാത്രം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക, അനാവശ്യ വിശദാംശങ്ങൾ ചേർക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക. ഒടുവിൽ, അത് കൃത്യവും രേഖപ്പെടുത്തപ്പെട്ട എല്ലാ വിവരങ്ങളും പുതിയതും പ്രസക്തവുമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും വേണം.

ഇനിപ്പറയുന്ന ഘട്ടങ്ങളിലൂടെ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ എഴുതുന്നതിന്റെ വിശദാംശങ്ങളിലേക്ക് പോകാം!

മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളുടെ 8 അവശ്യ ഘടകങ്ങൾ

1. മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതി, സമയം, സ്ഥലം
2. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റും ഹാജരാകാത്തതിന് ക്ഷമാപണവും
3. മീറ്റിംഗിന്റെ അജണ്ടയും ഉദ്ദേശ്യവും
4. ചർച്ചകളുടെയും തീരുമാനങ്ങളുടെയും സംഗ്രഹം
5. എടുത്ത എല്ലാ വോട്ടുകളും അവയുടെ ഫലങ്ങളും
6. ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള കക്ഷിയും പൂർത്തിയാക്കാനുള്ള സമയപരിധിയും ഉൾപ്പെടെയുള്ള പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ
7. ഏതെങ്കിലും അടുത്ത ഘട്ടങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഫോളോ-അപ്പ് ഇനങ്ങൾ
8. മീറ്റിംഗിന്റെ അവസാന പരാമർശങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ മാറ്റിവയ്ക്കൽ

ഫലപ്രദമായ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എഴുതുന്നതിനുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ

1/ തയ്യാറാക്കൽ

മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ്, മീറ്റിംഗ് അജണ്ടയും പ്രസക്തമായ ഏതെങ്കിലും പശ്ചാത്തല സാമഗ്രികളും പരിചയപ്പെടുക. ലാപ്‌ടോപ്പ്, നോട്ട്പാഡ്, പേന എന്നിങ്ങനെ ആവശ്യമായ എല്ലാ ഉപകരണങ്ങളും നിങ്ങളുടെ പക്കലുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഏതൊക്കെ വിവരങ്ങളാണ് ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടതെന്നും ഒരെണ്ണം എങ്ങനെ ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യാമെന്നും മനസ്സിലാക്കുന്നതിന് മുമ്പത്തെ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് അവലോകനം ചെയ്യുന്നതും നല്ലതാണ്.

2/ കുറിപ്പ് എടുക്കൽ

യോഗത്തിൽ, നടത്തിയ ചർച്ചകളെയും തീരുമാനങ്ങളെയും കുറിച്ച് വ്യക്തവും സംക്ഷിപ്തവുമായ കുറിപ്പുകൾ എടുക്കുക. മുഴുവൻ മീറ്റിംഗും പദാനുപദമായി പകർത്തുന്നതിനുപകരം, പ്രധാന പോയിന്റുകൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ എന്നിവ ക്യാപ്‌ചർ ചെയ്യുന്നതിലാണ് നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കേണ്ടത്. സ്പീക്കറുകളുടെ പേരുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഏതെങ്കിലും പ്രധാന ഉദ്ധരണികൾ, ഏതെങ്കിലും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളോ തീരുമാനങ്ങളോ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. മറ്റുള്ളവർക്ക് മനസ്സിലാകാത്ത തരത്തിൽ ചുരുക്കെഴുത്തുകളോ ചുരുക്കെഴുത്ത് ഒഴിവാക്കുക.

3/ മിനിറ്റ് സംഘടിപ്പിക്കുക

മീറ്റിംഗിന് ശേഷം നിങ്ങളുടെ മിനിറ്റുകളുടെ യോജിച്ചതും സംക്ഷിപ്തവുമായ ഒരു സംഗ്രഹം സൃഷ്ടിക്കാൻ നിങ്ങളുടെ കുറിപ്പുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുകയും ഓർഗനൈസ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക. മിനിറ്റ് വായിക്കാൻ എളുപ്പമാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് തലക്കെട്ടുകളും ബുള്ളറ്റ് പോയിന്റുകളും ഉപയോഗിക്കാം. ചർച്ചയുടെ വ്യക്തിപരമായ അഭിപ്രായങ്ങളോ ആത്മനിഷ്ഠമായ വ്യാഖ്യാനങ്ങളോ എടുക്കരുത്. വസ്‌തുതകളിലും യോഗത്തിൽ അംഗീകരിച്ച കാര്യങ്ങളിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക.

4/ വിശദാംശങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു

നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റിൽ തീയതി, സമയം, സ്ഥലം, പങ്കെടുക്കുന്നവർ എന്നിവ പോലുള്ള പ്രസക്തമായ എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും ഉൾപ്പെടുത്തണം. കൂടാതെ ചർച്ച ചെയ്‌ത പ്രധാനപ്പെട്ട വിഷയങ്ങൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, ചുമതലപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ എന്നിവ പരാമർശിക്കുക. എടുത്ത ഏതെങ്കിലും വോട്ടുകളും ഏതെങ്കിലും ചർച്ചകളുടെ ഫലവും രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

5/ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ

ആരാണ് ഉത്തരവാദികൾ, പൂർത്തിയാക്കാനുള്ള സമയപരിധി എന്നിവ ഉൾപ്പെടെ, അസൈൻ ചെയ്‌തിരിക്കുന്ന ഏതെങ്കിലും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഇത് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളുടെ നിർണായക ഭാഗമാണ്, കാരണം എല്ലാവർക്കും അവരുടെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും അവ പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനുള്ള സമയക്രമവും അറിയാമെന്ന് ഇത് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

6/ അവലോകനവും വിതരണവും

കൃത്യതയ്ക്കും സമ്പൂർണ്ണതയ്ക്കും വേണ്ടി നിങ്ങൾ മിനിറ്റ് അവലോകനം ചെയ്യുകയും ആവശ്യമായ പുനരവലോകനങ്ങൾ നടത്തുകയും വേണം. എല്ലാ പ്രധാന പോയിന്റുകളും തീരുമാനങ്ങളും ശ്രദ്ധയിൽപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. തുടർന്ന്, പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കെല്ലാം നേരിട്ടോ ഇമെയിൽ വഴിയോ നിങ്ങൾക്ക് മിനിറ്റ് വിതരണം ചെയ്യാം. പങ്കിട്ട ഡ്രൈവ് അല്ലെങ്കിൽ ക്ലൗഡ് അധിഷ്‌ഠിത സ്‌റ്റോറേജ് പ്ലാറ്റ്‌ഫോം പോലുള്ള എളുപ്പത്തിലുള്ള ആക്‌സസിനായി മിനിറ്റുകളുടെ ഒരു പകർപ്പ് ഒരു കേന്ദ്രീകൃത ലൊക്കേഷനിൽ സംഭരിക്കുക.

7/ ഫോളോ-അപ്പ്

മീറ്റിംഗിൽ നിന്നുള്ള പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്നും ഉടനടി പൂർത്തിയാക്കിയിട്ടുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കുക. പുരോഗതി ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കിയെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും മിനിറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക. ഉത്തരവാദിത്തം നിലനിർത്താനും മീറ്റിംഗ് ഉൽപ്പാദനക്ഷമവും ഫലപ്രദവുമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉദാഹരണങ്ങൾ (+ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ)

1/ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉദാഹരണം: ലളിതമായ മീറ്റിംഗ് ടെംപ്ലേറ്റ്

ലളിതമായ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളുടെ വിശദാംശങ്ങളും സങ്കീർണ്ണതയും മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തെയും നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ആവശ്യങ്ങളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കും. 

പൊതുവേ, ലളിതമായ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ ആന്തരിക ആവശ്യങ്ങൾക്കായി ഉപയോഗിക്കുന്നു, മറ്റ് തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ പോലെ ഔപചാരികമോ സമഗ്രമോ ആയിരിക്കേണ്ടതില്ല. 

അതിനാൽ, നിങ്ങൾക്ക് അടിയന്തിര ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗ് ലളിതവും വളരെ പ്രധാനമല്ലാത്തതുമായ ഉള്ളടക്കത്തെ ചുറ്റിപ്പറ്റിയുള്ളതാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഇനിപ്പറയുന്ന ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിക്കാം:

2/ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉദാഹരണം: ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് ടെംപ്ലേറ്റ്

ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്സ് റെക്കോർഡ് ചെയ്യുകയും എല്ലാ അംഗങ്ങൾക്കും വിതരണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളുടെയും ഓർഗനൈസേഷന്റെ ദിശയുടെയും റെക്കോർഡ് നൽകുന്നു. അതിനാൽ, അത് വ്യക്തവും പൂർണ്ണവും വിശദവും ഔപചാരികവുമായിരിക്കണം. ഒരു ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ടെംപ്ലേറ്റ് ഇതാ:

ഇതൊരു അടിസ്ഥാന ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് ടെംപ്ലേറ്റ് മാത്രമാണ്, നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗിന്റെയും ഓർഗനൈസേഷന്റെയും ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് ഘടകങ്ങൾ ചേർക്കാനോ നീക്കം ചെയ്യാനോ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിച്ചേക്കാം.

3/ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉദാഹരണം: പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് ടെംപ്ലേറ്റ് 

ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജുമെന്റ് ടെംപ്ലേറ്റിനുള്ള ഒരു മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഉദാഹരണം ഇതാ:

നല്ല മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ

ഓരോ വാക്കും ക്യാപ്‌ചർ ചെയ്യുന്നതിൽ സമ്മർദം ചെലുത്തരുത്, പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ, ഫലങ്ങൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ എന്നിവ ലോഗ് ചെയ്യുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക. ചർച്ചകൾ ഒരു തത്സമയ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമിൽ ഇടുക, അതുവഴി നിങ്ങൾക്ക് എല്ലാ വാക്കുകളും ഒരു വലിയ വലയിൽ പിടിക്കാം🎣 - AhaSlides' ആശയ ബോർഡ് അവബോധജന്യവും ലളിതവുമായ ഒരു ഉപകരണമാണ് എല്ലാവർക്കും അവരുടെ ആശയങ്ങൾ വേഗത്തിൽ സമർപ്പിക്കാൻ. നിങ്ങൾ ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഇതാ:

നിങ്ങളോടൊപ്പം ഒരു പുതിയ അവതരണം സൃഷ്ടിക്കുക AhaSlides അക്കൗണ്ട്, തുടർന്ന് "പോൾ" വിഭാഗത്തിൽ ബ്രെയിൻസ്റ്റോം സ്ലൈഡ് ചേർക്കുക.

നിങ്ങളുടെ എഴുതുക ചർച്ചാ വിഷയം, തുടർന്ന് മീറ്റിംഗിലുള്ള എല്ലാവർക്കും ചേരാനും അവരുടെ ആശയങ്ങൾ സമർപ്പിക്കാനും "പ്രസന്റ്" അമർത്തുക.

എളുപ്പമുള്ളതായി തോന്നുന്നു, അല്ലേ? ഈ ഫീച്ചർ ഇപ്പോൾ പരീക്ഷിച്ചുനോക്കൂ, സജീവവും ശക്തവുമായ ചർച്ചകളിലൂടെ നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗുകൾ സുഗമമാക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന ഉപയോഗപ്രദമായ ഫീച്ചറുകളിൽ ഒന്ന് മാത്രമാണിത്.

കീ ടേക്ക്അവേസ്

മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റുകളുടെ ഉദ്ദേശ്യം മീറ്റിംഗിന്റെ ഉയർന്ന തലത്തിൽ പങ്കെടുക്കാൻ കഴിയാത്തവർക്ക് മീറ്റിംഗിന്റെ ഒരു അവലോകനം നൽകുകയും മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലങ്ങളുടെ ഒരു റെക്കോർഡ് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്. അതിനാൽ, ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ വ്യക്തമായും സംക്ഷിപ്തമായും എടുത്തുകാണിച്ചുകൊണ്ട് മിനിറ്റുകൾ ക്രമീകരിക്കുകയും മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പമുള്ളതായിരിക്കണം.