Та арга хэмжээний байгууллагын мэргэжилтэн болоход бэлэн үү? -аас цааш харах хэрэггүй үйл явдлыг төлөвлөх хяналтын хуудас - арга хэмжээ төлөвлөгч бүрийн хамгийн шилдэг хэрэгсэл.
Энэ блог нийтлэлд бид жишээнүүдийн хамт үйл явдлыг төлөвлөх хяналтын хуудсыг бий болгох алхам алхмаар зааварчилгааг олж мэдэх болно. Чухал ажлуудыг хийхээс эхлээд бүх зүйл жигд явагдах хүртэл сайн боловсруулсан хяналтын хуудас нь амжилттай арга хэмжээг зохион байгуулах нууц зэвсэг байж болохыг олж мэдээрэй.
Эхэлцгээе!
Гарчиг
- Тойм
- Үйл явдал төлөвлөлтийн хяналтын хуудас гэж юу вэ?
- Үйл явдал төлөвлөлтийн хяналтын хуудас үүсгэх алхам алхмаар зааварчилгаа
- Үйл явдал төлөвлөх хяналтын хуудасны жишээ
- Түлхүүр Takeaways
- ТАХ
Тойм
| "Хяналтын хуудас" гэж юу гэсэн үг вэ? | Хяналтын хуудас нь таны шалгаж дуусгах шаардлагатай ажил эсвэл зүйлсийн жагсаалт юм. |
| Хяналтын хуудасны ашиг тус | Дагахад хялбар, цаг хэмнэж, хүчин чармайлтаа цээжилж, бүтээмжийг дээшлүүлж, аливаа ажлыг гүйцэтгэх бүрт илүү их эндорфин авах болно. |
Үйл явдал төлөвлөлтийн хяналтын хуудас гэж юу вэ?
Та төрсөн өдрийн үдэшлэг эсвэл компанийн цугларалт гэх мэт гайхалтай арга хэмжээ зохион байгуулах гэж байна гэж төсөөлөөд үз дээ. Та бүх зүйл хэвийн явагдаж, асар их амжилтанд хүрэхийг хүсч байна, тийм ээ? Үйл явдлыг төлөвлөх хяналтын хуудас нь үүнд тусална.
Үүнийг үйл явдал төлөвлөгчдөд зориулж тусгайлан хийсэн ажлын жагсаалт гэж бодоорой. Энэ нь арга хэмжээг зохион байгуулах газар сонгох, зочдын жагсаалтын менежмент, төсөв, ложистик, чимэглэл, хоол, зугаа цэнгэл гэх мэт олон зүйлийг хамардаг. Хяналтын хуудас нь замын зураглал болж, эхнээс нь дуустал дагаж мөрдөх алхам алхмаар тогтолцоог бүрдүүлдэг.
Үйл явдлын төлөвлөлтийн хяналтын хуудастай байх нь хэд хэдэн шалтгааны улмаас ашигтай байдаг.
- Энэ нь танд ахиц дэвшлийг хянах, дууссан ажлуудыг тэмдэглэх, юу хийх шаардлагатайг хялбархан харах боломжийг олгоно.
- Энэ нь танд бүх үндэслэлийг хамарч, үйл явдлын сайн туршлагыг бий болгоход тусална.
- Энэ нь танд эцсийн хугацааг бодитоор тогтоож, ажил тус бүрт цаг хуваарилах боломжийг олгоно.
- Энэ нь арга хэмжээ төлөвлөх багийн үр дүнтэй хамтын ажиллагаа, зохицуулалтыг дэмждэг.
Илүү сайн оролцох зөвлөмжүүд
Үйл явдлын үдэшлэгээ халаах интерактив аргыг хайж байна уу?
Дараагийн цугларалтдаа тоглохын тулд үнэгүй загвар, асуулт хариулт аваарай. Үнэгүй бүртгүүлээд AhaSlides-ээс хүссэн зүйлээ аваарай!
🚀 Үнэгүй данс аваарай
Үйл явдал төлөвлөлтийн хяналтын хуудас үүсгэх алхам алхмаар зааварчилгаа
Үйл явдлын төлөвлөлтийн хяналтын хуудас гаргах нь төвөгтэй байх албагүй. Алхам алхмаар зааварчилгааг дагаснаар та тодорхой үйл явдалд зориулсан иж бүрэн бөгөөд амжилттай хяналтын хуудсыг үүсгэж болно.
Алхам 1: Үйл явдлын хамрах хүрээ, зорилгыг тодорхойлох
Үйл явдлын зорилго, зорилгыг ойлгож эхэл. Чуулган, хурим эсвэл корпорацийн үдэшлэг гээд төлөвлөж буй арга хэмжээний төрлийг тодорхойл. Үйл явдлын зорилго, зорилтот үзэгчид болон аливаа тодорхой шаардлагыг тодруул. Энэхүү мэдээлэл нь хяналтын хуудас болон үйл явдлыг төлөвлөх ажлыг зохих ёсоор нь тохируулахад тусална.
Тодорхойлохын тулд та дараах асуултуудыг ашиглаж болно.
- Танай арга хэмжээний зорилго юу вэ?
- Таны үйл явдлын зорилго юу вэ?
- Таны зорилтот үзэгчид хэн бэ?
- Танд биелүүлэх шаардлагатай тодорхой шаардлага бий юу?
Алхам 2: Төлөвлөлтийн үндсэн ангиллыг тодорхойлох
Дараа нь төлөвлөлтийн үйл явцыг логик ангилалд хуваа. Байршил, төсөв, зочдын менежмент, ложистик, маркетинг, чимэглэл, хоол хүнс, ундаа, үзвэр үйлчилгээ болон бусад холбогдох салбаруудыг анхаарч үзээрэй. Эдгээр категориуд нь таны шалгах хуудасны гол хэсэг болно.
Алхам 3: Оюуны шуурга хийж, чухал ажлуудаа жагсаа
Төлөвлөлтийн ангилал бүрт оюуны шуурга хийж, дуусгах шаардлагатай бүх чухал ажлуудыг жагсаан бич.
- Жишээлбэл, зохион байгуулах газрын ангилалд та газар судлах, борлуулагчтай холбоо барих, гэрээ байгуулах зэрэг ажлуудыг багтааж болно.
Тодорхой байгаарай, юуг ч орхигдуулж болохгүй. Ангилал тус бүрээр таны хийх ёстой гол ажлууд юу вэ?
Алхам 4: Даалгавруудыг он цагийн дарааллаар зохион байгуул
Даалгавруудын иж бүрэн жагсаалтыг гаргасны дараа тэдгээрийг логик, он цагийн дарааллаар байрлуул.
Үйл явдлын товыг тогтоох, зохион байгуулах газрыг баталгаажуулах, төсөв бүрдүүлэх гэх мэт төлөвлөлтийн явцад эрт хийх шаардлагатай ажлуудаас эхэл. Дараа нь урилга илгээх, арга хэмжээний хөтөлбөрийг дуусгах гэх мэт үйл явдлын огноо ойртож дуусгах боломжтой ажлууд руу шилжинэ.
Алхам 5: Хариуцлага, эцсийн хугацааг хуваарил
Үйл явдлыг төлөвлөх үйл явцад оролцож буй хувь хүн эсвэл багийн гишүүдэд даалгавар тус бүрийн хариуцлагыг хуваарил.
- Даалгавар бүрийг хэн хариуцах вэ гэдгийг тодорхой тодорхойл.
- Хамаарал, үйл явдлын ерөнхий цаг хугацааг харгалзан ажил бүрийн бодит хугацааг тогтоо.
- Та багийнхаа дунд даалгавруудыг хэрхэн хуваарилах вэ?
Энэхүү үйл ажиллагаа нь даалгавруудыг багийн хооронд хуваарилж, ахиц дэвшлийг үр дүнтэй хянах боломжийг олгодог.
Алхам 6: Буцаж, шалгах хуудсаа шалгана уу
Үйл явдлын хяналтын хуудсыг зохион байгуулахдаа та шаардлагатай бүх ажлыг багтаасан, сайн зохион байгуулалттай эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Үнэ цэнэтэй ойлголт, зөвлөмжийг цуглуулахын тулд арга хэмжээ төлөвлөх бусад мэргэжилтнүүд эсвэл хамтран ажиллагсдаас санал авахыг бодоорой. Санал хүсэлт болон үйл явдлын тодорхой шаардлагад үндэслэн шалгах хуудсыг боловсронгуй болго.
Алхам 7: Нэмэлт мэдээлэл, тэмдэглэл нэмнэ үү
Хяналтын хуудсаа нэмэлт мэдээлэл, тэмдэглэлээр сайжруулаарай. Борлуулагчдын холбоо барих мэдээлэл, чухал сануулга, дагаж мөрдөх шаардлагатай тодорхой заавар, удирдамжийг оруулна уу. Даалгаврыг жигд гүйцэтгэхэд ямар нэмэлт мэдээлэл тус болох вэ?
Алхам 8: Шаардлагатай бол шинэчлэх, өөрчлөх
Таны шалгах хуудас чулуугаар тогтоогдоогүй гэдгийг санаарай. Энэ нь шаардлагатай бол шинэчилж, өөрчлөх боломжтой динамик баримт бичиг юм. Шинэ даалгавар гарч ирэх эсвэл тохируулга хийх шаардлагатай үед үүнийг шинэчил. Аливаа өөрчлөлтийг тусгахын тулд шалгах хуудсыг тогтмол хянаж, засварлаж байх.
Үйл явдал төлөвлөх хяналтын хуудасны жишээ
1/ Ангилалаар үйл явдлыг төлөвлөх хяналтын хуудас
Ангилалаар үйл явдлын төлөвлөлтийн хяналтын хуудасны жишээ энд байна:
Үйл явдал төлөвлөлтийн хяналтын хуудас:
A. Үйл явдлын хамрах хүрээ, зорилгыг тодорхойлох
- Үйл явдлын төрөл, зорилго, зорилтот үзэгчид, тодорхой шаардлагыг тодорхойлох.
B. Байрлах газар
- Боломжит газруудыг судалж, сонгох.
- Байршлаар зочилж, сонголтуудыг харьцуулаарай.
- Байршлыг дуусгаж, гэрээнд гарын үсэг зурна уу.
C. Төсөв
- Үйл явдлын нийт төсвийг тодорхойл.
- Янз бүрийн ангилалд (байрлах газар, нийтийн хоол, чимэглэл гэх мэт) хөрөнгө хуваарилах.
- Зардлаа хянаж, шаардлагатай бол төсвөө тохируулна уу.
D. Зочны удирдлага
- Зочны жагсаалтыг үүсгэж, RSVP-г удирдах.
- Урилга илгээх.
- Ирцээ баталгаажуулахын тулд зочдыг дагаж мөрдөөрэй.
- Суудлын зохион байгуулалт, нэрийн шошго зэргийг зохион байгуулах
E. Логистик
- Шаардлагатай бол зочдыг тээвэрлэх ажлыг зохион байгуул.
- Аудио-визуал тоног төхөөрөмж, техникийн дэмжлэгийг зохицуулах.
- Үйл явдлын зохион байгуулалт, эвдрэлийг төлөвлө.
D. Маркетинг ба сурталчилгаа
- Маркетингийн төлөвлөгөө, цагийн хуваарийг боловсруулах.
- Сурталчилгааны материал бий болгох (сурталчилгааны хуудас, олон нийтийн мэдээллийн хэрэгсэл гэх мэт).
E. Чимэглэл
- Үйл явдлын сэдэв, хүссэн уур амьсгалыг шийдээрэй.
- Цэцэг, голын чимэглэл, тэмдэглэгээ гэх мэт гоёл чимэглэлийн эх үүсвэрийг захиалж, захиалаарай.
- Үйл явдлын тэмдэглэгээ, баннер зэргийг зохион байгуул.
F. Хоол хүнс, ундаа
- Хоолны үйлчилгээг сонгох эсвэл цэсийг төлөвлө.
- Хоолны хязгаарлалт эсвэл тусгай хүсэлтийг хангах.
G. Үзвэр үйлчилгээ, нэвтрүүлэг
- Үйл явдлын хөтөлбөр, хуваарийг тодорхойлох.
- Хамтлаг, DJ, чанга яригч зэрэг энтертайнмент хөлсөл.
- Аливаа илтгэл, илтгэлийг төлөвлөж, давт.
H. Газар дээрх зохицуулалт
- Үйл явдлын өдрийн нарийвчилсан хуваарийг гарга.
- Үйл явдлын багтай хуваарь, хүлээлтийг хэлээрэй.
- Багийн гишүүдэд тохируулах, бүртгүүлэх болон газар дээрх бусад ажлуудад тодорхой үүрэг хариуцлагыг хуваарил.
I. Хяналт ба үнэлгээ
- Зочид, ивээн тэтгэгчид болон оролцогчдод талархлын захидал эсвэл имэйл илгээнэ үү.
- Оролцогчдын санал хүсэлтийг цуглуул.
- Арга хэмжээний амжилт болон сайжруулах шаардлагатай газруудыг шалгана уу.
2/ Үйл явдал төлөвлөхдөө даалгавар, цаг хугацааны дагуу шалгах хуудас
Хүснэгт хэлбэрээр форматлагдсан даалгавар болон цаг хугацааны тооллогыг багтаасан үйл явдлын төлөвлөлтийн хяналтын хуудасны жишээ энд байна.
| Цагийн хуваарь | асуудлууд |
| 8 - 12 Сар | – Үйл явдлын зорилго, зорилт, зорилтот үзэгчдийг тодорхойлох. |
| Үйл явдлын өмнө | - Үйл явдлын огноо, цагийг тодорхойлох. |
| – Урьдчилсан төсөв гаргах. | |
| - Судалгаа хийх, зохион байгуулах газрыг сонгох. | |
| – Баг бүрдүүлж эхлээрэй эсвэл арга хэмжээ төлөвлөгч хөлсөлж ав. | |
| – Борлуулагчид болон ханган нийлүүлэгчидтэй анхны хэлэлцүүлгийг эхлүүлэх. | |
| 6 - 8 Сар | – Байршуулах газрыг сонгох, гэрээнд гарын үсэг зурах. |
| Үйл явдлын өмнө | – Үйл явдлын сэдэв, үзэл баримтлалыг боловсруулах. |
| – Үйл явдлын нарийвчилсан төлөвлөгөө, цагийн хуваарийг бий болгох. | |
| – Маркетинг, үйл явдлыг сурталчлах ажлыг эхлүүл. | |
| 2 - 4 Сар | - Үйл явдлын хуваарь, хөтөлбөрийг эцэслэн гаргах. |
| Үйл явдлын өмнө | – Тодорхой шаардлагын дагуу борлуулагчидтай хамтран ажиллах. |
| – Шаардлагатай зөвшөөрөл, лицензийг олгох ажлыг зохион байгуулна. | |
| – Үйл явдлын логистик, түүний дотор тохиргоо, эвдрэлийг төлөвлө. | |
| 1 Сар | – Оролцогчдын жагсаалт болон суудлын зохицуулалтыг эцэслэн гаргах. |
| Үйл явдлын өмнө | – Энтертайнмент эсвэл чанга яригчаар дэлгэрэнгүй мэдээллийг баталгаажуулна уу. |
| – Газар дээрх үйл явдлын нарийвчилсан төлөвлөгөө гаргаж, үүрэг хариуцлагыг хуваарилах. | |
| – Үйл явдал болох газартай эцсийн танилцах. | |
| 1-ийн долоо хоног | – Бүх мэдээллийг худалдагч, ханган нийлүүлэгчидтэй баталгаажуулах. |
| Үйл явдлын өмнө | – Ажилчдын эцсийн тооллогыг хийж, үйл ажиллагаа явуулж буй газар болон нийтийн хоолны газруудтай хуваалцах. |
| – Арга хэмжээний материал, нэрийн шошго, бүртгэлийн материалыг бэлтгэх. | |
| – Дуу дүрсний төхөөрөмж, технологийн шаардлагыг давхар шалгана. | |
| - Яаралтай болон гэнэтийн төлөвлөгөө гаргах. | |
| Үйл явдлын өдөр | - Тохиргоог хянахын тулд байрандаа эрт ирээрэй. |
| – Бүх борлуулагчид болон ханган нийлүүлэгчид хуваарийн дагуу ажиллаж байгаа эсэхийг шалгаарай. | |
| – Оролцогчдыг ирэхэд нь угтан авч бүртгүүлнэ. | |
| – Үйл явдлын урсгалыг хянаж, сүүлийн мөчид гарсан өөрчлөлт, асуудлыг удирдах. | |
| – Үйл явдлыг дүгнэж, оролцогчдод талархал илэрхийлж, санал хүсэлтээ цуглуул. | |
| Үйл явдлын дараах | – Оролцогчид болон ивээн тэтгэгчиддээ талархлын захидал эсвэл имэйл илгээх. |
| – Оролцогчид болон сонирхогч талуудаас арга хэмжээний талаархи санал хүсэлтийг цуглуулах. | |
| – Үйл явдлын дараах үнэлгээ, дүгнэлт хийх. | |
| – Арга хэмжээний санхүүжилтийг дуусгаж, төлөгдөөгүй төлбөрийг барагдуулна. | |
| – Арга хэмжээний амжилт болон сайжруулах шаардлагатай газруудыг дүгнэх. |
Үйл явдлын тодорхой хэрэгцээнд тулгуурлан үйл явдлын төлөвлөлтийн хяналтын хуудсыг өөрчлөх, шаардлагатай бол цагийн хуваарийг тохируулахаа бүү мартаарай.
Түлхүүр Takeaways
Үйл явдал төлөвлөх хяналтын хуудасны тусламжтайгаар арга хэмжээ төлөвлөгчид өөрсдийн даалгавраа үргэлжлүүлэн хийж, ахиц дэвшлийг хянаж, чухал нарийн ширийн зүйлийг үл тоомсорлохоос зайлсхийх боломжтой. Үйл явдлын хяналтын хуудас нь үйл явдлыг төлөвлөх үйл явцын үе шат бүрт төлөвлөгчдийг чиглүүлж, зохион байгуулалттай, үр ашигтай, анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тусалдаг замын зураглал болдог.
Нэмж хэлэхэд, AhaSlides зэрэг үзэгчдийн оролцоог хангах интерактив функцуудыг санал болгодог шууд санал хураалт, Асуулт, хариулт, интерактив танилцуулга загварууд. Эдгээр функцууд нь арга хэмжээний туршлагыг улам сайжруулж, оролцогчдын оролцоог нэмэгдүүлж, үнэ цэнэтэй ойлголт, санал хүсэлтийг цуглуулж чадна.
Түгээмэл асуултууд
Асуулт байна уу? Бидэнд хариултууд байгаа.
Үйл явдал төлөвлөхдөө хяналтын хуудас гэж юу вэ?
Үйл явдлыг төлөвлөх найман алхам юу вэ?
Үйл явдлын долоон гол зүйл юу вэ?
Ref: Гүржийн Технологийн хүрээлэн
