Үйл явдлын төлөвлөлт 101 | Эхлэгчдэд зориулсан төгс гарын авлага

Манай анхан шатны гарын авлагад тавтай морил арга хэмжээний төлөвлөлт! Хэрэв та энэхүү сэтгэл хөдөлгөм ертөнцөд шинээр ирсэн бөгөөд аялалаа эхлүүлэхийг хүсч байгаа бол танд амттан байна! Энэхүү блог нийтлэлд бид үйл явдлын төлөвлөлтийн чухал элементүүдийг өгч, төгс зохион байгуулах газрыг сонгохоос эхлээд төсөв зохиох, логистикийг зохицуулах хүртэл арга хэмжээг төлөвлөх үндсэн алхмуудыг (+үнэгүй загвар) танд чиглүүлэх болно. 

Мартагдашгүй туршлагуудын хаалгыг нээхэд бэлэн байгаарай!

Гарчиг

• Тойм
• Үйл явдлын төлөвлөлт гэж юу вэ?
• Үйл явдлын төлөвлөлт яагаад чухал вэ?
• Үйл явдлын төлөвлөлтийг хэн хариуцдаг вэ?
• Үйл явдлын төлөвлөлтийн 7 үе шат юу вэ?
• Амжилттай үйл явдлын төлөвлөлтийг хэрхэн бий болгох вэ
• Үнэгүй арга хэмжээ төлөвлөх загвар 
• Түлхүүр Takeaways
• ТАХ 

Тойм

Илүү сайн оролцох зөвлөмжүүд

• Таны мэдэх ёстой бүх зүйл Үйл явдлын менежмент
• Үйл явдлын төрөл
• Бизнесийн сүлжээ

Үйл явдлын төлөвлөлт гэж юу вэ?

Амжилттай арга хэмжээ зохион байгуулахад шаардлагатай бүх бүрэлдэхүүн хэсэг, даалгавруудыг зохион байгуулж, зохицуулахыг үйл явдлын төлөвлөлт гэж нэрлэдэг. Энэ нь арга хэмжээний зорилго, зорилтот үзэгчид, төсөв, ложистик, зохион байгуулах газрыг сонгох, борлуулагчийн зохицуулалт, цаг хугацаа, ерөнхий гүйцэтгэл гэх мэт янз бүрийн хүчин зүйлсийг сайтар зохицуулахыг хамардаг. 

Жишээлбэл, та найздаа төрсөн өдрийн үдэшлэг хийхээр төлөвлөж байна. Үйл явдлын төлөвлөлтийн үе шатуудад дараахь зүйлс орно.

• Үдэшлэг болох огноо, цаг, байршлыг шийдээрэй. 
• Зочдын жагсаалтыг үүсгэж, урилга илгээнэ үү.
• Үдэшлэгийн сэдэв, хэв маяг, чимэглэл, ямар нэгэн тодорхой үйл ажиллагаа, зугаа цэнгэлийг сонго. 
• Хоол, ундаа, суудлын зохион байгуулалтыг зохион байгуул.
• Гэнэтийн аливаа асуудлыг зохицуулж, бүх зүйл төлөвлөгөөний дагуу явж байгаа эсэхийг шалгаарай.
• ...

Үйл явдлын төлөвлөлт яагаад чухал вэ?

Үйл явдлын төлөвлөлтийн зорилго нь танай байгууллагын авахыг хүсч буй зорилтууд байж болно. Энэ нь үйл явдлын төлөвлөлт нь арга хэмжээг зохион байгуулах үйл явцад дэг журам, бүтцийг авчирдаг гэсэн үг юм. Жишээлбэл, шаардлагатай бүх элементүүдийг урьдчилан сайтар төлөвлөж, зохицуулах нь эцсийн мөчид эмх замбараагүй байдлаас урьдчилан сэргийлэхэд тусалдаг бөгөөд бүх зүйл жигд явагддаг. Зохих төлөвлөлтгүй бол үйл явдлын үеэр эмх замбараагүй байдал, төөрөгдөл, болзошгүй ослын эрсдэл өндөр байдаг.

• Жишээлбэл, илтгэгч нар ирээгүй, оролцогчид байраа тойрох замаа олоход бэрхшээлтэй тулгардаг, илтгэл тавих явцад техникийн асуудал гардаг гэж төсөөлөөд үз дээ. Ийм нөхцөл байдал нь үйл явдлын үр нөлөөг саатуулж, оролцогчдын сөрөг туршлагыг бий болгодог. Үйл явдлын үр дүнтэй төлөвлөлт нь ийм асуудлаас зайлсхийхэд тусалдаг бөгөөд үйл ажиллагааны тасралтгүй, үр дүнтэй урсгалыг баталгаажуулдаг.

Үйл явдлын төлөвлөлтийг хэн хариуцдаг вэ?

Үйл явдлын төлөвлөлтийг хариуцдаг хүн эсвэл баг нь үйл явдлын мөн чанар, цар хүрээнээс хамаарна. Жижиг үйл явдлуудыг хувь хүн эсвэл жижиг баг төлөвлөж, гүйцэтгэж болох бол илүү том арга хэмжээ нь төлөвлөлтийн үйл явцыг үр дүнтэй зохицуулахын тулд илүү өргөн хүрээний мэргэжилтнүүд, сайн дурынхны сүлжээг шаарддаг. 

Үйл явдлын төлөвлөлтөд ихэвчлэн оролцдог хэд хэдэн гол үүрэг энд байна:

• Үйл явдал төлөвлөгч/зохицуулагч:Үйл явдлын төлөвлөгч эсвэл зохицуулагч нь арга хэмжээг зохион байгуулах, удирдах чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжлийн хүн юм. Тэд анхны үзэл баримтлалыг боловсруулахаас эхлээд хэрэгжүүлэх хүртэлх арга хэмжээний төлөвлөлтийн бүх асуудлыг хариуцдаг. Нэмж дурдахад тэд үйл явдлын зорилгыг биелүүлэхийн тулд үйлчлүүлэгч эсвэл үйл явдлын оролцогч талуудтай нягт хамтран ажилладаг.
• Арга хэмжээний хороо/зохион байгуулах хороо:Томоохон арга хэмжээ эсвэл байгууллага, хамт олны зохион байгуулж буй арга хэмжээний хувьд арга хэмжээний хороо, зохион байгуулах хороог байгуулж болно. Тэд маркетинг, сурталчилгаа, ивээн тэтгэгч олж авах, хөтөлбөр боловсруулах, ложистик, сайн дурынхны зохицуулалт зэрэг янз бүрийн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд хамтран ажилладаг.

Оролцооны түвшин, тодорхой үүрэг нь үйл явдлын хэмжээ, нарийн төвөгтэй байдал, боломжтой нөөцөөс хамаарч өөр өөр байж болохыг анхаарах нь чухал юм.

Үйл явдлын төлөвлөлтийн 7 үе шат юу вэ?

Тэгэхээр, үйл явдлыг төлөвлөх үйл явц гэж юу вэ, хэдэн үе шаттай вэ? Үйл явдлыг төлөвлөх үйл явц нь ихэвчлэн дараах долоон үе шатаас бүрдэнэ. 

1-р шат: Судалгаа ба үзэл баримтлал: 

Арга хэмжээний зорилго, зорилтот үзэгчид, салбарын чиг хандлагыг ойлгохын тулд нарийн судалгаа хийх. Үйл явдлын зорилго, сэдэв, хүссэн үр дүнг тодорхойлсон тодорхой үзэл баримтлалыг боловсруул.

2-р шат: Төлөвлөлт, төсөв боловсруулах: 

Шаардлагатай бүх элемент, даалгавар, цаг хугацааг багтаасан нарийвчилсан төлөвлөгөө гарга. Арга хэмжээний янз бүрийн чиглэлд хөрөнгө хуваарилах цогц төсөв боловсруулах.

3-р шат: Байршил сонгох, борлуулагчийн зохицуулалт: 

Арга хэмжээний шаардлага, төсөвт нийцсэн тохиромжтой газрыг тодорхойлж, аюулгүй болго. Үйл явдлын хэрэгцээг хангахын тулд нийтийн хоолны газар, дуу дүрсний техникч, засал чимэглэл, тээврийн үйлчилгээ зэрэг борлуулагчид болон үйлчилгээ үзүүлэгчидтэй хамтран ажиллана.

4-р шат: Маркетинг ба сурталчилгаа: 

Маркетинг, сурталчилгаа нь үйл явдлыг төлөвлөх хамгийн чухал алхамуудын нэг юм. Мэдлэгийг бий болгож, оролцогчдыг татахын тулд маркетинг, сурталчилгааны стратегийн төлөвлөгөө боловсруул. Зорилтот үзэгчдэд үр дүнтэй хүрч, арга хэмжээний үнэ цэнийн саналыг хүргэхийн тулд онлайн платформ, олон нийтийн мэдээллийн хэрэгсэл, имэйл маркетинг, уламжлалт зар сурталчилгаа зэрэг янз бүрийн сувгийг ашигла.

5-р шат: Үйл явдлын гүйцэтгэл: 

Бүртгэл, тасалбар, суудлын зохион байгуулалт, дуу дүрсний тохиргоо, газар дээрх менежмент зэрэг арга хэмжээний логистикийн асуудлуудыг хянах. Үйл ажиллагааны хэвийн урсгалыг хангах, арга хэмжээний үеэр гарч болох аливаа асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд ажилтнууд, борлуулагчид, сайн дурын ажилтнуудтай хамтран ажиллана.

6-р шат: Оролцогчдын оролцоо ба туршлага: 

Оролцогчдод сонирхолтой, мартагдашгүй туршлагыг бий болго. Тэдний сонирхол, хүлээлтэд нийцсэн үйл ажиллагаа, танилцуулга, зугаа цэнгэл, сүлжээний боломжуудыг төлөвлөж, зохион байгуул. Оролцогчдын ерөнхий туршлагыг сайжруулахын тулд тэмдэглэгээ, чимэглэл, хувийн мэдрэгч зэрэг нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзээрэй.

7-р шат: Үйл явдлын дараах үнэлгээ ба хяналт: 

Оролцогчид, оролцогч талууд болон багийн гишүүдийн санал хүсэлтийг цуглуулж арга хэмжээний амжилтыг үнэл. Тогтоосон зорилтуудын эсрэг үйл явдлын үр дүнд дүн шинжилгээ хийж, санхүүгийн талыг хянана. 

Сайжруулах талбаруудыг тодорхойлж, ирээдүйн үйл явдлыг төлөвлөх үйл явцыг боловсронгуй болгохын тулд олж авсан сургамжийг олж ав. Нэмж дурдахад оролцогчид, ивээн тэтгэгчид, түншүүдтэйгээ уулзаж, талархал илэрхийлж, харилцаагаа үргэлжлүүлээрэй.

Амжилттай үйл явдлын төлөвлөлтийг хэрхэн бий болгох вэ?

Хэдийгээр үйл явдлыг төлөвлөхөд бүх нийтээр тохиролцсон элементүүд байдаггүй ч үйл явдлыг үр дүнтэй төлөвлөхөд зайлшгүй шаардлагатай гэж үздэг гол элементүүд энд байна:

1/ Тодорхой зорилтууд:  

Үйл явдлын зорилго, зорилтыг тодорхойлох. Та юунд хүрэхийг хүсч байгаагаа ойлгож, төлөвлөгөөний бүх хүчин чармайлтаа тохируулаарай. Энэ нь хөрөнгө босгох, сүлжээг хөгжүүлэх, бүтээгдэхүүн сурталчлах, чухал үйл явдлыг тэмдэглэх гэх мэт. 

2/ Төсвийн удирдлага: 

Бодит төсөв боловсруулж, арга хэмжээ болох газар, нийтийн хоол, чимэглэл, маркетинг, логистик зэрэг арга хэмжээний янз бүрийн асуудалд хөрөнгө хуваарилах. 

Зардлаа тогтмол хянаж, төсөвтөө багтах эсэхээ шалгаарай. Хүссэн үр дүндээ хүрэхийн тулд хөрөнгө мөнгийг стратегийн дагуу хуваарилж, үр ашигтай хувилбаруудыг эрэмбэлэх.

3/ Стратегийн төлөвлөлт ба хугацаа: 

Бүх ажил, үүрэг хариуцлага, эцсийн хугацааг тодорхойлсон цогц төлөвлөгөө гарга. Төлөвлөлтийн үйл явцыг анхны үзэл баримтлалыг боловсруулахаас эхлээд үйл явдлын дараах үнэлгээ хүртэл удирдаж болох үе шатуудад хуваа. 

Нарийвчилсан цагийн хуваарь нь зохицуулалтыг жигд хангаж, шаардлагатай бол тохируулах боломжийг олгодог.

4/ Үйл явдлын дизайн, сэдэвчилсэн загвар: 

Хүссэн уур амьсгал эсвэл сэдвийг тусгасан нэгдмэл, сонирхолтой арга хэмжээний загварыг бий болго. Үүнд гоёл чимэглэл, тэмдэглэгээ, гэрэлтүүлэг, үйл явдлын уур амьсгалд хувь нэмэр оруулах ерөнхий гоо зүй зэрэг элементүүд орно.

5/ Логистик ба үйл ажиллагаа: 

Арга хэмжээний бүртгэл, тасалбар, тээвэр, зогсоол, дуу дүрсний шаардлага, газар дээрх менежмент зэрэг логистикийн нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзээрэй. Шаардлагатай бүх нөөцийг үр дүнтэй зохицуулах замаар үйл ажиллагааг жигд явуулна.

6/ Үнэлгээ, санал хүсэлт: 

Санал хүсэлтийг цуглуулж, үр нөлөөг нь үнэлэх замаар үйл явдлын амжилтыг үнэл. 

Оролцогчдын сэтгэл ханамжид дүн шинжилгээ хийж, тогтоосон зорилтуудын үр дүнг хэмжиж, цаашдын үйл явдлуудыг сайжруулах талбаруудыг тодорхойлох.

Үнэгүй арга хэмжээ төлөвлөх загвар 

Үйл явдлын төлөвлөлтийн долоон үе шатыг багтаасан арга хэмжээний төлөвлөлтийн загвар энд байна.

Түлхүүр Takeaways 

Үйл явдлын төлөвлөлт нь амжилттай, мартагдашгүй үйл явдлуудад хүрэхийн тулд нарийн судалгаа, стратегийн төлөвлөлт, алдаагүй гүйцэтгэлийг шаарддаг динамик үйл явц юм. Корпорацийн хурал, хурим эсвэл олон нийтийн цугларалт ч бай, үр дүнтэй арга хэмжээ төлөвлөх нь зорилгодоо хүрэх, оролцогчдын идэвхтэй оролцоо, эерэг туршлагыг хүргэх боломжийг олгодог.

Түүнээс гадна, AhaSlidesинтерактив онцлог бүхий өвөрмөц үйл явдлуудыг бий болгоход тань туслах болно. AhaSlides нь сонирхолтой үзүүлэнгээс эхлээд үзэгчдийн бодит цаг үеийн харилцан үйлчлэл хүртэл таны үйл явдлыг шинэ өндөрлөгт гаргах олон төрлийн хэрэгслийг санал болгодог. Манай номын сантай танилцаарай бэлэн загваруудОролцогчдынхоо сэтгэл хөөрлийн гэрч болоорой!

Ref: Зэрлэг Apricot | Төслийн менежер