इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी | वेळ, पैसा आणि ताण वाचवण्यासाठी 10 टिपा

परिपूर्ण कार्यक्रमाचे नियोजन करणे जबरदस्त वाटू शकते आणि तेच आहे इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपन्या आत या.

तुम्ही आयुष्यभराच्या लग्नाचे स्वप्न पाहत असाल, वर्धापन दिन साजरा करत असाल किंवा कॉर्पोरेट कॉन्फरन्स आयोजित करण्याची गरज असली तरीही, एखादी इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी तुमची दृष्टी लोकांना विसरणार नाही अशा अनुभवात बदलू शकते.

इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी नेमकी काय आहे, त्यांची भूमिका, तसेच सर्वोत्कृष्ट निवडण्यासाठी टिपा आणि लाल झेंडे कोणते टाळावेत हे जाणून घेण्यासाठी लेख वाचत रहा.

अनुक्रमणिका

• आढावा
• इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी म्हणजे काय?
• इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनीचे कार्य काय आहे?
• सर्वोत्तम इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी कशी निवडावी?
• इव्हेंट मॅनेजमेंट प्रस्तावांचे पुनरावलोकन करताना काय टाळावे?
• इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी योजना करू शकते अशा इव्हेंटची उदाहरणे कोणती आहेत?
• टेकवेये

आढावा

इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी म्हणजे काय?

लग्नापासून कॉर्पोरेट मीटिंगपर्यंत कोणत्याही प्रमाणात कार्यक्रमाचे नियोजन करताना, इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी हे सुनिश्चित करू शकते की सर्वकाही अखंडपणे चालते.

इव्हेंट प्लॅनर ग्राहकांच्या गरजा, उद्दिष्टे आणि बजेट समजून घेण्यासाठी त्यांच्याशी जवळून काम करतात. मग ते क्लायंटच्या दृष्‍टीनुसार सर्वसमावेशक इव्‍हेंट प्लॅन तयार करतात जेणेकरुन ग्राहकांना मनःशांती मिळेल की त्‍यांचे इव्‍हेंट व्हिजन एक संस्मरणीय वास्तव बनेल.

इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनीचे कार्य काय आहे?

इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनीची अनेक उद्दिष्टे आहेत, जसे की क्लायंटच्या सर्व मागण्या पूर्ण करणारा एक उत्कृष्ट कार्यक्रम आयोजित करणे. इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनीचे प्राथमिक कार्य त्यांच्या क्लायंटच्या वतीने यशस्वी कार्यक्रमांचे नियोजन, समन्वय आणि अंमलबजावणी करणे आहे. ते सर्व लॉजिस्टिक्स आणि तपशील हाताळतात जेणेकरून क्लायंट संस्थेबद्दल काळजी करण्याऐवजी त्यांच्या कार्यक्रमाचा आनंद घेण्यावर लक्ष केंद्रित करू शकतील.

इव्हेंट आयोजक कंपनीच्या काही प्रमुख कार्यांमध्ये 👇 समाविष्ट आहे

#1 - कार्यक्रमाची संकल्पना आणि योजना करा - इव्हेंटची दृष्टी, उद्दिष्टे आणि बजेट समजून घेण्यासाठी ते क्लायंटसोबत काम करतात, त्यानंतर ती दृष्टी पूर्ण करण्यासाठी सर्वसमावेशक योजना तयार करतात.

#2 - ठिकाण सुरक्षित करा आणि करारावर वाटाघाटी करा - ते संभाव्य ठिकाणे शोधतात, स्थान, जागा, सुविधा, किंमत आणि उपलब्धता यावर आधारित पर्यायांची तुलना करतात, सर्वोत्तम एक सुरक्षित करतात आणि क्लायंटच्या वतीने कराराची वाटाघाटी करतात.

#3 - पुरवठादार आणि विक्रेते समन्वयित करा - ते सर्व आवश्यक पुरवठादार जसे की केटरर, फोटोग्राफर, डेकोरेटर, भाडे इ. ओळखतात, निवडतात, बुक करतात आणि व्यवस्थापित करतात जेणेकरून सर्वकाही सुरळीत चालेल.

#4 - कार्यक्रमाचे बजेट व्यवस्थापित करा - ते बजेट तयार करतात, खर्चाचा मागोवा घेतात आणि क्लायंटची उद्दिष्टे साध्य करताना खर्च वाचवण्याचे मार्ग शोधतात.

#5 - टाइमलाइन आणि वेळापत्रक तयार करा - इव्हेंट हेतूनुसार उलगडेल याची खात्री करण्यासाठी ते तपशीलवार वेळापत्रक आणि आकस्मिक योजना विकसित करतात.

#6 - मनोरंजन नियोजन - कार्यक्रम कार्यक्रमाचा भाग म्हणून ते कोणत्याही परफॉर्मन्स, स्पीकर किंवा क्रियाकलापांची व्यवस्था करतात.

#7 - सजावट आणि चिन्ह - ते आवश्यक सजावट, लिनेन, फुले, स्टेजिंग आणि आवश्यक चिन्हे ऑर्डर करतात.

#8 - इव्हेंट कर्मचारी नियुक्त करा आणि व्यवस्थापित करा - इव्हेंट चालवण्यास मदत करण्यासाठी ते सर्व तात्पुरते कर्मचारी शोधतात, बुक करतात आणि व्यवस्थापित करतात.

#9 - कार्यक्रम योजना निर्दोषपणे कार्यान्वित करा - कार्यक्रमाच्या दिवशी, ते सेटअपचे निरीक्षण करतात, सर्व विक्रेते व्यवस्थापित करतात, समस्यांचे निवारण करतात आणि कार्यक्रम नियोजित प्रमाणे पुढे जाण्याची खात्री करतात.

#10 - कार्यक्रमानंतर पाठपुरावा करा - ते उपकरणे रिटर्न, इनव्हॉइस पेमेंट, धन्यवाद नोट्स पाठवणे, यशाचे मूल्यांकन आणि सुधारणेसाठी क्षेत्रे यासारखी कामे हाताळतात.

उत्तम कार्यक्रमांसाठी टिपा

• इव्हेंट मॅनेजमेंट
• परस्परसंवादी संग्रहालय
• इव्हेंट डिझाइनिंग

सर्वोत्तम इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी कशी निवडावी?

सर्वोत्कृष्ट इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी शोधण्यासाठी वेळ लागू शकतो, परंतु या वास्तववादी टिप्ससह, ते तुमच्या समोरच्या दारात असतील🚪

#1 - अनुभव - आपल्यासारख्याच स्केल आणि व्याप्तीमध्ये अनेक इव्हेंट्स यशस्वीपणे पार पाडणाऱ्या कंपन्यांचा विचार करा. त्यांच्याकडे एक प्रक्रिया असेल आणि उद्भवलेल्या सामान्य समस्या कशा हाताळायच्या हे त्यांना माहिती असेल.

#2 - पोर्टफोलिओ - कंपनीने नियोजित आणि व्यवस्थापित केलेल्या मागील घटनांच्या उदाहरणांचे पुनरावलोकन करा. गुणवत्ता, सर्जनशीलता आणि तुमच्या दृष्टीशी जुळणार्‍या तपशीलाकडे लक्ष द्या.

#3 - संदर्भ - कंपनीने दिलेली आश्वासने पूर्ण केली आणि समस्या व्यावसायिकपणे हाताळल्या याची पुष्टी करण्यासाठी मागील क्लायंटचे संदर्भ विचारा आणि तपासा.

#4 - स्पेशलायझेशन - काही कंपन्या कॉर्पोरेट कार्यक्रमांवर लक्ष केंद्रित करतात तर काही विवाहसोहळ्यांमध्ये तज्ञ असतात. तुमच्या विशिष्ट इव्हेंट प्रकारानुसार तयार केलेला अनुभव आणि आवश्यक संसाधने असलेल्या एकासाठी जा.

#5 - संघ - इव्हेंट मॅनेजमेंट टीमच्या प्रमुख सदस्यांना भेटा जे तुमच्या कार्यक्रमाचे नियोजन आणि अंमलबजावणी करतील. त्यांची व्यावसायिकता, प्रतिसाद आणि तुमच्या गरजा आणि दृष्टीचे आकलन करा.

#6 - करार आणि किंमत - सर्वोत्कृष्ट करार अटी आणि किंमत मिळवण्यासाठी एकाधिक प्रस्तावांची (किमान 3) तुलना करा. कामाची व्याप्ती स्पष्ट असल्याची खात्री करा आणि तुम्हाला सर्व शुल्क समजले आहे.

#7 - प्रतिष्ठा - पुनरावलोकने, पुरस्कार (असल्यास), इव्हेंट इंडस्ट्री ऑर्गनायझेशनमधील तिची भूमिका आणि कायदेशीरपणा आणि गुणवत्तेचे सूचक म्हणून कंपनी किती काळ व्यवसायात आहे हे तपासा.

#8 - संप्रेषण - कंपनीने तुमच्या गरजा काळजीपूर्वक ऐकल्या पाहिजेत, तुमच्या सर्व प्रश्नांची उत्तरे द्यावीत आणि विनंत्यांना त्वरित प्रतिसाद द्यावा. यशस्वी कामकाजाच्या नातेसंबंधासाठी चांगला संवाद महत्त्वाचा आहे.

#9 - लवचिकता - सर्वोत्कृष्ट कंपन्या मानक टेम्प्लेटवर कठोरपणे चिकटून राहण्याऐवजी आपल्या बजेट आणि प्राधान्यांच्या आधारावर त्यांच्या सेवा सानुकूलित करण्यास इच्छुक आहेत.

#10 - पारदर्शकता - बजेट, करार, टाइमलाइन आणि योजनांमध्ये पूर्ण पारदर्शकतेचा आग्रह धरा. ज्या कंपन्या गुप्त आहेत किंवा तपशील शेअर करण्यास नकार देतात त्या टाळा.

#11 - संकट व्यवस्थापन - ते उद्भवलेल्या अनपेक्षित समस्यांना कसे हाताळतात? मजबूत संकट व्यवस्थापन अनुभव असलेली कंपनी आपत्ती टाळण्यास मदत करेल.

#12 - नवोपक्रम - सर्जनशील मार्गांनी तुमची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी ते नवीन कल्पना आणि उपायांसाठी खुले आहेत का? प्रगतीशील कंपन्या नवीन परिणामांना प्रोत्साहन देतात.

#13 - विमा - ते तुमच्या कार्यक्रमासाठी दायित्व कव्हरेजसह आवश्यक विमा घेतात का? हे जोखीम आणि दाव्यांपासून तुमचे संरक्षण करते.

#14 - मूल्ये - त्यांचा व्यवसाय दृष्टिकोन आणि कंपनी मूल्ये तुमच्या संस्थेच्या संस्कृतीशी जुळतात का? सांस्कृतिक तंदुरुस्तीमुळे परस्पर समंजसपणा येतो.

#15 - तंत्रज्ञान - ते तंत्रज्ञान-जाणकार आहेत आणि उद्योग ट्रेंडच्या सर्वोत्तम पद्धतींचा नेहमी पाठपुरावा करतात? योजना व्यवस्थित आणि ट्रॅकवर ठेवण्यासाठी ते प्रकल्प व्यवस्थापन सॉफ्टवेअरसारख्या तंत्रज्ञानाचा फायदा घेतात का? तंत्रज्ञानामुळे कार्यक्षमता वाढते.

संबंधित अनुभव आणि सिद्ध ट्रॅक रेकॉर्ड, चांगली प्रतिष्ठा आणि तुमची अनोखी दृष्टी अंमलात आणण्यासाठी आवश्यक असलेली लवचिकता, संवाद आणि पारदर्शकता आणि तुमच्या विशेष कार्यक्रमासाठी तुमच्या अपेक्षांपेक्षा जास्त असलेली इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी शोधा.

इव्हेंट मॅनेजमेंट प्रस्तावांचे पुनरावलोकन करताना काय टाळावे?

काही इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपन्यांमध्ये काही लाल ध्वज आहेत ज्यांची तुम्हाला काळजी घेणे आवश्यक आहे. ते टाळल्याने नंतर अंमलबजावणीच्या टप्प्यात गोळी चुकते.

• अस्पष्ट किंवा सामान्य भाषा - तुमच्या इव्हेंटची उद्दिष्टे, बजेट आवश्यकता किंवा टाइमलाइनला विशेषत: संबोधित न करणारे प्रस्ताव लाल ध्वज आहेत. त्यांचे प्रस्ताव सानुकूलित करण्याऐवजी सामान्य भाषा वापरणाऱ्या कंपन्यांपासून सावध रहा.

• कामाची अस्पष्ट किंवा अपरिभाषित व्याप्ती - ज्या कंपन्या नेमक्या कोणत्या सेवा प्रदान करतील आणि कोणती कार्ये त्यांच्या प्रस्तावातून वगळली आहेत हे स्पष्टपणे नमूद करत नाहीत अशा कंपन्या टाळा. व्याप्ती तपशीलवार आणि सर्वसमावेशक असावी.

• अवाजवी अतिरिक्त फी - इंधन अधिभार, प्रशासकीय शुल्क किंवा यांसारखे स्पष्टपणे सांगितलेले नसलेले अतिरिक्त शुल्क असलेले प्रस्ताव पहा. पेमेंट प्रक्रिया शुल्क. हे सर्व पारदर्शक आणि स्पष्टपणे स्पष्ट केले पाहिजे.

• प्रश्नांची उत्तरे देण्यास नकार - जर एखादी कंपनी नियोजन तपशील, करार किंवा किंमतीबद्दलच्या तुमच्या प्रश्नांची उत्तरे देण्याचे टाळत असेल तर याचा अर्थ असा होतो की ते काहीतरी लपवत आहेत. विश्वास निर्माण करण्यासाठी पारदर्शकता महत्त्वाची आहे.

इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनी योजना करू शकते अशा घटनांची उदाहरणे कोणती आहेत?

• विवाहसोहळा - अनेक इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपन्यांसाठी विवाहसोहळ्यांचे नियोजन आणि अंमलबजावणी ही मुख्य सेवा आहे. ते स्थळ निवडीपासून आमंत्रणे आणि दैनंदिन समन्वयापर्यंत नियोजनाचे सर्व पैलू हाताळतात.

• परिषद आणि व्यापार शो - इव्हेंट कंपन्या कॉन्फरन्स, सेमिनार, समिट, प्रोडक्ट लॉन्च आणि ट्रेड शो यांसारखे मोठे कॉर्पोरेट कार्यक्रम आयोजित करू शकतात. ते नोंदणी, स्पीकर समन्वय, ठिकाण लॉजिस्टिक, केटरिंग आणि नोंदणी व्यवस्थापित करतात.

• उत्पादन लाँच - इव्हेंट मॅनेजर लोकांसाठी नवीन उत्पादने किंवा सेवांचे अनावरण करण्यासाठी इमर्सिव्ह, बझ-योग्य इव्हेंट तयार करू शकतात. ते उपक्रम, प्रात्यक्षिके आणि प्रचारात्मक घटकांची योजना करतात जसे की थेट मतदान आणि क्विझ उत्साह निर्माण करण्यासाठी.

• निधी उभारणारे आणि धर्मादाय कार्यक्रम - चॅरिटी बॉल्स, धावा/चालणे आणि देणग्या यांसारख्या ना-नफा कार्यक्रम इव्हेंट कंपन्यांद्वारे व्यवस्थापित केलेला आणखी एक सामान्य इव्हेंट प्रकार आहे. जास्तीत जास्त उपस्थिती आणि निधी उभारण्यावर त्यांचा भर असतो.

• कंपनी पक्ष - इव्हेंट कंपन्या कंपनी हॉलिडे पार्ट्या, उन्हाळी सहलीचे नियोजन आणि व्यवस्थापन करण्यात मदत करतात, सेवानिवृत्ती उत्सव आणि इतर प्रकारचे कर्मचारी सामाजिक कार्यक्रम. ते क्रियाकलाप आणि खानपान व्यवस्था करतात.

• पुरस्कार समारंभ आणि उत्सव - काही पूर्ण-सेवा इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपन्यांसाठी अवॉर्ड शो, गाला डिनर आणि ब्लॅक-टाय इव्हेंट्सचे नियोजन करणे ही आणखी एक खासियत आहे. ते सजावट, बसण्याचे तक्ते, भेटवस्तू आणि भाषणे हाताळतात.

• उत्पादन प्रात्यक्षिके - उत्पादन लाइन प्रदर्शित करण्याची योजना आखत असलेल्या कंपन्यांसाठी, इव्हेंट नियोजक परस्पर प्रात्यक्षिके, चाचणी ड्राइव्ह, चव चाचण्या आणि संभाव्य ग्राहकांना उत्पादन प्रदर्शित करण्यासाठी इतर प्रभावी मार्ग डिझाइन करू शकतात.

इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपन्या विविध आकार आणि प्रकारांचे कार्यक्रम आखतात, ज्यात अंतरंग विवाहापासून ते मोठ्या कॉर्पोरेट कॉन्फरन्स, निधी उभारणी, पार्ट्या, उत्पादन लॉन्च आणि बरेच काही - मुळात कोणताही नियोजित कार्यक्रम जेथे ग्राहकाची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी व्यावसायिक समन्वय आणि लॉजिस्टिक आवश्यक असते.

टेकवेये

एखाद्या तज्ञ इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपनीला कामावर घेतल्याने मूलभूत दृष्टी एका अनुभवात बदलते ज्याबद्दल लोक वर्षानुवर्षे बोलणे थांबवणार नाहीत.

त्यांचे व्यवस्थापन तुम्हाला तार्किक डोकेदुखीपासून मुक्त करते जेणेकरून तुम्ही दयाळू यजमानाच्या भूमिकेत पूर्णपणे राहू शकता. इव्हेंट स्पेस उत्तम प्रकारे सेट करा, उत्साही अतिथी स्वादिष्ट केटरिंग आणि आश्चर्यकारक मनोरंजनाचा आनंद घेत आहेत – तुम्ही खोलीत फिरत असताना, प्रत्येकाशी मिसळण्यासाठी वेळ मिळेल. अद्भुत आहे ना?

तुमचा कार्यक्रम अधिक परस्परसंवादी बनवू इच्छिता? प्रयत्न एहास्लाइड्स सत्राला दुसर्‍या स्तरावर नेणारे आइसब्रेकर, पोल आणि क्विझच्या मालिकेत प्रवेश करण्यासाठी.