Kebanyakan onboarding rekod kesihatan elektronik (EHR) dibina di sekitar sistem: berikut ialah skrin log masuk, berikut ialah menu, berikut ialah templat untuk setiap jenis nota. Pemula baharu akan pulang dengan sijil. Masalah dokumentasi bermula di wad pada minggu berikutnya.
Panduan ini adalah untuk pengarah pembelajaran dan pembangunan (L&D) hospital dan ketua informatik atau pematuhan yang mahukan titik permulaan yang berbeza: aliran kerja yang mesti diselesaikan oleh seseorang itu, dan geseran yang akan mereka hadapi semasa menyelesaikannya. Ia menunjukkan cara untuk mendiagnosis sama ada masalah itu adalah jurang latihan atau kecacatan sistem, cara mereka bentuk persediaan dan amalan di sekitar tugas sebenar, dan cara menilai sama ada pekerja baharu boleh menyelesaikannya, dengan dokumentasi yang lengkap dan patuh.
Situasi yang patut direka bentuk
Senario di bawah adalah ilustrasi, bukan kes yang didokumenkan.
Seorang kerani wad baharu akan menyertai pada hari Isnin. Menjelang Khamis, mereka diminta untuk melengkapkan kemas kini rekod pesakit rutin selepas kemasukan. Tugasnya mudah di atas kertas: mengesahkan demografi, merekodkan sumber rujukan, melampirkan borang persetujuan dan memuktamadkan entri. Dalam praktiknya, mereka menghadapi empat halangan. Borang persetujuan dilampirkan pada skrin yang berbeza daripada yang ditunjukkan dalam sesi bilik darjah. Dua medan kelihatan sama tetapi memberi laporan yang berbeza. Medan wajib menolak entri yang sah dengan mesej yang tidak membantu. Dan prosedur tempatan untuk sumber rujukan yang hilang ditulis dalam dokumen yang tidak disebut oleh sesiapa.
Kerani melengkapkan entri, tetapi membiarkan satu medan kosong dan menggunakan penyelesaian teks bebas untuk yang lain. Rekod tersebut tidak lengkap dan orang seterusnya yang bergantung padanya akan mewarisi jurang tersebut.
Adakah ini masalah latihan? Sebahagiannya. Hanya masalah latihan? Hampir pasti tidak. Perbezaan itulah inti pati kerja reka bentuk.
Mulakan dengan tugas, bukan sistem
Tuliskan apa yang mesti boleh dilakukan oleh peranan tersebut, dalam satu ayat, sebelum anda membuka sebarang kandungan latihan. Untuk contoh ini: lengkapkan aliran kerja rekod pesakit dari hujung ke hujung dan kenal pasti di mana proses dokumentasi menimbulkan geseran. Dua kata kerja penting di sini, dan ia berbeza.
Melengkapkan aliran kerja adalah memohon tugasan. Pelajar menggunakan prosedur yang diketahui dalam situasi yang mereka belum latih perkataan demi perkataan. Mengenal pasti geseran adalah menganalisis or menilai tugasan: pelajar perlu menyedari sesuatu yang tidak kena, menilai sama ada ia adalah kesilapan mereka atau sistem, dan memutuskan apa yang perlu dilakukan mengenainya. Tuntutan kognitif ini datang daripada taksonomi Bloom yang disemak semula, dan ia menerangkan apa yang diperlukan oleh tugasan daripada seseorang, bukan bagaimana anda mesti melaksanakannya.
Ini penting kerana penjajaran. Pusat Eberly Carnegie Mellon menjelaskan perkara ini dengan jelas: jika objektifnya adalah untuk mengaplikasikan kemahiran tetapi penilaian hanya mengukur ingatan, pelajar mengamalkan satu perkara dan dinilai berdasarkan perkara lain, yang menjejaskan motivasi dan pembelajaran (Pusat Eberly, penyelarasan objektif, penilaian dan strategi pengajaran). Ujian aneka pilihan pada nama menu tidak banyak memberitahu anda sama ada seseorang boleh menyelesaikan kemas kini kemasukan di atas.
Diagnosis sebelum anda menetapkan
Sebelum membina apa-apa, bandingkan tugasan tersebut seperti yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang diajar dan diuji oleh onboarding semasa. Empat semakan cenderung untuk memisahkan jurang latihan daripada punca lain:
- Perhatikan tugasan tersebut. Saksikan beberapa pekerja permulaan atau kakitangan berpengalaman menyelesaikan aliran kerja, dan catatkan ralat, penyelesaian dan keraguan.
- Bandingkan dengan latihan. Adakah program semasa mengamalkan urutan yang tepat ini, atau sistem secara umum? Adakah sebarang penilaian memerlukan pelajar melengkapkannya?
- Periksa persekitaran. Adakah alatan, kebenaran akses, tahap kakitangan dan prosedur tempatan adalah seperti yang diandaikan oleh latihan? Seorang pemula baharu tanpa tahap akses yang betul tidak boleh berlatih tugasan, walau apa pun yang diliputi dalam bilik darjah.
- Cari kecacatan sistem. Jika kakitangan yang berpengalaman juga menghadapi masalah, atau menggunakan penyelesaian yang sama, puncanya mungkin reka bentuk skrin, medan atau peraturan. Latihan yang lebih lanjut tidak akan menyelesaikannya. Ajukannya dengan informatik sebagai permintaan perubahan.
Inilah perangkap yang perlu dinyatakan secara terbuka kepada pihak berkepentingan anda: kecacatan kebolehgunaan mungkin memerlukan perubahan sistem, bukan lebih banyak latihan. Jika latihan digunakan untuk menutup kecacatan, kosnya akan kembali dalam setiap kohort. Anggap kaedah semasa anda dan had penilaian semasa anda sebagai hipotesis untuk diuji, bukan fakta.
Persediaan dan latihan reka bentuk di sekitar aliran kerja
Sebaik sahaja anda tahu jurang yang boleh ditutup oleh latihan, padankan setiap peringkat program dengan tugasan tersebut.
Penyediaan. Semak prasyarat dengan diagnostik ringkas sebelum seseorang mula berlatih. Sahkan mereka mengetahui istilah yang mereka perlukan, seperti perbezaan antara medan pendaftaran dan medan klinikal, dan peraturan kawal selia yang mengikat tugasan tersebut, seperti apa yang mesti direkodkan dan siapa yang boleh merekodkannya. Kajian kendiri sesuai dengan peringkat ini. Semakan ingatan di sini hanya mengesahkan prasyarat. Ia bukanlah bukti bahawa orang itu boleh melakukan kerja tersebut.
Pemetaan aliran kerja. Petakan aliran kerja sebenar skrin demi skrin, termasuk langkah yang dilangkau oleh orang ramai dan perkara di mana sistem dan prosedur tempatan tidak bersetuju. Gunakan peta untuk membina kes amalan dan kunci jawapan, dan berikannya kepada ketua informatik atau pematuhan anda untuk disahkan. Peta yang sama menjadi audit geseran: setiap perkara di mana pemerhati melihat ralat atau penyelesaian masalah adalah calon untuk pembetulan sistem, bantuan kerja yang lebih jelas atau kes amalan.
Amalan. Berikan pelajar keseluruhan tugasan, dengan kes yang realistik, dan minta mereka menjelaskan keputusan mereka serta melaksanakannya. Maklum balas harus dikaitkan dengan keputusan tersebut, contohnya: "Anda melampirkan borang persetujuan pada jenis rekod yang salah. Berikut ialah bukti yang boleh anda semak, dan berikut ialah apa yang perlu dilakukan apabila jenis borang tidak jelas." Maklum balas tentang kelajuan dan kesempurnaan berfungsi dengan paling baik apabila ia khusus untuk langkah tersebut.
Langsung atau tak segerak? Input pengajar secara langsung menambah nilai paling tinggi apabila pilihan tidak jelas: apabila wujud dua tindakan yang boleh dipertahankan, atau apabila prosedur dan sistem tidak bersetuju. Perbincangan yang diketuai oleh seseorang yang mengetahui amalan tempatan menyelesaikan apa yang tidak dapat diselesaikan oleh kunci jawapan bertulis. Semakan tak segerak sudah cukup untuk mengesahkan peraturan, menyemak ingatan dan memberi maklum balas mengenai kes yang jelas.
Contoh yang berjaya: kemas kini kemasukan
Ilustrasi. Seorang pengamal harus mengesahkan kes dan kriteria jawapan sebelum digunakan.
Kes itu. Pelajar menerima rekod simulasi untuk pesakit rekaan. Mereka diminta untuk melengkapkan kemas kini kemasukan. Kes ini merangkumi borang persetujuan yang diimbas, surat rujukan dengan nombor rujukan yang hilang dan medan yang menolak format kemasukan yang ditunjukkan dalam manual latihan.
Pilihan pelajar. Pada nombor rujukan yang hilang, pelajar boleh (a) membiarkan medan kosong dan memuktamadkan, (b) menaip ruang letak, atau (c) merekodkan jurang menggunakan prosedur yang diluluskan dan meminta maklumat yang hilang. Pada medan yang ditolak, mereka boleh (a) mencuba semula dengan format yang berbeza sehingga ia menerima, (b) meletakkan nilai dalam nota teks bebas, atau (c) merekodkan isu tersebut sebagai kesalahan sistem yang disyaki dan meneruskan langkah interim yang diluluskan.
Maklum balas. Bagi setiap pilihan, maklum balas menjelaskan mengapa ia boleh dipertahankan atau tidak lengkap terhadap kriteria yang dipersetujui. Medan kosong tidak lengkap, kerana pengguna hiliran tidak dapat mengetahui sama ada data hilang atau tidak pernah diperlukan. Pemegang tempat tidak boleh dipertahankan, kerana ia merekodkan maklumat yang tidak benar. Merekod jurang di bawah prosedur yang diluluskan adalah lengkap. Dalam keputusan kedua, mencuba format sehingga salah satu diterima mungkin menghasilkan entri yang sah, tetapi ia menyembunyikan kecacatan yang perlu dilihat oleh pasukan informatik. Merekod kesalahan ialah respons yang melindungi rekod dan kohort seterusnya.
Percubaan semula. Pelajar cuba mengemukakan kes kedua dengan jurang yang berbeza, seperti borang persetujuan yang dilampirkan tetapi tidak ditandatangani, dan menggunakan penaakulan yang sama kepadanya.
Merentasi kohort, laporan geseran pelajar juga menjadi senarai berstruktur kecacatan yang disyaki untuk pasukan informatik.
Menilai keupayaan dan merancang untuk pemindahan
Pilih ukuran yang mencerminkan tugasan tersebut. Dua ukuran praktikal ialah masa tugasan dan kelengkapan dokumentasiTakrifkan kedua-duanya sebelum anda mula: apa yang dikira lengkap, siapa yang menilainya, rekod mana yang berada dalam penyebut dan bila anda mengukur.
Rubrik mudah memastikan penilaian konsisten. Rubrik di bawah adalah cadangan untuk disesuaikan dengan pakar klinikal atau pematuhan anda. Ia bukanlah standard kesediaan yang disahkan.
| kriteria | Apa yang dicari oleh pemerhati | Skor |
|---|---|---|
| Pelaksanaan tugas | Melengkapkan aliran kerja dan mengenal pasti pergeseran dokumentasi, merekodkan tindakan dan bukti di sebaliknya | 0 hingga 2 |
| Penaakulan | Menerangkan kekangan, alternatif dan ketidakpastian yang berkaitan; menyemak masa tugasan dan kelengkapan dokumentasi | 0 hingga 2 |
| Sempadan | Menggunakan prosedur yang diluluskan dan meminta bantuan apabila maklumat atau kuasa hilang | 0 hingga 2 |
Sauh: 0 bermaksud tiada atau tidak disokong; 1 bermaksud sebahagian, dengan peninggalan yang berkaitan; 2 bermaksud lengkap dan wajar berdasarkan kriteria yang dipersetujui. Takrifkan ralat kritikal secara berasingan, contohnya merekodkan maklumat yang tidak benar atau memintas semakan persetujuan yang diperlukan. Skor keseluruhan tidak boleh menyembunyikan kegagalan kritikal.
Untuk pemindahan, nilaikan kes baharu yang tidak pernah berlaku dan bukannya kes yang digunakan dalam amalan, dan susulan di tempat kerja selepas pelajar mendapat pendedahan yang mencukupi kepada kerja sebenar. Pusat Kawalan dan Pencegahan Penyakit (CDC) mengesyorkan untuk menilai pembelajaran dan pemindahan pembelajaran jika boleh, kerana seseorang yang lulus dalam latihan mungkin masih menghadapi kesukaran untuk mengaplikasikannya di tempat kerja (CDC, Nilaikan latihan: mengukur keberkesananTugasan kerja yang diselia atau semakan sampel entri sebenar pelajar oleh pembimbing boleh berfungsi sebagai susulan tersebut.
Jika onboarding anda melibatkan penyerahan antara profesional, seperti pasukan pendaftaran yang menyerahkan rekod kepada kakitangan klinikal, Agensi Penyelidikan dan Kualiti Penjagaan Kesihatan Program TeamSTEPPS merupakan titik permulaan untuk kerja berpasukan dan sumber komunikasi penjagaan kesihatan. Minta pendidik klinikal memilih dan menyesuaikan alatan yang berkaitan.
Apa yang boleh dan tidak boleh ditunjukkan oleh bukti
Jelaskan apa yang anda boleh tuntut. Inilah soalan-soalan yang perlu dijawab oleh audit anda.
Apakah yang akan menunjukkan bahawa pelajar boleh menyelesaikan aliran kerja dan mengenal pasti geseran? Skor rubrik pada kes yang belum pernah berlaku, masa tugasan dan kelengkapan dokumentasi berbanding dengan garis dasar, dan kualiti laporan geseran yang mereka serahkan. Bandingkan yang serupa dengan yang serupa: populasi yang sama, penyebut yang sama dan masa yang sama.
Kekangan manakah yang boleh kekal walaupun prestasi bertambah baik? Beberapa. Skrin dan peraturan yang rosak kekal sehingga seseorang mengubah sistem. Kakitangan, beban kerja dan kebenaran akses membentuk berapa banyak masa yang ada pada seseorang untuk mendokumentasikan dengan betul. Prosedur tempatan yang bercanggah dengan sistem kekal bercanggah. Dan perubahan operasi serentak, seperti templat baharu atau naik taraf perisian, boleh menggerakkan langkah anda secara bebas daripada latihan. Periksanya sebelum mengaitkan sebarang perubahan dengan program.
Sumber-sumber di atas menyokong prinsip reka bentuk untuk menyelaraskan objektif, amalan dan penilaian serta mengukur pembelajaran dan pemindahan. Ia bukanlah bukti bahawa mana-mana program tertentu, atau mana-mana platform, mengurangkan beban dokumentasi. Artikel ini tidak menjanjikan hasil, dan penilaian anda sendiri juga tidak sepatutnya.
Di mana AhaSlides boleh dimuatkan
AhaSlides menyokong pembelajaran adaptif dan interaktif, serta membolehkan anda beralih antara penyampaian secara langsung dan mengikut rentak kendiri. Dalam program onboarding seperti yang di atas, ini boleh bermakna pemeriksaan prasyarat mengikut rentak kendiri sebelum latihan, sesi interaktif yang difasilitasi untuk keputusan yang samar-samar, dan semakan mengikut rentak kendiri kes baharu selepas itu. Fungsi pengarangan, maklum balas dan pelaporan khusus harus disemak terhadap aliran kerja anda sendiri dalam demonstrasi sebelum anda merancangnya. Sebarang AI, simulasi atau integrasi EHR harus dianggap sebagai luaran atau tidak disahkan sehingga ditunjukkan.
Langkah anda seterusnya
Mulakan dengan rubrik tugasan: ambil satu aliran kerja bervolum tinggi di hospital anda, draf tiga kriteria di atas dengan ketua informatik atau pematuhan anda, dan perhatikan dua atau tiga percubaan sebenar. Geseran yang anda catatkan ialah senarai jurang latihan dan kecacatan sistem anda, dalam susunan pemisahan tersebut.
Apabila reka bentuk anda sudah siap, kami dapat menunjukkan kepada anda bagaimana versi langsung dan mengikut rentak peringkat latihan dan semakan akan berfungsi. Minta demo AhaSlides dan bawa aliran kerja anda.
