Acara telah tamat. Para hadirin telah beredar. Kini tiba bahagian yang membezakan penganjur yang menambah baik daripada mereka yang meneka: mengumpul maklum balas. Tinjauan selepas acara memberitahu anda apa yang berjaya, apa yang tidak berjaya, dan apa yang perlu diubah pada masa akan datang, tetapi hanya jika tinjauan itu sendiri direka bentuk dengan baik. Tinjauan yang samar-samar menghasilkan data yang samar-samar.
Kajian SurveyMonkey tentang tempoh tinjauan mendapati kadar penyiapan menurun kepada 5-20% untuk tinjauan yang mengambil masa lebih daripada 7-8 minit untuk diselesaikan [1]. Ini bermakna soalan yang anda sertakan perlu mendapat tempatnya. Panduan ini merangkumi lebih 30 soalan tinjauan pasca acara yang disusun mengikut ukurannya, serta panduan praktikal tentang masa, format dan kesilapan yang mengurangkan kadar respons.
Kepuasan keseluruhan
Mulakan secara meluas sebelum pergi ke arah yang khusus. Soalan-soalan ini memberi anda gambaran menyeluruh tentang bagaimana peristiwa itu berlaku sebelum anda mendalami butirannya.
- Bagaimanakah anda menilai keseluruhan pengalaman anda di acara tersebut? (1-5)
- Adakah acara tersebut memenuhi jangkaan anda? (Melebihi / Memenuhi / Jatuh pendek)
- Seberapa besar kemungkinan anda akan menghadiri acara akan datang daripada penganjur ini? (Sangat tidak mungkin hingga Sangat mungkin)
- Sejauh manakah anda mengesyorkan acara ini kepada rakan sekerja? (skala NPS 0-10)
- Apakah satu perkataan yang paling tepat menggambarkan pengalaman anda? (Awan terbuka atau awan perkataan)
Kandungan dan sesi
Soalan-soalan ini menilai sama ada program tersebut memberikan nilai dan sepadan dengan keperluan peserta.
- Sejauh manakah kandungan tersebut relevan dengan keperluan profesional anda? (Tidak sama sekali hingga Amat)
- Sesi manakah yang anda dapati paling berharga? (Luncur turun atau terbuka)
- Sesi manakah yang anda dapati paling tidak berharga? (Luncur turun atau terbuka)
- Adakah kandungan yang dipersembahkan pada tahap yang tepat untuk kepakaran anda? (Terlalu asas / Tepat / Terlalu maju)
- Saya mendapat maklumat praktikal yang boleh saya gunakan dalam kerja saya. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)
Penceramah dan penyampai
- Bagaimanakah anda menilai kualiti pembesar suara secara keseluruhan? (1-5)
- Penceramah atau penyampai yang manakah paling menyerlah? (Terbuka)
- Adakah terdapat peluang yang mencukupi untuk sesi soal jawab dengan penceramah? (Ya / Tidak / Agak)
- Topik apa yang anda ingin lihat dibincangkan pada acara akan datang? (Terbuka)
Logistik dan organisasi
- Bagaimanakah anda menilai penganjuran acara secara keseluruhan? (1-5)
- Adakah tempat itu sesuai dan selesa? (Ya / Tidak / Sebahagiannya)
- Bagaimanakah anda menilai proses pendaftaran dan daftar masuk? (1-5)
- Adakah komunikasi acara (jadual, kemas kini, arahan) jelas dan tepat pada masanya? (Ya / Tidak / Sebahagiannya)
- Bagaimanakah anda menilai kualiti makanan dan minuman tersebut? (1-5 atau N/A)
Rangkaian dan penglibatan
- Adakah acara tersebut menyediakan peluang rangkaian yang mencukupi? (Ya / Tidak / Agak)
- Saya telah menjalin hubungan profesional yang berharga di acara ini. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)
- Apakah format rangkaian yang anda sukai? (Sesi berstruktur / Rangkaian terbuka / Kedua-duanya)
Nilai dan niat masa hadapan
- Acara itu telah memanfaatkan masa saya dengan baik. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)
- Acara itu berbaloi dengan harga tiket masuk. (Sangat tidak setuju hingga Sangat setuju)
- Apa yang akan anda ubah tentang acara ini? (Terbuka)
- Apakah bahagian paling berharga dalam acara itu? (Terbuka)
- Sebarang komen atau cadangan tambahan? (Terbuka)
Acara maya dan hibrid: soalan tambahan
Jika acara anda mempunyai komponen maya atau hibrid, tambahkan beberapa soalan khusus untuk pengalaman tersebut.
- Bagaimanakah anda menilai kualiti platform maya tersebut? (1-5)
- Adakah anda mengalami sebarang masalah teknikal semasa acara tersebut? (Ya / Tidak)
- Sejauh manakah pengalaman maya itu menarik berbanding acara secara bersemuka? (Lebih kurang / Kurang / Lebih kurang sama / Lebih banyak)
Kesilapan yang membunuh kadar tindak balas
Terlalu banyak bertanya. Sasarkan 10 soalan atau kurang [3]. Setiap soalan tambahan mengurangkan penyiapan. Kurangkan apa-apa yang menarik untuk diketahui dan bukannya yang perlu diketahui.
Hantar terlalu lewat. Ingatan cepat hilang. Hantar tinjauan anda dalam tempoh 24 jam selepas acara, idealnya dengan gesaan dalam bilik pada sesi penutup. Tinjauan SMS yang dihantar dalam tempoh dua jam selepas acara tamat mendapat 32% lebih banyak penyelesaian berbanding yang dihantar kemudian [2]. E-mel susulan 3-4 hari kemudian boleh menangkap 20-30% lagi respons daripada mereka yang terlepas hantaran pertama [3].
Hanya bergantung pada soalan terbuka. Respons terbuka adalah kaya tetapi sukar untuk dianalisis pada skala yang besar, dan ia menurunkan kadar penyiapan. Gunakan skala penilaian untuk data kuantitatif. Hadkan soalan terbuka kepada satu atau dua setiap tinjauan.
Mengabaikan hasilnya. Cara terpantas untuk memastikan tiada sesiapa yang mengisi tinjauan anda yang seterusnya adalah dengan mengumpulkan maklum balas dan tidak sekali-kali bertindak ke atasnya. Kongsikan dapatan penting dengan peserta dan beritahu mereka apa yang anda ubah berdasarkan input mereka. Malah e-mel ringkasan membina kepercayaan dan meningkatkan penyertaan dalam tinjauan akan datang.
Menggunakan soalan-soalan pendahuluan. "Sejauh manakah anda menikmati ucaptama kami yang menakjubkan?" bukanlah soalan yang neutral. Kekalkan kata-kata yang objektif dan elakkan andaian yang tersirat.
Terlupa nak segmenkan. VIP, pengunjung pertama, peserta yang kembali dan peserta maya selalunya mempunyai pengalaman yang berbeza. Sekurang-kurangnya, rancang analisis berasingan bagi kumpulan ini dan pertimbangkan set soalan yang disesuaikan jika acara anda cukup besar untuk menyokongnya.
Petua untuk menulis soalan yang mendapat jawapan yang jujur
Walaupun tinjauan yang berstruktur dengan baik boleh menghasilkan data yang tidak boleh dipercayai jika soalan individu ditulis dengan buruk. Berikut adalah lima perkara praktikal yang perlu disemak sebelum anda menghantar.
Gunakan skala yang konsisten di seluruh bahagian. Mencampurkan skala 1-5 dalam satu bahagian dengan skala 1-10 dalam bahagian lain memaksa responden untuk menetapkan semula kerangka mental mereka setiap beberapa soalan. Pilih satu skala untuk semua item yang dinilai dan patuhinya. Kebanyakan tinjauan peristiwa berfungsi dengan baik dengan skala lima mata kerana ia cepat dijawab dan mudah dianalisis.
Pastikan soalan kepada satu idea setiap satu. "Bagaimanakah anda menilai kualiti kandungan dan penyampaian penceramah?" adalah dua soalan dalam satu. Responden yang menyukai kandungan tetapi mendapati penceramah sukar untuk difahami tidak mempunyai jawapan yang baik. Berpecah soalan dua laras kepada item berasingan, walaupun ia menambah satu baris lagi pada tinjauan.
Berikan responden pendapat tentang soalan yang mungkin tidak berkaitan. Jika anda bertanya tentang makanan dan minuman di acara yang mana sesetengah peserta hanya hadir secara maya, sertakan pilihan "Tidak berkenaan". Memaksa seseorang untuk menilai sesuatu yang mereka tidak alami akan memesongkan data anda dan mengecewakan responden.
Elakkan jargon dan terminologi dalaman. Pasukan anda mungkin merujuk kepada sesi tertentu sebagai "trek pecah petang", tetapi peserta mengetahuinya melalui tajuk sesi. Gunakan bahasa yang sama yang digunakan oleh peserta anda semasa mereka mendaftar atau menerima jadual. Ini amat relevan untuk tinjauan yang merangkumi acara berbilang hari atau berbilang trek.
Uji tinjauan sebelum menghantarnya. Jalankan keseluruhan tinjauan sendiri, kemudian minta seorang di luar pasukan perancang untuk melengkapkannya tanpa disedari. Cari soalan yang menyebabkan keraguan, skala yang terasa samar-samar, atau lompatan logik yang tidak masuk akal bagi seseorang yang tidak terlibat dalam membina tinjauan. Apa yang kelihatan jelas kepada penganjur selalunya tidak jelas bagi peserta yang menjawab dengan cepat melalui telefon.
Ingatlah pengalaman mudah alih. Kebanyakan respons tinjauan pasca acara datang daripada telefon, selalunya semasa peserta dalam perjalanan pulang. Teks soalan yang panjang, sasaran ketikan kecil dan susun atur berbilang lajur semuanya menjejaskan penyiapan pada mudah alih. Pratonton tinjauan anda pada telefon sebelum menghantar dan potong sebarang soalan yang memerlukan penatalan untuk membaca teks penuh. Tinjauan yang berfungsi dengan baik pada skrin empat inci akan berfungsi dengan baik di mana-mana sahaja. Jika platform anda menyokongnya, dayakan auto-maju selepas setiap pilihan penilaian supaya responden tidak perlu mengetik butang "seterusnya" yang berasingan. Perubahan kecil ini sahaja boleh mengurangkan penurunan pada mudah alih secara bermakna.
Soalan lazim
Berapa lamakah tinjauan selepas acara sepatutnya?
Sasarkan 8-10 soalan yang mengambil masa tidak lebih daripada lima minit untuk dilengkapkan. Jarak antara tinjauan lima minit dan tinjauan sepuluh minit adalah penting. Utamakan metrik anda yang paling penting dan kurangkan selebihnya. Jika anda benar-benar memerlukan lebih banyak data, pertimbangkan untuk menjalankan dua tinjauan yang lebih pendek: satu sejurus selepas acara yang merangkumi kepuasan keseluruhan, dan yang kedua seminggu kemudian untuk input yang lebih mendalam daripada peserta anda yang paling terlibat. Satu lagi peraturan praktikal yang berguna: jika soalan tidak sepadan dengan keputusan yang boleh anda buat secara realistik sebelum acara seterusnya, kurangkan. Setiap soalan tambahan yang anda simpan adalah cukai kecil ke atas setiap responden yang melengkapkan tinjauan.
Patutkah saya menawarkan insentif untuk melengkapkan tinjauan ini?
Insentif boleh meningkatkan kadar respons, tetapi ia juga boleh menarik respons berkualiti rendah daripada orang yang tergesa-gesa hanya untuk mendapatkan ganjaran. Pendekatan yang lebih baik adalah dengan menjadikan tinjauan mudah dan cukup pendek sehingga tiada insentif diperlukan. Jika kadar respons masih rendah, pertimbangkan penyertaan cabutan bertuah dan bukannya ganjaran yang dijamin, yang mengurangkan insentif untuk tergesa-gesa. Insentif yang paling berkesan adalah memberitahu peserta bahawa maklum balas mereka akan mempengaruhi cara acara seterusnya dijalankan: orang ramai bertindak balas apabila mereka percaya input mereka penting.
Apa yang perlu saya lakukan dengan hasilnya?
Mulakan dengan mengira metrik utama anda: skor kepuasan keseluruhan, NPS dan sebarang skor khusus yang anda pantau dari tahun ke tahun. Kemudian baca respons terbuka untuk mencari tema. Cari corak, bukan aduan sekali sahaja. Sebaik sahaja anda mempunyai gambaran yang jelas, kongsi ringkasan dengan pasukan anda dan, jika sesuai, dengan para hadirin. E-mel ringkas "inilah yang anda beritahu kami dan inilah yang kami sedang ubah" menutup gelung maklum balas dan menjadikannya lebih berkemungkinan hadirin akan menyertai tinjauan masa hadapan. Ia juga membantu menjejaki soalan teras yang sama dari satu acara ke acara yang lain supaya anda boleh mengukur kemajuan dari semasa ke semasa dan bukannya menganggap setiap tinjauan sebagai latihan yang berdiri sendiri. Skor penanda aras memberikan konteks yang tidak dapat dilakukan oleh satu titik data sahaja.
Mengumpul maklum balas semasa acara dengan AhaSlides
Masa paling berkesan untuk mengumpul maklum balas adalah sebelum peserta meninggalkan bilik. AhaSlides membolehkan anda menutup sesi dengan slaid langsung: skala penilaian untuk soalan kuantitatif anda, awan perkataan untuk menangkap suasana bilik, dan slaid terbuka untuk cadangan tertentu, dengan keputusan dipaparkan di skrin apabila bilik memberi respons. Pengumpulan dalam bilik adalah cara anda mencapai kadar penyiapan 85-95% yang dinyatakan di atas, dan melihat maklum balas kolektif dipaparkan di skrin memberikan sesi ini detik penutup yang konkrit.
Untuk soal selidik penuh, Tinjauan AhaSlides Tukarkan soalan tinjauan pasca acara di atas kepada satu borang yang boleh dilengkapkan oleh responden pada satu halaman dan dihantar sekali sahaja. Paparkannya sebagai slaid terakhir sesi penutup anda, kemudian kongsikan tinjauan yang sama sebagai pautan atau kod QR dengan peserta yang keluar awal; mereka boleh menjawab pada mana-mana peranti tanpa memerlukan akaun.
Sumber
[1] SurveyMonkey. Berapa lamakah sepatutnya satu tinjauan? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Terokai. Apakah kadar tindak balas tinjauan pasca peristiwa yang baik? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] Pusat ASAE. 5 amalan terbaik untuk mencipta dan berkongsi tinjauan pasca acara. (September 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
