Risalah Mesyuarat Permulaan Projek Kuku dalam 8 Langkah (+Templat Percuma!)

Malah syarikat yang paling berdisiplin di luar sana kadang kala merasakan projek mereka sesat. Lebih kerap daripada tidak, masalahnya adalah salah satu penyediaan. Penyelesaian? Berstruktur dan interaktif sepenuhnya mesyuarat kickoff projek!

Lebih daripada sekadar kemegahan dan upacara, perjumpaan kickoff yang dilaksanakan dengan betul dapat memperoleh sesuatu yang indah di kaki kanan. Berikut adalah 8 langkah untuk mengadakan mesyuarat memulakan projek yang membina kegembiraan dan mendapat semua orang di halaman yang sama.

Masa Permulaan!

• Apa itu Mesyuarat Kickoff Projek?
• Mengapa Mesyuarat Kickoff Projek begitu Penting?
• 8 Langkah ke Mesyuarat Kickoff Projek Kickass
  • Langkah #1 - Pengenalan dan Pemecah Ais
  • Langkah #2 - Latar Belakang Projek
  • Langkah #3 - Permintaan Projek
  • Langkah #4 - Matlamat Projek
  • Langkah #5 - Pernyataan Kerja
  • Langkah #6 - Bahagian Soal Jawab
  • Langkah #7 - Masalah Berpotensi
  • Langkah #8 - Daftar Masuk
• Templat Agenda Mesyuarat Permulaan Projek

Petua Pertemuan yang Perlu Diingati

Anda mesti mempunyai agenda mesyuarat permulaan terlebih dahulu. Menghantar e-mel permulaan projek awal adalah sangat penting! Jadi, mari kita lihat beberapa contoh agenda mesyuarat permulaan!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

• 10 Mesyuarat Biasa dalam Perniagaan dan Amalan Terbaik
• Mesyuarat Pengurusan Strategik
• Panduan Pertemuan Semua Tangan

Apa itu Mesyuarat Kickoff Projek?

Seperti yang tertulis di timah, mesyuarat memulakan projek adalah mesyuarat di mana anda memulakan projek anda.

Biasanya, mesyuarat kickoff projek adalah pertemuan pertama antara pelanggan yang memesan projek dan syarikat yang akan menghidupkannya. Kedua-dua pihak akan duduk bersama dan membincangkan asas-asas projek, tujuannya, matlamatnya dan bagaimana ia akan mendapat idea sehingga membuahkan hasil.

Secara amnya, ada jenis 2 mesyuarat permulaan yang perlu diketahui:

1. Kickoff Projek Luaran - Pasukan pembangunan duduk bersama seseorang dari di luar syarikat, seperti pelanggan atau pihak berkepentingan, dan membincangkan rancangan untuk projek kolaboratif.
   
2. PKM Dalaman - Pasukan dari dalam syarikat duduk bersama dan membincangkan rancangan untuk projek dalaman baru.

Walaupun kedua-dua jenis ini mungkin mempunyai hasil yang berbeza, prosedurnya hampir sama. Pada dasarnya ada tiada bahagian daripada permulaan projek luaran yang bukan sebahagian daripada permulaan projek dalaman - satu-satunya perbezaan adalah untuk siapa anda memegangnya.

Lebih Keterlibatan dengan perhimpunan anda

• Best AhaSlides roda pemintal
• Pencipta Kuiz Dalam Talian AI | Buat Kuiz Secara Langsung | 2024 Mendedahkan
• AhaSlides Pembuat Tinjauan Dalam Talian – Alat Tinjauan Terbaik
• Penjana Pasukan Rawak | 2024 Pendedahan Pembuat Kumpulan Rawak

Mengapa Mesyuarat Kickoff Projek begitu Penting?

Tujuan Mesyuarat Permulaan hendaklah lantang dan jelas! Ia mungkin kelihatan cukup mudah untuk memulakan projek hanya dengan memberikan sekumpulan tugas kepada orang yang betul, terutamanya di tempat kerja yang obses dengan lembaga Kanban hari ini. Walau bagaimanapun, ini boleh menyebabkan pasukan terus kehilangan arah.

Ingat, hanya kerana anda berada di dalam papan yang sama tidak bermakna anda berada di halaman yang sama.

Inti daripadanya, mesyuarat memulakan projek adalah jujur ​​dan terbuka Dialog antara pelanggan dan pasukan. ia adalah tidak satu siri pengumuman mengenai bagaimana projek itu berjalan, tetapi a perbualan mengenai rancangan, harapan dan matlamat yang dicapai oleh perbahasan yang tidak terkawal.

Berikut adalah beberapa faedah mengadakan mesyuarat memulakan projek:

1. Ia mendapat semua orang disediakan - "Beri saya enam jam untuk menebang pokok dan saya akan menghabiskan empat jam pertama mengasah kapak". Jika Abraham Lincoln masih hidup hari ini, anda boleh yakin bahawa dia akan menghabiskan 4 daripada 6 jam projek pertama dalam mesyuarat permulaan projek. Itu kerana mesyuarat ini mengandungi semua langkah-langkah yang diperlukan untuk mengeluarkan sebarang projek di kaki kanan.
   
2. Ia melibatkan semua pemain utama - Mesyuarat permulaan tidak boleh dimulakan melainkan semua orang ada di sana: pengurus, ketua pasukan, pelanggan dan sesiapa sahaja yang mempunyai kepentingan dalam projek itu. Sangat mudah untuk kehilangan jejak siapa yang bertanggungjawab ke atas apa tanpa kejelasan mesyuarat permulaan untuk memikirkan semuanya.
   
3. ia terbuka dan bekerjasama - Seperti yang kami katakan, mesyuarat permulaan projek adalah perbahasan. Yang terbaik terlibat semua hadirin dan membawa idea terbaik daripada semua orang.

Lebih Keterlibatan dengan perhimpunan anda

• Best AhaSlides roda pemintal
• Pencipta Kuiz Dalam Talian AI | Buat Kuiz Secara Langsung | 2024 Mendedahkan
• AhaSlides Pembuat Tinjauan Dalam Talian – Alat Tinjauan Terbaik
• Penjana Pasukan Rawak | 2024 Pendedahan Pembuat Kumpulan Rawak

8 Langkah ke Mesyuarat Kickoff Projek Kickass

Jadi, apakah sebenarnya yang termasuk dalam agenda mesyuarat permulaan projek? Kami telah mengecilkannya kepada 8 langkah di bawah, tetapi anda harus sentiasa ingat bahawa ada tiada set menu untuk jenis perjumpaan ini.

Gunakan 8 langkah ini sebagai panduan, tetapi jangan lupa bahawa agenda akhir terletak pada anda!

Langkah #1 - Pengenalan dan Pemecah Ais

Sememangnya, satu-satunya cara untuk memulakan mana-mana mesyuarat sepak mula adalah dengan membiasakan peserta antara satu sama lain. Tidak kira panjang atau magnitud projek anda, pelanggan dan ahli pasukan perlu menggunakan istilah nama pertama antara satu sama lain sebelum mereka boleh bekerjasama dengan cekap.

Walaupun pengenalan jenis 'go-round-the-table' yang ringkas sudah cukup untuk membiasakan orang ramai dengan nama, pemecah ais boleh menambah satu lagi lapisan personaliti and meringankan suasana menjelang permulaan projek.

Cuba yang ini: Spin roda 🎡

Letakkan beberapa topik pengenalan ringkas mengenai a roda pemintal, kemudian minta setiap ahli pasukan untuk memutarkannya dan menjawab apa sahaja topik yang dituju. Soalan lucu digalakkan, tetapi pastikan anda memastikan soalan itu lebih kurang profesional!

Mahu lebih seperti ini? 💡 Kami ada 10 pemecah ais untuk sebarang mesyuarat di sini.

Langkah #2 - Latar Belakang Projek

Dengan formaliti dan perayaan ditiadakan, sudah tiba masanya untuk memulakan perniagaan yang hebat. Untuk melancarkan mesyuarat dengan jayanya, anda harus mempunyai agenda yang jelas untuk mesyuarat permulaan!

Seperti yang dilakukan oleh semua cerita hebat, sebaiknya bermula pada permulaan. Gariskan semua surat-menyurat antara anda dan pelanggan anda untuk melibatkan semua orang dalam projek itu sepenuhnya untuk mengetahui apa yang berlaku setakat ini.

Ini mungkin tangkapan skrin e-mel, teks, minit dari pertemuan sebelumnya atau sumber yang menambahkan konteks apa pun untuk syarikat dan pelanggan anda. Permudahkan untuk semua orang membuat visualisasi dengan membuat garis masa.

Langkah #3 - Permintaan Projek

Selain latar belakang surat-menyurat, anda pasti mahu menyelam lebih dalam ke dalam perincian mengenai mengapa projek ini mula dijalankan.

Ini adalah langkah penting kerana memberikan gambaran keseluruhan yang jelas mengenai titik-titik kesakitan yang ingin diselesaikan oleh projek ini, yang merupakan perkara yang mesti dipastikan oleh kedua-dua pasukan dan pelanggan di hadapan mereka setiap masa.

Protip 👊

Tahap seperti ini sudah matang untuk dibincangkan. Tanya pelanggan anda and pasukan anda untuk mengemukakan idea mereka mengapa mereka menganggap projek ini diimpikan.

Sekiranya berkenaan, anda harus selalu berusaha menyalurkan suara pelanggan dalam bahagian ini. Bekerjasama dengan pelanggan untuk mendapatkan contoh dunia sebenar pengguna yang menyebut perkara sakit yang cuba dibetulkan oleh projek anda. Pendapat mereka harus membentuk cara pasukan anda mendekati projek.

Langkah #4 - Matlamat Projek

Jadi anda telah melihat ke dalam Lepas projek, kini tiba masanya untuk melihat masa depan.

Mempunyai matlamat langsung dan definisi kejayaan yang jelas untuk projek anda benar-benar akan membantu pasukan anda berusaha ke arah itu. Bukan itu sahaja, ia akan menunjukkan kepada pelanggan anda bahawa anda serius tentang kerja itu dan mempunyai kepentingan yang sama tinggi dalam perjalanannya.

Tanyakan kepada peserta mesyuarat kickoff anda 'macam mana rupa kejayaan?' Adakah lebih banyak pelanggan? Lebih banyak ulasan? Tahap kepuasan pelanggan yang lebih baik?

Tidak kira matlamat, ia harus sentiasa...

1. Dapat dicapai - Jangan terlalu meregangkan diri. Ketahui had anda dan tentukan matlamat anda sebenarnya mempunyai peluang untuk mencapai.
2. Boleh diukur - Sokong matlamat anda dengan data. Sasar untuk nombor tertentu dan jejak kemajuan anda ke arah itu.
3. Berjadual - Beri diri anda tarikh tamat. Lakukan semua yang anda boleh untuk mencapai matlamat anda sebelum tarikh akhir itu.

Langkah #5 - Pernyataan Kerja

Meletakkan 'daging' dalam 'mesyuarat kickoff', Penyata Kerja (SoW) adalah menyelam besar ke dalam spesifik projek dan bagaimana ia akan dijalankan. Ia adalah pengebilan utama dalam agenda pertemuan awal dan semestinya mendapat perhatian anda.

Lihat infografik ini tentang apa yang perlu disertakan dalam penyata kerja anda:

Ingatlah bahawa pernyataan kerja tidak banyak mengenai perbincangan seperti agenda mesyuarat permulaan projek. Ini adalah masa yang tepat untuk menghasilkan projek secara sederhana merangka rancangan tindakan untuk projek yang akan datang, kemudian simpan perbincangan untuk item mesyuarat seterusnya.

Sama seperti mesyuarat kickoff anda yang lain, penyataan kerja anda adalah pemboleh ubah super. Maklumat pernyataan kerja anda akan selalu bergantung pada kerumitan projek, ukuran pasukan, bahagian yang terlibat, dll.

Ingin tahu lebih lanjut? 💡 Lihat ini artikel komprehensif mengenai penyusunan penyataan karya.

Langkah #6 - Bahagian Soal Jawab

Walaupun anda mungkin berasa terdorong untuk meninggalkan bahagian Soal Jawab anda sehingga tamat, kami sebenarnya mengesyorkan untuk menahannya tepat selepas penyataan kerja anda.

Segmen gemuk sebegini pastinya akan menimbulkan soalan daripada pelanggan anda dan pasukan anda. Dengan sebahagian besar mesyuarat yang begitu segar dalam fikiran semua orang, adalah lebih baik untuk menyerang semasa seterika panas.

Menggunakan perisian pembentangan interaktif untuk mengehoskan Soal Jawab anda boleh membantu memastikan semuanya berjalan lancar, terutamanya jika mesyuarat permulaan projek anda mempunyai bilangan kehadiran yang tinggi....

1. ia tersusun - Soalan disusun mengikut populariti (melalui undian naik) atau mengikut masa dan boleh ditanda sebagai 'dijawab' atau disematkan ke bahagian atas.
2. ia disederhanakan - Soalan boleh diluluskan dan ditolak sebelum ia dipaparkan pada skrin.
3. ia tanpa nama - Soalan boleh diserahkan tanpa nama, bermakna setiap orang mempunyai suara.

Langkah #7 - Masalah Berpotensi

Seperti yang telah kami katakan sebelumnya, perjumpaan permulaan projek adalah seluas mungkin dan sejujur ​​mungkin. Itulah bagaimana anda membina a rasa amanah dengan pelanggan anda dari awal.

Untuk itu, adalah lebih baik untuk membincangkan potensi masalah yang mungkin dihadapi oleh projek di sepanjang jalan. Tiada siapa yang meminta anda meramalkan masa depan di sini, hanya untuk menghasilkan senarai tentatif halangan yang mungkin anda hadapi.

Memandangkan anda, pasukan anda dan pelanggan anda akan mendekati projek ini dengan kepentingan yang berbeza, adalah sesuai untuk mendapatkannya semua orang terlibat dalam perbincangan masalah yang berpotensi.

Langkah #8 - Daftar Masuk

Mendaftar masuk dengan pelanggan anda secara kerap adalah satu lagi cara untuk mengukuhkan kepercayaan antara kedua-dua pihak. Pada mesyuarat permulaan projek anda, anda mempunyai beberapa soalan untuk ditangani apa, bila, siapa and bagaimana daftar masuk ini akan berlaku.

Mendaftar masuk adalah tindakan pengimbangan yang agak baik antara ketelusan and usaha. Walaupun bagus untuk bersikap terbuka dan telus yang mungkin, anda perlu mengurus perkara ini dalam skop sejauh mana anda sebenarnya boleh be terbuka dan telus.

Pastikan soalan anda dijawab sebelum berakhirnya perjumpaan:

• Apa? - Tepat dalam butiran apa yang perlu dikemas kini oleh pelanggan? Adakah mereka perlu tahu tentang setiap perincian kecil kemajuan, atau adakah hanya tanda besar yang penting?
• Bila? - Berapa kerapkah pasukan anda perlu mengemas kini pelanggan anda? Perlukah mereka menyampaikan apa yang telah mereka lakukan setiap hari, atau hanya meringkaskan perkara yang telah mereka uruskan pada akhir minggu?
• Siapa? - Ahli pasukan manakah yang akan menjadi penghubung dengan pelanggan? Adakah terdapat ahli setiap pasukan, pada setiap peringkat, atau hanya seorang wartawan tunggal sepanjang keseluruhan projek?
• Bagaimana? - Dengan kaedah apakah pelanggan dan wartawan akan terus berhubung? Panggilan video biasa, e-mel atau dokumen langsung yang dikemas kini secara berterusan?

Seperti halnya dengan kebanyakan perkara dalam agenda mesyuarat permulaan projek, sebaiknya berbincang secara terbuka. Untuk pasukan besar dan kumpulan pelanggan yang besar, anda mungkin mendapati lebih mudah untuk melakukan a tinjauan langsung untuk mengurangkan pilihan untuk menetapkan formula daftar masuk terbaik.

Ingin tahu lebih lanjut? 💡 Lihat beberapa amalan terbaik untuk mendaftar masuk dengan pelanggan anda.

Tinjauan Berkesan dengan AhaSlides

• Apakah Skala Penilaian? | Pencipta Skala Tinjauan Percuma
• Hos Soal Jawab Langsung Percuma pada tahun 2024
• Mengemukakan soalan terbuka
• 12 alat tinjauan percuma pada tahun 2024

Templat Agenda Mesyuarat Permulaan Projek

Dengan perjumpaan awal yang dirancang oleh anda dan hanya menunggu untuk menenangkan fikiran di ruang dewan, sentuhan terakhir mungkin sedikit interaksi untuk menyatukan semuanya.

Adakah anda tahu itu sahaja 29% daripada perniagaan berasa berhubung dengan pelanggan mereka (Gallup)? Pengasingan diri adalah wabak di peringkat B2B, dan ia boleh menyebabkan mesyuarat bermula terasa seperti proses yang rata dan tidak memberangsangkan melalui formaliti.

Melibatkan klien dan pasukan anda melalui slaid interaktif dapat benar-benar meningkatkan penyertaan and meningkatkan jangkauan perhatian.

AhaSlides mempunyai senjata alat termasuk tinjauan langsung, Soal Jawab dan slaid percambahan fikiran, dan bahkan kuiz secara langsung dan permainan untuk menyalakan projek anda dengan cara yang betul.