Agenda yang direka dengan baik menetapkan matlamat dan jangkaan yang jelas, supaya semua orang tahu tujuan mereka dan apa yang perlu berlaku sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Panduan ini merangkumi sebab pentingnya agenda, lapan langkah untuk menulis agenda yang berkesan, dan contoh (dengan templat) yang boleh anda gunakan dalam mesyuarat anda yang seterusnya.
Mengapa setiap mesyuarat memerlukan agenda
Mesyuarat mengambil banyak masa bekerja. Satu kajian Harvard Business Review mendapati eksekutif menghabiskan hampir 23 jam seminggu di dalamnya, meningkat daripada kurang daripada 10 jam pada tahun 1960-an (Perlow, Hadley dan Eun, “Hentikan Kegilaan Mesyuarat”, 2017). Agenda membantu anda meluangkan masa itu dengan sengaja. Ia akan:
- Jelaskan tujuan dan matlamat mesyuarat dan memastikan perbincangan berjalan lancar.
- Urus masa dan rentak, jadi terdapat lebih sedikit hujah yang tidak berguna.
- Tetapkan jangkaan untuk peserta dan pastikan setiap keputusan dan tindakan diliputi.
- Menggalakkan akauntabiliti, kerana setiap barang ada pemiliknya.
Satu amaran daripada kajian ini: penyelidik pertemuan Steven Rogelberg mengatakan kajiannya menunjukkan bahawa mempunyai agenda dengan sendirinya tidak melakukan apa-apa untuk mencapai keberkesanan, dan para pemimpin sering kali hanya “meletakkan tarikh yang berbeza di atas agenda” dan mengulangi tarikh minggu lepas. Langkah-langkah di bawah adalah tentang menulis agenda yang dibina untuk mesyuarat ini, bukan disalin daripada yang terakhir.
8 langkah utama untuk menulis agenda mesyuarat yang berkesan
1. Tentukan jenis mesyuarat
Mesyuarat yang berbeza melibatkan orang, format dan objektif yang berbeza, jadi pilih jenisnya terlebih dahulu.
- Mesyuarat permulaan projek: gambaran keseluruhan matlamat, garis masa, bajet dan jangkaan projek.
- Mesyuarat semua pihak: mesyuarat seluruh syarikat yang berkongsi prestasi, matlamat dan rancangan serta membina sepatah dua hala tuju.
- Mesyuarat dewan bandaran: pekerja bertanya soalan, mendengar maklumat terkini dan memberi maklum balas kepada pemimpin kanan.
- Mesyuarat pengurusan strategik: pemimpin kanan merancang hala tuju jangka panjang.
- Mesyuarat pasukan maya: pembentangan, perbincangan dan aktiviti interaktif melalui video atau sembang.
- Sesi sumbangsaran: mesyuarat kreatif di mana orang ramai menjana dan membincangkan idea baharu.
- Mesyuarat satu lawan satu: perbualan peribadi untuk ulasan prestasi, bimbingan atau pembangunan.
2. Tentukan tujuan dan matlamat
Nyatakan mengapa mesyuarat itu diadakan dan apa yang anda harap dapat capai. Jika anda tidak dapat menamakan hasil, tanyakan sama ada mesej sesuai. Rogelberg mengemukakan perkara yang sama: kadangkala anda boleh menghantar maklumat dan menggunakan mesyuarat untuk lima minit soalan (Pengetahuan di temu duga Wharton).
3. Kenal pasti topik utama
Senaraikan topik yang mesti dibincangkan, termasuk sebarang keputusan yang perlu dibuat. Utamakan perkara yang paling penting, manakala tenaga dan perhatian adalah yang tertinggi.
4. Tetapkan had masa
Berikan setiap topik slot masa dan keseluruhan mesyuarat masa tamat, supaya mesyuarat kekal mengikut jadual.
5. Kenal pasti peserta dan peranan mereka
Senaraikan siapa yang akan mengambil bahagian dan apa yang menjadi tanggungjawab setiap orang, seperti menyampaikan maklumat terkini, mencatat nota atau mencatat masa.
6. Sediakan bahan dan dokumen sokongan
Kumpulkan apa yang orang perlukan semasa mesyuarat, dan kongsikan apa sahaja yang perlu dibaca terlebih dahulu.
7. Edarkan agenda terlebih dahulu
Hantar agenda kepada semua hadirin supaya semua orang tiba dengan persediaan yang rapi. Jemput mereka untuk menambah item mereka sendiri sebelum mesyuarat.
8. Semak dan semak semula mengikut keperluan
Semak agenda sebelum mesyuarat untuk memastikan ia lengkap dan tepat, dan potong apa-apa yang tidak memerlukan kumpulan di dalam bilik.
Contoh agenda mesyuarat dan templat percuma
Berikut adalah tiga agenda yang boleh anda sesuaikan. Item agenda dan masa hendaklah diselaraskan dengan keperluan dan matlamat mesyuarat anda.
1. Agenda mesyuarat pasukan
Tarikh:
Lokasi:
Para hadirin:
Objektif: mengemas kini kemajuan projek; menyemak masalah dan penyelesaian semasa.
- Pengenalan dan aluan (5 minit) | @WHO
- Semakan mesyuarat yang lepas (10 minit) | @WHO
- Kemas kini projek dan laporan kemajuan (20 minit) | @WHO
- Penyelesaian masalah dan membuat keputusan (20 minit) | @WHO
- Perbincangan terbuka dan maklum balas (20 minit) | @WHO
- Tindakan dan langkah seterusnya (15 minit) | @who
- Penutup dan urusan mesyuarat seterusnya (5 minit) | @WHO
Templat mesyuarat bulanan percuma
2. Agenda mesyuarat semua pihak
Tarikh:
Lokasi:
Para hadirin:
Objektif: berkongsi prestasi syarikat dan memperkenalkan inisiatif dan rancangan baharu.
- Aluan dan pengenalan (5 minit)
- Kemas kini prestasi syarikat (20 minit)
- Inisiatif dan rancangan baharu (20 minit)
- Sesi soal jawab (30 minit)
- Pengiktirafan dan anugerah pekerja (15 minit)
- Penutup dan susunan mesyuarat seterusnya (5 minit)
3. Agenda mesyuarat permulaan projek
Tarikh:
Lokasi:
Para hadirin:
Objektif: tetapkan matlamat dan jangkaan yang jelas; perkenalkan pasukan; bincangkan cabaran dan risiko.
- Aluan dan perkenalan (5 minit) | @WHO
- Gambaran keseluruhan projek dan matlamat (15 minit) | @WHO
- Pengenalan ahli pasukan (5 minit) | @WHO
- Tugasan peranan dan tanggungjawab (20 minit) | @WHO
- Gambaran keseluruhan jadual dan garis masa (15 minit) | @WHO
- Cabaran dan risiko projek (20 minit) | @who
- Item tindakan dan langkah seterusnya (15 minit) | @WHO
- Penutup dan urusan mesyuarat seterusnya (5 minit) | @WHO
Lebih banyak idea permulaan ada dalam senarai kami panduan mesyuarat permulaan projek.
Sediakan agenda mesyuarat anda dengan AhaSlides
Untuk menukar agenda kepada sesuatu yang boleh dilihat, diundi dan diedit bersama oleh pasukan anda:
- Buat akaun. Daftar untuk AhaSlides atau melayari perpustakaan templat awam.
- Pilih templat agenda mesyuarat dan klik Dapatkan templat.
Tambahkan item agenda anda. Gantikan slaid senarai templat dengan agenda anda sendiri. Kemudian tambahkan pemecah ais ringkas, tinjauan pendapat atau soalan terbuka supaya orang ramai mengambil bahagian daripada slaid pertama.
Bekerjasama dan berkongsi. Jemput rakan sepasukan untuk mengedit pembentangan, kemudian kongsikan agenda sebagai pautan atau kod QR sebelum mesyuarat.
Pengambilan kunci
- Pilih jenis mesyuarat dan matlamat yang jelas sebelum menyenaraikan topik.
- Letakkan barang yang paling penting dahulu dan berikan setiap barang masa dan pemiliknya.
- Hantar agenda terlebih dahulu dan jemput hadirin untuk menambahnya.
- Tulis agenda baharu setiap kali. Agenda sahaja tidak menjadikan sesuatu mesyuarat berkesan.
Soalan lazim
Apakah yang merujuk kepada agenda mesyuarat?
Agenda ialah garis besar yang dirancang tentang apa yang akan berlaku dalam mesyuarat, kadangkala dipanggil jadual atau susunan urusan. Ia menyenaraikan topik, masa dan siapa yang mengetuai setiap perkara.
Apakah mesyuarat penetapan agenda?
Mesyuarat penetapan agenda diadakan untuk merancang dan memutuskan agenda mesyuarat yang lebih besar dan akan datang.
Apakah agenda untuk mesyuarat projek?
Agenda mesyuarat projek menggariskan topik, perbincangan dan perkara tindakan yang berkaitan dengan projek, seperti kemajuan, risiko dan langkah seterusnya.
