Sama ada anda mengurus projek, menjalankan perniagaan atau bekerja sebagai pekerja bebas, projek itu memainkan peranan penting dalam memacu pertumbuhan model perniagaan anda. Ia menawarkan cara berstruktur dan sistematik untuk menilai prestasi projek, menentukan bidang yang memerlukan penambahbaikan, dan mencapai hasil yang optimum. 

Di dalam ini blog selepas itu, kami akan menyelidiki penilaian projek, menemui definisi, faedah, komponen utama, jenis, contoh penilaian projek, pelaporan pasca penilaian dan mencipta proses penilaian projek.

Mari terokai cara penilaian projek boleh membawa perniagaan anda ke arah yang lebih tinggi.

Jadual Kandungan

• Apakah Penilaian Projek?
• Faedah Penilaian Projek
• Komponen Utama Penilaian Projek
• Jenis Penilaian Projek
• Contoh Penilaian Projek
• Langkah demi langkah Untuk Membuat Penilaian Projek
• Penilaian Pasca (Laporan) 
• Templat Penilaian Projek
• Takeaways Utama
• Soalan Lazim

Petua Untuk Penglibatan yang Lebih Baik

• Pengurusan projek
• Perancangan Poker Dalam Talian
• Perisian Pengurusan Projek

Apakah Penilaian Projek?

Penilaian projek ialah penilaian prestasi, keberkesanan dan hasil projek. Ia melibatkan data untuk melihat sama ada projek menganalisis matlamatnya dan memenuhi kriteria kejayaan. 

Penilaian projek melangkaui sekadar mengukur output dan penghantaran; ia mengkaji kesan keseluruhan dan nilai yang dijana oleh projek.

Dengan belajar daripada perkara yang berjaya dan tidak, organisasi boleh meningkatkan perancangan mereka dan membuat perubahan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik pada masa akan datang. Ia seperti mengambil langkah ke belakang untuk melihat gambaran yang lebih besar dan memikirkan cara untuk menjadikan sesuatu lebih berjaya.

Faedah Penilaian Projek

Penilaian projek menawarkan beberapa faedah utama yang menyumbang kepada kejayaan dan pertumbuhan organisasi, termasuk:

• Ia meningkatkan pembuatan keputusan: Ia membantu organisasi menilai prestasi projek, mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan, dan memahami faktor yang menyumbang kepada kejayaan atau kegagalan. Jadi mereka boleh membuat keputusan yang lebih termaklum tentang peruntukan sumber, keutamaan projek dan perancangan strategik.
• Ia meningkatkan prestasi projek: Melalui penilaian projek, organisasi boleh mengenal pasti kekuatan dan kelemahan dalam projek mereka. Ini membolehkan mereka melaksanakan langkah pembetulan untuk meningkatkan hasil projek.
• Ia membantu mengurangkan risiko: Dengan kerap menilai kemajuan projek, organisasi boleh mengenal pasti potensi risiko dan mengambil penyelesaian untuk mengurangkan kemungkinan kelewatan projek, belanjawan berlebihan dan isu lain yang tidak dijangka.
• Ia mempromosikan penambahbaikan yang berterusan: Dengan menganalisis kegagalan projek, organisasi boleh memperhalusi amalan pengurusan projek mereka, pendekatan berulang untuk penambahbaikan ini memacu inovasi, kecekapan dan kejayaan keseluruhan projek.
• Ia meningkatkan penglibatan dan kepuasan pihak berkepentingan: Menilai hasil dan mengumpul maklum balas pihak berkepentingan membolehkan organisasi memahami keperluan, jangkaan dan tahap kepuasan mereka. 
• Ia menggalakkan ketelusan: Keputusan penilaian boleh disampaikan kepada pihak berkepentingan, menunjukkan ketelusan dan membina kepercayaan. Hasilnya memberikan penilaian prestasi projek yang objektif, memastikan projek diselaraskan dengan matlamat strategik dan sumber digunakan dengan cekap. 

Komponen Utama Penilaian Projek

1/ Objektif dan Kriteria yang Jelas

Penilaian projek bermula dengan menetapkan objektif dan kriteria yang jelas untuk mengukur kejayaan. Objektif dan kriteria ini menyediakan rangka kerja untuk penilaian dan memastikan penjajaran dengan matlamat projek.

Berikut ialah beberapa contoh dan soalan pelan penilaian projek yang boleh membantu dalam menentukan objektif dan kriteria yang jelas:

Soalan untuk Mentakrifkan Objektif Jelas:

1. Apakah matlamat khusus yang ingin kami capai dengan projek ini?
2. Apakah hasil atau keputusan yang boleh diukur yang kami sasarkan?
3. Bagaimanakah kita boleh mengukur kejayaan untuk projek ini?
4. Adakah objektif realistik dan boleh dicapai dalam sumber dan jangka masa yang diberikan?
5. Adakah objektif sejajar dengan keutamaan strategik organisasi?

Contoh Kriteria Penilaian:

1. Keberkesanan kos: Menilai sama ada projek telah disiapkan mengikut bajet yang diperuntukkan dan memberikan nilai untuk wang.
2. Garis masa: Menilai sama ada projek telah disiapkan dalam jadual yang dirancang dan mencapai kejayaan.
3. Kualiti: Memeriksa sama ada hasil dan hasil projek memenuhi piawaian kualiti yang telah ditetapkan.
4. Kepuasan pihak berkepentingan: Kumpul maklum balas daripada pihak berkepentingan untuk mengukur tahap kepuasan mereka dengan hasil projek.
5. Kesan: Mengukur impak projek yang lebih luas terhadap organisasi, pelanggan dan komuniti.

2/ Pengumpulan dan Analisis Data

Penilaian projek yang berkesan bergantung pada pengumpulan data yang berkaitan untuk menilai prestasi projek. Ini termasuk mengumpul data kuantitatif dan kualitatif melalui pelbagai kaedah seperti tinjauan, temu bual, pemerhatian, dan analisis dokumen. 

Data yang dikumpul kemudiannya dianalisis untuk mendapatkan pandangan tentang kekuatan, kelemahan dan prestasi keseluruhan projek. Berikut ialah beberapa contoh soalan semasa bersedia untuk mengumpul dan menganalisis data:

• Apakah data khusus yang perlu dikumpul untuk menilai prestasi projek?
• Apakah kaedah dan alat yang akan digunakan untuk mengumpul data yang diperlukan (cth, tinjauan, temu bual, pemerhatian, analisis dokumen)?
• Siapakah pihak berkepentingan utama yang mana data perlu dikumpulkan?
• Bagaimanakah proses pengumpulan data akan distruktur dan teratur untuk memastikan ketepatan dan kesempurnaan?

3/ Pengukuran Prestasi

Pengukuran prestasi melibatkan penilaian kemajuan projek, output dan hasil mengenai objektif dan kriteria yang ditetapkan. Ia termasuk menjejaki petunjuk prestasi utama (KPI) dan menilai pematuhan projek kepada jadual, belanjawan, standard kualiti dan keperluan pihak berkepentingan.

4/ Penglibatan Pihak Berkepentingan

Pihak berkepentingan ialah individu atau kumpulan yang terjejas secara langsung atau tidak langsung oleh projek atau mempunyai kepentingan yang ketara dalam hasilnya. Mereka boleh termasuk penaja projek, ahli pasukan, pengguna akhir, pelanggan, ahli komuniti dan pihak lain yang berkaitan. 

Melibatkan pihak berkepentingan dalam proses penilaian projek bermakna melibatkan mereka dan mencari perspektif, maklum balas dan pandangan mereka. Dengan melibatkan pihak berkepentingan, pandangan dan pengalaman mereka yang pelbagai dipertimbangkan, memastikan penilaian yang lebih komprehensif.

5/ Pelaporan dan Komunikasi

Komponen utama terakhir penilaian projek ialah pelaporan dan komunikasi hasil penilaian. Ini melibatkan penyediaan laporan penilaian komprehensif yang membentangkan penemuan, kesimpulan dan cadangan. 

Komunikasi hasil penilaian yang berkesan memastikan pihak berkepentingan dimaklumkan tentang prestasi projek, pengajaran yang dipelajari dan bidang yang berpotensi untuk diperbaiki.

Jenis Penilaian Projek

Secara amnya terdapat empat jenis utama penilaian projek:

#1 - Penilaian Prestasi

Penilaian jenis ini memberi tumpuan kepada menilai prestasi projek dari segi pematuhannya rancangan projek, jadual, belanjawan, and standard kualiti. 

Ia mengkaji sama ada projek itu mencapai objektifnya, menyampaikan output yang dimaksudkan, dan menggunakan sumber secara berkesan.

#2 - Penilaian Hasil

Penilaian hasil menilai kesan dan hasil yang lebih luas sesuatu projek. Ia melihat di luar output segera dan meneliti hasil dan faedah jangka panjang yang dijana oleh projek. 

Jenis penilaian ini mempertimbangkan sama ada projek itu telah mencapainya matlamat yang diingini, diwujudkan perubahan positif, dan menyumbang kepada impak yang dimaksudkan.

#3 - Penilaian Proses

Penilaian proses mengkaji keberkesanan dan kecekapan proses pelaksanaan projek. Ia menilai pengurusan projek strategi, metodologi, dan pendekatan digunakan untuk melaksanakan projek. 

Jenis penilaian ini memberi tumpuan kepada mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan dalam perancangan, pelaksanaan, penyelarasan dan komunikasi projek.

#4 - Penilaian Impak

Penilaian impak lebih jauh daripada penilaian hasil dan bertujuan untuk menentukan projek hubungan sebab akibat dengan perubahan atau kesan yang diperhatikan. 

Ia bertujuan untuk memahami sejauh mana projek boleh dikaitkan dengan hasil dan impak yang dicapai, dengan mengambil kira faktor luaran dan penjelasan alternatif yang berpotensi.

* Nota: Jenis penilaian ini boleh digabungkan atau disesuaikan untuk disesuaikan dengan keperluan dan konteks khusus projek. 

Contoh Penilaian Projek

Contoh penilaian projek yang berbeza adalah seperti berikut:

#1 - Penilaian Prestasi 

Projek pembinaan bertujuan untuk menyiapkan bangunan dalam jangka masa dan bajet tertentu. Penilaian prestasi akan menilai kemajuan projek, pematuhan kepada jadual pembinaan, kualiti mutu kerja, dan penggunaan sumber. 

#2 - Penilaian Hasil

Sebuah organisasi bukan untung melaksanakan projek pembangunan komuniti tentang meningkatkan kadar celik huruf di kawasan kejiranan yang kurang bernasib baik. Penilaian hasil akan melibatkan penilaian tahap celik huruf, kehadiran ke sekolah dan penglibatan komuniti. 

#3 - Penilaian Proses - Contoh Penilaian Projek

Projek IT melibatkan pelaksanaan sistem perisian baharu merentasi jabatan syarikat. Penilaian proses akan mengkaji proses dan aktiviti pelaksanaan projek.

#4 - Penilaian Impak

Inisiatif kesihatan awam bertujuan untuk mengurangkan kelaziman penyakit tertentu dalam populasi sasaran. Penilaian impak akan menilai sumbangan projek kepada pengurangan kadar penyakit dan penambahbaikan dalam hasil kesihatan masyarakat.

Langkah demi langkah Untuk Membuat Penilaian Projek

Berikut ialah panduan langkah demi langkah untuk membantu anda membuat penilaian projek:

1/ Tentukan Tujuan dan Objektif

• Nyatakan dengan jelas tujuan penilaian, seperti prestasi projek atau mengukur hasil.
• Tetapkan objektif khusus yang sejajar dengan tujuan penilaian, memfokuskan pada perkara yang anda ingin capai.

2/ Kenal pasti Kriteria dan Petunjuk Penilaian

• Kenal pasti kriteria penilaian untuk projek. Ini boleh termasuk prestasi, kualiti, kos, pematuhan jadual dan kepuasan pihak berkepentingan.
• Tentukan penunjuk yang boleh diukur untuk setiap kriteria untuk memudahkan pengumpulan dan analisis data.

3/ Merancang Kaedah Pengumpulan Data

• Kenal pasti kaedah dan alat untuk mengumpul data seperti tinjauan, temu bual, pemerhatian, analisis dokumen atau sumber data sedia ada.
• Reka bentuk soal selidik, panduan temu bual, senarai semak pemerhatian, atau instrumen lain untuk mengumpul data yang diperlukan. Pastikan bahawa mereka jelas, ringkas dan fokus pada pengumpulan maklumat yang berkaitan.

4/ Kumpul Data

• Laksanakan kaedah pengumpulan data yang dirancang dan kumpulkan maklumat yang diperlukan. Memastikan pengumpulan data dilakukan secara konsisten dan tepat untuk mendapatkan hasil yang boleh dipercayai. 
• Pertimbangkan saiz sampel yang sesuai dan pihak berkepentingan sasaran untuk pengumpulan data.

5/ Menganalisis Data

Setelah data dikumpul, analisisnya untuk mendapatkan pandangan yang bermakna. Anda boleh menggunakan alat dan teknik untuk mentafsir data dan mengenal pasti corak, arah aliran dan penemuan utama. Pastikan analisis sejajar dengan kriteria dan objektif penilaian.

6/ Buat Kesimpulan dan Buat Cadangan

• Berdasarkan hasil penilaian, simpulkan prestasi projek.
• Buat cadangan yang boleh diambil tindakan untuk penambahbaikan, menonjolkan kawasan atau strategi tertentu untuk meningkatkan keberkesanan projek.
• Sediakan laporan komprehensif yang membentangkan proses penilaian, penemuan, kesimpulan dan cadangan.

7/ Berkomunikasi dan Kongsi Hasil 

• Kongsi keputusan penilaian dengan pihak berkepentingan dan pembuat keputusan yang berkaitan.
• Gunakan penemuan dan cadangan untuk memaklumkan perancangan projek masa depan, membuat keputusan, dan penambahbaikan berterusan.

Penilaian Pasca (Laporan) 

Jika anda telah menyelesaikan penilaian projek, sudah tiba masanya untuk laporan susulan memberikan gambaran menyeluruh tentang proses penilaian, keputusannya, dan implikasi untuk projek. 

Berikut ialah perkara yang perlu anda ingat untuk pelaporan selepas penilaian:

• Sediakan ringkasan penilaian yang ringkas, termasuk tujuannya, penemuan utama dan cadangan.
• Perincikan pendekatan penilaian, termasuk kaedah pengumpulan data, alat dan teknik yang digunakan.
• Bentangkan dapatan utama dan hasil penilaian.
• Serlahkan pencapaian penting, kejayaan dan bidang untuk penambahbaikan.
• Bincangkan implikasi penemuan penilaian dan cadangan untuk perancangan projek, membuat keputusan, dan peruntukan sumber.

Templat Penilaian Projek

Berikut ialah keseluruhan templat penilaian projek. Anda boleh menyesuaikannya berdasarkan keperluan projek dan penilaian khusus anda:

Takeaways Utama 

Penilaian projek ialah proses kritikal yang membantu menilai prestasi, hasil dan keberkesanan sesuatu projek. Ia memberikan maklumat berharga tentang perkara yang berkesan, bidang untuk penambahbaikan, dan pengajaran yang dipelajari. 

Dan jangan lupa AhaSlides memainkan peranan penting dalam proses penilaian. Kami menyediakan templat pra-dibuat bersama ciri interaktif, yang boleh digunakan untuk mengumpul data, cerapan dan melibatkan pihak berkepentingan! Jom explore!

Soalan Lazim

Ruj: Project Manager | Komuniti Eval | AHRQ