उत्तम घटनाको योजना बनाउँदा भारी महसुस हुन सक्छ, र त्यहीँ हो घटना व्यवस्थापन कम्पनीहरु भित्र आउ।
चाहे तपाईं जीवनभरको विवाहको सपना देख्दै हुनुहुन्छ, वार्षिकोत्सव मनाउने होस् वा कर्पोरेट सम्मेलन आयोजना गर्न आवश्यक छ, एक घटना व्यवस्थापन कम्पनीले तपाईंको दृष्टिलाई मानिसहरूले बिर्सने छैन भन्ने अनुभवमा परिणत गर्न सक्छ।
Keep reading the article to know what exactly an event management company is, their role, plus tips to choose the best one and what the red flags are to avoid.
विषयसूची
परिचय
| घटना व्यवस्थापन कम्पनी को अर्थ के हो? | एक घटना व्यवस्थापन कम्पनी एक सफल कार्यक्रममा योगदान दिन सबै महत्त्वपूर्ण आयोजन कार्यहरूको लागि जिम्मेवार हुन सक्छ, तपाईंलाई घटनाको सामग्री र तपाईंको अतिथिहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्न मद्दत गर्दछ। |
| घटना कम्पनीले के गर्छ? | योजना, संगठित, र यसको ग्राहकहरु को लागी धेरै घटनाहरु को समन्वय। |
एक घटना व्यवस्थापन कम्पनी के हो?
कुनै पनि स्केलको कार्यक्रम योजना बनाउँदा, विवाहदेखि कर्पोरेट बैठकसम्म, घटना व्यवस्थापन कम्पनीले सबै कुरा निर्बाध रूपमा चल्ने सुनिश्चित गर्न सक्छ।
घटना योजनाकारहरूले ग्राहकहरूसँग उनीहरूको आवश्यकताहरू, लक्ष्यहरू र बजेट बुझ्नको लागि नजिकबाट काम गर्छन्। त्यसपछि तिनीहरूले ग्राहकको दृष्टि अनुरूप एक व्यापक कार्यक्रम योजना बनाउँछन् ताकि ग्राहकहरूको मनमा शान्ति छ कि उनीहरूको घटना दृष्टि एक यादगार वास्तविकता बन्नेछ।
घटना व्यवस्थापन कम्पनी को कार्य के हो?
त्यहाँ धेरै घटना व्यवस्थापन कम्पनी उद्देश्यहरू छन्, जस्तै उत्कृष्ट कार्यक्रम आयोजना गर्ने जुन ग्राहकहरूको सबै मागहरू पूरा गर्दछ। घटना व्यवस्थापन कम्पनीको प्राथमिक कार्य भनेको आफ्ना ग्राहकहरूको तर्फबाट सफल घटनाहरूको योजना, समन्वय र कार्यान्वयन गर्नु हो। तिनीहरूले सबै रसद र विवरणहरू ह्यान्डल गर्छन् ताकि ग्राहकहरूले संगठनको बारेमा चिन्ता गर्नुको सट्टा तिनीहरूको घटनाको मजा लिनमा ध्यान केन्द्रित गर्न सकून्।
घटना आयोजक कम्पनीका केही प्रमुख कार्यहरू समावेश छन्
#1 - घटनाको अवधारणा र योजना बनाउनुहोस् - तिनीहरूले घटनाको लागि दृष्टि, लक्ष्य र बजेट बुझ्न ग्राहकहरूसँग काम गर्छन्, त्यसपछि त्यो दर्शनलाई महसुस गर्न एक व्यापक योजना बनाउँछन्।
#2 - स्थल सुरक्षित गर्नुहोस् र सम्झौताहरू वार्ता गर्नुहोस् - तिनीहरूले सम्भावित स्थानहरू स्काउट गर्छन्, स्थान, ठाउँ, सुविधाहरू, मूल्य निर्धारण र उपलब्धतामा आधारित विकल्पहरू तुलना गर्छन्, सबै भन्दा राम्रो सुरक्षित गर्छन् र ग्राहकको तर्फबाट सम्झौताहरू वार्ता गर्छन्।
#3 - आपूर्तिकर्ता र विक्रेताहरू समन्वय गर्नुहोस् - तिनीहरूले सबै आवश्यक सप्लायरहरू जस्तै क्याटररहरू, फोटोग्राफरहरू, डेकोरेटरहरू, भाडाहरू, इत्यादिको पहिचान, छनोट, बुक र प्रबन्ध गर्छन्।
#4 - कार्यक्रम बजेट प्रबन्ध गर्नुहोस् - तिनीहरूले बजेट सिर्जना गर्छन्, खर्चहरू ट्र्याक गर्छन् र ग्राहकको उद्देश्यहरू प्राप्त गर्दा लागत बचत गर्ने तरिकाहरू खोज्छन्।
#5 - समयरेखा र तालिकाहरू सिर्जना गर्नुहोस् - तिनीहरूले विस्तृत कार्यक्रम र आकस्मिक योजनाहरू विकास गर्छन् कि घटना उद्देश्य अनुसार प्रकट हुन्छ।
#6 - मनोरन्जन योजना - तिनीहरूले कार्यक्रम कार्यक्रमको भागको रूपमा कुनै पनि प्रदर्शन, वक्ता वा गतिविधिहरूको लागि व्यवस्था गर्छन्।
#7 - सजावट र साइनेज - तिनीहरूले आवश्यक सजावट, लिनेन, फूल, स्टेजिङ र साइनेज आवश्यक आदेश।
#8 - घटना कर्मचारीहरू भाडामा लिनुहोस् र व्यवस्थापन गर्नुहोस् - तिनीहरूले घटना चलाउन मद्दत गर्न आवश्यक सबै अस्थायी कर्मचारीहरू फेला पार्छन्, बुक गर्छन् र व्यवस्थापन गर्छन्।
#9 - घटना योजना निर्दोष रूपमा कार्यान्वयन गर्नुहोस् - घटनाको दिनमा, तिनीहरूले सेटअपको निरीक्षण गर्छन्, सबै विक्रेताहरू प्रबन्ध गर्छन्, समस्याहरू समाधान गर्छन् र योजना अनुसार कार्यक्रम अगाडि बढ्छ भनेर सुनिश्चित गर्छन्।
#10 - घटना पछि पछ्याउनुहोस् - तिनीहरूले उपकरण फिर्ता, इनभ्वाइस भुक्तानी, धन्यवाद नोटहरू पठाउने, सफलताहरूको मूल्याङ्कन र सुधारका लागि क्षेत्रहरू जस्ता कार्यहरू ह्यान्डल गर्छन्।
Tips For Better Event Management
घटनाको समयमा थप रमाइलो खोज्दै हुनुहुन्छ?
रमाइलो क्विजद्वारा आफ्ना दर्शकहरूलाई जम्मा गर्नुहोस् AhaSlides। बाट नि:शुल्क क्विज लिन साइन अप गर्नुहोस् AhaSlides टेम्प्लेट पुस्तकालय!
🚀 नि:शुल्क क्विज लिनुहोस्☁️
कसरी उत्तम घटना व्यवस्थापन कम्पनी छनौट गर्ने
उत्कृष्ट घटना व्यवस्थापन कम्पनी खोज्न समय लाग्न सक्छ, तर यी यथार्थपरक सुझावहरूको साथ, तिनीहरू तपाईंको अगाडिको ढोकामा हुनेछन्🚪
#1 - अनुभव - तपाईंको मापन र स्कोपमा समान धेरै घटनाहरू सफलतापूर्वक कार्यान्वयन गर्ने कम्पनीहरूलाई विचार गर्नुहोस्। तिनीहरूसँग एक प्रक्रिया डाउन प्याट हुनेछ र उत्पन्न हुने सामान्य समस्याहरूलाई कसरी ह्यान्डल गर्ने भनेर थाहा छ।
#2 - पोर्टफोलियो - कम्पनीले योजना र व्यवस्थित गरेको विगतका घटनाहरूको उदाहरणहरूको समीक्षा गर्नुहोस्। गुणस्तर, रचनात्मकता र विवरणमा ध्यान खोज्नुहोस् जुन तपाईंको दृष्टिसँग मेल खान्छ।
#3 - सन्दर्भ - माग्नुहोस् र अघिल्लो क्लाइन्टहरूबाट सन्दर्भहरू जाँच गर्नुहोस् कि कम्पनीले आफ्नो वाचाहरू पूरा गर्दछ र समस्याहरूलाई व्यावसायिक रूपमा ह्यान्डल गर्दछ।
#4 - विशेषज्ञता - केही कम्पनीहरूले कर्पोरेट कार्यक्रमहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्छन् भने अरू विवाहहरूमा विशेषज्ञ हुन्छन्। आफ्नो विशिष्ट घटना प्रकार अनुरूप अनुभव र आवश्यक स्रोतहरू भएको एकको लागि जानुहोस्।
#5 - टोली - घटना व्यवस्थापन टोलीका प्रमुख सदस्यहरूलाई भेट्नुहोस् जसले तपाईंको कार्यक्रमको योजना र कार्यान्वयन गर्नेछन्। तिनीहरूको व्यावसायिकता, उत्तरदायित्व र तपाईंको आवश्यकता र दृष्टिको आकलन गर्नुहोस्।
#6 - सम्झौता र मूल्य निर्धारण - उत्तम सम्झौता सर्तहरू र मूल्य निर्धारण गर्न धेरै प्रस्तावहरू (कम्तीमा 3) तुलना गर्नुहोस्। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि कामको दायरा स्पष्ट छ र तपाइँ सबै शुल्कहरू बुझ्नुहुन्छ।
#7 - प्रतिष्ठा - समीक्षाहरू, पुरस्कारहरू (यदि कुनै हो भने), घटना उद्योग संगठनहरूमा यसको अडान र वैधता र गुणस्तरको सूचकहरूको रूपमा कम्पनी कति लामो समयदेखि व्यापारमा रहेको छ भनेर जाँच गर्नुहोस्।
#8 - सञ्चार - कम्पनीले तपाईंको आवश्यकताहरू ध्यानपूर्वक सुन्नु पर्छ, तपाईंको सबै प्रश्नहरूको जवाफ दिनुहोस् र तुरुन्तै अनुरोधहरूको जवाफ दिनुहोस्। राम्रो संचार एक सफल काम सम्बन्ध को लागी कुञ्जी हो।
#9 - लचिलोपन - उत्कृष्ट कम्पनीहरू मानक टेम्प्लेटमा कडाईका साथ टाँसिनुको सट्टा तपाईंको बजेट र प्राथमिकताहरूमा आधारित आफ्ना सेवाहरू अनुकूलित गर्न इच्छुक छन्।
#10 - पारदर्शिता - बजेट, अनुबंध, समयरेखा र योजनाहरूमा पूर्ण पारदर्शितामा जोड दिनुहोस्। गोप्य वा विवरण साझा गर्न अस्वीकार गर्ने कम्पनीहरूबाट बच्नुहोस्।
#11 - संकट व्यवस्थापन - तिनीहरूले उत्पन्न हुने अप्रत्याशित समस्याहरू कसरी ह्यान्डल गर्छन्? बलियो संकट व्यवस्थापन अनुभव भएको कम्पनीले प्रकोपबाट बच्न मद्दत गर्नेछ।
#12 - नवीनता - के तिनीहरू नयाँ विचारहरू र समाधानहरूको लागि खुला छन् रचनात्मक तरिकामा आफ्नो लक्ष्य हासिल गर्न? प्रगतिशील कम्पनीहरूले उपन्यास परिणामहरू बढाउँछन्।
#13 - बीमा - के तिनीहरूले तपाईंको घटनाको लागि दायित्व कभरेज सहित आवश्यक बीमा बोक्छन्? यसले तपाईंलाई जोखिम र दाबीहरूबाट जोगाउँछ।
#14 - मानहरू - के तिनीहरूको व्यवसायिक दृष्टिकोण र कम्पनी मूल्यहरू तपाईंको संगठनको संस्कृतिसँग मेल खान्छ? सांस्कृतिक फिटनेसले आपसी समझदारीमा जान्छ।
#15 - प्रविधि - के तिनीहरू प्राविधिक जानकार छन् र सधैं उद्योग प्रवृतिहरूको उत्कृष्ट अभ्यासहरू पालना गर्छन्? के तिनीहरूले योजनाहरू व्यवस्थित र ट्रयाकमा राख्नको लागि परियोजना व्यवस्थापन सफ्टवेयर जस्ता प्रविधिको लाभ उठाउँछन्? प्रविधिले दक्षता बढाउँछ।
प्रासंगिक अनुभव र प्रमाणित ट्र्याक रेकर्ड, राम्रो प्रतिष्ठा र लचिलोपन, सञ्चार र पारदर्शिताको साथ तपाईंको अद्वितीय दृष्टि कार्यान्वयन गर्न र तपाईंको विशेष घटनाको लागि तपाईंको अपेक्षाहरू पार गर्न आवश्यक भएको घटना व्यवस्थापन कम्पनी खोज्नुहोस्।
घटना व्यवस्थापन प्रस्तावहरूको समीक्षा गर्दा के बेवास्ता गर्ने?
त्यहाँ केहि रातो झण्डाहरू छन् जुन तपाईंले केही घटना व्यवस्थापन कम्पनीहरूमा हेर्न आवश्यक छ। यसलाई बेवास्ता गर्दा कार्यान्वयन चरणमा पछि गोली चकित हुनेछ।
• अस्पष्ट वा सामान्य भाषा - प्रस्तावहरू जुन विशेष रूपमा तपाइँको घटना उद्देश्यहरू, बजेट आवश्यकताहरू वा टाइमलाइनलाई सम्बोधन गर्दैनन्, रातो झण्डा हो। आफ्नो प्रस्तावलाई अनुकूलन गर्नुको सट्टा सामान्य भाषा प्रयोग गर्ने कम्पनीहरूबाट सावधान रहनुहोस्।
• कार्यको अस्पष्ट वा अपरिभाषित दायरा - तिनीहरूले कुन सेवाहरू प्रदान गर्नेछन् र कुन कार्यहरू तिनीहरूको प्रस्तावबाट बहिष्कृत छन् भनेर स्पष्ट रूपमा निर्दिष्ट नगर्ने कम्पनीहरूलाई वेवास्ता गर्नुहोस्। दायरा विस्तृत र व्यापक हुनुपर्छ।
• अत्यधिक अतिरिक्त शुल्क - इन्धन अधिभार, प्रशासनिक शुल्क वा स्पष्ट रूपमा उल्लेख नगरिएका अतिरिक्त शुल्कहरू सहित प्रस्तावहरूको लागि हेर्नुहोस्। भुक्तानी प्रशोधन शुल्क। यी सबै पारदर्शी र स्पष्ट रूपमा व्याख्या हुनुपर्छ।
• प्रश्नहरूको जवाफ दिन अस्वीकार - यदि कुनै कम्पनीले योजना विवरणहरू, सम्झौताहरू वा मूल्य निर्धारणको बारेमा तपाइँको प्रश्नहरूको जवाफ दिन बेवास्ता गर्छ भने, यसको अर्थ उनीहरूले केहि लुकाइरहेका छन्। विश्वास निर्माणको लागि पारदर्शिता महत्त्वपूर्ण छ।
Examples of Events that an Event Management Company Can Plan
• विवाह - विवाहको योजना र कार्यान्वयन धेरै घटना व्यवस्थापन कम्पनीहरूको लागि मुख्य सेवा हो। तिनीहरूले स्थान चयनदेखि निमन्त्रणा र दिनको समन्वयसम्म योजनाका सबै पक्षहरू ह्यान्डल गर्छन्।
• सम्मेलन र व्यापार शो - घटना कम्पनीहरूले सम्मेलन, सेमिनार, शिखर सम्मेलन, उत्पादन प्रक्षेपण र व्यापार शो जस्ता ठूला कर्पोरेट घटनाहरू व्यवस्थित गर्न सक्छन्। तिनीहरूले दर्ता, वक्ता समन्वय, स्थल रसद, खानपान र दर्ता प्रबन्ध गर्छन्।
• उत्पादन सुरूवात - घटना प्रबन्धकहरूले जनतालाई नयाँ उत्पादन वा सेवाहरू अनावरण गर्न इमर्सिभ, बज-योग्य घटनाहरू सिर्जना गर्न सक्छन्। तिनीहरू गतिविधिहरू, प्रदर्शनहरू र प्रचार तत्वहरू जस्तै योजना बनाउँछन् प्रत्यक्ष सर्वेक्षण र quizzes उत्साह उत्पन्न गर्न।
• कोष र परोपकार घटनाहरू - Non-profit events like charity balls, runs/walks, and donations are other common event types managed by event companies. They focus on maximising attendance and funds raised.
• कम्पनी पक्षहरू - Event companies assist with planning and managing company holiday parties, summer outings, retirement celebrations and other types of employee social events. They arrange activities and catering.
• पुरस्कार समारोह र गालाहरू - Planning award shows, gala dinners, and black-tie events is another speciality for some full-service event management companies. They handle the decor, seating charts, gift baskets and speeches.
• उत्पादन प्रदर्शनहरू - उत्पादन लाइन प्रदर्शन गर्ने योजना बनाउने कम्पनीहरूका लागि, घटना योजनाकारहरूले अन्तरक्रियात्मक प्रदर्शनहरू, परीक्षण ड्राइभहरू, स्वाद परीक्षणहरू र सम्भावित ग्राहकहरूलाई उत्पादन प्रदर्शन गर्न अन्य प्रभावकारी तरिकाहरू डिजाइन गर्न सक्छन्।
Event management companies plan events of various sizes and types, ranging from intimate weddings to large corporate conferences, fundraisers, parties, product launches and more - basically, any planned event where professional coordination and logistics are needed to achieve a client's objectives.
Takeaways
एक विशेषज्ञ घटना व्यवस्थापन कम्पनी भर्ती एक अनुभव मा एक आधारभूत दृष्टि रूपान्तरण मान्छे वर्षहरु को लागी कुरा गर्न बन्द हुनेछैन।
तिनीहरूको व्यवस्थापनले तपाईंलाई तार्किक टाउको दुखाइबाट मुक्त गर्दछ ताकि तपाईं दयालु होस्टको भूमिकामा पूर्ण रूपमा बस्न सक्नुहुन्छ। सबैजनासँग घुलमिल हुने समय भएको कोठामा घुमिरहँदा रमाईलो खानपान र अचम्मको मनोरन्जनको मजा लिइरहेका उत्साहित अतिथिहरूसँग, कार्यक्रमको ठाउँलाई पूर्ण रूपमा सेटअप गर्नुहोस्। गजब छ हैन ?
आफ्नो घटना थप अन्तरक्रियात्मक बनाउन चाहनुहुन्छ? प्रयास गर्नुहोस् AhaSlides आइसब्रेकरहरू, पोलहरू र क्विजहरूको श्रृंखला पहुँच गर्न जुन सत्रलाई अर्को तहमा लैजान्छ।
