उत्पादक बैठकहरूको संसारमा स्वागत छ! पेशेवरहरूको रूपमा, हामी सबैलाई थाहा छ कि नतिजाहरू चलाउन, निर्णयहरू लिने र ट्रयाकमा रहनका लागि बैठकहरू कत्तिको महत्त्वपूर्ण छन्। यद्यपि, ती सबै राम्रो गुणस्तरका छैनन् र रुचाइएका छन्।
बारम्बार, बैठकहरूको बारेमा सोध्दा, धेरै व्यक्तिहरूले आफ्नो असक्षमताको कारणले टाउको हल्लाएर वा आक्रोशित सास फेर्न प्रतिक्रिया दिन्छन्। तिनीहरू आफूलाई अनुत्पादक सत्रहरूमा फसेका छन् जसले तिनीहरूको ऊर्जा र समय निकाल्छ। त्यसैले, आज हामी सिक्न जाँदैछौं राम्रो बैठक कसरी गर्ने!
सुरू गरौं!
AhaSlides को साथ आफ्नो बैठक सुरु गर्नुहोस्।
तपाईंको बैठकहरूको लागि नि: शुल्क टेम्प्लेटहरू प्राप्त गर्नुहोस्! नि:शुल्क साइन अप गर्नुहोस् र टेम्प्लेट लाइब्रेरीबाट आफूले चाहेको कुरा लिनुहोस्!
🚀 नि:शुल्क खाता बनाउनुहोस् ☁️ के राम्रो बैठक बनाउँछ?
बैठकहरू कुनै पनि व्यवसाय वा संगठनको अनिवार्य भाग हुन्। तिनीहरू व्यक्तिहरू सँगै आउन, विचारहरू आदानप्रदान गर्न, निर्णयहरू लिन, र साझा लक्ष्यतर्फ काम गर्ने प्लेटफर्म हुन्।
राम्रो बैठक त्यो हो जुन राम्रोसँग संगठित, उत्पादक, इच्छित परिणामहरू प्राप्त गर्दछ, र सबै सहभागीहरूलाई सुनेको र मूल्यवान महसुस गराउँछ।
राम्रो भेटघाट कसरी गर्ने | छवि:freepik यहाँ केहि कारकहरू छन् जसले राम्रो बैठक सिर्जना गर्दछ:
- यसको स्पष्ट उद्देश्य छ। एक राम्रो बैठक आफ्नो उद्देश्य बताउने स्पष्ट एजेन्डाको साथ सुरु हुन्छ, बैठकको लक्ष्य र अपेक्षित परिणामहरू सहित, जसले बैठकलाई ट्र्याकमा राख्न मद्दत गर्दछ र सबै सहभागीहरूलाई उनीहरूको कार्यहरू बारे सचेत छन् भनी सुनिश्चित गर्दछ।
- यसले प्रभावकारी सञ्चारलाई बढावा दिन्छ। एक राम्रो बैठक प्रभावकारी संचार आवश्यक छ। सबै सहभागीहरूले आफ्ना विचार र विचार व्यक्त गर्ने अवसर पाउनेछन्, र सक्रिय सुन्न र सम्मानजनक संवादका साथ छलफललाई प्रोत्साहित गरिनुपर्छ।
- यसमा स्पष्ट आउटपुट र फलो-अप कार्यहरू छन्।यी बिना, बैठक अनुत्पादक र अप्रभावी छ किनभने सहभागीहरू तिनीहरूको अर्को चरणहरू अनिश्चित हुनेछन्। त्यहाँबाट, कुनै पनि फलो-अप बैठकमा दक्षता ल्याउन गाह्रो छ।
AhaSlides को साथ थप सुझावहरू
- व्यापार मा बैठकहरू | 10 सामान्य प्रकार र उत्तम अभ्यासहरू
- होस्ट गर्ने उत्तम तरिका परिचयात्मक बैठकहरू
- 11 चरणहरू सफल हुन रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक
राम्रो भेटघाट गर्न 8 सुझावहरू
निस्सन्देह, माथिको जस्तै राम्रो बैठक गर्न र उपस्थितहरूको समय र प्रयास बर्बाद नगर्न, तपाईंले बैठक अघि, समयमा र पछिको तयारी र फलोअपलाई विचार गर्न आवश्यक छ। यी चरणहरूको नोट लिनुले सहज र सफल परिणामको ग्यारेन्टी गर्नेछ।
सभा अघि - राम्रो भेटघाट होस्
१/ बैठकको उद्देश्य र प्रकार परिभाषित गर्नुहोस्
बैठकको उद्देश्य, उद्देश्य र प्रकार परिभाषित गरिनुपर्छ र सबै सहभागीहरूले बुझेका छन् भनी सुनिश्चित गर्नुपर्छ। १० मिनेटको बैठकमा कोही आउन चाहँदैनन् र अझै पनि आफ्नो जिम्मेवारी थाहा छैन र यहाँ छलफलको औचित्य के हो। केही प्रकारका बैठकहरूले मात्र विशेष उद्देश्यहरू पूरा गर्छन् जस्तै
- निर्णय गर्ने बैठकहरू। निर्णय र कार्यहरू आवश्यक हुँदा तिनीहरू सञ्चालन गरिन्छ।
- समस्या समाधान बैठकहरू।तिनीहरूलाई समस्या/संकटको समाधान खोज्न बोलाइन्छ।
- विचारमंथन बैठकहरू। तिनीहरू सदस्यहरूको योगदानको साथ ग्राउन्डब्रेकिंग नयाँ विचारहरू सङ्कलन गर्ने ठाउँ हुन्।
2/ एजेन्डा छ
निश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँसँग छ बैठकको एजेन्डार यसलाई बैठक अघि सबै सहभागीहरूलाई पठाउनुहोस्, जसले सहभागीहरूलाई बैठकको उद्देश्य, लक्ष्य र अपेक्षित परिणामहरू बुझ्न मद्दत गर्नेछ। यसले तिनीहरूलाई आवश्यक जानकारी र कागजातहरू जस्तै रिपोर्टहरू, डेटा, प्रस्तुतीकरणहरू, वा अन्य सान्दर्भिक कागजातहरू सक्रिय रूपमा सङ्कलन गर्न मद्दत गर्न गाइडको रूपमा पनि काम गर्दछ।
३/ आधारभूत नियमहरू स्थापना गर्नुहोस्
आधारभूत नियमहरू दिशानिर्देशहरू वा मापदण्डहरू हुन् जुन सबै सहभागीहरूद्वारा अग्रिम सहमत हुन्छन् र छलफलको लागि उत्पादक र सम्मानजनक वातावरण सिर्जना गर्न मद्दत गर्दछ। यसमा सक्रिय सुन्न प्रोत्साहन, विविधताको सम्मान, छलफलको लागि सीमित समय, आदि समावेश हुन सक्छ।
छवि: फ्रीपिकबैठकमा - राम्रो भेटघाट होस्
4/ आइस ब्रेकर खेलको साथ सुरु गर्नुहोस्
ए बाट सुरु गर्दै रचनात्मक बर्फ ब्रेकरतनाव कम गर्न र टोली बैठकको लागि सबैलाई सही मुडमा ल्याउने एक राम्रो तरिका हो। बैठकको सुरुमा मौनताको अप्ठ्यारो क्षणहरू तोडेर उत्पादक र रमाइलो सत्रको लागि टोन सेट गर्न मद्दत गर्न सक्छ।
पुरानो कुरामा भर पर्नुको सट्टा, तपाईं हल्का-हृदयी बहसहरू, अनौपचारिक कुराकानीहरू, वा लाइभ क्विजमा संलग्न हुन सक्नुहुन्छ जुन धेरै रमाइलो, रचनात्मक, प्रतिस्पर्धात्मक र केही मिनेटमा सजिलै सिर्जना गर्न सकिन्छ। त्यसोभए, किन केहि नयाँ प्रयास नगर्ने?
५/ सहयोगको लागि ठाउँ सिर्जना गर्नुहोस्
टोली बैठक समूहको रूपमा छलफल गर्न र निर्णयहरू गर्ने बहुमूल्य अवसर हो। घटनास्थलमा नयाँ विचारहरू ल्याउने प्रयास गर्नुको सट्टा, टोलीका सदस्यहरूले आफ्नो तयार रिपोर्टहरू, विचारहरू, र दृष्टिकोणहरू टेबलमा ल्याउनु पर्छ। यस तरिकाले, टोलीले राम्रोसँग सोचेको र ठोस अन्तिम निर्णयमा पुग्न सँगै काम गर्न सक्छ।
टोलीले त्यसपछि छलफल गरिएका विचारहरूको प्रत्यक्ष सर्वेक्षण सञ्चालन गर्ने र वास्तविक-समय प्रतिक्रिया सङ्कलन गर्ने विचार गर्न सक्छ प्रत्यक्ष सर्वेक्षणAhaSlides बाट बहु-विकल्प वा खुला-समाप्त प्रश्नहरूको साथ।
एक अद्वितीय QR कोड वा लिङ्क प्रयोग गरेर, टोलीका सदस्यहरूले तुरुन्तै पहुँच गर्न र आफ्नो इनपुट प्रदान गर्न सक्छन्, र परिणामहरू सीधा स्क्रिनमा प्रदर्शित हुनेछन्। यसले समय बर्बाद गर्नबाट बच्न मद्दत गर्दछ र सुनिश्चित गर्दछ कि सबै विचारहरू निष्पक्ष रूपमा कब्जा गरिएको छ।
AhaSlides को साथ रचनात्मक गर्न सुरक्षित ठाउँ6/ आफ्नो टोली संलग्न राख्नुहोस्
तपाइँका सहभागीहरूलाई बैठकको समयमा व्यस्त राखेर विचलित गर्ने मौका नदिनुहोस्। तपाईंले "अनलाइन गोलमेज" व्यवस्थित गर्न सक्नुहुन्छ जहाँ सबैले भाग लिन र योगदान गर्न सक्छन्। लजालु मान्छे संग? चिन्ता नगर्नुहोस्। बेनामी प्रश्नोत्तरयो समस्या समाधान हुनेछ।
साथै, सहजताको लागि केही कोठा अनुमति दिन नबिर्सनुहोस्। किनभने स्वस्थ र सक्रिय बैठक नयाँ समाधान र आविष्कारहरू उभर्नको लागि एक आदर्श स्थान हो। सहभागीहरूलाई रचनात्मक रूपमा सोच्न प्रोत्साहित गरेर सुस्त र तनावपूर्ण वातावरणलाई तोड्दै शब्द बादलएक रोचक र प्रभावकारी गतिविधि हुनेछ। प्रयास गर्नुहोस् र हेर्नुहोस्।
बैठक पछि - राम्रो भेटघाट होस्
7/ स्पष्ट फलो-अप कार्यहरू र समयरेखाहरूसँग अन्त्य गर्नुहोस्
रणनीतिक सत्र समापन गर्न, प्रत्येक सहभागीसँग उनीहरूको अर्को चरणहरूमा स्पष्टता छ भन्ने निश्चित गर्नुहोस्।
विभागहरू छलफल गर्नुहोस्:
- कुन मेट्रिक्सले तिनीहरूको प्रगति देखाउनेछ? विशिष्ट हुनुहोस् ताकि प्रगति ट्र्याक गर्न सकिन्छ।
- कुन क्रस-कार्यात्मक साझेदारहरूलाई सफल हुनको लागि समन्वय चाहिन्छ? बलियो सहकार्य कुञ्जी हो।
- फलो-अप बैठकहरूलाई कस्तो प्रकारको अद्यावधिकहरू आवश्यक पर्दछ? रिपोर्टहरू? प्रस्तुतिहरू? मंथन परिणामहरू अग्रिम।
- हामीले प्रारम्भिक नतिजा वा जानकारी कहिले आशा गर्न सक्छौं? गति कायम राख्न महत्वाकांक्षी तर प्राप्य समयसीमा सेट गर्नुहोस्।
8/ बैठक मिनेटहरू छन्
सधैं विस्तृत, पूर्ण, स्पष्ट, र बुझ्न सजिलो चाहिन्छ मिनेट मिनेटसहभागीहरू, सञ्चालक समिति, वरिष्ठ नेताहरू, र उपस्थित हुन नसक्नेहरूलाई पठाउन। तिनीहरू कागजातहरू मात्र होइनन्, अर्को बैठकहरूका लागि सामग्री आधार तर कानुनी आधार पनि हुन् (आवश्यकताको अवस्थामा)।
छवि: फ्रीपिककुञ्जी टेकवेहरू
आशा छ, राम्रो भेटघाटको लागि सुझावहरू एहास्लाइड्समाथि साझा गरिएको धेरै जटिल छैन। ध्यान दिनुहोस् कि फलदायी बैठकहरू ती हुन् जसमा सबैले प्रशंसा, सुने र बोल्न प्रोत्साहन दिन्छन्। बैठकले एक परिभाषित नतिजा उत्पादन गर्नुपर्छ र यसको अभिप्रेत उद्देश्य पूरा गर्नुपर्छ। बैठक पछि, सबैले आफ्नो भूमिका स्वीकार गर्छन् र छलफल गरिएका योजनाहरू पछ्याउन प्रतिबद्ध छन्।
