8 मा राम्रो बैठक गर्ने उत्तम 2024 तरिकाहरू

उत्पादक बैठकहरूको संसारमा स्वागत छ! पेशेवरहरूको रूपमा, हामी सबैलाई थाहा छ कि नतिजाहरू चलाउन, निर्णयहरू लिने र ट्रयाकमा रहनका लागि बैठकहरू कत्तिको महत्त्वपूर्ण छन्। यद्यपि, ती सबै राम्रो गुणस्तरका छैनन् र रुचाइएका छन्।

बारम्बार, बैठकहरूको बारेमा सोध्दा, धेरै व्यक्तिहरूले आफ्नो असक्षमताको कारणले टाउको हल्लाएर वा आक्रोशित सास फेर्न प्रतिक्रिया दिन्छन्। तिनीहरू आफूलाई अनुत्पादक सत्रहरूमा फसेका छन् जसले तिनीहरूको ऊर्जा र समय निकाल्छ। त्यसैले, आज हामी सिक्न जाँदैछौं राम्रो बैठक कसरी गर्ने!

सुरू गरौं!

• के राम्रो बैठक बनाउँछ?
• राम्रो भेटघाट गर्न 8 सुझावहरू
  • १/ बैठकको उद्देश्य र प्रकार परिभाषित गर्नुहोस्
  • 2/ एजेन्डा छ
  • ३/ आधारभूत नियमहरू स्थापना गर्नुहोस् 
  • 4/ आइस ब्रेकर खेलको साथ सुरु गर्नुहोस्
  • ५/ सहयोगको लागि ठाउँ सिर्जना गर्नुहोस्
  • 6/ आफ्नो टोली संलग्न राख्नुहोस्
  • 7/ स्पष्ट फलो-अप कार्यहरू र समयरेखाहरूसँग अन्त्य गर्नुहोस्
  • 8/ बैठक मिनेटहरू छन् 
• कुञ्जी टेकवेहरू

के राम्रो बैठक बनाउँछ?

बैठकहरू कुनै पनि व्यवसाय वा संगठनको अनिवार्य भाग हुन्। तिनीहरू व्यक्तिहरू सँगै आउन, विचारहरू आदानप्रदान गर्न, निर्णयहरू लिन, र साझा लक्ष्यतर्फ काम गर्ने प्लेटफर्म हुन्। 

राम्रो बैठक त्यो हो जुन राम्रोसँग संगठित, उत्पादक, इच्छित परिणामहरू प्राप्त गर्दछ, र सबै सहभागीहरूलाई सुनेको र मूल्यवान महसुस गराउँछ।

यहाँ केहि कारकहरू छन् जसले राम्रो बैठक सिर्जना गर्दछ:

• यसको स्पष्ट उद्देश्य छ। एक राम्रो बैठक आफ्नो उद्देश्य बताउने स्पष्ट एजेन्डाको साथ सुरु हुन्छ, बैठकको लक्ष्य र अपेक्षित परिणामहरू सहित, जसले बैठकलाई ट्र्याकमा राख्न मद्दत गर्दछ र सबै सहभागीहरूलाई उनीहरूको कार्यहरू बारे सचेत छन् भनी सुनिश्चित गर्दछ।
• यसले प्रभावकारी सञ्चारलाई बढावा दिन्छ। एक राम्रो बैठक प्रभावकारी संचार आवश्यक छ। सबै सहभागीहरूले आफ्ना विचार र विचार व्यक्त गर्ने अवसर पाउनेछन्, र सक्रिय सुन्न र सम्मानजनक संवादका साथ छलफललाई प्रोत्साहित गरिनुपर्छ।
• यसमा स्पष्ट आउटपुट र फलो-अप कार्यहरू छन्। यी बिना, बैठक अनुत्पादक र अप्रभावी छ किनभने सहभागीहरू तिनीहरूको अर्को चरणहरू अनिश्चित हुनेछन्। त्यहाँबाट, कुनै पनि फलो-अप बैठकमा दक्षता ल्याउन गाह्रो छ।

AhaSlides को साथ थप सुझावहरू

• व्यापार मा बैठकहरू | 10 सामान्य प्रकार र उत्तम अभ्यासहरू
• होस्ट गर्ने उत्तम तरिका परिचयात्मक बैठकहरू
• 11 चरणहरू सफल हुन रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक

राम्रो भेटघाट गर्न 8 सुझावहरू

निस्सन्देह, माथिको जस्तै राम्रो बैठक गर्न र उपस्थितहरूको समय र प्रयास बर्बाद नगर्न, तपाईंले बैठक अघि, समयमा र पछिको तयारी र फलोअपलाई विचार गर्न आवश्यक छ। यी चरणहरूको नोट लिनुले सहज र सफल परिणामको ग्यारेन्टी गर्नेछ। 

सभा अघि - राम्रो भेटघाट होस्

१/ बैठकको उद्देश्य र प्रकार परिभाषित गर्नुहोस्

बैठकको उद्देश्य, उद्देश्य र प्रकार परिभाषित गरिनुपर्छ र सबै सहभागीहरूले बुझेका छन् भनी सुनिश्चित गर्नुपर्छ। १० मिनेटको बैठकमा कोही आउन चाहँदैनन् र अझै पनि आफ्नो जिम्मेवारी थाहा छैन र यहाँ छलफलको औचित्य के हो। केही प्रकारका बैठकहरूले मात्र विशेष उद्देश्यहरू पूरा गर्छन् जस्तै

• निर्णय गर्ने बैठकहरू। निर्णय र कार्यहरू आवश्यक हुँदा तिनीहरू सञ्चालन गरिन्छ।
• समस्या समाधान बैठकहरू। तिनीहरूलाई समस्या/संकटको समाधान खोज्न बोलाइन्छ।
• विचारमंथन बैठकहरू। तिनीहरू सदस्यहरूको योगदानको साथ ग्राउन्डब्रेकिंग नयाँ विचारहरू सङ्कलन गर्ने ठाउँ हुन्।

2/ एजेन्डा छ

निश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँसँग छ बैठकको एजेन्डा र यसलाई बैठक अघि सबै सहभागीहरूलाई पठाउनुहोस्, जसले सहभागीहरूलाई बैठकको उद्देश्य, लक्ष्य र अपेक्षित परिणामहरू बुझ्न मद्दत गर्नेछ। यसले तिनीहरूलाई आवश्यक जानकारी र कागजातहरू जस्तै रिपोर्टहरू, डेटा, प्रस्तुतीकरणहरू, वा अन्य सान्दर्भिक कागजातहरू सक्रिय रूपमा सङ्कलन गर्न मद्दत गर्न गाइडको रूपमा पनि काम गर्दछ।

३/ आधारभूत नियमहरू स्थापना गर्नुहोस् 

आधारभूत नियमहरू दिशानिर्देशहरू वा मापदण्डहरू हुन् जुन सबै सहभागीहरूद्वारा अग्रिम सहमत हुन्छन् र छलफलको लागि उत्पादक र सम्मानजनक वातावरण सिर्जना गर्न मद्दत गर्दछ। यसमा सक्रिय सुन्न प्रोत्साहन, विविधताको सम्मान, छलफलको लागि सीमित समय, आदि समावेश हुन सक्छ।

बैठकमा - राम्रो भेटघाट होस्

4/ आइस ब्रेकर खेलको साथ सुरु गर्नुहोस्

ए बाट सुरु गर्दै रचनात्मक बर्फ ब्रेकर तनाव कम गर्न र टोली बैठकको लागि सबैलाई सही मुडमा ल्याउने एक राम्रो तरिका हो। बैठकको सुरुमा मौनताको अप्ठ्यारो क्षणहरू तोडेर उत्पादक र रमाइलो सत्रको लागि टोन सेट गर्न मद्दत गर्न सक्छ।

पुरानो कुरामा भर पर्नुको सट्टा, तपाईं हल्का-हृदयी बहसहरू, अनौपचारिक कुराकानीहरू, वा लाइभ क्विजमा संलग्न हुन सक्नुहुन्छ जुन धेरै रमाइलो, रचनात्मक, प्रतिस्पर्धात्मक र केही मिनेटमा सजिलै सिर्जना गर्न सकिन्छ। त्यसोभए, किन केहि नयाँ प्रयास नगर्ने?

५/ सहयोगको लागि ठाउँ सिर्जना गर्नुहोस्

टोली बैठक समूहको रूपमा छलफल गर्न र निर्णयहरू गर्ने बहुमूल्य अवसर हो। घटनास्थलमा नयाँ विचारहरू ल्याउने प्रयास गर्नुको सट्टा, टोलीका सदस्यहरूले आफ्नो तयार रिपोर्टहरू, विचारहरू, र दृष्टिकोणहरू टेबलमा ल्याउनु पर्छ। यस तरिकाले, टोलीले राम्रोसँग सोचेको र ठोस अन्तिम निर्णयमा पुग्न सँगै काम गर्न सक्छ।

टोलीले त्यसपछि छलफल गरिएका विचारहरूको प्रत्यक्ष सर्वेक्षण सञ्चालन गर्ने र वास्तविक-समय प्रतिक्रिया सङ्कलन गर्ने विचार गर्न सक्छ प्रत्यक्ष सर्वेक्षण AhaSlides बाट बहु-विकल्प वा खुला-समाप्त प्रश्नहरूको साथ। 

एक अद्वितीय QR कोड वा लिङ्क प्रयोग गरेर, टोलीका सदस्यहरूले तुरुन्तै पहुँच गर्न र आफ्नो इनपुट प्रदान गर्न सक्छन्, र परिणामहरू सीधा स्क्रिनमा प्रदर्शित हुनेछन्। यसले समय बर्बाद गर्नबाट बच्न मद्दत गर्दछ र सुनिश्चित गर्दछ कि सबै विचारहरू निष्पक्ष रूपमा कब्जा गरिएको छ।

6/ आफ्नो टोली संलग्न राख्नुहोस्

तपाइँका सहभागीहरूलाई बैठकको समयमा व्यस्त राखेर विचलित गर्ने मौका नदिनुहोस्। तपाईंले "अनलाइन गोलमेज" व्यवस्थित गर्न सक्नुहुन्छ जहाँ सबैले भाग लिन र योगदान गर्न सक्छन्। लजालु मान्छे संग? चिन्ता नगर्नुहोस्। बेनामी प्रश्नोत्तर यो समस्या समाधान हुनेछ।

साथै, सहजताको लागि केही कोठा अनुमति दिन नबिर्सनुहोस्। किनभने स्वस्थ र सक्रिय बैठक नयाँ समाधान र आविष्कारहरू उभर्नको लागि एक आदर्श स्थान हो। सहभागीहरूलाई रचनात्मक रूपमा सोच्न प्रोत्साहित गरेर सुस्त र तनावपूर्ण वातावरणलाई तोड्दै शब्द बादल एक रोचक र प्रभावकारी गतिविधि हुनेछ। प्रयास गर्नुहोस् र हेर्नुहोस्।

बैठक पछि - राम्रो भेटघाट होस्

7/ स्पष्ट फलो-अप कार्यहरू र समयरेखाहरूसँग अन्त्य गर्नुहोस्

रणनीतिक सत्र समापन गर्न, प्रत्येक सहभागीसँग उनीहरूको अर्को चरणहरूमा स्पष्टता छ भन्ने निश्चित गर्नुहोस्।

विभागहरू छलफल गर्नुहोस्:

• कुन मेट्रिक्सले तिनीहरूको प्रगति देखाउनेछ? विशिष्ट हुनुहोस् ताकि प्रगति ट्र्याक गर्न सकिन्छ।
• कुन क्रस-कार्यात्मक साझेदारहरूलाई सफल हुनको लागि समन्वय चाहिन्छ? बलियो सहकार्य कुञ्जी हो।
• फलो-अप बैठकहरूलाई कस्तो प्रकारको अद्यावधिकहरू आवश्यक पर्दछ? रिपोर्टहरू? प्रस्तुतिहरू? मंथन परिणामहरू अग्रिम।
• हामीले प्रारम्भिक नतिजा वा जानकारी कहिले आशा गर्न सक्छौं? गति कायम राख्न महत्वाकांक्षी तर प्राप्य समयसीमा सेट गर्नुहोस्।

8/ बैठक मिनेटहरू छन्

सधैं विस्तृत, पूर्ण, स्पष्ट, र बुझ्न सजिलो चाहिन्छ मिनेट मिनेट सहभागीहरू, सञ्चालक समिति, वरिष्ठ नेताहरू, र उपस्थित हुन नसक्नेहरूलाई पठाउन। तिनीहरू कागजातहरू मात्र होइनन्, अर्को बैठकहरूका लागि सामग्री आधार तर कानुनी आधार पनि हुन् (आवश्यकताको अवस्थामा)।

कुञ्जी टेकवेहरू

आशा छ, राम्रो भेटघाटको लागि सुझावहरू एहास्लाइड्स माथि साझा गरिएको धेरै जटिल छैन। ध्यान दिनुहोस् कि फलदायी बैठकहरू ती हुन् जसमा सबैले प्रशंसा, सुने र बोल्न प्रोत्साहन दिन्छन्। बैठकले एक परिभाषित नतिजा उत्पादन गर्नुपर्छ र यसको अभिप्रेत उद्देश्य पूरा गर्नुपर्छ। बैठक पछि, सबैले आफ्नो भूमिका स्वीकार गर्छन् र छलफल गरिएका योजनाहरू पछ्याउन प्रतिबद्ध छन्।