उदाहरण र नि: शुल्क टेम्प्लेटहरू सहित बैठक एजेन्डा लेख्न 8 प्रमुख चरणहरू

त्यसो भए, के हो बैठक एजेन्डा? सत्य के हो भने, हामी सबै बैठकहरूको भाग भएका छौं जहाँ हामी अर्थहीन महसुस गर्छौं, इमेल मार्फत समाधान गर्न सकिने जानकारीबारे छलफल गर्न किन भेट्नुपर्छ भन्ने पनि बुझेका छैनौं। केही व्यक्तिहरूले कुनै पनि समस्याहरू समाधान नगरी घण्टासम्म तानिएका बैठकहरूमा भाग लिनुपर्ने हुन सक्छ।

यद्यपि, सबै बैठकहरू अनुत्पादक हुँदैनन्, र यदि तपाईं आफ्नो टोलीसँग प्रभावकारी रूपमा काम गर्न चाहनुहुन्छ भने, एजेन्डाको साथ बैठकले तपाईंलाई यी माथिका प्रकोपहरूबाट बचाउनेछ।

राम्रो तरिकाले तयार पारिएको एजेन्डाले बैठकको लागि स्पष्ट लक्ष्य र अपेक्षाहरू सेट गर्दछ, सबैलाई उनीहरूको उद्देश्य र अघि, समयमा र पछि के हुन आवश्यक छ भनी थाहा छ।

तसर्थ, यस लेखले तपाईंलाई बैठकको एजेन्डा हुनुको महत्त्व, प्रभावकारी एउटा सिर्जना गर्ने चरणहरू र तपाईंको अर्को बैठकमा प्रयोग गर्नका लागि उदाहरणहरू (+टेम्प्लेटहरू) प्रदान गर्ने बारे मार्गदर्शन गर्नेछ।

• किन प्रत्येक बैठकलाई एजेन्डा चाहिन्छ
• 8 प्रभावकारी बैठक एजेन्डा लेख्नको लागि मुख्य चरणहरू
• बैठक एजेन्डा उदाहरणहरू र नि: शुल्क टेम्प्लेटहरू
• AhaSlides को साथ आफ्नो बैठक एजेन्डा सेट अप गर्नुहोस्
• कुञ्जी टेकवेहरू 

AhaSlides को साथ थप कार्य सुझावहरू

• व्यापारमा 10 प्रकारका बैठकहरू
• बैठक मिनेट: उत्कृष्ट लेखन गाइड, उदाहरणहरू (+ नि:शुल्क टेम्प्लेट) २०२३ मा
• 6 उत्तम बैठक ह्याक्स

किन प्रत्येक बैठकलाई एजेन्डा चाहिन्छ

प्रत्येक बैठकलाई उत्पादक र प्रभावकारी सुनिश्चित गर्न एजेन्डा चाहिन्छ। बैठकको एजेन्डाले निम्न लाभहरू प्रदान गर्नेछ:

• बैठकको उद्देश्य र लक्ष्यहरू स्पष्ट गर्नुहोस्र छलफललाई केन्द्रित र ट्रयाकमा राख्न मद्दत गर्दछ।
• बैठक समय र गति प्रबन्ध गर्नुहोस्, निश्चित गर्नुहोस् कि त्यहाँ कुनै व्यर्थ तर्कहरू छैनन्, र सकेसम्म धेरै समय बचत गर्नुहोस्।
• सहभागीहरूको लागि अपेक्षाहरू सेट गर्नुहोस्, र सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबै सान्दर्भिक जानकारी र कार्य वस्तुहरू कभर छन्।
• जवाफदेहिता र संगठन प्रवर्द्धन गर्दछ, थप प्रभावकारी र प्रभावकारी बैठकहरूको लागि नेतृत्व।

8 प्रभावकारी बैठक एजेन्डा लेख्नको लागि मुख्य चरणहरू

यहाँ केहि प्रमुख सुझावहरू छन् जसले तपाईंलाई प्रभावकारी बैठक एजेन्डा लेख्न मद्दत गर्दछ:

1/ बैठकको प्रकार निर्धारण गर्नुहोस् 

किनभने विभिन्न प्रकारका बैठकहरूमा विभिन्न सहभागीहरू, ढाँचाहरू, र उद्देश्यहरू समावेश हुन सक्छन्, परिस्थितिको लागि उपयुक्त एक छनौट गर्न महत्त्वपूर्ण छ।

• परियोजना शुरुवात बैठक: एक बैठक जसले परियोजना, यसको लक्ष्य, समयरेखा, बजेट, र अपेक्षाहरूको एक सिंहावलोकन प्रदान गर्दछ।
• सबै हात बैठक: एक प्रकारको कम्पनी-व्यापी बैठक जहाँ सबै कर्मचारीहरूलाई उपस्थित हुन आमन्त्रित गरिन्छ। कम्पनीको कार्यसम्पादन, लक्ष्य र योजनाहरूको बारेमा सबैलाई जानकारी गराउन र संगठन भित्र साझा उद्देश्य र दिशाको भावनालाई बढावा दिन।
• टाउन हल बैठक: एक कम्पनी टाउन हल बैठक जहाँ कर्मचारीहरूले प्रश्नहरू सोध्न, अद्यावधिकहरू प्राप्त गर्न, र वरिष्ठ व्यवस्थापन र अन्य नेताहरूलाई प्रतिक्रिया दिन सक्छन्।
• रणनीतिक व्यवस्थापन बैठक: एक बैठक जसमा वरिष्ठ नेताहरू वा कार्यकारीहरू छलफल गर्न र दीर्घकालीन दिशाको योजना बनाउन भेला हुन्छन्। 
• भर्चुअल टीम बैठक: भर्चुअल टोली बैठकहरूको ढाँचामा प्रस्तुतीकरणहरू, छलफलहरू, र अन्तरक्रियात्मक गतिविधिहरू समावेश हुन सक्छन् र भिडियो कन्फरेन्सिङ सफ्टवेयर, तत्काल सन्देश वा अन्य डिजिटल सञ्चार उपकरणहरू प्रयोग गरेर सञ्चालन गर्न सकिन्छ। 
• मंथन सत्र: एक रचनात्मक र सहयोगी बैठक जसमा सहभागीहरूले नयाँ विचारहरू उत्पन्न गर्छन् र छलफल गर्छन्।
• एक-एक बैठक: दुई व्यक्तिहरू बीचको एक निजी बैठक, अक्सर प्रदर्शन समीक्षा, कोचिंग, वा व्यक्तिगत विकासको लागि प्रयोग गरिन्छ।

2/ बैठकको उद्देश्य र लक्ष्यहरू परिभाषित गर्नुहोस्

स्पष्ट रूपमा बताउनुहोस् कि बैठक किन आयोजना भइरहेको छ र तपाइँ वा तपाइँको टोलीले के हासिल गर्ने आशा गर्दछ।

3/ मुख्य विषयहरू पहिचान गर्नुहोस् 

कुनै पनि महत्त्वपूर्ण निर्णयहरू समावेश गर्न आवश्यक पर्ने मुख्य विषयहरू सूचीबद्ध गर्नुहोस्।

4/ समय सीमा तोक्नुहोस्

बैठक तालिकामा रहन्छ भनेर सुनिश्चित गर्न प्रत्येक विषय र सम्पूर्ण बैठकको लागि उपयुक्त समय छुट्याउनुहोस्।

5/ सहभागीहरू र तिनीहरूको भूमिकाहरू पहिचान गर्नुहोस्

बैठकमा कसले भाग लिनेछ भनेर सूची बनाउनुहोस् र तिनीहरूको भूमिका र जिम्मेवारीहरू निर्दिष्ट गर्नुहोस्।

6/ सामग्री र सहायक कागजातहरू तयार गर्नुहोस्

बैठकको समयमा आवश्यक पर्ने कुनै पनि सान्दर्भिक जानकारी वा सामग्रीहरू जम्मा गर्नुहोस्।

7/ एजेन्डा अग्रिम वितरण गर्नुहोस्

सबैजना तयार र तयार छन् भनी सुनिश्चित गर्न सबै सहभागीहरूलाई बैठकको एजेन्डा पठाउनुहोस्।

८/ आवश्यकता अनुसार एजेन्डाको समीक्षा र परिमार्जन गर्नुहोस्

बैठक अघि एजेन्डा समीक्षा गर्नुहोस् यो पूर्ण र सही छ भनेर सुनिश्चित गर्न, र कुनै पनि आवश्यक परिमार्जन गर्नुहोस्।

बैठक एजेन्डा उदाहरणहरू र नि: शुल्क टेम्प्लेटहरू 

यहाँ बैठकका एजेन्डाका केही उदाहरणहरू छन् जुन विभिन्न प्रकारका बैठकहरूको लागि प्रयोग गर्न सकिन्छ:

1/ टोली बैठक एजेन्डा

मिति: 

स्थान: 

सहभागी: 

टोली बैठक उद्देश्य:

• परियोजना कार्यान्वयन प्रगति अद्यावधिक गर्न
• समसामयिक समस्या र समाधानको समीक्षा गर्ने

टोली बैठकको कार्यसूची: 

• परिचय र स्वागत (५ मिनेट) | @WHO
• अघिल्लो बैठकको समीक्षा (१० मिनेट) | @WHO
• परियोजना अद्यावधिक र प्रगति रिपोर्ट (20 मिनेट) | @WHO
• समस्या समाधान र निर्णय लिने (२० मिनेट) | @WHO
• खुला छलफल र प्रतिक्रिया (२० मिनेट) | @WHO
• कार्य र अर्को चरणहरू (१५ मिनेट) | @WHO
• समापन र अर्को बैठक व्यवस्था (५ मिनेट) | @WHO

AhaSlides को साथ नि: शुल्क मासिक बैठक टेम्प्लेट

2/ सबै हात बैठक एजेन्डा

मिति: 

स्थान: 

गर्नendees: 

बैठकका उद्देश्यहरू:

• कम्पनीको कार्यसम्पादन अद्यावधिक गर्न र कर्मचारीहरूको लागि नयाँ पहल र योजनाहरू परिचय गराउन।

बैठकको एजेण्डा: 

• स्वागत र परिचय (५ मिनेट)
• कम्पनी प्रदर्शन अद्यावधिक (20 मिनेट)
• नयाँ पहल र योजनाहरूको परिचय (२० मिनेट)
• प्रश्नोत्तर सत्र (३० मिनेट)
• कर्मचारी मान्यता र पुरस्कार (१५ मिनेट)
• समापन र अर्को बैठक व्यवस्था (५ मिनेट)

सबै हात बैठक टेम्प्लेट

3/ परियोजना किकअफ बैठक एजेन्डा

मिति: 

स्थान: 

सहभागी:

बैठकका उद्देश्यहरू:

• परियोजनाको लागि स्पष्ट लक्ष्य र अपेक्षाहरू स्थापित गर्न
• परियोजना टोली परिचय गराउन
• परियोजना चुनौती र जोखिम छलफल गर्न

बैठकको एजेण्डा: 

• स्वागत र परिचय (५ मिनेट) | @WHO
• परियोजना सिंहावलोकन र लक्ष्यहरू (१५ मिनेट) | @WHO
• टोली सदस्य परिचय (५ मिनेट) | @WHO
• भूमिका र जिम्मेवारी असाइनमेन्ट (२० मिनेट) | @WHO
• तालिका र टाइमलाइन सिंहावलोकन (१५ मिनेट) | @WHO
• परियोजनाका चुनौती र जोखिमहरूको छलफल (२० मिनेट) | @WHO
• कार्य वस्तुहरू र अर्को चरणहरू (१५ मिनेट) | @WHO
• समापन र अर्को बैठक व्यवस्था (५ मिनेट) | @WHO

ध्यान दिनुहोस् कि यी केवल उदाहरणहरू हुन्, र बैठकको विशिष्ट आवश्यकता र लक्ष्यहरूको आधारमा एजेन्डा वस्तुहरू र ढाँचा समायोजन गर्न सकिन्छ। 

AhaSlides को साथ आफ्नो बैठक एजेन्डा सेट अप गर्नुहोस् 

AhaSlides सँग बैठक एजेन्डा सेट अप गर्न, यी चरणहरू पालना गर्नुहोस्:

• खाता खोल्नुहोस्: यदि तपाईंले पहिले नै गर्नुभएको छैन भने, साइन अप गर्नुहोस् एहास्लाइड्स र खाता सिर्जना गर्नुहोस्। वा हाम्रो जानुहोस् सार्वजनिक टेम्प्लेट पुस्तकालय.

• बैठकको एजेन्डा टेम्प्लेट छान्नुहोस्: हामीसँग विभिन्न प्रकारका बैठक एजेन्डा टेम्प्लेटहरू छन् जुन तपाईंले सुरूवात बिन्दुको रूपमा प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। केवल एक छान्नुहोस् जुन तपाइँको आवश्यकताहरु मा सबै भन्दा राम्रो फिट हुन्छ र क्लिक गर्नुहोस् "टेम्प्लेट प्राप्त गर्नुहोस्"।

• टेम्पलेट अनुकूलित गर्नुहोस्: एकचोटि तपाईंले टेम्प्लेट रोज्नुभएपछि, तपाईंले वस्तुहरू थपेर वा हटाएर, ढाँचा समायोजन गरेर र रङ योजना परिवर्तन गरेर यसलाई अनुकूलित गर्न सक्नुहुन्छ।

• आफ्नो एजेन्डा वस्तुहरू थप्नुहोस्: आफ्नो एजेन्डा वस्तुहरू थप्न स्लाइड सम्पादक प्रयोग गर्नुहोस्। तपाईं पाठ, स्पिनर व्हील, मतदान, छविहरू, तालिकाहरू, चार्टहरू, र थप थप्न सक्नुहुन्छ।

• आफ्नो टोलीसँग सहकार्य गर्नुहोस्: यदि तपाइँ टोलीसँग काम गर्दै हुनुहुन्छ भने, तपाइँ एजेन्डामा सहयोग गर्न सक्नुहुन्छ। केवल टोलीका सदस्यहरूलाई प्रस्तुति सम्पादन गर्न आमन्त्रित गर्नुहोस्, र तिनीहरूले परिवर्तनहरू गर्न, टिप्पणीहरू थप्न, र सम्पादनहरू सुझाव गर्न सक्छन्।

• एजेन्डा साझा गर्नुहोस्: जब तपाईं तयार हुनुहुन्छ, तपाईंले आफ्नो टोली वा सहभागीहरूसँग एजेन्डा साझेदारी गर्न सक्नुहुन्छ। तपाइँ लिङ्क साझा गर्न सक्नुहुन्छ वा QR कोड मार्फत।

AhaSlides को साथ, तपाईं सजिलैसँग एक पेशेवर, राम्रो-संरचित बैठक एजेन्डा सिर्जना गर्न सक्नुहुन्छ जसले तपाईंलाई ट्र्याकमा रहन र तपाईंको बैठक उद्देश्यहरू प्राप्त गर्न मद्दत गर्दछ।

कुञ्जी टेकवेहरू 

AhaSlides टेम्प्लेटहरूको सहयोगमा यी मुख्य चरणहरू र उदाहरणहरू पछ्याएर, हामी आशा गर्दछौं कि तपाईंले राम्रोसँग संरचित बैठक एजेन्डा सिर्जना गर्न सक्नुहुन्छ जसले तपाईंलाई सफलताको लागि सेट अप गर्दछ।

प्राय : सोधिने प्रश्नहरू