Voorbeelden van gedragscodes voor werknemers: 12 beleidsregels om over te nemen

Een gedragscode vertelt mensen wat ze moeten doen en waar ze naartoe moeten gaan als er iets mis lijkt te zijn. Als medewerkers de code niet kunnen vinden of niet weten wat deze inhoudt op een dinsdagmiddag, dan doet de code geen van beide dingen. Hieronder vindt u 12 beleidsgebieden, verdeeld over drie sets van vier, elk met een voorbeeldzin in begrijpelijke taal en een toelichting waarom deze erin is opgenomen. Vervolgens een trainingsplan van 30 minuten om uw team hierover te trainen.

De manier waarop mensen zich uitspreken is net zo belangrijk als wat de gedragscode voorschrijft. In het rapport van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) uit 2026, gebaseerd op 2,402 gevallen uit 143 landen en gebieden, was online melding de meest voorkomende manier waarop tips binnenkwamen (46 procent), gevolgd door e-mail (34 procent) en telefoon (23 procent).ACFE, Beroepsfraude 2026: Een rapport aan de landenEen code die een eenvoudige, zichtbare manier biedt om meldingen te doen, is dus nuttig.

Elke voorbeeldzin hieronder is speciaal voor dit bericht geschreven. Ze dienen als uitgangspunt voor uw eigen formulering, niet als een kant-en-klaar beleid en niet als juridisch advies.

Wat een gedragscode inhoudt

Een goede gedragscode beantwoordt vier vragen: waarom bestaat hij, voor wie is hij bedoeld, hoe kan men een probleem melden en wat gebeurt er vervolgens? Twee openbare bronnen laten zien hoe een "goede" code eruitziet.

De test van het Amerikaanse ministerie van Justitie. In de richtlijn voor hoe aanklagers het nalevingsprogramma van een bedrijf beoordelen, stelt de afdeling Strafrecht dat zij moeten onderzoeken of het bedrijf een gedragscode heeft die de volledige naleving van de relevante federale wetgeving vastlegt en die "toegankelijk en van toepassing is op alle werknemers". Ook wordt gekeken naar een betrouwbare manier voor werknemers om anoniem of vertrouwelijk hun zorgen te melden, en naar proactieve maatregelen om een ​​werkomgeving te creëren waar geen angst voor represailles bestaat.DOJ, Evaluatie van bedrijfscomplianceprogramma's, bijgewerkt september 2024Dit is een federale richtlijn voor bedrijven, geen regel die voorschrijft dat elke werkgever een gedragscode moet hebben.

De vijf doelstellingen van de SEC voor beursgenoteerde bedrijven. Amerikaanse beursgenoteerde bedrijven moeten openbaar maken of ze een gedragscode voor hun hogere functionarissen hebben aangenomen en, indien niet, uitleggen waarom. De regel definieert een gedragscode als schriftelijke normen die redelijkerwijs zijn ontworpen om wangedrag te voorkomen en vijf zaken te bevorderen: eerlijk en ethisch gedrag, inclusief de ethische omgang met belangenconflicten; volledige, eerlijke, accurate, tijdige en begrijpelijke openbaarmaking; naleving van toepasselijke wetten, regels en voorschriften; snelle interne melding van overtredingen aan een aangewezen persoon; en verantwoording voor de naleving van de code.17 CFR 229.406Dit geldt voor beursgenoteerde bedrijven. Een particulier bedrijf staat het vrij om de vijf ideeën over te nemen.

Ronde 1: Integriteit en geld (4)

Deze vier regels beschermen het geld en de goede naam van de organisatie. Houd elke regel kort genoeg om hardop te kunnen zeggen.

1. Belangenconflicten. Voorbeeldregel: "Als een persoonlijke relatie of een ander belang van invloed kan zijn op een beslissing op het werk, licht dan je manager in voordat je actie onderneemt." Waarom het een plekje verdient: De definitie van een ethische code volgens de SEC verwijst naar de ethische omgang met feitelijke of schijnbare belangenconflicten, waardoor het een kerngebied is.17 CFR 229.406(b)(1)).
2. Cadeaus en vermaak. Voorbeeldregel: "Accepteer of geef geen geschenk dat de indruk kan wekken dat het een betaling is voor een beslissing. Vraag het eerst na als je twijfelt en schrijf het op." Waarom: Een vage regel over cadeaus leidt tot discussies, dus geef aan waar jouw eigen grens ligt.
3. Anti-omkoping. Voorbeeldregel: "Wij bieden, betalen of accepteren nooit iets van waarde om op oneigenlijke wijze opdrachten binnen te halen of te behouden, waar we ook werken." Waarom: Voor een Amerikaans bedrijf dat in het buitenland actief is, maakt de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) het onwettig om bepaalde betalingen te doen aan buitenlandse overheidsfunctionarissen om zakelijke kansen te verkrijgen of te behouden.DOJ, Wet inzake corruptiepraktijken in het buitenlandAndere wetten hebben betrekking op omkoping in andere landen, dus vraag een advocaat hoe dit uw bedrijf beïnvloedt.
4. Eerlijke competitie. Voorbeeldregel: "Spreek geen prijzen, biedingen of territoria af met een concurrent en verzamel geen vertrouwelijke informatie van een concurrent." Waarom: Medewerkers op beurzen en tijdens klantgesprekken hebben een regel nodig die ze direct kunnen toepassen.

Onze keuze: cadeaus en entertainment. Het is een gebied waar fatsoenlijke mensen vaak vragen: "Is dit wel oké?", dus een duidelijke grens en de gewoonte om dingen op te schrijven, voorkomen dat vragen ontstaan ​​voordat ze tot conflicten leiden.

Ronde 2: Mensen en informatie (4)

Deze vier punten bepalen de toon voor hoe collega's met elkaar omgaan en wat ze doen met hun kennis.

5. Intimidatie en respect. Voorbeeldregel: "Wij behandelen iedereen met respect. Ongewenste opmerkingen, grappen of gedrag dat iemand een ongemakkelijk gevoel geeft, zijn niet acceptabel, ongeacht wie ze maakt." Waarom: Het stelt de norm voor gedrag vast; uw afzonderlijke beleid inzake intimidatie en de lokale wetgeving bepalen de details, dus verwijs hiernaar.
6. Je stem laten horen en niet terugslaan. Voorbeeldregel: "Als je iets ziet dat niet klopt, meld het dan aan je manager, de personeelsafdeling of de vertrouwelijkheidslijn. Niemand wordt gestraft voor het te goeder trouw uiten van een zorg." Waarom: De richtlijn van het Ministerie van Justitie vraagt ​​of het bedrijf een beleid tegen represailles heeft en of het personeel hierin wordt getraind.DOJ, Evaluatie van bedrijfscomplianceprogramma's).
7. Vertrouwelijkheid en gegevens. Voorbeeldregel: "Klant-, collega- en bedrijfsgegevens worden alleen gedeeld met mensen die deze nodig hebben voor hun werk, en alleen via goedgekeurde tools." Waarom: Medewerkers moeten weten welke tools goedgekeurd zijn vóór de eerste fout zich voordoet, niet erna.
8. Gebruik van bedrijfsmiddelen. Voorbeeldregel: "Bedrijfsuitrusting, -administratie en -tijd zijn bestemd voor bedrijfswerk. Incidenteel persoonlijk gebruik is toegestaan, mits het van korte duur is en geen kosten voor het bedrijf met zich meebrengt of een regel overtreedt." Waarom: Een grens die incidenteel persoonlijk gebruik toestaat, zal vaker worden nageleefd dan een algeheel verbod.

Onze keuze: je stem laten horen en niet terugslaan. De richtlijn van het Ministerie van Justitie vraagt ​​zich af of werknemers zonder angst meldingen kunnen doen en of het bedrijf hen beschermt, en de gedragscode is het eerste waar medewerkers naar kijken. De bovenstaande afbeelding van de ACFE geeft aan dat meldingen via internet het meest voorkomend zijn, dus noem het formulier, niet alleen de persoon.

Ronde 3: Recht en openbaar leven (4)

Deze vier reiken verder dan het gebouw. ​​Sommige zijn afhankelijk van uw bedrijf, dus markeer ze als "van toepassing op iedereen" of "van toepassing op bepaalde functies".

9. Handel met voorkennis. Voorbeeldregel: "Als u iets over ons of een partner te weten komt dat nog niet openbaar is en dat de aandelenkoers zou kunnen beïnvloeden, handel er dan niet op en deel die informatie niet met anderen." Waarom: Het is vooral belangrijk voor beursgenoteerde bedrijven en voor medewerkers die geheimen van hun partners bewaren; een privébedrijf zonder beursgenoteerde partners heeft het mogelijk niet nodig.
10. Veiligheid. Voorbeeldregel: "Iedereen kan werkzaamheden die er onveilig uitzien, stilleggen. Meld verwondingen, bijna-ongelukken en gevaren direct." Waarom: Een gedragscode is ook een belofte over fysieke veiligheid, en "stop met werken" is makkelijker te zeggen als de code het als eerste zegt.
11. Sociale media. Voorbeeldregel: "Wanneer je berichten over je werk plaatst, maak dan duidelijk dat je namens jezelf spreekt en deel geen vertrouwelijke informatie." Waarom: Mensen schrijven berichten vaak haastig. Houd de regel kort en controleer de lokale arbeidswetgeving voordat je beperkingen oplegt aan wat medewerkers mogen zeggen over hun eigen arbeidsomstandigheden.
12. Politieke activiteit. Voorbeeldregel: "Neem in je eigen tijd en onder je eigen naam deel aan de politiek. Gebruik hiervoor geen geld, tijd of middelen van het bedrijf." Waarom: Het scheidt de persoonlijke opvattingen van die van de organisatie.

Onze keuze: sociale media. Het is een gebied waar medewerkers mogelijk een stap voorlopen op het beleid, dus een regel van één zin met een uitgewerkt voorbeeld is makkelijker te onthouden dan een lange alinea.

Training over de code: een sessie van 30 minuten

Een code die slechts één keer wordt voorgelezen en vervolgens wordt gearchiveerd, heeft weinig nut. Een korte, herhaalde sessie is makkelijker vol te houden en levert bewijs van training op, iets waar programmarichtlijnen zoals die van het Ministerie van Justitie naar vragen. Hier is een plan dat in een half uur past.

1. Openen (3 minuten). Leg uit waar de code voor dient, aan de hand van de eenvoudige uitleg in de eerste alinea van dit bericht. Laat zien hoe je een probleem kunt melden.
2. Eén scenario per ronde (15 minuten). Toon een kort scenario uit elke ronde op het scherm en laat mensen stemmen: is dit een belangenconflict? Is dit geschenk acceptabel? Wat zou je vervolgens doen? Laat de verdeling zien en bespreek vervolgens de keuze van "onze keuze".
3. Anonieme vragen (7 minuten). Open een vragenveld waar mensen vragen kunnen stellen die ze normaal gesproken niet hardop zouden stellen. Het feit dat 46 procent van de meldingen online binnenkomt, is een reden om het melden van incidenten eenvoudig en transparant te maken. Een anoniem vragenveld laat zien hoe mensen zich voelen.
4. Afsluiting (5 minuten). Vraag iedereen te bevestigen dat ze de gedragscode hebben gelezen en weten waar ze een melding moeten doen. Houd een verslag bij en herhaal de sessie jaarlijks, en ook wanneer de gedragscode verandert.

Manieren om een ​​sessie over de gedragscode te organiseren met AhaSlides

Gebruik de voorbeelden in dit bericht om elke dia samen te stellen, zodat de sessie aansluit op uw beleid.

1. Kies antwoord: Zet een scenario op het scherm, bijvoorbeeld: "Een leverancier stuurt een geschenkmand vlak voor een contractbespreking. Is dit een belangenconflict?" met vier antwoordmogelijkheden, en toon de verdeling.
2. Woordwolk: "Hoe ziet integriteit eruit binnen ons team?" Deze belangrijke woorden vormen vaak de openingszin van het gesprek.
3. Schaal: "Hoeveel vertrouwen heeft u in het aankaarten van een probleem?" Geef een cijfer van 1 tot 5 en houd het gemiddelde bij van de ene sessie naar de andere.
4. Open vragen en antwoorden: Verzamel anonieme vragen over de code en beantwoord vervolgens de vragen met de meeste stemmen. Voor meer informatie over het verzamelen van eerlijke antwoorden, zie onze handleiding voor anonieme enquêtes.

Tips voor een code die mensen gebruiken

Schrijf het in eenvoudige taal, want eenvoudige taal is makkelijker toe te passen dan juridische formuleringen wanneer iemand slechts tien seconden heeft om een ​​beslissing te nemen. Houd het kort genoeg om in één keer te lezen. Vermeld aan wie het gemeld moet worden en hoe, op een manier die geen tussenkomst van de manager vereist: aangezien webgebaseerde meldingen de meest voorkomende manier waren waarop fraudemeldingen werden gedaan volgens het ACFE-rapport (46 procent, vóór e-mail en telefoon), is het de moeite waard om een ​​link of QR-code toe te voegen op de pagina die medewerkers al gebruiken.ACFE). Voeg de voorbeelden toe aan de code zelf en controleer deze jaarlijks. Lees voor meer ideeën over wat je nog meer kunt trainen. opleidingsonderwerpen voor medewerkersen voor de sessie zelf, het plannen van een trainingssessie.

FAQ

Wat moet een gedragscode inhouden?

Belangenconflicten, geschenken, respect, je mening uiten zonder represailles, vertrouwelijkheid en het gebruik van bedrijfsmiddelen, om er maar een paar te noemen. De twaalf bovengenoemde punten vormen een goede basis, en je kunt punten toevoegen of verwijderen om ze aan te passen aan je eigen bedrijf.

Is een gedragscode wettelijk verplicht?

Niet voor elke werkgever. Beursgenoteerde Amerikaanse bedrijven moeten openbaar maken of ze een gedragscode voor hun hogere functionarissen hebben aangenomen en uitleggen waarom ze dat niet hebben gedaan.17 CFR 229.406Andere regels variëren per branche en locatie, dus raadpleeg een gekwalificeerde advocaat of de toezichthouder.

Hoe lang moet een gedragscode zijn?

Lang genoeg om duidelijk te zijn, kort genoeg om te lezen. Eenvoudige taal is gemakkelijker toe te passen dan juridisch jargon. Als medewerkers na één keer lezen niet kunnen zeggen waar het over gaat, kort het dan in.

Hoe train je medewerkers in het naleven van een gedragscode?

Met korte scenario's, een mogelijkheid tot feedback en een afsluiting, die elk jaar herhaald wordt. Het bovenstaande plan van 30 minuten is geschikt voor één vergadering.

Waar te beginnen

Kies uit elke ronde één beleidsgebied en schrijf deze week je eigen voorbeeldzin daarvoor. Oefen vervolgens met je team en vraag wat zij eraan zouden toevoegen.

Dit bericht bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Voor een beslissing over uw eigen werkplek dient u contact op te nemen met een gekwalificeerde arbeidsrechtadvocaat of de toezichthouder.