Ultieme controlelijst voor risicobeheer voor evenementen | 15 must-haves om het succes van een evenement te garanderen

Je hart klopt als je je de worstcasescenario's voorstelt:

❗️ Een spreker wordt minuten voordat hij het podium betreedt ziek.

❗️Op de eventdag valt je locatie ineens uit.

❗️Of het ergste van alles: er raakt iemand gewond op jouw evenement.

De maagkrampende gedachten houden je 's nachts wakker.

Maar zelfs de meest chaotische gebeurtenissen kunnen worden beheerd – als u ze van tevoren zorgvuldig en systematisch plant.

Een eenvoudige checklist voor risicobeheer van evenementenkan u helpen potentiële problemen te identificeren, voor te bereiden en te beperken voordat ze uw evenement laten ontsporen. Laten we eens kijken naar de 10 must-haves in de checklist om zorgen om te zetten in een goed opgesteld actieplan.

Inhoudsopgave

• Overzicht
• Wat is het risicomanagement van een evenement?
• Vijf stappen om risico's te beheren als evenementenplanner
• Checklist voor risicobeheer van evenementen
• Vijf elementen van risicobeheer
• Checklist voor evenementenbeheer
• Takeaways
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Overzicht

Wat is gebeurtenisrisico?	Onverwachte en onvoorziene problemen die een negatieve invloed hebben op de organisatoren en de branding van het bedrijf.
Voorbeelden van gebeurtenisrisico?	Extreem weer, voedselveiligheid, brand, ongeregeldheden, bedreigingen voor de veiligheid, financiële risico’s,…

Wat is het risicomanagement van een evenement?

Evenementenrisicobeheer omvat het identificeren van potentiële risico's of problemen die een gebeurtenis kunnen bedreigen, en vervolgens het instellen van processen en voorzorgsmaatregelen om die risico's te beperken. Dit helpt organisatoren van evenementen om rampenplannen bij de hand te hebben om verstoringen tot een minimum te beperken en snel te herstellen als zich problemen voordoen. Er wordt ook een checklist voor het beheer van risico's voor gebeurtenissen gebruikt om ervoor te zorgen dat elke potentiële dreiging wordt overschreden.

De vijf stappen om risico's te beheren als evenementenplanner

Wij weten dat het als evenementenplanner stressvol is met alle mogelijkheden die zich kunnen voordoen. Om te voorkomen dat u teveel nadenkt, volgt u onze eenvoudige 5 stappen om een ​​perfect risicobeheerplan voor evenementen te maken:

• Identificeer risico's- Brainstorm over alle mogelijke dingen die fout kunnen gaan op jouw evenement. Houd rekening met factoren als problemen met de locatie, slecht weer, technologische storingen, annuleringen van sprekers, voedselproblemen, blessures, lage opkomst, enz. Denk breed na en zet het op een brainstormtoolom de ideeën intact te houden.

Nieuwe manieren nodig om te brainstormen?

Gebruik de brainstormtool op AhaSlides om meer ideeën te genereren op het werk en bij het organiseren van evenementen!

🚀 Meld u gratis aan☁️

• Beoordeel waarschijnlijkheid en impact - Schat voor elk geïdentificeerd gebeurtenisrisico in hoe waarschijnlijk het is dat het zal plaatsvinden en welke potentiële impact het op uw evenement zou kunnen hebben. Dit helpt bepalen welke risico's de meest grondige mitigatieplannen vereisen.

•Noodplannen ontwikkelen - Creëer voor risico's met een hogere prioriteit specifieke back-upplannen, oplossingen en onvoorziene gebeurtenissen om de verstoring tot een minimum te beperken als deze risico's zich voordoen. Dit kan het bevestigen van alternatieve locaties, leveranciers, schema's, enz. inhouden.

• Wijs verantwoordelijkheden toe- Maak één persoon verantwoordelijk voor de uitvoering van elk noodplan en communiceer de rollen duidelijk naar uw team. Dit zorgt ervoor dat iemand actie onderneemt als er zich daadwerkelijk een risico voordoet.

•Oefen je plannen - Doorloop mogelijke scenario's om hiaten in uw evenementenrisicobeheerplannen te identificeren. Door uw team te trainen in hoe ze in verschillende situaties moeten reageren, bouwt u vertrouwen op, zodat ze met succes kunnen omgaan met problemen die zich op de dag van het evenement voordoen.

Tips voor een betere betrokkenheid

• Event management
• Ontwerpen van evenementen
• Zakelijke netwerken

Checklist voor risicobeheer van evenementen

Wat zijn de algemene punten die een checklist voor risicobeheer voor evenementen moet behandelen? Kijk voor inspiratie met onze voorbeelden van checklists voor risico's van evenementen hieronder.

#1 - Locatie
☐ Contract ondertekend
☐ Vergunningen en licenties verkregen
☐ Plattegrond en inrichtingsafspraken bevestigd
☐ Horeca en technische eisen gespecificeerd
☐ Back-uplocatie geïdentificeerd en stand-by

#2 - Weer
☐ Monitoring en meldingsplan voor zwaar weer
☐ Tent of alternatieve beschutting beschikbaar indien nodig
☐ Afspraken gemaakt om het evenement indien nodig naar binnen te verplaatsen

#3 - Technologie
☐ A/V en andere technische apparatuur getest
☐ Contactgegevens IT-ondersteuning verkregen
☐ Papieren afdrukken van materialen beschikbaar als back-up
☐ Noodplan bij internet- of stroomstoring

#4 - Medisch/Veiligheid
☐ EHBO-koffers en AED aanwezig
☐ Nooduitgangen duidelijk gemarkeerd
☐ Personeel getraind in noodprocedures
☐ Contactgegevens beveiliging/politie bij de hand

#5 - Luidsprekers
☐ Bios en foto's ontvangen
☐ Alternatieve luidsprekers geselecteerd als back-up
☐ Spreker rampenplan gecommuniceerd

#6 - Aanwezigheid
☐ Minimale aanwezigheidsdrempel bevestigd
☐ Annuleringsvoorwaarden gecommuniceerd
☐ Restitutieplan van kracht als het evenement wordt geannuleerd

#7 - Verzekering
☐ Algemene aansprakelijkheidsverzekering van kracht
☐ Bewijs van verzekering behaald

#8 - Documentatie
☐ Kopieën van contracten, vergunningen en licenties
☐ Contactgegevens voor alle verkopers en leveranciers
☐ Evenementenprogramma, agenda en/of reisschema

#9 - Personeel/vrijwilligers
☐ Rollen toegewezen aan personeel en vrijwilliger
☐ Back-ups beschikbaar om in te vullen voor no-shows
☐ Training noodprocedures en rampenplannen afgerond

#10 - Eten en drinken
☐ Zorg voor reservekopieën van bederfelijke benodigdheden
☐ Alternatieve voedselopties bereid in geval van vertraagde/verkeerde bestelling/gasten met allergieën
☐ Extra papieren producten, bestek en servies zijn aanwezig

#11 - Afval en recycling
☐ Afvalbakken en recyclingcontainers uitgedeeld
☐ Rollen toegewezen om afval op te halen tijdens en na het evenement

#12 - Procedures voor het behandelen van klachten
☐ Medewerker aangewezen om klachten van deelnemers te behandelen
☐ Een protocol voor het oplossen van problemen en het aanbieden van restituties/compensatie indien nodig

#13 - Noodevacuatieplan
☐ Evacuatieroutes en ontmoetingsplaatsen voorbereid
☐ Laat medewerkers bij uitgangen staan

#14 - Protocol voor verloren personen
☐ Personeel verantwoordelijk voor vermiste kinderen/ouderen/gehandicapten aangewezen
☐ Contactgegevens voor ouders/verzorgers van minderjarigen verkregen

#15 - Incidentrapportage
☐ Formulier voor het melden van incidenten gemaakt voor het personeel om eventuele noodsituaties te documenteren

De vijf elementen van risicobeheer

Risico is niet alleen maar pech; het maakt deel uit van elke onderneming. Maar met het juiste plan voor risicobeheer voor evenementen kunt u de chaos die het risico veroorzaakt temmen en bedreigingen omzetten in kansen. De vijf benaderingen van risicobeheer omvatten:

• Risico-identificatie- Denk aan kleine dingen, zoals technische problemen... helemaal tot aan een totale catastrofe. Door risico's op een rij te zetten, zet u ze uit uw hoofd en zet u ze op papier, zodat u ze kunt confronteren.

• Risicobeoordeling- Beoordeel elk risico om te begrijpen welk risico de grootste bedreiging vormt. Bedenk: hoe waarschijnlijk is het dat dit gebeurt? Welke schade kan er ontstaan ​​als dit toch gebeurt? Door risico's te prioriteren, richt u uw inspanningen op de kwesties die er echt toe doen.

• Risicobeperking- Heb plannen om terug te vechten! Denk na over manieren om de kans dat een risico zich voordoet te verkleinen, de impact ervan te verkleinen als het toch gebeurt, of beide. Hoe meer u risico's vooraf kunt afzwakken, hoe minder zij u zullen ontwrichten.

• Risicobewaking- Blijf waakzaam zodra uw eerste plannen klaar zijn. Controleer of er tekenen zijn dat er nieuwe risico's ontstaan ​​of dat oude risico's veranderen. Pas uw strategieën indien nodig aan om gelijke tred te houden met het veranderende dreigingslandschap.

• Risicorapportage- Deel risico's en plannen met uw team. Door anderen erbij te betrekken, krijgt u steun, worden zwakke punten blootgelegd die u misschien over het hoofd hebt gezien en wordt de verantwoordelijkheid voor het beheersen van risico's verdeeld.

Wat is een checklist in evenementenbeheer?

Een checklist in evenementenbeheer verwijst naar een lijst met items of taken waarvan organisatoren van evenementen verifiëren dat ze zijn voorbereid, geregeld of gepland voorafgaand aan een evenement.

Een uitgebreide checklist voor risicobeheer zorgt ervoor dat niets belangrijks over het hoofd wordt gezien terwijl u alle details regelt die nodig zijn om een ​​evenement succesvol uit te voeren.

Checklists zijn handig voor evenementenbeheer omdat ze:

• Zorg voor duidelijkheid en structuur- Ze leggen een volgorde vast waarin alles wordt beschreven wat er moet gebeuren, zodat er niets door de mazen van het net valt.

• Moedig een grondige voorbereiding aan- Het afvinken van items motiveert organisatoren om ervoor te zorgen dat alle regelingen en voorzorgsmaatregelen daadwerkelijk zijn getroffen voordat het evenement begint.

• Communicatie verbeteren- Teams kunnen checklistitems verdelen en toewijzen om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden begrijpt.

• Ondersteun consistentie- Het gebruik van dezelfde checklist voor terugkerende evenementen helpt om de normen te handhaven en elke keer weer verbeterpunten te ontdekken.

• Leg hiaten of zwakke punten bloot- Niet-aangevinkte items benadrukken vergeten zaken of vereisen meer planning, zodat u ze kunt aanpakken voordat er zich problemen voordoen.

• Faciliteren van overdrachten- Door de checklist aan nieuwe organisatoren te overhandigen, krijgen ze inzicht in alles wat er is gedaan om eerdere succesvolle evenementen te plannen.

Takeaways

Met deze extra's in je checklist voor risicobeheer voor evenementen ben je goed voorbereid op het slagveld! Voorbereiding transformeert potentiële chaos in kalm vertrouwen. Dus voeg elk item toe aan je lijst. Streep ze één voor één door. Kijk hoe die checklist zorgen omvormt tot macht. Want hoe meer u anticipeert, hoe meer risico's u kunt overgeven aan uw zorgvuldige planning en voorbereiding.

Veelgestelde Vragen / FAQ