Ultieme controlelijst voor risicobeheer voor evenementen | 15 must-haves om het succes van een evenement te garanderen

Je hart klopt als je je de worstcasescenario's voorstelt:

❗️ Een spreker wordt minuten voordat hij het podium betreedt ziek.

❗️Op de eventdag valt je locatie ineens uit.

❗️ Of het ergste van alles: iemand raakt gewond tijdens uw evenement.

De maagkrampende gedachten houden je 's nachts wakker.

Maar zelfs de meest chaotische gebeurtenissen kunnen worden beheerd - als u van tevoren zorgvuldig en systematisch plant.

Een eenvoudige checklist voor risicobeheer van evenementen kan u helpen potentiële problemen te identificeren, voor te bereiden en te beperken voordat ze uw evenement laten ontsporen. Laten we eens kijken naar de 10 must-haves in de checklist om zorgen om te zetten in een goed opgesteld actieplan.

Inhoudsopgave

• Overzicht
• Wat is het risicomanagement van een evenement?
• Wat zijn de 5 stappen om risico's te beheersen als evenementenplanner?
• Checklist voor risicobeheer van evenementen
• 5 elementen van risicomanagement?
• Checklist in Evenementenbeheer
• Takeaways
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Overzicht

Wat is het risicomanagement van een evenement?

Evenementenrisicobeheer omvat het identificeren van potentiële risico's of problemen die een gebeurtenis kunnen bedreigen, en vervolgens het instellen van processen en voorzorgsmaatregelen om die risico's te beperken. Dit helpt organisatoren van evenementen om rampenplannen bij de hand te hebben om verstoringen tot een minimum te beperken en snel te herstellen als zich problemen voordoen. Er wordt ook een checklist voor het beheer van risico's voor gebeurtenissen gebruikt om ervoor te zorgen dat elke potentiële dreiging wordt overschreden.

Wat zijn de 5 stappen om risico's te beheersen als evenementenplanner?

Wij weten dat het als evenementenplanner stressvol is met alle mogelijkheden die zich kunnen voordoen. Om te voorkomen dat u teveel nadenkt, volgt u onze eenvoudige 5 stappen om een ​​perfect risicobeheerplan voor evenementen te maken:

• Identificeer risico's – Brainstorm over alle mogelijke dingen die mis kunnen gaan op jouw evenement. Overweeg factoren zoals problemen met de locatie, slecht weer, technologische storingen, afzeggingen van sprekers, voedselproblemen, blessures, lage opkomst, enz. Denk breed en zet het op een brainstormtool om de ideeën intact te houden.

• Beoordeel waarschijnlijkheid en impact – Schat voor elk geïdentificeerd gebeurtenisrisico in hoe waarschijnlijk het is dat het zal plaatsvinden en welke potentiële impact het op uw evenement zou kunnen hebben. Dit helpt bepalen welke risico's de meest grondige mitigatieplannen vereisen.

• Noodplannen ontwikkelen – Stel voor risico's met een hogere prioriteit specifieke back-upplannen, oplossingen en onvoorziene gebeurtenissen op om verstoring tot een minimum te beperken als die risico's zich voordoen. Dit kan betrekking hebben op het bevestigen van alternatieve locaties, leveranciers, schema's, enz.

• Wijs verantwoordelijkheden toe – Stel één persoon verantwoordelijk voor het uitvoeren van elk noodplan en communiceer de rollen duidelijk naar uw team. Dit zorgt ervoor dat iemand actie onderneemt als er zich daadwerkelijk een risico voordoet.

• Oefen je plannen – Doorloop mogelijke scenario's om hiaten in uw risicobeheerplannen voor evenementen te identificeren. Door uw team te trainen in hoe te reageren in verschillende situaties, bouwt u vertrouwen op, zodat ze met succes problemen kunnen oplossen die zich voordoen op de dag van het evenement.

Tips voor een betere betrokkenheid

• Evenement management
• Ontwerpen van evenementen
• Zakelijke netwerken

Checklist voor risicobeheer van evenementen

Wat zijn de algemene punten die een checklist voor risicobeheer voor evenementen moet behandelen? Kijk voor inspiratie met onze voorbeelden van checklists voor risico's van evenementen hieronder.

#1 - Locatie
☐ Contract ondertekend
☐ Vergunningen en licenties verkregen
☐ Plattegrond en inrichtingsafspraken bevestigd
☐ Horeca en technische eisen gespecificeerd
☐ Back-uplocatie geïdentificeerd en stand-by

#2 - Weer
☐ Monitoring en meldingsplan voor zwaar weer
☐ Tent of alternatieve beschutting beschikbaar indien nodig
☐ Afspraken gemaakt om het evenement indien nodig naar binnen te verplaatsen

#3 - Technologie
☐ A/V en andere technische apparatuur getest
☐ Contactgegevens IT-ondersteuning verkregen
☐ Papieren afdrukken van materialen beschikbaar als back-up
☐ Noodplan bij internet- of stroomstoring

#4 – Medisch/Veiligheid
☐ EHBO-koffers en AED aanwezig
☐ Nooduitgangen duidelijk gemarkeerd
☐ Personeel getraind in noodprocedures
☐ Contactgegevens beveiliging/politie bij de hand

#5 – Luidsprekers
☐ Bios en foto's ontvangen
☐ Alternatieve luidsprekers geselecteerd als back-up
☐ Spreker rampenplan gecommuniceerd

#6 - Aanwezigheid
☐ Minimale aanwezigheidsdrempel bevestigd
☐ Annuleringsvoorwaarden gecommuniceerd
☐ Restitutieplan van kracht als het evenement wordt geannuleerd

#7 – Verzekering
☐ Algemene aansprakelijkheidsverzekering van kracht
☐ Bewijs van verzekering behaald

#8 – Documentatie
☐ Kopieën van contracten, vergunningen en licenties
☐ Contactgegevens voor alle verkopers en leveranciers
☐ Evenementenprogramma, agenda en/of reisschema

#9 – Personeel/vrijwilligers
☐ Rollen toegewezen aan personeel en vrijwilliger
☐ Back-ups beschikbaar om in te vullen voor no-shows
☐ Training noodprocedures en rampenplannen afgerond

#10 - Eten en drinken
☐ Zorg voor reservekopieën van bederfelijke benodigdheden
☐ Alternatieve voedselopties bereid in geval van vertraagde/verkeerde bestelling/gasten met allergieën
☐ Extra papieren producten, bestek en servies zijn aanwezig

#11 - Afval en recycling
☐ Afvalbakken en recyclingcontainers uitgedeeld
☐ Rollen toegewezen om afval op te halen tijdens en na het evenement

#12 – Procedures voor het afhandelen van klachten
☐ Medewerker aangewezen om klachten van deelnemers te behandelen
☐ Een protocol voor het oplossen van problemen en het aanbieden van restituties/compensatie indien nodig

#13 – Noodevacuatieplan
☐ Evacuatieroutes en ontmoetingsplaatsen voorbereid
☐ Laat medewerkers bij uitgangen staan

#14 - Protocol voor verloren personen
☐ Personeel verantwoordelijk voor vermiste kinderen/ouderen/gehandicapten aangewezen
☐ Contactgegevens voor ouders/verzorgers van minderjarigen verkregen

#15 – Incidentrapportage
☐ Formulier voor het melden van incidenten gemaakt voor het personeel om eventuele noodsituaties te documenteren

Wat zijn de vijf elementen van risicobeheer?

Risico is niet alleen maar pech; het maakt deel uit van elke onderneming. Maar met het juiste plan voor risicobeheer voor evenementen kunt u de chaos die het risico veroorzaakt temmen en bedreigingen omzetten in kansen. De vijf benaderingen van risicobeheer omvatten:

• Risico-identificatie – Denk aan kleine dingen zoals technische storingen... helemaal tot aan een totale catastrofe. Door risico's op een rijtje te zetten, worden ze uit uw hoofd gezet en op papier gezet, zodat u ze kunt confronteren.

• Risicobeoordeling– Beoordeel elk risico om te begrijpen wat de grootste bedreiging vormt. Bedenk: hoe groot is de kans dat dit gebeurt? Welke schade kan het gevolg zijn als dit wel het geval is? Door risico's te prioriteren, richt u uw inspanningen op de kwesties die er echt toe doen.

• Risicobeperking – Heb plannen om terug te vechten! Overweeg manieren om de kans dat een risico zich voordoet te verkleinen, de impact te verminderen als het toch gebeurt, of beide. Hoe meer je risico's vooraf kunt afzwakken, hoe minder ze je zullen storen.

• Risicobewaking - Blijf waakzaam zodra uw eerste plannen zijn uitgevoerd. Controleer op signalen dat er nieuwe risico's ontstaan ​​of oude risico's veranderen. Pas uw strategieën zo nodig aan om gelijke tred te houden met het evoluerende bedreigingslandschap.

• Risicorapportage – Deel risico's en plannen met uw team. Door anderen op de hoogte te brengen, krijgt u buy-in, legt u zwakheden bloot die u misschien hebt gemist en verdeelt u de verantwoordelijkheid voor het beheersen van risico's.

Wat is een checklist in evenementenbeheer?

Een checklist in evenementenbeheer verwijst naar een lijst met items of taken waarvan organisatoren van evenementen verifiëren dat ze zijn voorbereid, geregeld of gepland voorafgaand aan een evenement.

Een uitgebreide checklist voor risicobeheer zorgt ervoor dat niets belangrijks over het hoofd wordt gezien terwijl u alle details regelt die nodig zijn om een ​​evenement succesvol uit te voeren.

Checklists zijn handig voor evenementenbeheer omdat ze:

• Zorg voor duidelijkheid en structuur – Ze liggen in een volgorde waarin alles wordt beschreven wat er moet gebeuren, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

• Moedig een grondige voorbereiding aan – Het afvinken van items motiveert organisatoren om ervoor te zorgen dat alle regelingen en voorzorgsmaatregelen daadwerkelijk aanwezig zijn voordat het evenement begint.

• Communicatie verbeteren - Teams kunnen checklistitems verdelen en toewijzen om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden begrijpt.

• Ondersteun consistentie – Het gebruik van dezelfde checklist voor terugkerende gebeurtenissen helpt de normen te handhaven en elke keer verbeterpunten op te sporen.

• Leg hiaten of zwakke punten bloot – Niet-aangevinkte items markeren vergeten dingen of vereisen meer planning, zodat u ze kunt aanpakken voordat er zich problemen voordoen.

• Faciliteren van overdrachten – Het overhandigen van de checklist aan nieuwe organisatoren helpt hen te begrijpen wat er allemaal is gedaan om eerdere succesvolle evenementen te plannen.

Takeaways

Met deze extra's in je checklist voor risicobeheer voor evenementen ben je goed voorbereid op het slagveld! Voorbereiding transformeert potentiële chaos in kalm vertrouwen. Dus voeg elk item toe aan je lijst. Streep ze één voor één door. Kijk hoe die checklist zorgen omvormt tot macht. Want hoe meer u anticipeert, hoe meer risico's u kunt overgeven aan uw zorgvuldige planning en voorbereiding.