Hoe stel je jezelf voor aan een nieuw team?

Uit een onderzoek van BambooHR uit 2023 onder meer dan 1,500 voltijdse werknemers in de VS bleek dat 70% van de nieuwe werknemers binnen de eerste maand beslist of een baan bij hen past, en 29% doet dat zelfs al binnen de eerste week [1]. Je introductie is niet zomaar een formaliteit. Het bepaalt de toon voor elke werkrelatie die daarop volgt.

Deze handleiding behandelt wat je wel en niet moet zeggen en hoe je je aanpak kunt aanpassen, of je nu een individuele medewerker bent, een nieuwe manager of deel uitmaakt van een team op afstand.

Waarom de eerste kennismaking belangrijker is dan mensen denken.

De meeste nieuwe medewerkers onderschatten hoeveel invloed hun eerste interacties hebben op hun perceptie op de lange termijn. Uit hetzelfde onderzoek van BambooHR blijkt dat 70% van de HR-professionals het ermee eens is dat eerste indrukken moeilijk te veranderen zijn als ze eenmaal gevormd zijn [1]. Dat betekent niet dat een mislukte eerste dag blijvende schade veroorzaakt, maar wel dat het van grote waarde is om bewust te kiezen hoe je je presenteert.

Wat de meeste mensen van een nieuwe collega verwachten, is geen gepolijst verkooppraatje. Uit gegevens van BambooHR blijkt dat 87% van de nieuwe medewerkers hoopt minstens één vriend op het werk te maken, en 93% wil de kans krijgen om een ​​collega te observeren [1]. In die eerste dagen is verbinding belangrijker dan diploma's.

Wat moet je in je inleiding opnemen?

Een goede zelfintroductie omvat drie dingen, en geen daarvan houdt in dat je je LinkedIn-profiel opdreunt: wie je bent, wat je daar doet, en één detail waardoor je makkelijker te onthouden en te benaderen bent.

Je naam en functie. Zeg dit duidelijk, zelfs als mensen het al weten van een agenda-uitnodiging of e-mail. Het is anders om iemand vol zelfvertrouwen zijn of haar naam te horen zeggen dan om die op een scherm te lezen.

Je achtergrond, in het kort. Een of twee zinnen over je achtergrond en je werkervaring. Het doel is niet om je cv op te sommen, maar om mensen een aanknopingspunt te geven om je perspectief te begrijpen.

Iets dat tot een gesprek uitnodigt. Nieuwsgierigheid naar het werk van het team, een project waar je oprecht in geïnteresseerd bent, of een persoonlijk detail dat collega's een opening biedt. "Ik ben ook op zoek naar de beste koffie in de buurt van kantoor" werkt beter dan een ingestudeerd verkooppraatje.

Houd het mondeling onder de twee minuten, of schriftelijk onder de vijf zinnen.

Hoe stel je jezelf voor in verschillende situaties?

Als nieuwe medewerker in je directe team

Het meest voorkomende scenario. Je krijgt waarschijnlijk een paar minuten in een teamvergadering of een korte kennismakingsronde op je eerste dag.

Houd het warm, specifiek en menselijk:

Toen Priya zich aansloot bij een productteam van een SaaS-bedrijf, stelde ze zich tijdens de wekelijkse stand-up op maandag voor door te zeggen dat ze de afgelopen vier jaar in de e-commerce had gewerkt, dat ze er was om in het groeiteam te werken en dat haar eerste doel was om te begrijpen hoe het team functioneerde voordat ze suggesties zou doen. Dat laatste, waarmee ze aangaf dat ze er niet was om meteen binnen te vallen, verminderde direct de defensieve houding en gaf collega's de mogelijkheid om context met haar te delen.

- Noem één specifiek onderwerp waar je nieuwsgierig naar bent of dat je hoopt te leren.

- Vermijd het opsommen van prestaties op een manier die competitief klinkt.

- Stel aan het einde een oprechte vraag om de overgang van monoloog naar gesprek te bewerkstelligen.

Een belangrijk punt om te onthouden: de timing van je introductie is ook van belang. Als je midden in een stand-up meeting belandt die al uitloopt, houd het dan bij drie zinnen en bied aan om er later in een apart gesprek meer over te vertellen. Door de sfeer aan te voelen en het ritme van het team te respecteren, toon je situationeel bewustzijn, wat op zich al een sterke eerste indruk is.

Als nieuwe manager ontmoet je voor het eerst je team.

Hier staat echt iets op het spel. De mensen aan wie je jezelf voorstelt, proberen erachter te komen of hun werk er moeilijker of makkelijker op gaat worden.

Een aanpak die steevast werkt: begin met te vertellen wat je er bent om te leren, voordat je aangeeft wat je van plan bent te doen. Michael Watkins, auteur van De eerste 90 dagen, adviseert nieuwe managers om hun eerste weken te besteden aan het stellen van vragen in plaats van het aankondigen van antwoorden. Specifiek: Wat werkt goed? Wat zou je veranderen als je de kans kreeg? Wat moet ik weten dat ik waarschijnlijk niet via officiële kanalen te horen krijg? [2]

Een concreet voorbeeld: "Ik ben hier om te leren waar het team mee bezig is en wat jullie in de weg staat. Ik ga niet doen alsof ik na drie dagen al meer over dit team weet dan jullie. Mijn doel voor de eerste maand is om te luisteren." Dat soort eerlijkheid valt over het algemeen goed in de smaak.

Een paar dingen die steevast mislukken:

• Wijzigingen aankondigen voordat je begrijpt wat er precies aan de hand is.
• Verwijs naar wat je bij je vorige bedrijf hebt gedaan als referentiepunt.
• Het overslaan van individuele gesprekken en in plaats daarvan alleen groepsintroducties houden.
  

In een schriftelijke introductie-e-mail

Wanneer je deel uitmaakt van een gedistribueerd team of een grote organisatie, bereikt een schriftelijke introductie vaak meer mensen dan welke persoonlijke ontmoeting dan ook.

De structuur is eenvoudig. Begin met je naam en functie. Vertel in een zin of twee wat je hiervoor hebt gedaan. Noem één project waar je naar uitkijkt. Sluit af met een uitnodiging om contact op te nemen.

Voorbeeld:

Hallo allemaal, ik ben Jordan en ik kom bij het klantensuccesteam werken. Ik heb ervaring in B2B-support en -operations. Ik woon in Austin en zal me richten op de EMEA-regio. Ik kijk ernaar uit om het huidige onboardingproces onder de knie te krijgen en ik zou het leuk vinden om in mijn eerste weken virtueel een kopje koffie te drinken met iedereen die daar zin in heeft. Mijn agenda is vrij. Neem gerust contact met me op.

Kort, specifiek en concreet. Het vertelt mensen genoeg om een ​​gesprek op gang te brengen, zonder dat het leest als een LinkedIn-samenvatting.

In een team dat volledig op afstand werkt of een hybride team vormt.

Een kennismaking op afstand vereist meer bewuste inspanning, omdat een toevallige ontmoeting op de gang niet plaatsvindt. Je moet de momenten creëren die anders per ongeluk zouden ontstaan.

Plaats binnen je eerste werkdag een schriftelijke introductie in het algemene chatkanaal van je team. Zet je camera aan als er een videogesprek is. Vraag je manager wie de belangrijkste personen zijn om in je eerste twee weken te ontmoeten en plan die afspraken ook daadwerkelijk in, in plaats van te wachten tot ze vanzelf ontstaan.

Een handige tactiek: voeg een korte notitie "Samenwerken met mij" toe aan je Slack- of Teams-profiel. Vermeld je tijdzone, je voorkeurscommunicatiestijl en één feit dat niets met je werk te maken heeft. Het kost maar tien minuten en voorkomt urenlange onduidelijkheid.

Vertrouw de eerste paar weken ook niet uitsluitend op tekstuele communicatie. Als uw organisatie regelmatig videogesprekken voert, stel dan proactief een kort videogesprek voor in plaats van een lang chatgesprek. Iemands gezicht zien, zelfs maar vijftien minuten, schept meer vertrouwen dan een dozijn berichten, en het maakt schriftelijke communicatie daarna gemakkelijker omdat u een goed beeld hebt van met wie u praat.

Dingen die kennismakingen steevast verpesten

Te veel praten. Een inleiding van twee minuten die uitmondt in een kwartier vol professionele verhalen, zorgt ervoor dat mensen snel afhaken. Kom ter zake en geef dan ruimte aan anderen.

Een vorige werkgever zwartmaken. Het getuigt van een slecht beoordelingsvermogen en zorgt ervoor dat collega's zich meteen afvragen wat je later over hen zult zeggen.

Jezelf overmatig onderschatten. Er is een verschil tussen bescheidenheid en het voor anderen moeilijk maken om te begrijpen wat je te bieden hebt. Wees duidelijk over je ervaring.

Het negeren van ondersteunend personeel en collega's met een lagere functie. Nieuwe medewerkers richten zich vaak op het imponeren van hun meerderen en investeren te weinig in relaties met collega's en ondersteunende functies. Juist die relaties bepalen vaak hoe soepel je eerste maanden verlopen.

De introductie beschouwen als een eenmalige gebeurtenis. De introductie op de eerste dag is een beginpunt. Het is belangrijker om hierop voort te bouwen, details uit eerdere gesprekken te onthouden en gedurende weken consistente interesse te tonen, dan om de openingszin perfect te formuleren.

Een praktische checklist voor je eerste week

Deze acties bouwen voort op de eerste introductie en zorgen ervoor dat deze beter beklijft:

• Stuur een schriftelijke introductie naar alle kanalen of groepen waar je niet formeel bent voorgesteld.
• Plan individuele gesprekken in met de personen die uw manager als belangrijke contactpersonen heeft aangewezen.
• Ga in ieder geval in op één detail uit een eerder gesprek ("je zei dat je aan X werkte, hoe is dat gegaan?").
• Voeg een notitie over samenwerking toe aan je Slack- of Teams-profiel.
• Woon minstens één informeel teammoment bij, zoals een koffiepauze, een lunchgesprek, of iets anders buiten een formele vergadering.

Hoe AhaSlides teams kan helpen bij het inwerken van nieuwe leden.

De belangrijkste reden waarom introducties niet beklijven, is dat ze eenzijdig zijn. De nieuwe persoon praat; de rest luistert half en gaat weer achter zijn laptop zitten. Een korte interactieve activiteit tijdens dezelfde vergadering verandert dat volledig.

Met AhaSlides kunnen teams live polls, woordwolken en vraag- en antwoordsessies rechtstreeks tijdens een vergadering houden. Een simpele slide met 'twee waarheden en een leugen', een poll waarin het team wordt gevraagd hun huidige project in één woord te omschrijven, of een open vraag- en antwoordsessie waarin de nieuwe medewerker vragen aan het team kan stellen: al deze elementen maken van de introductie een interactieve ervaring in plaats van een presentatie. Wanneer mensen in realtime reageren, is de kans groter dat ze het moment en de persoon in kwestie onthouden.

Voor managers die meerdere nieuwe medewerkers inwerken, is dit soort gestructureerde interactie schaalbaar. Je kunt dezelfde ijsbreker in verschillende teams gebruiken zonder dat het elke keer hetzelfde aanvoelt, omdat de reacties telkens anders zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een zelfintroductie op het werk zijn?

Bij een persoonlijke introductie is het aan te raden om 60 tot 90 seconden te nemen. Dat is ongeveer de tijd die nodig is om je naam te noemen, je functie te beschrijven, een korte toelichting te geven en een vraag aan de groep te stellen. Schriftelijke introducties mogen iets langer zijn, maar vier tot zes zinnen zijn meestal voldoende. Mensen zullen zelf vervolgvragen stellen als ze meer willen weten. Het doel van een introductie is om een ​​gesprek te openen, niet om het af te sluiten. Als je merkt dat je langer dan twee minuten aan het woord bent, is dat een teken om even te pauzeren en anderen uit te nodigen om te reageren, in plaats van door te gaan.

Wat als ik tijdens mijn introductie blokkeer of struikel?

Het overkomt bijna iedereen wel eens, vooral wanneer het stil wordt in een ruimte en alle ogen op je gericht zijn. De meest effectieve manier om hiermee om te gaan is door het kort te erkennen en verder te gaan: "Sorry, laat ik opnieuw beginnen" of "Ik vind kennismakingen op de eerste dag altijd een beetje zenuwachtig" komt eerlijk over in plaats van ongemakkelijk. Wat mensen zich herinneren is of je warm en oprecht geïnteresseerd in hen was, niet of je zinnen perfect geformuleerd waren. Onderzoek naar indrukvorming toont consequent aan dat warmte en aandacht zwaarder wegen dan verbale vloeiendheid. Een kleine misstap, gevolgd door een oprechte vraag over het werk van je collega's, zal binnen een week vergeten zijn.

Moet ik mijn inleiding van tevoren voorbereiden?

Ja, maar doe het met mate. Schrijf twee of drie zinnen op die je wilt gebruiken en oefen ze een of twee keer hardop voordat je eerste dag begint. Helemaal onvoorbereid naar binnen gaan betekent dat je improviseert onder lichte sociale druk, en dat is het moment waarop mensen de neiging hebben om te ratelen of zichzelf te onderschatten. Met een volledig uitgeschreven speech komt het vlak en ingestudeerd over, en het kan ervoor zorgen dat je minder ontvankelijk bent voor het gesprek om je heen. Een paar voorbereide zinnen geven je houvast, terwijl er nog steeds ruimte overblijft om je aan te passen aan wie er in de ruimte is. Let op de toon van het bestaande gesprek binnen het team en pas je daarop aan. Een energiek, informeel team zal anders reageren dan een rustiger, meer gereserveerd team.

Bronnen

[1] BambooHR. (2023). De eerste indruk is allesbepalend: 44 dagen om een ​​nieuwe medewerker te maken of te laten falen.. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). De eerste 90 dagen: bewezen strategieën om sneller en slimmer op snelheid te komen. Uitgeverij Harvard Business Review.