Uitnodiging e-mail vergadering | Beste tips, voorbeelden en sjablonen (100% gratis)

Vergaderingen kunnen essentieel zijn voor de effectiviteit, coördinatie en eenheid van een team. Veel bedrijven organiseren minstens één keer per week een vergadering. Dit kan een informele bijeenkomst zijn om gewoon een diepgaand gesprek met hun medewerkers te voeren, of een formele vergadering van de raad van bestuur om het toekomstplan en het jaarverslag van het bedrijf te bespreken. Bestuurders of leidinggevenden zijn verplicht om uitnodigingsbrieven naar de deelnemers of gasten te sturen.

Een uitnodiging voor een vergadering is belangrijk om officiële vergaderingen effectief en soepel te laten verlopen. Er zijn tal van manieren om uitnodigingen voor vergaderingen te versturen. In dit artikel richten we ons op het omgaan met e-mailuitnodigingen voor vergaderingen, de meest handige en populaire methode om mensen uit te nodigen om deel te nemen aan uw vergaderingen.

Inhoudsopgave

• Wat is een uitnodigingsmail voor een vergadering?
• Waarom is de e-mailuitnodiging voor een vergadering belangrijk?
• Schrijf stap voor stap een e-mail met uitnodiging voor een vergadering
• Soorten e-mailuitnodigingen voor vergaderingen en voorbeelden
• The Bottom Line

Snelle vergadersjablonen met AhaSlides

Wat is een uitnodigingsmail voor een vergadering?

Een uitnodigingsmail voor een vergadering is een belangrijk onderdeel van zakelijke activiteiten. Het is een geschreven bericht met een uitleg van het doel van de vergadering en een verzoek aan deelnemers om deel te nemen aan de vergadering na de specifieke datum en locatie, plus indien nodig meer gedetailleerde bijlagen. De uitnodiging kan in een formele of informele stijl worden geschreven, afhankelijk van de kenmerken van de vergadering. Ze moeten in een passende toon en stijl worden geschreven om te voldoen aan de zakelijke etiquette voor e-mails.

Verwar een uitnodigingsmail voor een vergadering echter niet met een e-mail met een vergaderverzoek. Het belangrijkste verschil tussen deze e-mails is dat een e-mail met een vergaderverzoek bedoeld is om een ​​afspraak met iemand in te plannen, terwijl een e-mail met een vergaderuitnodiging bedoeld is om u uit te nodigen voor een vergadering op aangekondigde data en locaties.

Waarom is de e-mailuitnodiging voor een vergadering belangrijk?

Het gebruik van e-mailuitnodigingen brengt veel voordelen met zich mee. De voordelen van e-mailuitnodigingen staan ​​hieronder vermeld:

• Het maakt rechtstreeks verbinding met agenda's. Wanneer ontvangers een uitnodiging accepteren, wordt deze toegevoegd aan hun zakelijke agenda en ontvangt u een herinnering, net als andere afspraken in de agenda.
• Het is handig en snel. Uw ontvangers kunnen de e-mail direct bereiken nadat u op de verzendknop hebt geklikt. Aangezien het rechtstreeks naar de ontvanger gaat, kunt u, als het e-mailadres verkeerd is, de aankondiging meteen ontvangen en snel naar verdere oplossingen gaan.
• Het is tijdbesparend. U kunt groeps-e-mails met duizenden e-mailadressen tegelijkertijd verzenden.
• Het is kostenbesparend. Je hoeft geen budget uit te geven aan verzending.
• Het kan direct worden gegenereerd vanaf uw favoriete webinarplatform. Tenzij u een face-to-face-vergadering hebt, zal uw eerste keuze waarschijnlijk Zoom zijn, Microsoft Teams, of iets dergelijks. Wanneer RSVP is bevestigd, worden alle links en tijdframes gesynchroniseerd via e-mail, zodat de deelnemer verwarring met andere evenementen kan voorkomen.

Het is een feit dat er dagelijks miljarden e-mails worden verzonden en veel daarvan zijn spam. Iedereen gebruikt minstens één e-mailadres om belangrijke berichten uit te wisselen over werk, aankopen, vergaderingen en meer. Omdat je echter dagelijks honderden e-mails moet lezen, is het niet verwonderlijk dat je soms last hebt van "e-mailmoeheid". Door een goede uitnodigingsmail te versturen, voorkom je onnodige misverstanden of onwetendheid bij de ontvangers.

Schrijf stap voor stap een uitnodigingsmail voor een vergadering

Een goede uitnodigingsmail voor een vergadering is essentieel en in de regel heeft het invloed op een e-mail bezorging rate.

Er zijn etiquettes en principes die iedereen moet volgen bij het opstellen van een uitnodigingsmail voor een zakelijke vergadering, uit respect voor de ontvangers. U kunt leren hoe u een standaard uitnodigingsmail voor een vergadering schrijft door de volgende stappen te volgen:

Stap 1: Schrijf een sterke onderwerpregel

Het is een feit dat 47% van de e-mailontvangers e-mails met een duidelijke en beknopte onderwerpregel leest. De eerste indruk is belangrijk. Dit kan ervoor zorgen dat ontvangers een gevoel van urgentie of belangrijkheid ervaren, wat leidt tot een hogere open rate.

• Kort, doelgericht. Wees feitelijk, niet raadselachtig.
• Als teken van urgentie kunt u in de onderwerpregel om een ​​bevestiging van uw aanwezigheid vragen.
• Of voeg een sentimentele toon toe, zoals: vergeet het belang, de urgentie niet,...
• Voeg Tijd toe als u de tijdgevoelige kwestie wilt benadrukken 

Bij voorbeeld: “Vergadering 4/12: Projectbrainstormsessie” of "Belangrijk. Gelieve te RSVP: Nieuwe Productstrategievergadering 10/6"

Stap 2: Begin met een korte introductie

In de allereerste zin is het een goed idee om kort te beschrijven wie u bent, wat uw positie in de organisatie is en waarom u contact met hen opneemt. Dan kun je direct het doel van de bijeenkomst laten zien. Veel mensen maken de fout een vaag doel van de bijeenkomst naar voren te brengen, omdat ze ervan uitgaan dat de deelnemers daarvan op de hoogte moeten zijn.

• Maak je inleiding aangenaam of gerelateerd aan het werk
• Herinner de deelnemers eraan als ze taken moeten afmaken of iets mee moeten nemen naar de vergadering.

Bij voorbeeldHallo teamlid, ik kijk ernaar uit u te zien bij de lancering van het nieuwe product volgende week maandag.

Stap 3: Deel tijd en locatie

U moet het exacte tijdstip van de vergadering vermelden. U moet hen ook vertellen hoe en waar de bijeenkomst plaatsvindt, persoonlijk of online, en richtlijnen of platformlinks aanbieden voor het geval ze die nodig hebben.

• Voeg de tijdzone toe als werknemers in verschillende delen van de wereld werken
• Noem een ​​geschatte duur van de vergadering
• Geef bij het geven van een routebeschrijving zo gedetailleerd mogelijk aan of voeg een routebeschrijving bij

Bij voorbeeld: U bent van harte welkom op vrijdag 6 oktober om 13.00 uur in vergaderzaal 2, op de tweede verdieping in het bestuursgebouw.

Stap 4: Maak een overzicht van de vergaderagenda

Bespreek de belangrijkste doelstellingen of de voorgestelde vergaderagenda. Vermeld geen details. U kunt gewoon het onderwerp en de tijdlijn vermelden. Voor formele vergaderingen kunt u een gedetailleerd document bijvoegen. Dit is vooral handig om deelnemers te helpen zich vooraf voor te bereiden.

Bij voorbeeld, kunt u beginnen met: We zijn van plan om te bespreken..../ We willen een aantal kwesties aanpakken, zoals hieronder:

• 8:00-9:30: Inleiding tot het project
• 9:30-11:30: Presentaties van Howard (IT), Nour (Marketing) en Charlotte (Sales)

Stap 5: Vraag om een ​​RSVP

Als u een RSVP vereist, kunt u een reactie van uw ontvangers bevestigen. Om ambivalentie te voorkomen, moet u in uw e-mail een voorkeursreactie en tijdslimiet vermelden voor deelnemers om u op de hoogte te stellen van hun aan- of afwezigheid. Als u op het moment dat u de regeling regelt nog geen RSVP heeft ontvangen, kunt u snelle vervolgacties ondernemen.

Bij voorbeeld: Gelieve vóór [datum] te reageren op [e-mailadres of telefoonnummer]

Stap 6: Voeg een professionele e-mailhandtekening en branding toe

Een zakelijke e-mailhandtekening moet de volledige naam, de functietitel, de bedrijfsnaam en contactgegevens bevatten, persoonlijke websites en andere gehyperlinkte adressen.

U kunt uw handtekening eenvoudig aanpassen met Gmail.

Bij voorbeeld:

JessicaMadison

Regionale Chief Marketing Officer, Inco-industrie

555-9577-990

Er zijn talloze gratis makers van e-mailhandtekeningen waarmee u tijd en moeite bespaart, zoals: Mijn handtekening.

Soorten e-mailuitnodigingen voor vergaderingen en voorbeelden

Houd er rekening mee dat er voor verschillende soorten bijeenkomsten verschillende normen en schrijfstijlen gelden. Normaal gesproken scheiden we e-mails met uitnodigingen voor vergaderingen op basis van hun formeel of informeel niveau, inclusief of exclusief virtuele vergaderingen of pure online vergaderingen. In dit deel verzamelen en introduceren we enkele typische soorten uitnodigingen voor vergaderingen en de sjablonen van elk type die veel worden gebruikt in e-mails met uitnodigingen voor zakelijke bijeenkomsten.

#1. De e-mail met het formele vergaderverzoek

De formele e-mail met het vergaderverzoek wordt gebruikt voor grote vergaderingen die doorgaans één tot drie keer per jaar plaatsvinden. Omdat het een grote, formele vergadering betreft, moet uw e-mail in een formele schrijfstijl worden geschreven. De bijgevoegde bijlagen zijn nodig om de deelnemer duidelijker te maken hoe hij/zij aan de vergadering kan deelnemen, hoe hij/zij de locatie kan vinden en om de agenda te specificeren.

Formele vergaderingen omvatten:

• Directievergadering
• Vergadering van de commissie
• Vergadering van de Raad van Bestuur 
• Aandeelhouders vergadering 
• Strategie bijeenkomst 

Voorbeeld 1: aandeelhouders uitnodiging e-mailsjabloon

Onderwerpregel: Belangrijk. U bent uitgenodigd voor de jaarlijkse algemene vergadering. [Tijd]

[Naam van de ontvanger]

[Bedrijfsnaam]

[Functietitel]

[Bedrijfsadres]

[Datum]

Beste aandeelhouders,

Wij nodigen u van harte uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering die op XNUMX maart zal worden gehouden [Tijd], [Adres]

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders is een uitzonderlijke gelegenheid voor informatie, uitwisseling en discussie tussen [Bedrijfsnaam] en al onze aandeelhouders.

Het is ook de gelegenheid om jezelf te uiten en te stemmen om een ​​actieve rol te spelen bij het nemen van belangrijke beslissingen voor [Bedrijfsnaam], ongeacht het aantal aandelen dat u bezit. De vergadering zal de volgende hoofdagenda's behandelen:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Instructies voor deelname aan deze vergadering, de agenda en de tekst van de besluiten die ter goedkeuring aan u moeten worden voorgelegd, vindt u in het bijgevoegde document hieronder

Ik wil u namens het bestuur bedanken voor uw bijdrage en uw loyaliteit aan de [Bedrijfsnaam] en ik kijk ernaar uit u te verwelkomen op de vergadering op [Datum]

Met vriendelijke groet,

[Naam]

[Titel van positie]

[Bedrijfsnaam]

[Bedrijfsadres en website]

Voorbeeld 2: Strategie bijeenkomst uitnodiging e-mailsjabloon

[Naam van de ontvanger]

[Bedrijfsnaam]

[Functietitel]

[Bedrijfsadres]

[Datum]

Onderwerpregel: Projectlancering Marketingcampagne Bijeenkomst: 2/28

Namens [Bedrijfsnaam], nodig ik u graag uit voor een zakelijke bijeenkomst die wordt gehouden op [Naam Conferentiezaal, Naam gebouw] [Datum en tijd]. De bijeenkomst duurt [Looptijd].

Het is mij een genoegen u te mogen verwelkomen in de eerste fase van ons project om ons komende voorstel te bespreken [Details] en we waarderen uw waardevolle inzichten hierover. Hier is een korte samenvatting van onze agenda voor vandaag:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Dit voorstel wordt door ons hele team als een van de belangrijkste beschouwd. Ter referentie hebben we een document bij deze brief gevoegd met meer gedetailleerde informatie, zodat u zich alvast op de vergadering kunt voorbereiden.

We kijken er allemaal naar uit om met u in gesprek te gaan om te bespreken wat we nog meer kunnen doen om dit voorstel succesvol te maken. Vragen of aanbevelingen voor de bijeenkomst kunt u vóór de vergadering indienen. [Deadline] rechtstreeks aan mij door deze e-mail te beantwoorden.

Een fijne dag toegewenst.

U te bedanken,

Hartelijke groeten,

[Naam]

[Titel van positie]

[Bedrijfsnaam]

[Bedrijfsadres en website]

#2. De e-mail met de uitnodiging voor een informele bijeenkomst

Met een formele uitnodigingsmail voor een vergadering is het gewoon een vergadering met medewerkers op ondermanagementniveau of leden binnen het team. Het is veel gemakkelijker om te bedenken hoe je een goede tekst schrijft. Je kunt in een informele stijl schrijven met een vriendelijke en vrolijke toon.

Informele bijeenkomsten omvatten:

• Brainstormbijeenkomst
• Probleemoplossende bijeenkomst
• Training
• Incheckvergadering
• Teambuildingbijeenkomst
• Koffie praatjes 

Voorbeeld 3: E-mailsjabloon voor uitnodiging voor incheckvergadering

Onderwerpregel: dringend. [Naam van het project] updates. [Datum]

Beste Teams,

Groeten!

Het was leuk en grappig om tijd met je te hebben over [Naam van het project]. Om onze plannen echter effectief te kunnen uitvoeren, denk ik dat de tijd rijp is om verslag uit te brengen over de geboekte vooruitgang en ik zou het op prijs stellen u te ontmoeten op [plaats] om de zaak verder te bespreken op [Datum en tijd].

Ik heb ook een lijst bijgevoegd met alle agenda's die we moeten bespreken. Vergeet niet uw taakvoltooiingsrapport op te stellen. Gebruik dit alstublieft [Link] om me te laten weten of het je gaat lukken.

Stuur me dan zo snel mogelijk je bevestiging.

Hartelijke groeten,

[Naam]

[Functietitel]

[Bedrijfsnaam]

Voorbeeld 4: Team building uitnodiging e-mailsjabloon

Beste teamleden,

Dit is om u te informeren dat de [Afdelingsnaam] organiseert een Teambuildingbijeenkomst voor al onze medewerkers leden op [Datum en tijd]

Voor verdere professionele ontwikkeling is het uiterst belangrijk dat we samen groeien en dat kan alleen gebeuren als we als een team werken, zodat onze vaardigheden en talenten kunnen worden benut om betere prestaties te leveren. Daarom promoot onze afdeling maandelijks verschillende teambuildingactiviteiten.

Kom alstublieft naar het evenement zodat we naar uw stem kunnen luisteren over hoe we kunnen verbeteren om u beter te ondersteunen. Er zullen er ook een paar zijn teambuildingspellen, en het bedrijf verzorgt lichte versnaperingen.

We kijken ernaar uit om leuke momenten te beleven tijdens dit teambuildingevenement, dat is georganiseerd om ieder van ons te helpen groeien. Mocht u denken dat u niet aan deze bijeenkomst kunt deelnemen, laat het ons dan weten. [Naam coördinator] at [Telefoonnummer]

Hoogachtend,

[Naam]

[Functietitel]

[Bedrijfsnaam]

#3. Uitnodigingsmail voor gastspreker

Een uitnodigingsmail voor een gastspreker moet relevante informatie bevatten over de bijeenkomst en de spreekmogelijkheid. Het is essentieel dat de spreker weet hoe hij/zij kan bijdragen aan uw evenement en welke voordelen deelname aan uw evenement met zich meebrengt.

Voorbeeld 5: E-mailsjabloon voor gastsprekeruitnodiging

Geachte [Spreker],

We hopen dat dit bericht je goed vindt! We nemen vandaag contact met u op met een fantastische spreekgelegenheid voor uw contemplatie. We willen u vragen om onze eervolle spreker te zijn voor de [Naam vergadering], een evenement gericht op [Beschrijving van het doel en publiek van uw evenement]. De hele [Naam vergadering] team is geïnspireerd door uw prestaties en denkt dat u de perfecte expert zou zijn om ons publiek van gelijkgestemde professionals toe te spreken.

[Naam vergadering] zal plaatsvinden in [Plaats, inclusief stad en staat] on [Datums]. Ons evenement zal naar verwachting plaats bieden aan ongeveer [Aantal deelnemers geschat#]. Ons doel is om [Doelstellingen van de bijeenkomst].

Wij zijn ervan overtuigd dat u een geweldige spreker bent en dat uw stem een ​​essentiële aanvulling zou zijn op dat gesprek, gezien uw uitgebreide werk op [expertisegebied]. U kunt overwegen om uw ideeën gedurende maximaal [duur] minuten te presenteren die betrekking hebben op het vakgebied. [Vergaderonderwerp]. U kunt uw voorstel indienen vóór [deadline], volg de [link], zodat ons team van tevoren naar uw ideeën kan luisteren en de bijzonderheden van uw toespraak kan bepalen.

Mocht u onverhoopt toch niet aanwezig kunnen zijn, dan verzoeken wij u vriendelijk contact met ons op te nemen via [link]. Dank u wel voor uw tijd en aandacht. We zien uw positieve reactie graag tegemoet.

Beste,
[Naam]
[Functietitel]
[Contactgegevens]
[Bedrijf Website adres]

#4. E-mail met uitnodiging voor webinar

Tegenwoordig organiseren steeds meer mensen online vergaderingen omdat dit tijd en kosten bespaart, vooral voor teams die op afstand werken. Als u conferentieplatforms gebruikt, zijn er goed aangepaste uitnodigingsberichten die direct naar uw deelnemers worden verzonden voordat de vergadering begint, zoals de Zoom-uitnodigingssjabloon. Voor een virtueel webinar kunt u het volgende voorbeeld raadplegen.

hints: Gebruik trefwoorden zoals 'Gefeliciteerd', 'Binnenkort', 'Perfect', 'Update', 'Beschikbaar', 'Uiteindelijk', 'Top', 'Speciaal', 'Doe mee', 'Gratis', ' enz.

Voorbeeld 6: Webinar uitnodiging e-mailsjabloon

Onderwerpregel: Gefeliciteerd! U bent uitgenodigd om [Webinar-naam]

Geachte [Naam van de kandidaat],

[Bedrijfsnaam] is zo verheugd om een ​​webinar te organiseren voor [Webinar-onderwerp] op [Datum] bij [Tijd], doelen op [[Webinar-doeleinden]

Het is een goede gelegenheid voor u om enorme voordelen te behalen met uw uitgenodigde experts op het gebied van [Webinar-onderwerpen] en om gratis geschenken te ontvangen. Ons team is zo enthousiast over uw aanwezigheid.

Let op: dit webinar is beperkt tot [Aantal mensen]. Registreer u om uw plaats te behouden [Koppeling], en voel je vrij om het met je vrienden te delen. 

Ik hoop dat ik je daar zie!

Fijne dag,

[Uw naam]

[Signature]

The Bottom Line

Gelukkig zijn er op internet veel sjablonen voor uitnodigingen voor zakelijke bijeenkomsten beschikbaar die u binnen enkele seconden kunt aanpassen en naar uw deelnemers kunt verzenden. Vergeet niet een aantal op te slaan in uw cloud, zodat u uw e-mail perfect kunt voorbereiden, vooral in geval van urgentie.

Stel dat u ook op zoek bent naar andere oplossingen voor uw bedrijf. In dat geval, U zult zien dat AhaSlides een goede presentatietool is met veel geweldige functies ter ondersteuning van uw webinar-evenementen, teambuildingactiviteiten, conferenties en meer.

Veelgestelde Vragen / FAQ

ref: Indeed | sherpany