A strategische managementvergadering is een van de beste methoden waarmee high-performance teams de werkkwaliteit en productiviteit kunnen beoordelen en verbeteren om de beste resultaten voor het bedrijf te creëren. In dit artikel vindt u alles wat u moet weten over een strategische managementvergadering en hoe u een vergadering effectief opent.
Inhoudsopgave
- #1 - Wat is een strategische managementbijeenkomst?
- #2 - De voordelen van een strategische managementbijeenkomst
- #3 - Wie moet een strategische managementbijeenkomst bijwonen?
- #4 - Hoe voer je een effectieve strategische managementvergadering (SMM-plan)
Wat is een Strategisch Managementgesprek?
Strategisch vergadermanagement (SMM) Is managementmodel dat zich richt op de algemene strategie van een bedrijf, inclusief procesbeheer, budget, kwaliteit, normen en leveranciers om de werkefficiëntie en bedrijfsprestaties te evalueren.
Deze vergadering kan elk kwartaal plaatsvinden en er kunnen gegevens nodig zijn die zijn verzameld tijdens een marketingstrategievergadering, bedrijfsstrategievergadering of verkoopstrategievergadering.
In het kort, Het doel van strategische bijeenkomsten is om erachter te komen hoe de middelen van een bedrijf het meest effectief kunnen worden gebruikt om specifieke doelen en doelstellingen te bereiken.
Meer werktips met AhaSlides
- Bijeenkomsten in het bedrijfsleven | 10 typen en beste praktijken
- De 8 beste tips om Heb een goede vergadering
- Strategische managementvergadering
Ontvang gratis vergadersjablonen die tot levendige gesprekken leiden!
Meld u gratis aan en neem gratis mee wat u wilt
🚀 Gratis sjablonen ☁️
De voordelen van een strategische managementbijeenkomst
Een strategische managementvergadering helpt deelnemers niet alleen proactiever te zijn met hun werk door op tijd te komen en documenten en vragen voor te bereiden die ze kunnen stellen tijdens de strategische planning, maar brengt ook de volgende vijf voordelen met zich mee:
Kosten verlagen
Veel organisaties zijn overgestapt op het raamwerk voor strategische managementvergaderingen. Het SMM-plan helpt bedrijven nu goedkope (zelfs gratis) tools en diensten te gebruiken om gegevens tussen vergaderingen door te analyseren om te zien wat werkt, wat niet en wat goed kan.
Dit helpt om middelen zo verstandig en efficiënt mogelijk uit te geven, toe te wijzen en te investeren.
Bespaar tijd en energie
Door effectieve vergaderingen te plannen, kunnen afdelingen of deelnemers begrijpen wat het doel van de strategische discussie is en wat ze moeten voorbereiden en bijdragen.
Bijvoorbeeld welke documenten ze meebrengen, welke cijfers ze presenteren en welke taken of oplossingen er na de vergadering worden uitgetekend.
Het opsplitsen van taken om de vergadering voor te bereiden, bespaart veel tijd en moeite door niet te gaan rommelen of een kritiek te worden op wiens fout, maar het doel van de vergadering te vergeten.
Vergroot de onderhandelingskracht
Tijdens het gesprek worden argumenten of meningsverschillen niet uit de weg gegaan. Dit vergroot echter de onderhandelingsmacht van teamleden doordat ze de beste oplossing moeten bespreken en bedenken om problemen voor klanten en bedrijven op te lossen. Het zal u misschien verbazen als u een uitstekende onderhandelaar in uw team aantreft!
Risico's beheren
Niemand wil een vergadering bijwonen die halverwege wordt geannuleerd omdat er geen gegevens of probleemoplossing zijn.
Daarom betekent een vervolgbijeenkomst dat iedereen gegevens uit eerdere bijeenkomsten moet plannen, verzamelen en aanleveren, die gegevens moet analyseren en moet helpen die analyse te vertalen naar bruikbare volgende stappen. Deze activiteiten zorgen ervoor dat risico's beter worden beheerst. Of maak de vergadering zelfs productiever of doelgerichter dan de vorige.
Houd budgetten en middelen nauwlettend in de gaten
Door effectieve teamvergaderingen te houden, kunnen middelen worden gecontroleerd en aangepast en kunnen weloverwogen budgetbeslissingen worden genomen. Strategie-evaluatievergaderingen zullen helpen om afdelingen of programma's te markeren die mogelijk extra financiering nodig hebben om succesvol te zijn. Ze zijn ook een goede plek om te zien of u uw budget of uw personeelsbestand moet verhogen/verlagen.
Wie moet een strategische managementvergadering bijwonen?
De mensen die op de bijeenkomst moeten verschijnen, zijn de hogere mensen, zoals de CEO (algemeen directeur, uitvoerend directeur, stadsmanager, enz.) en de directe manager van het project.
Sleutelspelers moeten inspraak hebben in de planning, maar niet iedereen zit letterlijk aan tafel.
Te veel mensen in de kamer kan leiden tot stress, chaos en verwarring. Als je meerdere mensen hebt die bij dit proces willen worden betrokken, betrek ze dan op een manier zoals het verzamelen van de mening van werknemers door middel van enquêtes en het in rekening brengen van iemand in de vergadering om ervoor te zorgen dat deze gegevens op tafel komen en als onderdeel van het proces worden beschouwd.
Hoe u een effectieve strategische managementvergadering (SMM-plan) kunt leiden
Ervoor zorgen dat uw strategische managementvergaderingen boeiend en productief zijn, begint met een goede planning. Met deze stappen
Voorbereiding van de vergadering
Denk eraan om deze richtlijnen te volgen voor het plannen van een vergadering met 4 stappen:
- Plan een tijd en verzamel de benodigde gegevens/rapport
Plan en nodig alle leiders en belangrijke medewerkers uit die nodig zijn om deze vergadering bij te wonen. Zorg ervoor dat de mensen in de ruimte mensen zijn die actief kunnen deelnemen aan de vergadering.
Verzamel tegelijkertijd de nodige gegevens en rapporten, update statusindicatoren en zelfs vragen die tijdens de vergadering moeten worden beantwoord. Zorg ervoor dat de inzendingen niet te dicht bij de vergaderdatum liggen, zodat iedereen de meest recente gegevens kan doornemen en een analyse kan schrijven over opkomende trends of problemen.
- Agendasjabloon plannen
Een agenda helpt jou en de deelnemers op koers te blijven. Ideeën voor vergaderagenda's zorgen voor antwoorden op de vragen:
- Waarom hebben we deze bijeenkomst?
- Wat moeten we bereiken als de vergadering voorbij is?
- Wat zijn de volgende stappen die we moeten nemen?
Onthoud dat a de agenda van strategische managementvergaderingen kan zijn als een beoordeling van doelen, maatregelen en initiatieven, het valideren van de strategie en het voortzetten van de huidige strategische richting en projecten.
Hier is een voorbeeldagenda:
- 9.00 - 9.30 uur: Overzicht van het doel van de bijeenkomst
- 9.30 - 11.00 uur: Evalueer het hele proces opnieuw
- 1.00 - 3.00 uur: Updates van afdelingen en leiders
- 3.00 - 4.00 uur: Openstaande problemen
- 4.00 - 5.00 uur: Oplossingen gegeven
- 5.00 - 6.00 uur: Actieplan
- 6.00 - 6.30 uur: QnA-sessie
- 6.30 - 7.00 uur: afsluiting
- Stel de basisregels in
U kunt regels instellen voor iedereen om zich voor te bereiden op de vergadering.
Als ze bijvoorbeeld niet aanwezig kunnen zijn, moeten ze in plaats daarvan een assistent sturen.
Of aanwezigen moeten de orde bewaren, de spreker respecteren, niet onderbreken (enz.)
- Maandelijks Vergaderingen met alle handen
Zoals hierboven vermeld, is een strategische managementconferentie een groot evenement, dat meestal elk kwartaal wordt gehouden. Dus als u wilt dat uw personeel vertrouwd raakt met deze praktijk en zo goed mogelijk voorbereid is. U moet de vergadering beoordelen en maandelijkse vergaderingen organiseren om het personeel op de hoogte te houden van nieuwe aankondigingen die niet geschikt zijn voor e-mail en om bedrijfsdoelen vast te stellen en de voortgang naar bestaande te volgen.
Als een vergadering met alle handen het personeel helpt kennis te maken en gegevens voor te bereiden voor strategisch management dan is een project kick-off meeting de eerste ontmoeting tussen de opdrachtgever die een project heeft besteld en het bedrijf dat het tot leven zal brengen. Deze vergadering heeft alleen belangrijke spelers nodig om de basis van het project, het doel en de doelen te bespreken.
De vergadering
- Definieer het doel van de vergadering en de gewenste resultaten
Een strategische planningsvergadering kan volledig mislopen als deze wordt gehouden zonder dat iedereen gedefinieerde doelen heeft en geen resultaten eist. Daarom is de eerste stap het definiëren van een duidelijk, tastbaar doel voor de bijeenkomst.
Enkele voorbeelden van duidelijke doelen:
- Een strategie op social media om een jonger publiek te bereiken.
- Een plan om een nieuw product te ontwikkelen, een nieuwe functie.
U kunt ook specifieke onderwerpen voor strategische managementvergaderingen instellen als onderdeel van uw doelen, zoals bedrijfsgroei in de tweede helft van het jaar.
Wees zo specifiek mogelijk met je doel. Zo is het voor iedereen makkelijker om aan het werk te blijven en de juiste beslissingen te nemen.
- Breek het ijs
Met de verandering in de manier van werken na twee jaar pandemie, moeten bedrijven altijd klaar zijn met virtuele vergaderingen en traditionele vergaderingen gecombineerd. Mensen die communiceren via computerschermen terwijl anderen op kantoor zitten, zorgen er soms voor dat uw collega's zich minder opgewonden en losgekoppeld voelen.
Daarom heb je een teamvergadering met ijsbrekers en verbindende activiteiten aan het begin van de vergadering om de sfeer op te warmen.
- Maak de vergadering interactief
Om uw team volledig te laten investeren in de strategiesessie, moet echte interactiviteit worden bevorderd. In plaats van op zichzelf staande presentaties kunt u deze opsplitsen in breakouts, waar verschillende afdelingen kunnen brainstormen over oplossingen voor recente hindernissen.
Geef elke groep een uitdaging waarmee uw bedrijf wordt geconfronteerd. Laat vervolgens hun creativiteit de vrije loop – of het nu doorgaat teambuildingspellen, snelle peilingen of doordachte discussievragen. Dit delen van perspectieven in een format met lagere druk kan tot onverwachte inzichten leiden.
Wanneer u opnieuw bijeenkomt, vraag dan om gestructureerde maar open feedback van elke bijeenkomst. Herinner iedereen eraan dat er in dit stadium geen ‘verkeerde’ ideeën bestaan. Jouw doel is om alle perspectieven te begrijpen om uiteindelijk samen obstakels te overwinnen.
- Identificeer mogelijke uitdagingen
Wat gebeurt er als de vergadering langer duurt dan de toegewezen tijd? Wat als het leiderschapsteam afwezig moet zijn om andere onverwachte problemen op te lossen? Als iedereen bezig is anderen de schuld te geven en niet de gewenste output te krijgen?
Zet alle mogelijke risico's op een rij met oplossingen om je goed voor te bereiden!
Overweeg bijvoorbeeld om een afteltimer te gebruiken voor specifieke agendapunten of presentaties.
- Gebruik online hulpmiddelen
Het gebruik van afbeeldingen en tools is tegenwoordig een must in een vergadering als je gemakkelijk en snel ideeën wilt communiceren. Rapporten en statistieken worden ook visueel gepresenteerd en zijn dankzij deze tools gemakkelijk te begrijpen. Het moedigt mensen ook aan om input te leveren en helpt u snelle beslissingen te nemen door realtime feedback te krijgen. U kunt gratis tools en sjabloonproviders vinden, zoals AhaSlide, Miro en Google Slide.
Gebruik bijvoorbeeld Interactieve presentaties en tools zoals polls en enquêtes om creatieve ideeën te genereren en deze in realtime weer te geven.
- Afsluiting met indeling stadhuisvergadering
Laten we de bijeenkomst afsluiten met een vraag- en antwoordsessie Teigen Hall Meeting formaat.
Deelnemers kunnen de vragen stellen die ze willen en krijgen direct antwoord van leiders. Het bewijst dat leiders niet alleen gezichtsloze beslissers zijn, maar bedachtzame denkers die niet alleen de belangen van het bedrijf voorop stellen, maar ook nadenken over de belangen van hun werknemers.
- Tips voor het faciliteren van een strategische managementbijeenkomst
Naast de bovenstaande stappen zijn hier enkele kleine opmerkingen om u te helpen een strategische planningssessie beter te organiseren:
- Zorg ervoor dat iedereen deelneemt aan de discussie.
- Zorg ervoor dat iedereen actief luistert.
- Zorg ervoor dat iedereen zijn teamwerkvaardigheden toepast.
- Werk om de opties zo min mogelijk te beperken.
- Wees niet bang om een stemming uit te roepen om het niveau van de meningen en de consensus te zien.
- Wees creatief! Strategische planning is een tijd om creativiteit te verkennen en de reacties en oplossingen op situaties van het hele team te zien.
Samengevat
Om een succesvolle strategische managementvergadering te houden. Je moet elke stap goed voorbereiden, van mensen, documenten, data en tools. Zorg voor een agenda en houd je eraan, zodat deelnemers weten wat ze gaan doen en welke taken worden gegeven.
AhaSlide hoopt alle antwoorden te geven op uw vragen over het leiden van een strategische planningssessie. Ik hoop dat je geniet van de tips en ondersteunende technieken die in dit artikel worden beschreven om strategische managementvergaderingen en groepsactiviteiten actief en productief te houden, zowel offline als online.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat zijn de 5 concepten van strategisch management?
De vijf concepten van strategisch management zijn omgevingsscannen, strategieformulering, strategie-implementatie, evaluatie en controle, en strategisch leiderschap zoals het bieden van begeleiding en toezicht via kernactiviteiten.
Wat bespreek je in een strategiegesprek?
De agenda van een strategiebijeenkomst varieert per organisatie en branche, maar is doorgaans gericht op het begrijpen van het landschap en het eens worden over de strategische richting.
Wat is een stratmeeting?
Een strat meeting, of strategische bijeenkomst, is een bijeenkomst van leidinggevenden, managers en andere belangrijke belanghebbenden binnen een organisatie om de strategische planning en richting te bespreken.
