Hoe organiseer je de meest boeiende gemeentehuisbijeenkomst in 2024 | Beste tips + gids

Wist je dat een groot deel van de reden waarom Bill Clinton zijn presidentiële campagne van 1992 won, het succes van zijn gemeenteraadsvergaderingen?

Hij oefende onophoudelijk met het houden van deze bijeenkomsten, waarbij hij zijn staf gebruikte als zogenaamde kijkers en dubbelgangers voor zijn tegenstanders. Uiteindelijk raakte hij zo op zijn gemak met het format dat hij er vrijwel bekend om werd, en zijn succes bij het succesvol beantwoorden van vragen leidde hem helemaal naar het Oval Office.

We zeggen niet dat u met een gemeentehuisvergadering presidentsverkiezingen wint, maar dat u de harten van uw werknemers verovert. Dit soort bijeenkomsten helpt het hele bedrijf op de hoogte te blijven door specifieke vragen van uw team in een gesprek te beantwoorden live Q&A.

Hier is je ultieme gids voor het organiseren van een gemeentehuisvergadering in 2024.

• Wat is een gemeentehuisvergadering?
• Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen
• 5 voordelen van een stadhuis
• 3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis
• 11 tips voor uw gemeentehuis

Wat is een gemeentehuisvergadering?

Dus, wat gebeurt er op gemeentehuisbijeenkomsten voor bedrijven? Een town hall meeting is simpelweg een geplande bedrijfsbrede meeting waar de focus op ligt management beantwoordt vragen van medewerkers.

Daarom centreert een stadhuis zich grotendeels rond de Q & A-sessie, waardoor het een meer open, minder formule-achtige versie van een vergadering met alle handen.

Meer werktips op

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• 6 vergaderhacks
• Alle handen bijeen

Bereid uw vergaderingen voor met AhaSlides.

Download een van de onderstaande voorbeelden als sjablonen. Meld u gratis aan en neem wat u wilt uit de sjabloonbibliotheek!

🚀 Gratis sjablonen☁️

Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen

De eerste gemeentehuisvergadering werd in 1633 in Dorchester, Massachusetts gehouden, uitsluitend om de zorgen van de stadsmensen weg te nemen. Gezien het succes ervan verspreidde de praktijk zich snel door New England en werd het de basis voor de Amerikaanse democratie.

Sindsdien zijn traditionele gemeentehuisbijeenkomsten in veel democratieën populair geworden als een manier voor politici om kiezers te ontmoeten en wet- en regelgeving te bespreken. En sindsdien zijn ze, ondanks de naam, ver van welk gemeentehuis dan ook verhuisd naar vergaderzalen, scholen, digitale platformsen verder.

Vergaderingen op het stadhuis hebben ook een sleutelrol gespeeld in presidentiële campagnes. Jimmy Carter stond bekend om het houden van 'meet the people'-tours in kleine steden met een sterk lokaal bestuur. Bill Clinton hield gemeentehuisvergaderingen op televisie om vragen te beantwoorden en Obama hield vanaf 2011 ook enkele online gemeentehuizen.

5 Voordelen van gemeentehuisvergaderingen

1. Zo open als het wordt: Omdat de ziel van een zakelijke townhall-bijeenkomst de vraag- en antwoordsessie is, kunnen deelnemers de vragen stellen die ze willen en direct feedback krijgen van leiders. Het bewijst dat leiders niet alleen gezichtsloze besluitvormers zijn, maar menselijk en meelevend.
2. Alles is uit de eerste hand: Stop de geruchtenmolen op kantoor door informatie uit de eerste hand van het management te verstrekken. Zo transparant mogelijk zijn is de beste manier om ervoor te zorgen dat niemand valse informatie van elders hoort.
3. Betrokkenheid van medewerkers: A 2018 studieontdekte dat 70% van de Amerikaanse werknemers niet volledig betrokken was op het werk, waaronder 19% die zich actief terugtrok. De belangrijkste redenen die worden genoemd zijn wantrouwen bij het senior management, slechte relaties met de directe manager en een gebrek aan trots om voor het bedrijf te werken. Tijdens bijeenkomsten op het gemeentehuis kunnen niet-betrokken medewerkers zich actief en consequent voelen in de manier waarop het bedrijf functioneert, wat wonderen doet voor hun motivatie.
4. Relaties versterken: Een vergadering in het gemeentehuis is een kans voor iedereen om samen te komen en bij te praten, niet alleen op het gebied van werk, maar ook op persoonlijk vlak. Verschillende afdelingen raken ook meer vertrouwd met het werk en de rollen van elkaar en kunnen mogelijk de hand reiken tot samenwerking.
5. Waarden versterken: Onderstreep de waarden en culturen van uw organisatie. Stel gemeenschappelijke doelen op en herstel wat die doelen eigenlijk proberen te bereiken.

3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis

Naast politieke bijeenkomsten hebben gemeentehuisbijeenkomsten hun weg gevonden in alle organisaties van verschillende sectoren.

1. At Victor Centraal Schooldistrictin New York worden momenteel gemeentehuisvergaderingen online gehouden om de uitrol van strategische planning en het komende budget te bespreken. De drie pijlers cultuur, leren & instructie en studentondersteuning & kansen komen aan bod.
2. At Home Depot, een groep medewerkers ontmoet een lid van het management en bespreekt dingen die goed gaan in de winkel en dingen die verbeterd moeten worden. Het is een kans om eerlijk te zijn over problemen die zich in de winkel voordoen en die het management misschien niet opmerkt.
3. At Vietnam Techniek Development Co., een Vietnamees bedrijf waar ik persoonlijk heb gewerkt, worden elk kwartaal en jaarlijks gemeentehuisvergaderingen gehouden om de inkomsten en verkoopdoelstellingen te bespreken en feestdagen te vieren. Ik ontdekte dat werknemers dat wel zijn meer geaard en gefocust na elke vergadering.

11 tips voor uw gemeentehuisvergadering

Ten eerste moet je een paar vragen aan het gemeentehuis stellen! Een gemeentehuisvergadering tot een goed einde brengen is geen gemakkelijke taak. Het is moeilijk om de juiste balans te vinden tussen het geven van informatie en het beantwoorden van vragen, terwijl je probeert je bemanning zo betrokken mogelijk te houden.

Deze 11 tips helpen je de best mogelijke gemeentehuisvergadering te houden, of het nu live of online is...

Algemene tips voor vergaderingen van het stadhuis

Tip #1 – Ontwikkel een agenda

De juiste agenda hebben is super belangrijk voor duidelijkheid.

1. Begin altijd met een kort welkom en ijsbreker. Daar hebben wij een paar ideeën voor hier.
2. Heb een sectie waarin je vermeldt bedrijfsupdatesaan het team en herbevestig specifieke doelen.
3. Laat tijd over voor de Q&A. Veel tijd. Ongeveer 40 minuten in een vergadering van een uur is goed.

Stuur de agenda minstens één dag voor de vergadering, zodat iedereen zich mentaal kan voorbereiden en de vragen kan noteren die ze willen stellen.

Tip #2 – Maak het interactief

Een saaie, statische presentatie kan mensen snel uit je vergadering halen, waardoor je een zee van lege gezichten krijgt als het gaat om de Q&A-sectie. Om dit koste wat kost te voorkomen, kunt u uw presentatie insluiten met multiple choice polls, woordwolken en zelfs quizzen met een gratis account op AhaSlides!

Tip #3 - Gebruik technologie

Als u overspoeld wordt met vragen, wat waarschijnlijk ook zo zal zijn, profiteert u van een online tool om alles overzichtelijk te houden. Met veel live vraag- en antwoordtools kunt u vragen categoriseren, markeren als beantwoord en vastzetten voor later, terwijl uw team elkaars vragen kan beoordelen en anoniem kan stellen zonder angst voor oordeel.

Antwoord allen de belangrijke vragen

Mis geen enkele beat met AhaSlides' gratis Q&A-tool. Wees georganiseerd, transparant en een geweldige leider.

probeer ahaslides

Tip #4 - Promoot inclusiviteit

Zorg ervoor dat de informatie in uw gemeentehuisvergadering tot op zekere hoogte relevant is voor elke deelnemer. Ze zijn er niet om informatie te horen die u privé met afzonderlijke afdelingen kunt bespreken.

Tip #5 - Schrijf een vervolg

Stuur na de vergadering een e-mail met een samenvatting van alle vragen die u hebt beantwoord, evenals eventuele andere vragen waarvoor u geen tijd had om deze live te beantwoorden.

Live tips voor vergaderingen in het stadhuis

• Denk aan uw zitplaatsen- U-vorm, Boardroom of Cirkelvormig - wat is de beste opstelling voor uw gemeentehuisbijeenkomst? Je kunt de voor- en nadelen van elk ervan bekijken dit artikel.
• Neem snacks mee: Om de actieve betrokkenheid bij de vergadering te vergroten, kunt u ook niet-rommelige snacks en bij de leeftijd passende drankjes meenemen naar de vergadering. Deze beleefdheid is nuttig, vooral tijdens lange vergaderingen, wanneer mensen uitgedroogd of hongerig kunnen raken en een energieboost nodig hebben om zich volledig betrokken te voelen.
• Test de technologie:Als u technologie van welke aard dan ook gebruikt, test deze dan eerst. Zorg bij voorkeur ook voor een back-up van elk stukje software dat u gebruikt.

Virtuele gemeentehuisvergaderingTips

• Zorg voor een goede verbinding- Je wilt niet dat je toespraak wordt onderbroken door een slechte netwerkverbinding. Het frustreert je stakeholders en je verliest punten als het om professionaliteit gaat.
• Kies een betrouwbaar belplatform- Deze is een no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Uw keuze. Zorg er alleen voor dat het iets is waar de meeste mensen toegang toe hebben en dat ze kunnen downloaden zonder premiumkosten.
• Neem de vergadering op - Sommige deelnemers kunnen mogelijk niet op de geplande tijd aanwezig zijn, dus virtueel gaan is een pluspunt. Zorg ervoor dat u uw scherm opneemt tijdens de vergadering, zodat mensen deze later kunnen bekijken.

💡 Krijg meer tips over hoe host je de beste online Q&Avoor je publiek!

Veelgestelde Vragen / FAQ

Tags: Zakelijke bijeenkomst

Delen