Wist je dat een groot deel van de reden waarom Bill Clinton zijn presidentiële campagne van 1992 won, het succes van zijn gemeenteraadsvergaderingen?
Hij oefende onophoudelijk met het houden van deze bijeenkomsten, waarbij hij zijn staf gebruikte als zogenaamde kijkers en dubbelgangers voor zijn tegenstanders. Uiteindelijk raakte hij zo op zijn gemak met het format dat hij er vrijwel bekend om werd, en zijn succes bij het succesvol beantwoorden van vragen leidde hem helemaal naar het Oval Office.
Nu, we zeggen niet dat u presidentsverkiezingen zult winnen met een gemeentehuisvergadering, maar u zult de harten van uw werknemers winnen. Dit soort vergaderingen helpt het hele bedrijf op de hoogte te houden door specifieke vragen van uw team in een korte tijd te beantwoorden live Q&A.
Dit is je ultieme gids voor het organiseren van een gemeentehuisvergadering in 2024.
Wat is een gemeentehuisvergadering?
Dus, wat gebeurt er op gemeentehuisbijeenkomsten voor bedrijven? Een town hall meeting is simpelweg een geplande bedrijfsbrede meeting waar de focus op ligt management beantwoordt vragen van medewerkers.
Daarom centreert een stadhuis zich grotendeels rond de Q & A-sessie, waardoor het een meer open, minder formule-achtige versie van een vergadering met alle handen.
Meer werktips op
Bereid uw vergaderingen voor met AhaSlides.
Download een van de onderstaande voorbeelden als sjablonen. Meld u gratis aan en neem wat u wilt uit de sjabloonbibliotheek!
🚀 Gratis sjablonen☁️
Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen
De eerste gemeentehuisvergadering werd in 1633 in Dorchester, Massachusetts gehouden, uitsluitend om de zorgen van de stadsmensen weg te nemen. Gezien het succes ervan verspreidde de praktijk zich snel door New England en werd het de basis voor de Amerikaanse democratie.
Sindsdien zijn traditionele gemeentehuisbijeenkomsten in veel democratieën populair geworden als een manier voor politici om kiezers te ontmoeten en wet- of regelgeving te bespreken. En sindsdien zijn ze, ondanks de naam, ver van elk gemeentehuis verhuisd naar vergaderzalen, scholen, digitale platforms en verder.
Stadhuisvergaderingen hebben ook een sleutelrol gespeeld in presidentiële campagnes. Jimmy Carter stond bekend om het houden van 'meet the people'-tours in kleine steden met een sterke lokale overheid. Bill Clinton hield stadhuisvergaderingen op televisie om vragen te beantwoorden en Obama hield vanaf 2011 ook enkele online stadhuizen.
5 Voordelen van gemeentehuisvergaderingen
- Zo open als het wordt: Omdat de ziel van een zakelijke townhall-bijeenkomst de vraag- en antwoordsessie is, kunnen deelnemers de vragen stellen die ze willen en direct feedback krijgen van leiders. Het bewijst dat leiders niet alleen gezichtsloze besluitvormers zijn, maar menselijk en meelevend.
- Alles is uit de eerste hand: Stop de geruchtenmolen op kantoor door informatie uit de eerste hand van het management te verstrekken. Zo transparant mogelijk zijn is de beste manier om ervoor te zorgen dat niemand valse informatie van elders hoort.
- Betrokkenheid van medewerkers: A 2018 studie ontdekte dat 70% van de Amerikaanse werknemers niet volledig betrokken was op het werk, waaronder 19% die zich actief terugtrok. De belangrijkste redenen die worden genoemd zijn wantrouwen bij het senior management, slechte relaties met de directe manager en een gebrek aan trots om voor het bedrijf te werken. Tijdens bijeenkomsten op het gemeentehuis kunnen niet-betrokken medewerkers zich actief en consequent voelen in de manier waarop het bedrijf functioneert, wat wonderen doet voor hun motivatie.
- Relaties versterken: Een vergadering in het gemeentehuis is een kans voor iedereen om samen te komen en bij te praten, niet alleen op het gebied van werk, maar ook op persoonlijk vlak. Verschillende afdelingen raken ook meer vertrouwd met het werk en de rollen van elkaar en kunnen mogelijk de hand reiken tot samenwerking.
- Waarden versterken: Onderstreep de waarden en culturen van uw organisatie. Stel gemeenschappelijke doelen op en herstel wat die doelen eigenlijk proberen te bereiken.
3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis
Naast politieke bijeenkomsten hebben gemeentehuisbijeenkomsten hun weg gevonden in alle organisaties van verschillende sectoren.
- At Victor Centraal Schooldistrict in New York worden momenteel gemeentehuisvergaderingen online gehouden om de uitrol van strategische planning en het komende budget te bespreken. De drie pijlers cultuur, leren & instructie en studentondersteuning & kansen komen aan bod.
- At Home Depot, een groep medewerkers ontmoet een lid van het management en bespreekt dingen die goed gaan in de winkel en dingen die verbeterd moeten worden. Het is een kans om eerlijk te zijn over problemen die zich in de winkel voordoen en die het management misschien niet opmerkt.
- At Vietnam Techniek Development Co., een Vietnamees bedrijf waar ik persoonlijk heb gewerkt, worden elk kwartaal en jaarlijks gemeentehuisvergaderingen gehouden om de inkomsten en verkoopdoelstellingen te bespreken en feestdagen te vieren. Ik ontdekte dat werknemers dat wel zijn meer geaard en gefocust na elke vergadering.
11 tips voor uw gemeentehuisvergadering
Ten eerste moet je een paar vragen aan het gemeentehuis stellen! Een gemeentehuisvergadering tot een goed einde brengen is geen gemakkelijke taak. Het is moeilijk om de juiste balans te vinden tussen het geven van informatie en het beantwoorden van vragen, terwijl je probeert je bemanning zo betrokken mogelijk te houden.
Deze 11 tips helpen je om de best mogelijke gemeenteraadsvergadering te houden, of het nu live of online is...
Algemene tips voor vergaderingen van het stadhuis
Tip #1 – Ontwikkel een agenda
De juiste agenda hebben is super belangrijk voor duidelijkheid.
- Begin altijd met een kort welkom en ijsbreker. Daar hebben we een paar ideeën voor hier.
- Heb een sectie waarin je vermeldt bedrijfsupdates aan het team en herbevestig specifieke doelen.
- Laat tijd over voor de Q&A. Veel tijd. Ongeveer 40 minuten in een vergadering van een uur is goed.
Stuur de agenda minstens één dag voor de vergadering, zodat iedereen zich mentaal kan voorbereiden en de vragen kan noteren die ze willen stellen.
Tip #2 – Maak het interactief
Een saaie, statische presentatie kan mensen snel uit je vergadering halen, waardoor je een zee van lege gezichten krijgt als het gaat om de Q&A-sectie. Om dit koste wat kost te voorkomen, kunt u uw presentatie insluiten met multiple choice polls, woordwolken en zelfs quizzen met een gratis account op AhaSlides!
Tip #3 – Gebruik technologie
Als u overspoeld wordt met vragen, wat waarschijnlijk ook zo zal zijn, profiteert u van een online tool om alles overzichtelijk te houden. Met veel live vraag- en antwoordtools kunt u vragen categoriseren, markeren als beantwoord en vastzetten voor later, terwijl uw team elkaars vragen kan beoordelen en anoniem kan stellen zonder angst voor oordeel.
Antwoord allen de belangrijke vragen
Mis geen beat met AhaSlides ' gratis Q&A-tool. Wees georganiseerd, transparant en een geweldige leider.
Tip #4 – Bevorder inclusiviteit
Zorg ervoor dat de informatie in uw gemeentehuisvergadering tot op zekere hoogte relevant is voor elke deelnemer. Ze zijn er niet om informatie te horen die u privé met afzonderlijke afdelingen kunt bespreken.
Tip #5 – Schrijf een follow-up
Stuur na de vergadering een e-mail met een samenvatting van alle vragen die je hebt beantwoord, evenals alle andere vragen die je niet live hebt kunnen beantwoorden.
Live tips voor vergaderingen in het stadhuis
- Denk aan uw zitplaatsen – U-vorm, Boardroom of Circled – wat is de beste opstelling voor uw gemeentehuisvergadering? U kunt de voor- en nadelen van elke in dit artikel.
- Neem snacks mee: Om de actieve betrokkenheid bij de vergadering te vergroten, kunt u ook niet-rommelige snacks en bij de leeftijd passende drankjes meenemen naar de vergadering. Deze beleefdheid is nuttig, vooral tijdens lange vergaderingen, wanneer mensen uitgedroogd of hongerig kunnen raken en een energieboost nodig hebben om zich volledig betrokken te voelen.
- Test de technologie: Als u technologie van welke aard dan ook gebruikt, test deze dan eerst. Zorg bij voorkeur ook voor een back-up van elk stukje software dat u gebruikt.
Virtuele gemeentehuisvergadering Tips
- Zorg voor een goede verbinding – U wilt niet dat uw spraak wordt onderbroken door een slechte netwerkverbinding. Het frustreert je stakeholders en je verliest punten als het gaat om professionaliteit.
- Kies een betrouwbaar belplatform – Deze is een no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Uw keuze. Zorg er wel voor dat het iets is dat de meeste mensen kunnen openen en downloaden zonder premiumkosten.
- Neem de vergadering op – Sommige deelnemers kunnen mogelijk niet op de geplande tijd aanwezig zijn, dus virtueel gaan is een pluspunt. Zorg ervoor dat u uw scherm opneemt tijdens de vergadering, zodat mensen deze later kunnen bekijken.
💡 Krijg meer tips over hoe host je de beste online Q&A voor je publiek!
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat betekent gemeentehuisvergadering op het werk?
Een town hall meeting op het werk verwijst naar een bijeenkomst waar medewerkers rechtstreeks in contact kunnen komen met en vragen kunnen stellen aan het senior leiderschap binnen hun specifieke locatie, divisie of afdeling.
Wat is het verschil tussen gemeentehuis en vergadering?
Een gemeentehuis is een meer open, op dialoog gebaseerd openbaar forum onder leiding van gekozen leiders, terwijl een bijeenkomst een gerichte interne discussie is tussen bepaalde groepsleden volgens een gestructureerde procedurele agenda. Gemeentehuizen zijn bedoeld om de gemeenschap te informeren en te luisteren, vergaderingen beogen vooruitgang op het gebied van organisatorische taken.
