Hoe organiseer je de meest boeiende gemeentehuisbijeenkomst in 2024 | Beste tips + gids

Wist je dat een groot deel van de reden waarom Bill Clinton zijn presidentiële campagne van 1992 won, het succes van zijn gemeenteraadsvergaderingen?

He practised delivering these meetings incessantly, using his staff as pretend viewers and doubles for his opponents. Eventually, he got so comfortable with the format that he became pretty much known for it, and his success in answering questions successfully led him all the way to the Oval Office.

Nu, we zeggen niet dat u presidentsverkiezingen zult winnen met een gemeentehuisvergadering, maar u zult de harten van uw werknemers winnen. Dit soort vergaderingen helpt het hele bedrijf op de hoogte te houden door specifieke vragen van uw team in een korte tijd te beantwoorden live Q&A.

Dit is je ultieme gids voor het organiseren van een gemeentehuisvergadering in 2024.

• Wat is een gemeentehuisvergadering?
• Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen
• 5 voordelen van een stadhuis
• 3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis
• 11 tips voor uw gemeentehuis

Wat is een gemeentehuisvergadering?

Dus, wat gebeurt er op gemeentehuisbijeenkomsten voor bedrijven? Een town hall meeting is simpelweg een geplande bedrijfsbrede meeting waar de focus op ligt management beantwoordt vragen van medewerkers.

Daarom centreert een stadhuis zich grotendeels rond de Q & A-sessie, waardoor het een meer open, minder formule-achtige versie van een vergadering met alle handen.

Meer werktips op

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• 6 Meeting Hacks
• Alle handen bijeen

Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen

The first town hall meeting was held in 1633 in Dorchester, Massachusetts strictly to settle townspeople’s concerns. Given its success, the practice quickly spread throughout New England and became the foundation for American Democracy.

Sindsdien zijn traditionele gemeentehuisbijeenkomsten in veel democratieën populair geworden als een manier voor politici om kiezers te ontmoeten en wet- of regelgeving te bespreken. En sindsdien zijn ze, ondanks de naam, ver van elk gemeentehuis verhuisd naar vergaderzalen, scholen, digitale platforms en verder.

Stadhuisvergaderingen hebben ook een sleutelrol gespeeld in presidentiële campagnes. Jimmy Carter stond bekend om het houden van 'meet the people'-tours in kleine steden met een sterke lokale overheid. Bill Clinton hield stadhuisvergaderingen op televisie om vragen te beantwoorden en Obama hield vanaf 2011 ook enkele online stadhuizen.

5 Benefits of Town Hall Meetings

1. Zo open als het wordt: Since the soul of a business town hall meeting is the Q&A session, participants can raise the questions they want and get instant feedback from leaders. It proves that leaders are not just faceless decision-makers, but human and compassionate.
2. Alles is uit de eerste hand: Stop de geruchtenmolen op kantoor door informatie uit de eerste hand van het management te verstrekken. Zo transparant mogelijk zijn is de beste manier om ervoor te zorgen dat niemand valse informatie van elders hoort.
3. Betrokkenheid van medewerkers: A 2018 studie found that 70% of U.S. employees were not fully engaged at work, including 19% who were actively disengaged. The primary reasons cited are senior management mistrust, poor relationships with the direct manager, and a lack of pride in working for the company. Town Hall meetings allow disengaged staff to feel active and consequential in how the company operates, which does wonders for their motivation.
4. Relaties versterken: Een vergadering in het gemeentehuis is een kans voor iedereen om samen te komen en bij te praten, niet alleen op het gebied van werk, maar ook op persoonlijk vlak. Verschillende afdelingen raken ook meer vertrouwd met het werk en de rollen van elkaar en kunnen mogelijk de hand reiken tot samenwerking.
5. Waarden versterken: Onderstreep de waarden en culturen van uw organisatie. Stel gemeenschappelijke doelen op en herstel wat die doelen eigenlijk proberen te bereiken.

3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis

Besides political meetings, town hall meetings have found their way across every organization of different sectors.

1. At Victor Centraal Schooldistrict in New York worden momenteel gemeentehuisvergaderingen online gehouden om de uitrol van strategische planning en het komende budget te bespreken. De drie pijlers cultuur, leren & instructie en studentondersteuning & kansen komen aan bod.
2. At Home Depot, een groep medewerkers ontmoet een lid van het management en bespreekt dingen die goed gaan in de winkel en dingen die verbeterd moeten worden. Het is een kans om eerlijk te zijn over problemen die zich in de winkel voordoen en die het management misschien niet opmerkt.
3. At Vietnam Techniek Development Co., a Vietnamese company where I personally have worked, town hall meetings are held quarterly and annually to discuss revenues and sales goals as well as celebrate holidays. I found that employees are meer geaard en gefocust na elke vergadering.

11 tips voor uw gemeentehuisvergadering

Firstly, you need a few town hall questions to ask! Nailing a town hall meeting is no easy task. It’s hard to find the right balance of giving information and answering questions, all while trying to keep your crew as engaged as possible.

Deze 11 tips helpen je om de best mogelijke gemeenteraadsvergadering te houden, of het nu live of online is...

Algemene tips voor vergaderingen van het stadhuis

Tip #1 – Ontwikkel een agenda

De juiste agenda hebben is super belangrijk voor duidelijkheid.

1. Begin altijd met een kort welkom en ijsbreker. Daar hebben we een paar ideeën voor hier.
2. Heb een sectie waarin je vermeldt bedrijfsupdates aan het team en herbevestig specifieke doelen.
3. Laat tijd over voor de Q&A. Veel tijd. Ongeveer 40 minuten in een vergadering van een uur is goed.

Stuur de agenda minstens één dag voor de vergadering, zodat iedereen zich mentaal kan voorbereiden en de vragen kan noteren die ze willen stellen.

Tip #2 – Maak het interactief

Een saaie, statische presentatie kan mensen snel uit je vergadering halen, waardoor je een zee van lege gezichten krijgt als het gaat om de Q&A-sectie. Om dit koste wat kost te voorkomen, kunt u uw presentatie insluiten met multiple choice polls, woordwolken en zelfs quizzen met een gratis account op AhaSlides!

Tip #3 – Gebruik technologie

If you’re flooded with questions, which you probably will be, you’ll benefit from an online tool to keep everything organised. Many live Q&A tools let you categorise questions, mark them as answered and pin them for later, while they let your team upvote each other’s questions and ask anonymously without fear of judgment.

Antwoord allen de belangrijke vragen

Mis geen beat met AhaSlides ' gratis Q&A-tool. Wees georganiseerd, transparant en een geweldige leider.

Tip #4 – Bevorder inclusiviteit

Zorg ervoor dat de informatie in uw gemeentehuisvergadering tot op zekere hoogte relevant is voor elke deelnemer. Ze zijn er niet om informatie te horen die u privé met afzonderlijke afdelingen kunt bespreken.

Tip #5 – Schrijf een follow-up

Stuur na de vergadering een e-mail met een samenvatting van alle vragen die je hebt beantwoord, evenals alle andere vragen die je niet live hebt kunnen beantwoorden.

Live tips voor vergaderingen in het stadhuis

• Denk aan uw zitplaatsen – U-vorm, Boardroom of Circled – wat is de beste opstelling voor uw gemeentehuisvergadering? U kunt de voor- en nadelen van elke in dit artikel.
• Neem snacks mee: To increase active engagement in the meeting, you can also bring non-messy snacks and age-appropriate drinks to the meeting. This courtesy is helpful, especially during long meetings, when people might get dehydrated, hungry, and need an energy boost to feel fully engaged.
• Test the technology: If you’re using technology of any description, test it out first. Preferably have a backup for each piece of software you’re using as well.

Virtuele gemeentehuisvergadering Tips

• Zorg voor een goede verbinding – U wilt niet dat uw spraak wordt onderbroken door een slechte netwerkverbinding. Het frustreert je stakeholders en je verliest punten als het gaat om professionaliteit.
• Kies een betrouwbaar belplatform – This one is a no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Your choice. Just make sure it is something that most people can access and download without a premium fee.
• Record the meeting – Some participants may not be able to attend at the scheduled time, so going virtual is a plus. Make sure to record your screen during the meeting so people can watch it later.

💡 Krijg meer tips over hoe host je de beste online Q&A voor je publiek!

Veelgestelde Vragen / FAQ