Stadhuisvergadering: een gids voor 2022 over verbinding maken met uw team

Wist je dat een groot deel van de reden waarom Bill Clinton zijn presidentiële campagne van 1992 won, het succes van zijn gemeenteraadsvergaderingen?

Hij oefende onophoudelijk het houden van deze vergaderingen, waarbij hij zijn staf gebruikte als nepkijkers en dubbelgangers voor zijn tegenstanders. Uiteindelijk raakte hij zo vertrouwd met het formaat dat hij er vrijwel bekend om werd, en zijn succes bij het beantwoorden van vragen leidde hem helemaal naar het Oval Office.

Nu, we zeggen niet dat u presidentsverkiezingen zult winnen met een gemeentehuisvergadering, maar u zult de harten van uw werknemers winnen. Dit soort vergaderingen helpt het hele bedrijf op de hoogte te houden door specifieke vragen van uw team in een korte tijd te beantwoorden live Q&A.

Dit is je ultieme gids voor het organiseren van een gemeentehuisvergadering in 2022.

• Wat is een gemeentehuisvergadering?
• 5 voordelen van een stadhuis
• 3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis
• 11 tips voor uw gemeentehuis

Wat is een gemeentehuisvergadering?

Dus, wat gebeurt er op gemeentehuisbijeenkomsten voor bedrijven? Een town hall meeting is simpelweg een geplande bedrijfsbrede meeting waar de focus op ligt management beantwoordt vragen van medewerkers.

Daarom centreert een stadhuis zich grotendeels rond de Q & A-sessie, waardoor het een meer open, minder formule-achtige versie van een alle handen ontmoeten elkaar.

Meer werktips op

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• Beste 6 hacks ontmoeten
• Alle handen ontmoeten elkaar

Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen

De eerste gemeentehuisvergadering werd in 1633 in Dorchester, Massachusetts gehouden om de zorgen van de stedelingen op te lossen. Gezien het succes verspreidde de praktijk zich snel door heel New England en werd het de basis voor de Amerikaanse democratie.

Sindsdien zijn traditionele gemeentehuisbijeenkomsten in veel democratieën populair geworden als een manier voor politici om kiezers te ontmoeten en wet- of regelgeving te bespreken. En sindsdien zijn ze, ondanks de naam, ver van elk gemeentehuis verhuisd naar vergaderzalen, scholen, digitale platforms en verder.

Stadhuisvergaderingen hebben ook een sleutelrol gespeeld in presidentiële campagnes. Jimmy Carter stond bekend om het houden van 'meet the people'-tours in kleine steden met een sterke lokale overheid. Bill Clinton hield stadhuisvergaderingen op televisie om vragen te beantwoorden en Obama hield vanaf 2011 ook enkele online stadhuizen.

5 Voordelen van een gemeentehuisvergadering

1. Zo open als het wordt: Aangezien de ziel van een vergadering in het stadhuis de Q&A-sessie is, kunnen deelnemers de vragen stellen die ze willen en direct feedback krijgen van leiders. Het bewijst dat leiders niet alleen gezichtsloze besluitvormers zijn, maar ook menselijk en meelevend.
2. Alles is uit de eerste hand: Stop de geruchtenmolen op kantoor door informatie uit de eerste hand van het management te verstrekken. Zo transparant mogelijk zijn is de beste manier om ervoor te zorgen dat niemand valse informatie van elders hoort.
3. Betrokkenheid van medewerkers: A 2018 studie ontdekte dat 70% van de Amerikaanse werknemers niet volledig betrokken was op het werk, waaronder 19% die actief niet betrokken was. De belangrijkste redenen die worden genoemd zijn wantrouwen in het senior management, slechte relaties met de directe manager en een gebrek aan trots om voor het bedrijf te werken. Door vergaderingen van het stadhuis kunnen niet-betrokken medewerkers zich actief en consequent voelen in de manier waarop het bedrijf werkt, wat wonderen doet voor hun motivatie.
4. Relaties versterken: Een vergadering in het gemeentehuis is een kans voor iedereen om samen te komen en bij te praten, niet alleen op het gebied van werk, maar ook op persoonlijk vlak. Verschillende afdelingen raken ook meer vertrouwd met het werk en de rollen van elkaar en kunnen mogelijk de hand reiken tot samenwerking.
5. Waarden versterken: Onderstreep de waarden en culturen van uw organisatie. Stel gemeenschappelijke doelen op en herstel wat die doelen eigenlijk proberen te bereiken.

3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis

Naast politieke bijeenkomsten hebben gemeentehuisbijeenkomsten hun weg gevonden in elke organisatie van verschillende sectoren.

1. At Victor Centraal Schooldistrict in New York worden momenteel online gemeentevergaderingen gehouden om de uitrol van de strategische planning en het komende budget te bespreken. De drie pijlers van cultuur, leren & instructie, en studentondersteuning & kansen worden besproken.
2. At Doe-het-zelf-zaak, een groep medewerkers ontmoet een lid van het management en bespreekt dingen die goed gaan in de winkel en dingen die verbeterd moeten worden. Het is een kans om eerlijk te zijn over problemen die zich in de winkel voordoen en die het management misschien niet opmerkt.
3. At Vietnam Techniek Development Co., een Vietnamees bedrijf waar ik persoonlijk heb gewerkt, worden driemaandelijks en jaarlijks gemeentevergaderingen gehouden om inkomsten en verkoopdoelen te bespreken en om vakanties te vieren. Ik ontdekte dat medewerkers zijn meer geaard en gefocust na elke vergadering.

11 tips voor uw gemeentehuisvergadering

Ten eerste heb je weinig gemeentehuisvragen nodig! Een gemeentehuisvergadering organiseren is geen gemakkelijke taak. Het is moeilijk om de juiste balans te vinden tussen het geven van informatie en het beantwoorden van vragen, terwijl je probeert je bemanning zo betrokken mogelijk te houden.

Deze 11 tips helpen je om de best mogelijke gemeenteraadsvergadering te houden, of het nu live of online is...

Algemene tips voor vergaderingen van het stadhuis

Tip #1 – Ontwikkel een agenda

De juiste agenda hebben is super belangrijk voor duidelijkheid.

1. Begin altijd met een kort welkom en ijsbreker. Daar hebben we een paar ideeën voor hier.
2. Heb een sectie waarin je vermeldt bedrijfsupdates aan het team en herbevestig specifieke doelen.
3. Laat tijd over voor de Q&A. Veel tijd. Ongeveer 40 minuten in een vergadering van een uur is goed.

Stuur de agenda minstens één dag voor de vergadering, zodat iedereen zich mentaal kan voorbereiden en de vragen kan noteren die ze willen stellen.

Tip #2 – Maak het interactief

Een saaie, statische presentatie kan mensen snel uit je vergadering halen, waardoor je een zee van lege gezichten krijgt als het gaat om de Q&A-sectie. Om dit koste wat kost te voorkomen, kunt u uw presentatie insluiten met multiple choice polls, woordwolken en zelfs quizzen met een gratis account op AhaSlides!

Tip #3 – Gebruik technologie

Als je wordt overspoeld met vragen, wat waarschijnlijk ook het geval zal zijn, heb je baat bij een online tool om alles overzichtelijk te houden. Met veel live Q&A-tools kun je vragen categoriseren, markeren als beantwoord en vastzetten voor later, terwijl ze je team elkaars vragen laten upvoten en anoniem stellen zonder angst voor oordeel.

Antwoord allen de belangrijke vragen

Mis geen beat met AhaSlides ' gratis Q&A-tool. Wees georganiseerd, transparant en een geweldige leider.

Tip #4 – Bevorder inclusiviteit

Zorg ervoor dat de informatie in uw gemeentehuisvergadering tot op zekere hoogte relevant is voor elke deelnemer. Ze zijn er niet om informatie te horen die u privé met afzonderlijke afdelingen kunt bespreken.

Tip #5 – Schrijf een follow-up

Stuur na de vergadering een e-mail met een samenvatting van alle vragen die je hebt beantwoord, evenals alle andere vragen die je niet live hebt kunnen beantwoorden.

Live tips voor vergaderingen in het stadhuis

• Denk aan uw zitplaatsen – U-vorm, Boardroom of Circled – wat is de beste opstelling voor uw gemeentehuisvergadering? U kunt de voor- en nadelen van elke in dit artikel.
• Neem snacks mee: Om de actieve betrokkenheid bij de vergadering te vergroten, kunt u ook niet-rommelige snacks en leeftijdsgebonden drankjes meenemen naar de vergadering. Deze beleefdheid is vooral nuttig tijdens lange vergaderingen, wanneer mensen uitgedroogd en hongerig kunnen worden en een energieboost nodig hebben om zich volledig betrokken te voelen.
• Test de technologie: Als u technologie van welke aard dan ook gebruikt, test deze dan eerst uit. Zorg bij voorkeur ook voor een back-up van elk stukje software dat u gebruikt.

Virtuele gemeentehuisvergadering Tips

• Zorg voor een goede verbinding – U wilt niet dat uw spraak wordt onderbroken door een slechte netwerkverbinding. Het frustreert je stakeholders en je verliest punten als het gaat om professionaliteit.
• Kies een betrouwbaar belplatform - Deze is een no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Uw keuze. Zorg er wel voor dat het iets is dat de meeste mensen kunnen openen en downloaden zonder een premium vergoeding.
• Neem de vergadering op – Sommige deelnemers kunnen mogelijk niet op de geplande tijd aanwezig zijn, dus virtueel gaan is een pluspunt. Zorg ervoor dat u uw scherm tijdens de vergadering opneemt, zodat mensen deze later kunnen bekijken.
• Meer tips over alle handen ontmoetingsgids & hoe ververs je teamvergaderingen

💡 Krijg meer tips over hoe host je de beste online Q&A voor je publiek!