De fleste skriver presentasjonen sin på samme måte som de ville skrevet en rapport. De åpner et dokument, lister opp hva de vil dekke, legger til litt struktur rundt det og kaller det et manus. Så reiser de seg for å levere det, og noe føles rart. Setningene er for lange. Overgangene treffer ikke. Det hele høres ut som det blir lest, fordi det ble skrevet for å bli lest.
Presentasjonsskriving er et annerledes håndverk. Publikum hører ordene dine én gang, i sanntid, uten mulighet til å sette dem på pause eller lese dem på nytt. Hvis en setning ikke ender opp i første omgang, er den borte. Det forandrer alt om hvordan du bør skrive.
Denne veiledningen dekker hvordan du gjør det bra: hvordan du strukturerer et presentasjonsmanus, hvordan du skriver for øret i stedet for øyet, og hvordan du bygger inn øyeblikkene som gjør at fremføringen føles naturlig i stedet for utført.
Utfordringen de fleste presentatører ikke ser komme
Instinktet når man skriver en presentasjon er å være grundig. Å inkludere alt som kan være viktig. Å sørge for at ingenting blir utelatt.
Det instinktet produserer dårlige presentasjoner.
Publikummet ditt kan ikke absorbere kompleksitet slik en leser kan. De kan ikke senke tempoet, lese om igjen eller sitte med en vanskelig idé til den gir mening. De beveger seg i ditt tempo, enten de er klare eller ikke. Jobben til et presentasjonsmanus er ikke å inneholde all tankevirksomheten din. Det er å veilede publikum gjennom et nøye utvalg av den, i en rekkefølge som gir mening, i et tempo de kan følge.
Skriv mindre enn du tror du trenger. Strukturer det mer nøye enn du tror du burde. Det er utgangspunktet.
Hvordan skrive et presentasjonsskript
Start med en disposisjon. Hver gang, uten unntak. Disposisjonen er der du tar de strukturelle avgjørelsene: hva kjernebudskapet ditt er, hva de tre til fem hovedpoengene dine er, hvilke bevis som støtter hvert enkelt, og hvordan du kommer deg fra det ene til det neste. Manuset er bare disposisjonen med ord rundt. Hvis du hopper over disposisjonen og går rett til skrivingen, vil du oppdage strukturen din et sted rundt lysbilde ti, når det er for sent å fikse den uten å starte på nytt.
Åpningen
I løpet av de første tretti sekundene bestemmer publikummet ditt om de følger med. Start med noe som fortjener oppmerksomheten: et spørsmål, en overraskende observasjon, en novelle eller et spesifikt scenario de kjenner igjen. Gi deretter tydelig signal om retningen din. «I dag skal vi dekke tre måter å redusere prosjektets tidslinjer på» forteller publikum hva de kan forvente og gir dem en ramme å henge alt annet opp i. Ikke la dem vente med å finne ut hva presentasjonen handler om.
Kroppen
Hvert hovedpoeng får sin egen seksjon. Innenfor hver seksjon er mønsteret det samme: formuler poenget tydelig, underbygg det med bevis, forklar hvorfor det er viktig for målgruppen din, og gå deretter videre til neste punkt. Overgangen er den delen folk flest skriver sist og bør skrive først. «Nå som vi har dekket hvorfor dette er viktig, la oss se på hvordan vi implementerer det» forteller målgruppen din at de går videre til en ny idé og hvorfor det trekket gir mening. Uten den føles seksjonene som om de bare er stablet oppå hverandre i stedet for å bygge mot noe.
Bevis ser forskjellig ut for ulike målgrupper. Tekniske målgrupper ønsker data. Emosjonelle målgrupper ønsker historier. De fleste målgrupper ønsker begge deler: et tall som tydeliggjør omfanget av noe, og en historie som får det til å føles ekte.
Konklusjonen
Gjenta kjernebudskapet ditt. Minn publikum på hva du har dekket og hvorfor det er viktig. Avslutt deretter med en spesifikk oppfordring til handling: hva vil du at de skal gjøre med denne informasjonen? Ta i bruk en policy, prøv en teknikk, planlegg et møte, tenk annerledes om et problem. Vage avslutninger gir vage resultater. Jo tydeligere du er på hva du vil skje videre, desto mer sannsynlig er det at det skjer.
Fem prinsipper for presentasjonsskriving
Skriv for øret, ikke øyet
Les manuset ditt høyt før du fullfører det. Setninger som ser fine ut på siden høres ofte feil ut når de blir sagt. «Tatt i betraktning de ovennevnte implikasjonene» er lesbart. Det er også uhørbart. «Dette endrer måten vi nærmer oss problemet på» sier det samme på en måte som faktisk treffer når man hører det. Manuset ditt bør høres ut som om du snakker med noen, ikke som et dokument som blir fremført.
Gjenta de tingene som betyr noe
I skriftlig prosa er repetisjon en stilfeil. I presentasjoner er det teknikk. Publikum hører ordene dine én gang. Hvis noe er viktig, si det mer enn én gang. Introduser ideen, utvikl den med eksempler, og oppsummer den deretter. Mønsteret føles overflødig når du skriver det. Det føles tydelig når publikum lytter.
Håndter tall forsiktig
Publikummet ditt kan ikke stoppe opp og bearbeide «vi økte effektiviteten med 27.3 %». Når de har absorbert tallet, har du gått videre. Oversett statistikk til noe øret kan holde: «vi reduserte tiden som kreves med mer enn en fjerdedel» eller «det som pleide å ta ti dager, tar nå to». Konkrete sammenligninger lander. Abstrakte prosenter gjør det ikke.
Signalér strukturen din eksplisitt
Publikum trenger veivisere. «Vi skal dekke tre områder i dag» forteller dem hva de kan forvente. «Først, andre, tredje» forteller dem hvor de er. «Det dekker problemene. La oss nå se på løsninger» forteller dem at du er i en annen posisjon. Disse linjene føles åpenbare når du skriver dem. De er viktige når publikum lytter, fordi i motsetning til en leser kan de ikke se tilbake på overskriften for å reorientere seg.
Bygg levering inn i manuset
Et manus som bare er ord er halvparten av et manus. Merk hvor du stopper. Legg merke til hvor du ser opp fra notatene dine og får øyekontakt. Angi hvor du senker farten for å legge vekt på det. Hvis du bruker interaktive verktøy som avstemninger eller spørsmål og svar, skriv dem ned som bevisste øyeblikk i stedet for avbrudd: «la meg stoppe her og få innspillene dine på noe» er en replikk, ikke en ettertanke. Forskjellen mellom et manus som er skrevet og et som er forberedt for levering dukker opp i det øyeblikket du åpner munnen.
Fra manus til levering
Å skrive manuset er ikke det siste steget. Det er det nest siste.
Når du har et utkast, les det høyt fra start til slutt. Ikke i hodet. Høyt, i det tempoet du faktisk ville fremført det. Legg merke til hvor du haster, hvor du snubler, hvor en setning tar for lang tid å komme til poenget. Det er her du bør redigere. Hvis du ikke klarer å komme deg gjennom en setning uten å miste pusten, er den for lang. Hvis du leser en linje på nytt for å forsikre deg om at du forstår den, vil ikke publikum forstå den heller.
Hvis du merket manuset ditt for levering samtidig som du skrev det, er det her disse karakterene begynner å fortjene sin plass.
De fleste øver ved å lese manuset sitt stille et par ganger og anta at det teller. Det gjør det ikke. Den eneste øvelsen som forbereder deg på å snakke høyt, er å snakke høyt. Gjør det nok ganger til at strukturen føles kjent, men ikke så mange ganger at det begynner å føles memorert. Du vil vite hvor du skal, ikke gjengi hvordan du kommer dit.
Tar det videre med AhaSlides
Én ting et manus ikke fullt ut kan forberede deg på, er gapet mellom det du planla å si og det publikum faktisk trenger å høre. Du kan skrive verdens klareste og best strukturerte presentasjon og fortsatt feilvurdere hvor publikummet ditt er, hva de allerede vet, eller hva de er mest forvirret over.
Interaktive verktøy tetter dette gapet i sanntid. En avstemning før hoveddelen forteller deg hva publikum allerede mener før du prøver å ombestemme dem. En ordsky midt i presentasjonen avdekker hva som resonnerer og hva som ikke gjør det. En spørsmål og svar på et naturlig overgangspunkt fanger opp forvirring før den forverres.
Skriv disse øyeblikkene inn i manuset ditt på samme måte som du ville skrevet en hvilken som helst annen seksjon. «På dette tidspunktet skal jeg kjøre en rask avstemning» er et manusfestet øyeblikk, ikke en avbrudd. AhaSlides gjør det enkelt å bygge disse interaksjonene direkte inn i presentasjonsflyten din, slik at overgangen fra innhold til deltakelse føles bevisst snarere enn påbygd.
De beste presentasjonsmanusene planlegger ikke bare hva du skal si. De planlegger hvordan publikum vil reagere. Interaktive elementer er måten du får det til å skje.
Innpakning opp
Gapet mellom en presentasjon som informerer og en som faktisk gir resultater, kommer an på hvordan den ble skrevet. Ikke hvor selvsikker den ble levert, ikke hvor bra lysbildene så ut, men om ordene ble skrevet for et publikum som hører dem én gang, i sanntid, uten mulighet til å gå tilbake.
Skriv for øret. Strukturer for klarhet. Bygg inn øyeblikkene der publikum deltar i stedet for bare å lytte.
Gjør disse tre tingene, så ordner leveransen det meste av seg selv.
