Konflikt interesów to prywatny interes, który może wpływać lub sprawiać wrażenie, że wpływa na sposób wykonywania pracy. Jego występowanie nie jest naruszeniem zasad etyki zawodowej. Problemem jest jego ukrywanie.
2024 Raport ACFE dla Narodów Przeanalizowano 1,921 przypadków oszustw pracowniczych i ustalono, że 48% z nich dotyczyło jakiejś formy korupcji, kategorii obejmującej konflikty interesów. Jest to wskaźnik korupcji, a nie wskaźnik konfliktu interesów, ale pokazuje on, co jest zagrożone, gdy prywatny interes pozostaje niewypowiedziany.
Poniżej znajduje się 20 sytuacji w 4 zestawach po 5: pieniądze, rodzina, praca poza biurem oraz prezenty i zarządy. Każda z nich wyjaśnia, dlaczego jest ważna i co należy ujawnić. Żadna z nich nie jest decyzją. Decyduje polityka Twojego pracodawcy, więc każda kończy się tą samą radą: sprawdź swoją politykę i zapytaj.
Test w trzech linijkach
- Zapytaj: czy rozsądna osoba mogłaby pomyśleć, że to mogłoby wpłynąć na twoją ocenę sytuacji?
- Jeśli tak, powiedz o tym komuś przed podjęciem jakichkolwiek działań, a nie dopiero po nich.
- Pozwól swojemu menedżerowi lub zespołowi ds. zgodności podjąć decyzję i wstrzymaj się z jej podjęciem, dopóki oni tego nie zrobią.
W przepisach federalnych USA wykorzystano tę samą ideę. 5 CFR 2635.502 pyta, czy w przypadkach takich jak interes finansowy członka gospodarstwa domowego lub objęta nim relacja, rozsądna osoba mająca wiedzę na temat istotnych faktów zakwestionowałaby bezstronność pracownika, i 5 CFR 2635.402 Obejmuje interesy finansowe, na które może mieć wpływ sprawa, nad którą pracuje pracownik. Zasady te obowiązują wyłącznie pracowników federalnej władzy wykonawczej w USA. Dla wszystkich pozostałych standardem jest polityka pracodawcy.
Runda 1: pieniądze i inwestycje
Zestaw 1: pięć sytuacji finansowych
- Posiadasz udziały w firmie dostarczającej, która ubiega się o kontrakt dla twojego zespołu. Twój zysk lub strata mogą zależeć od decyzji. Ujawnij posiadane zasoby swojemu menedżerowi lub zespołowi ds. zgodności i wycofaj się z decyzji.
- Firma, której jesteś współwłaścicielem, składa ofertę. Nawet niewielki udział się liczy, bo pieniądze i tak do Ciebie trafią. Ujawnij swój udział na piśmie przed otwarciem oferty i nie angażuj się w wycenę.
- Podejmujesz drugą pracę u konkurencji. Możesz posiadać informacje, które mogą im pomóc, lub czuć się rozdarty między dwoma pracodawcami. Poinformuj o tym swojego menedżera przed przyjęciem oferty i zapytaj, czy regulamin na to pozwala.
- Sprzedawca oferuje Ci pożyczkę lub korzystną ofertę. Dług wobec dostawcy może wpłynąć na sposób, w jaki go traktujesz. Odrzuć go lub ujawnij i pozwól, aby decyzja zapadła w kwestii przestrzegania przepisów.
- Doradzasz firmie, w którą zainwestowałeś. Możesz ukierunkować swoją radę na własny zysk. Ujawnij inwestycję osobie, która poprosiła o radę.
Nasz wybór: dostawca, którego jesteś współwłaścicielem. Ludzie najczęściej zakładają, że jest to w porządku, bo „to tylko niewielki udział”.
Runda 2: rodzina i relacje
Zestaw 2: pięć sytuacji w związku
- Zostajesz poproszony o zatrudnienie swojego kuzyna. Twoja ocena kandydata może być stronnicza, a inni mogą tak uważać. Ujawnij powiązania i pozwól komuś innemu przeprowadzić proces.
- Zostajesz menadżerem swojego partnera. Ustalałbyś ich wynagrodzenie, oceny i obciążenie pracą. Poinformuj o tym dział HR od razu, gdy to nastąpi, i zapytaj o zmianę podległości służbowej.
- Możesz przyznać kontrakt firmie swojego przyjaciela. Przyjaźń może wpłynąć na decyzję lub sprawiać takie wrażenie. Ujawnij to i przekaż decyzję komuś innemu.
- Twój małżonek pracuje dla klienta, którym zarządzasz. Każdy z was może dowiedzieć się czegoś o pracodawcy drugiego. Ujawnij to swojemu menedżerowi, aby mógł zająć się sprawą, mając to na uwadze.
- Bliski przyjaciel aplikuje na stanowisko, a ty zasiadasz w komisji rekrutacyjnej. Zdarza się to w każdym miejscu pracy. Poinformuj o tym przewodniczącego komisji przed rozmowami kwalifikacyjnymi i zejdź z komisji, aby pomóc kandydatowi.
Nasz wybór: przyjaciel z panelu. Zdarza się to w każdym miejscu pracy, zajmuje to dziesięć sekund, a chroni was oboje.
Runda 3: praca i role poza pracą
Zestaw 3: pięć sytuacji poza pracą
- Pracujesz jako freelancer dla rywala klienta. Każda ze stron może mieć uzasadnione wątpliwości co do Twojej lojalności. Powiedz o tym swojemu przełożonemu i sprawdź zasady dotyczące pracy poza firmą.
- Prowadzisz działalność gospodarczą w godzinach pracy. Twój czas i uwaga należą zatem do pracodawcy. Omów działalność gospodarczą i ustal, co i kiedy jest dozwolone.
- Zostałeś zaproszony do wygłoszenia przemówienia na konferencji i zaoferowano Ci wynagrodzenie. Organizatorem może być dostawca lub klient. Poinformuj o tym swojego menedżera przed zaakceptowaniem oferty i zapytaj, czy opłata przysługuje Ci na stałe.
- Zostałeś poproszony o dołączenie do zarządu innej organizacji. Jej interesy mogą pokrywać się z interesami Twojego pracodawcy. Poinformuj o tym swojego przełożonego i wyłącz się z wszelkich spraw związanych z tą organizacją.
- Wykorzystujesz poufne informacje w ramach osobistego projektu. Informacje, które posiadasz ze względu na swoją pracę, nie są przeznaczone do wykorzystania gdzie indziej. Nie korzystaj z nich, a jeśli już to zrobiłeś, poinformuj o tym swojego przełożonego.
Nasz wybór: zajęcie dodatkowe w czasie pracy. Wszystko zaczyna się od małych rzeczy, od jednego e-maila lub jednej rozmowy telefonicznej i większość ludzi wyobraża sobie, że właśnie tak będzie.
Dwa przykłady z Wielkiej Brytanii pokazują tę samą ideę w prawie i sektorze publicznym, ale żaden z nich nie stanowi reguły dla pracowników sektora prywatnego w ogóle. Kodeks służby cywilnej Mówi, że urzędnicy państwowi nie mogą nadużywać swojego stanowiska służbowego, na przykład wykorzystując informacje uzyskane w trakcie pełnienia obowiązków służbowych do realizacji swoich prywatnych interesów lub interesów innych osób. artykuł 175 ustawy o spółkach z 2006 r. stanowi, że dyrektor spółki musi unikać sytuacji, w których posiada lub może posiadać interesy, które są lub mogą być sprzeczne z interesami spółki, chyba że dyrektorzy wyrażą na to zgodę.
Runda 4: prezenty, gościnność i miejsca w zarządzie
Zestaw 4: pięć sytuacji z prezentami i zarządem
- Sprzedawca wysyła świąteczny kosz prezentowy. Podziękowanie może stać się oczekiwaniem. Ujawnij je i zapytaj, czy chcesz je odwzajemnić, podzielić się nim z zespołem, czy zachować.
- Podczas przetargu oferent oferuje Ci bilety. Problemem jest czas. Odrzuć ofertę lub ujawnij ją i pozwól, aby decyzja zapadła przed zakończeniem przetargu.
- Dostawca wręcza prezent osobie decyzyjnej. Może to wyglądać jak próba kupienia decyzji. Zapisz to i wyłącz osobę decyzyjną z decyzji dostawcy, jeśli prezent jest duży.
- Jesteś członkiem zarządu organizacji charytatywnej, która dokonuje zakupów u jednego z Twoich dostawców. Dwie lojalności spotykają się w jednej decyzji. Zadeklaruj połączenie na tablicy i opuść salę po głosowaniu.
- Honorarium dla mówcy otrzymuje się od firmy, od której dokonujesz zakupów. Płatność od dostawcy jest w praktyce prezentem. Ujawnij to przed przyjęciem.
Nasz wybór: bilety od oferenta biorącego udział w przetargu. Wygląda to niegroźnie i to właśnie w takiej sytuacji konflikt wyrządza najwięcej szkód.
W przypadku prezentów obowiązują przepisy federalne: 5 CFR 2635.202, stanowi, że z wyjątkiem przypadków określonych w tym podrozdziale, pracownik nie może przyjąć prezentu z niedozwolonych źródeł ani prezentu wręczonego z uwagi na zajmowane stanowisko. Dotyczy to pracowników federalnych USA. Pracodawcy prywatni ustalają własne limity, dlatego przed przyjęciem prezentu należy zapoznać się z polityką dotyczącą prezentów i gościnności.
Jak ujawnić i zarządzać konfliktem
- Powiedz to wcześniej i na piśmie. Wiadomość e-mail do kierownika lub zespołu ds. zgodności z przepisami stanowi zapis.
- Opisz zainteresowanie, nie tylko fakt. „Mój brat jest właścicielem firmy” brzmi lepiej niż „znam ich”.
- Zrezygnuj z podjęcia decyzji. Nie głosuj, nie przeglądaj ani nie doradzaj w tej sprawie, dopóki wynik nie zostanie odnotowany.
- Niech Twój kierownik lub zespół ds. zgodności zanotuje wynik. To jest ich decyzja, nie twoja.
- Przeglądaj to, gdy coś się zmieni. Nowa rola, nowa oferta lub nowy udział mogą sprawić, że stare ustalenia staną się konfliktem.
Pamiętaj o danych ACFE: 48% z 1,921 zbadanych przypadków dotyczyło korupcji. Konflikt zgłoszony na wczesnym etapie jest znacznie łatwiejszy do opanowania niż ten, który ujawniono później. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak bezpiecznie zabrać głos, zapoznaj się z naszym poradnikiem. anonimowa ankieta i nasz post na pułapka zgodności.
Sposoby prowadzenia sesji zespołowej
Polityka, którą przeczyta się raz, jest zapominana. Krótka sesja na żywo skłania ludzi do powiedzenia, co by zrobili.
- Wybierz odpowiedź: Przedstaw jedną sytuację na ekranie i zapytaj: „Czy to konflikt? Tak, nie, czy ujawnij i zapytaj”. Pokaż podział, a następnie omów przykłady, w których ludzie się nie zgadzali.
- Chmura słów: zapytaj: „Co sprawiło, że wahałbyś się to ujawnić?” Największe słowa to bariery do rozwiązania.
- Skala ocen: zapytaj „Jak jasna jest nasza polityka dotycząca konfliktu interesów?” przed i po sesji.
- Otwarte, anonimowe: zapytaj o scenariusz, z jakim zetknął się twój zespół i omów go, nie wymieniając nazwisk.
- Pytania i odpowiedzi, anonimowe: otwórzmy ją na pytania, których ludzie nie zadają na głos. Nasze wskazówki dotyczące udanej sesji pytań i odpowiedzi pomóc Ci dobrze nim zarządzać.
Wykorzystaj 20 powyższych sytuacji jako pytania. Jeśli chcesz, aby slajdy były gotowe do adaptacji, szablon kursu „Konflikty interesów” jest właśnie do tego stworzony.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Czym jest konflikt interesów?
Prywatny interes, który może wpływać lub pozornie wpływać na Twoje decyzje zawodowe. Mogą to być pieniądze, rodzina, inna praca lub prezent.
Jakie są przykłady konfliktów interesów w pracy?
Posiadanie części dostawcy, zatrudnienie krewnego, przyjmowanie prezentów od oferenta lub prowadzenie dodatkowej działalności dla konkurencji – 20 powyższych sytuacji daje więcej.
Czy konflikt interesów jest nielegalny?
Samo w sobie nie. Dla większości pracowników jest to kwestia polityki pracodawcy, a nieujawnienie informacji może być szkodliwe, choć niektóre stanowiska wiążą się z obowiązkami prawnymi, jak np. dyrektorzy firm w Wielkiej Brytanii na mocy art. 175 Ustawy o spółkach z 2006 r. Pracownicy federalni w USA podlegają szczególnym przepisom, w tym przepisom karnym, 18 USC 208, który… 5 CFR 2635.402 opisuje.
Jak ujawnić konflikt interesów?
Poinformuj o tym swojego kierownika lub zespół ds. zgodności na piśmie, gdy tylko to zauważysz, i wycofaj się z decyzji. Opisz zainteresowanie, a nie tylko sam fakt.
Jaka jest różnica między konfliktem rzeczywistym a pozornym?
Rzeczywisty konflikt wpływa na twój osąd; ten wyimaginowany tylko sprawia wrażenie, że może. Oba warto ujawnić.
Gdzie zacząć
Wybierz jeden zestaw pięciu i użyj go na kolejnym spotkaniu zespołu. Jeśli masz czas tylko na jeden, zacznij od znajomego z komisji kwalifikacyjnej.
Ten post zawiera ogólne informacje, a nie porady prawne. Aby podjąć decyzję dotyczącą własnego miejsca pracy, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy lub z organem regulacyjnym.
