Ostateczna lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń | 15 niezbędnych rzeczy, które zapewnią sukces wydarzenia

Twoje serce bije szybciej, gdy wyobrażasz sobie najgorsze scenariusze:

❗️Mówca zachoruje na kilka minut przed wejściem na scenę.

❗️Twój lokal nagle traci prąd w dniu imprezy.

❗️Albo, co najgorsze – ktoś zostaje ranny na Twoim wydarzeniu.

Męczące myśli nie pozwalają ci zasnąć w nocy.

Jednak nawet najbardziej chaotycznym wydarzeniom można sprostać – jeśli planuje się je z wyprzedzeniem i systematycznie.

Prosty lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeńmoże pomóc Ci zidentyfikować, przygotować się na potencjalne problemy i je złagodzić, zanim wykoleją one Twoje wydarzenie. Znajdźmy 10 niezbędnych rzeczy na liście kontrolnej, aby przekształcić zmartwienia w dobrze ułożony plan działania.

Spis treści

• O platformie
• Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?
• Pięć kroków do zarządzania ryzykiem jako planista wydarzeń
• Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń
• Pięć elementów zarządzania ryzykiem
• Lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami
• Takeaways
• Często zadawane pytania

O platformie

Co to jest ryzyko zdarzenia?	Nieoczekiwane i nieprzewidziane problemy, które negatywnie wpływają na organizatorów i branding firmy.
Przykłady ryzyka zdarzenia?	Ekstremalne warunki pogodowe, bezpieczeństwo żywności, pożar, zakłócenia, zagrożenia bezpieczeństwa, ryzyko finansowe,…

Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?

Zarządzanie ryzykiem zdarzeń obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń lub problemów, które mogą zagrozić wydarzeniu, a następnie wdrożenie procesów i środków ostrożności w celu ograniczenia tych zagrożeń. Pomaga to organizatorom wydarzeń w przygotowaniu planów awaryjnych w celu zminimalizowania zakłóceń i szybkiego powrotu do zdrowia w przypadku wystąpienia problemów. Wykorzystywana jest również lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń, aby upewnić się, że każde potencjalne zagrożenie zostało pokonane.

Pięć kroków do zarządzania ryzykiem jako planista wydarzeń

Wiemy, że planowanie wydarzeń jest stresujące, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe możliwości. Aby uchronić Cię przed nadmiernym myśleniem, wykonaj nasze 5 prostych kroków, aby przygotować doskonały plan zarządzania ryzykiem w przypadku wydarzeń:

• Zidentyfikuj ryzyko- Przeprowadź burzę mózgów na temat wszystkich możliwych rzeczy, które mogą pójść nie tak podczas Twojego wydarzenia. Weź pod uwagę takie czynniki, jak problemy z lokalem, zła pogoda, awarie technologiczne, odwołanie prelegentów, problemy z jedzeniem, kontuzje, niska frekwencja itp. Myśl szeroko i postaw to na narzędzie do burzy mózgówaby idee pozostały nienaruszone.

Potrzebujesz nowych sposobów na burzę mózgów?

Użyj narzędzia do burzy mózgów w AhaSlides, aby wygenerować więcej pomysłów w pracy i podczas organizacji wydarzeń!

🚀 Zarejestruj się za darmo☁️

• Oceń prawdopodobieństwo i wpływ - Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka zdarzenia oszacuj prawdopodobieństwo jego wystąpienia i jaki potencjalny wpływ może mieć na Twoje wydarzenie. Pomaga to określić, które ryzyka wymagają najdokładniejszych planów łagodzenia.

•Opracuj plany awaryjne - W przypadku ryzyk o wyższym priorytecie utwórz specjalne plany tworzenia kopii zapasowych, rozwiązania i zdarzenia awaryjne, aby zminimalizować zakłócenia w przypadku materializacji tych zagrożeń. Może to obejmować potwierdzenie alternatywnych miejsc, dostawców, harmonogramów itp.

• Przypisz obowiązki- Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za wykonanie każdego planu awaryjnego i jasno przekaż swoje role swojemu zespołowi. Dzięki temu ktoś podejmie działania, jeśli ryzyko rzeczywiście wystąpi.

•Ćwicz swoje plany - Przeanalizuj potencjalne scenariusze, aby zidentyfikować luki w planach zarządzania ryzykiem zdarzeń. Szkolenie zespołu w zakresie reagowania w różnych sytuacjach zbuduje pewność siebie, dzięki czemu będzie mógł skutecznie radzić sobie z problemami, które pojawią się w dniu wydarzenia.

Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania

• Zarządzanie zdarzeniami
• Projektowanie imprez
• Sieci biznesowe

Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń

Jakie są ogólne punkty, które musi uwzględnić lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń? Poszukaj inspiracji, korzystając z poniższych przykładowych list kontrolnych ryzyka zdarzeń.

#1 – Miejsce
☐ Umowa podpisana
☐ Uzyskane zezwolenia i licencje
☐ Potwierdzono plan piętra i ustawienia
☐ Określenie wymagań gastronomicznych i technicznych
☐ Miejsce rezerwowe zidentyfikowane i w gotowości

#2 – Pogoda
☐ Plan monitorowania i powiadamiania o trudnych warunkach pogodowych
☐ W razie potrzeby dostępny namiot lub inne schronienie
☐ Ustalenia dotyczące przeniesienia wydarzenia do budynku w razie potrzeby

#3 – Technologia
☐ Przetestowano sprzęt A/V i inny sprzęt techniczny
☐ Uzyskane dane kontaktowe wsparcia IT
☐ Wydruki papierowe materiałów dostępnych jako kopia zapasowa
☐ Plan awaryjny na wypadek przerwy w dostawie prądu lub internetu

#4 – Medycyna/bezpieczeństwo
☐ Dostępne apteczki pierwszej pomocy i AED
☐ Wyraźnie oznakowane wyjścia awaryjne
☐ Personel przeszkolony w zakresie procedur awaryjnych
☐ Informacje kontaktowe policji/ochrony pod ręką

#5 – Głośniki
☐ Bios i zdjęcia otrzymane
☐ Wybrano alternatywne głośniki jako rezerwowe
☐ Ogłoszono plan awaryjny mówców

#6 – Obecność
☐ Minimalny próg frekwencji potwierdzony
☐ Zasady anulowania przekazane
☐ Obowiązuje plan zwrotu kosztów w przypadku odwołania wydarzenia

#7 – Ubezpieczenie
☐ Obowiązująca polisa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej
☐ Uzyskany certyfikat ubezpieczenia

#8 - Dokumentacja
☐ Kopie umów, zezwoleń i licencji
☐ Dane kontaktowe wszystkich sprzedawców i dostawców
☐ Program imprezy, porządek obrad i/lub trasa

#9 – Personel/wolontariusze
☐ Role przypisane pracownikom i wolontariuszom
☐ Kopie zapasowe dostępne do wypełnienia w przypadku niestawienia się
☐ Ukończono szkolenie w zakresie procedur awaryjnych i planów awaryjnych

#10 – Jedzenie i napoje
☐ Miej dostępne kopie zapasowe wszelkich łatwo psujących się materiałów
☐ Alternatywne opcje wyżywienia przygotowane w przypadku opóźnionego/nieprawidłowego zamówienia/gości z alergiami
☐ Dostępne są dodatkowe produkty papierowe, sztućce i zastawa stołowa

#11 – Odpady i recykling
☐ Rozdano kosze na śmieci i pojemniki do recyklingu
☐ Role przypisane do zbierania śmieci w trakcie i po imprezie

#12 – Procedury rozpatrywania skarg
☐ Członek personelu wyznaczony do rozpatrywania skarg uczestników
☐ Protokół rozwiązywania problemów i oferowania zwrotów/odszkodowań w razie potrzeby

#13 – Plan ewakuacji awaryjnej
☐ Przygotowane drogi ewakuacyjne i miejsca zbiórki
☐ Niech personel stacjonuje w pobliżu wyjść

#14 – Protokół zaginionej osoby
☐ Wyznaczony personel odpowiedzialny za zagubione dzieci/osoby starsze/niepełnosprawne
☐ Uzyskano dane kontaktowe rodziców/opiekunów nieletnich

#15 – Zgłaszanie incydentów
☐ Formularz zgłaszania incydentów stworzony dla personelu w celu dokumentowania wszelkich sytuacji awaryjnych

Pięć elementów zarządzania ryzykiem

Ryzyko to nie tylko pech – jest częścią każdego przedsięwzięcia. Jednak dzięki odpowiedniemu planowi zarządzania ryzykiem związanym ze zdarzeniami można okiełznać chaos, jaki powoduje ryzyko i zamienić zagrożenia w możliwości. Pięć podejść do zarządzania ryzykiem obejmuje:

• Identyfikacja ryzyka- Myśl o małych rzeczach, takich jak usterki techniczne… aż do całkowitej katastrofy. Wypisanie zagrożeń pozwala wyrzucić je z głowy i przenieść na papier, gdzie można się z nimi skonfrontować.

• Ocena ryzyka- Oceń każde ryzyko, aby zrozumieć, które stanowi największe zagrożenie. Zastanów się: Jakie jest prawdopodobieństwo, że tak się stanie? Jakie szkody mogą wyniknąć, jeśli tak się stanie? Ustalając priorytety ryzyka, skoncentruj swoje wysiłki na kwestiach, które są naprawdę ważne.

• Ograniczenie ryzyka- Mam plany na walkę! Zastanów się, w jaki sposób zmniejszyć ryzyko wystąpienia ryzyka, zmniejszyć jego skutki, jeśli wystąpi, lub jedno i drugie. Im bardziej możesz wcześniej osłabić ryzyko, tym mniej będzie ono przeszkadzać.

• Monitorowanie ryzyka- Gdy już będziesz mieć gotowe wstępne plany, zachowaj czujność. Monitoruj oznaki pojawienia się nowych zagrożeń lub zmiany starych zagrożeń. W razie potrzeby dostosuj swoje strategie, aby nadążać za zmieniającym się krajobrazem zagrożeń.

• Raportowanie ryzyka- Podziel się ryzykiem i planami ze swoim zespołem. Włączenie innych w pętlę zyskuje poparcie, ujawnia słabe strony, które mogłeś przeoczyć, i rozdziela odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem.

Co to jest lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami?

Lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami odnosi się do listy elementów lub zadań, które organizatorzy wydarzenia sprawdzają, czy zostały przygotowane, zorganizowane lub zaplanowane przed wydarzeniem.

Kompleksowa lista kontrolna zarządzania ryzykiem pomaga mieć pewność, że nic ważnego nie zostanie przeoczone podczas ustalania wszystkich szczegółów niezbędnych do pomyślnej realizacji wydarzenia.

Listy kontrolne są przydatne w zarządzaniu wydarzeniami, ponieważ:

• Zapewnij przejrzystość i strukturę- Układają się w kolejności, w której wyszczególniają wszystko, co należy zrobić, aby nic nie wpadło w szczelinę.

• Zachęcaj do dokładnego przygotowania- Zaznaczanie pozycji motywuje organizatorów do upewnienia się, że przed rozpoczęciem wydarzenia rzeczywiście wdrożono wszystkie ustalenia i środki ostrożności.

• Popraw komunikację- Zespoły mogą dzielić i przypisywać elementy listy kontrolnej, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki.

• Wspieraj spójność- Korzystanie z tej samej listy kontrolnej dla wydarzeń cyklicznych pomaga utrzymać standardy i za każdym razem wyłapać obszary wymagające poprawy.

• Ujawnij luki lub słabości- Niezaznaczone pozycje uwydatniają zapomniane rzeczy lub wymagają więcej planowania, co pozwala zająć się nimi, zanim pojawią się problemy.

• Ułatwiaj przekazywanie- Przekazanie listy kontrolnej nowym organizatorom pomaga im zrozumieć wszystko, co zostało zrobione, aby zaplanować poprzednie udane wydarzenia.

Takeaways

Dzięki tym dodatkom na liście kontrolnej zarządzania ryzykiem wydarzenia jesteś dobrze przygotowany na pole bitwy! Przygotowanie przekształca potencjalny chaos w spokojną pewność siebie. Więc dodaj każdy element do swojej listy. Skreśl je jeden po drugim. Zobacz, jak ta lista kontrolna przekształca zmartwienia w siłę. Ponieważ im więcej przewidujesz, tym większe ryzyko podda się Twojemu skrupulatnemu planowaniu i przygotowaniu.

Często zadawane pytania