Funkcjonalna struktura organizacyjna: sposoby uwolnienia władzy w organizacji w 2024 roku

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak duże firmy organizują się pośród wszystkich ruchomych części?

Chociaż niektóre firmy działają jako jedna spójna jednostka, wiele z nich tworzy odrębne działy w oparciu o funkcję. Jest to znane jako funkcjonalna struktura organizacyjna.

Niezależnie od tego, czy chodzi o marketing, finanse, operacje czy IT, struktury funkcjonalne dzielą zespoły według specjalizacji.

Na pozór ten podział obowiązków wydaje się jasny, ale jaki ma on tak naprawdę wpływ na współpracę, podejmowanie decyzji i całą działalność biznesową?

W tym poście przyjrzymy się modelowi funkcjonalnemu i jego zaletom. Zanurz się!

Spis treści

• Co to jest funkcjonalna struktura organizacyjna?
• Zalety funkcjonalnej struktury organizacyjnej
• Wady funkcjonalnej struktury organizacyjnej
• Pokonywanie wyzwań związanych z funkcjonalną strukturą organizacyjną
• Kiedy odpowiednia jest struktura funkcjonalna?
• Przykłady funkcjonalnej struktury organizacyjnej
• Na wynos
• Często Zadawane Pytania

Więcej wskazówek z AhaSlides

• 7 kluczowych typów struktur organizacyjnych
• Rodzaje zarządzania zdarzeniami

Co to jest funkcjonalna struktura organizacyjna?

Wiele firm decyduje się na organizację w różne działy w zależności od rodzaju pracy lub zadań wykonywanych przez pracowników, dzieląc pracę na bardziej specjalistyczne stanowiska.

Nazywa się to posiadaniem „funkcjonalna struktura organizacyjna„. Zamiast grupować wszystkich, którzy pracują nad tym samym projektem, ludzie są grupowani według ogólnego obszaru ich pracy – takich jak marketing, finanse, operacje, obsługa klienta i tym podobne.

Na przykład każdy, kto tworzy reklamy, prowadzi kampanie w mediach społecznościowych lub myśli o nowych pomysłach na produkty, pracowałby w dziale marketingu. Wszyscy księgowi, którzy śledzą pieniądze, płacą rachunki i składają podatki, byliby razem w finansach. Inżynierowie będą współpracować z innymi inżynierami podczas operacji.

Pomysł jest taki, że łącząc wszystkich o podobnych umiejętnościach zawodowych, będą mogli sobie nawzajem pomagać i uczyć się od siebie nawzajem. Takie kwestie jak procedury finansowe można również ujednolicić w całym dziale.

Taka struktura sprawia, że ​​jest to bardzo efektywne, ponieważ specjaliści nie muszą ciągle szukać odpowiedzi poza swoim działem. Może to jednak również utrudnić różnym obszarom dobrą współpracę przy większych projektach, które wymagają wielu umiejętności. Czasami może zaniknąć także komunikacja pomiędzy działami.

Ogólnie rzecz biorąc, struktury funkcjonalne są dobre w przypadku firm o ugruntowanej pozycji, w których ustalone są procesy, ale firmy muszą znaleźć sposoby na jednoczenie ludzi także między działami, aby uniknąć pracy we własnym Silosy zbyt wiele.

Zalety funkcjonalnej struktury organizacyjnej

Poniżej omówiono najważniejsze zalety funkcjonalnej struktury organizacyjnej:

• Specjalizacja pracy – ludzie zdobywają wiedzę w zakresie swojej specyficznej funkcji, koncentrując się tylko na tych zadaniach. Prowadzi to do wyższej produktywności.
• Centralizacja wiedzy specjalistycznej — podobna wiedza specjalistyczna jest gromadzona w każdym dziale. Pracownicy mogą się od siebie uczyć i wspierać.
• Standaryzacja praktyk — w celu zapewnienia spójności można opracować i udokumentować wspólne sposoby pracy w ramach każdej funkcji.
• Jasne linie raportowania — jasne jest, komu pracownicy podlegają w zależności od ich roli, bez matrycowego raportowania do wielu menedżerów. Usprawnia to podejmowanie decyzji.
• Elastyczna alokacja zasobów — siłę roboczą i kapitał można łatwiej przenosić w ramach działów w zależności od zmieniających się priorytetów i obciążenia pracą.
• Ekonomia skali — zasoby takie jak sprzęt i pracownicy mogą być współużytkowane w ramach każdego działu, co zmniejsza koszty na jednostkę produktu.
• Łatwość monitorowania wydajności — wskaźniki działu można lepiej powiązać z celami i wynikami, ponieważ funkcje są oddzielone.
• Możliwości rozwoju kariery — pracownicy mogą rozwijać swoje umiejętności i karierę, zmieniając role w ramach swojej specjalistycznej dziedziny.
• Uproszczenie zarządzania – każdy szef działu ma władzę nad pojedynczą jednorodną jednostką, dzięki czemu zarządzanie jest mniej skomplikowane.

Podsumowując, struktura funkcjonalna promuje specjalizację, wykorzystanie wiedzy specjalistycznej i efektywność operacyjną w ramach poszczególnych funkcji.

Wady funkcjonalnej struktury organizacyjnej

Z drugiej strony medalu funkcjonalna struktura organizacyjna nie jest całkowicie bezbłędna. Firmy powinny rozważyć następujące potencjalne niepowodzenia:

• Mentalność silosowa – działy mogą skupiać się wyłącznie na własnych celach, a nie na celach całej organizacji. To utrudnia współpracę.
• Powielanie wysiłków — te same zadania można wykonywać wielokrotnie w różnych działach, zamiast usprawniać je między funkcjami.
• Powolne podejmowanie decyzji — problemy, które dotyczą różnych działów, są rozwiązywane dłużej, ponieważ wymagają koordynacji między silosami.
• Słaba obsługa klienta — klienci wchodzący w interakcję z wieloma działami mogą doświadczać niespójnego lub fragmentarycznego doświadczenia.
• Złożone procesy — praca wymagająca współpracy międzyfunkcyjnej może stać się splątana, nieefektywna i frustrująca.
• Brak elastyczności wobec zmian — trudno jest szybko przenosić i dostosowywać zasoby, gdy zmieniają się potrzeby rynku lub pojawiają się nowe możliwości.
• Trudność w ocenie kompromisów – szersze skutki decyzji funkcjonalnych można przeoczyć bez uwzględnienia współzależności.
• Nadmierna zależność od przełożonych — pracownicy w dużym stopniu polegają na liderze swojego działu, zamiast wypracowywać szerszą perspektywę.
• Stłumiona innowacyjność – nowym pomysłom wymagającym wkładu z różnych obszarów trudniej jest uzyskać poparcie.

Funkcjonalne silosy, powolne podejmowanie decyzji i brak współpracy mogą osłabić efektywność i elastyczność organizacji o takiej strukturze.

Pokonywanie wyzwań związanych z funkcjonalną strukturą organizacyjną

Różnym grupom roboczym, takim jak marketing, sprzedaż i wsparcie, może być trudno nawiązać kontakt, jeśli zawsze są w swoich kątach. Ale izolacja faktycznie utrudnia wykonywanie różnych zadań. Oto kilka pomysłów na pokonanie tych wyzwań:

Twórz projekty z ludźmi z różnych dziedzin. W ten sposób przedstawiamy wszystkich i pomagamy sobie nawzajem.

Wybierz ludzi, którzy pomogą jednostkom nawiązać więź. Wyznacz menedżerów produktu/klienta, którzy zadbają o to, aby wszyscy udostępniali aktualizacje i wspólnie rozwiązywali problemy.

Skoncentruj się na wspólnych celach, zamiast zajmować się każdym obszarem własnymi sprawami, dostosuj się do marzeń wielkich firm, które wszystkie wspierają.

Konsoliduj zduplikowane role, takie jak HR lub IT, aby jeden zespół obsługiwał wszystkich, a nie dzielił pracę.

Organizuj spotkania, podczas których obszary krótko informują się nawzajem o tym, co się dzieje. Problemy z dusieniem w zarodku.

Zainwestuj w narzędzia do współpracy — technologie takie jak intranet, udostępnianie dokumentów/plików lub aplikacje do zarządzania projektami mogą ułatwić koordynację.

Promuj elastyczne rotacje. Pozwól pracownikom tymczasowo spróbować innych ról gdzie indziej, aby lepiej się zrozumieć i rozwinąć inną perspektywę.

Śledź także pracę zespołową. Zwróć uwagę na to, jak dobrze ludzie się dogadują i jakie są ogólne wskaźniki KPI zespołu, a nie tylko indywidualne osiągnięcia. Daj liderom zachęty, aby skupili się na synergii organizacyjnej, a nie tylko na funkcjonalnych wskaźnikach KPI.

Na koniec zachęcaj do interakcji społecznych, aby każdy dział mógł swobodniej zwracać się do siebie o pomoc. Znalezienie sposobów interakcji i działania funkcji jako współzależnej całości pomoże rozbić silosy.

Przełam lody AhaSlides

Pomóż każdemu działowi nawiązać kontakt i więź AhaSlides' interaktywności. Niezbędne dla sesji integracyjnych firm!🤝

Kiedy odpowiednia jest struktura funkcjonalna?

Sprawdź listę, aby sprawdzić, czy Twoja organizacja nadaje się do utworzenia tej struktury:

☐ Firmy o ugruntowanej pozycji i standaryzowane operacje – w przypadku dojrzałych firm, których podstawowe procesy i przepływy pracy są dobrze zdefiniowane, specjalizacja w obrębie funkcji może promować wydajność.

☐ Stabilne środowisko biznesowe – jeśli rynek i potrzeby klientów są w miarę przewidywalne, grupy funkcjonalne mogą skupić się na optymalizacji swoich specjalistycznych obszarów bez konieczności szybkiej współpracy między działami.

☐ Zadania wymagające specjalistycznej wiedzy — niektóre zawody, takie jak inżynieria, księgowość czy praca prawnicza, w dużym stopniu opierają się na głębokich umiejętnościach technicznych i są dobrze dopasowane do struktury funkcjonalnej.

☐ Nadanie priorytetu wykonaniu operacyjnemu – Struktury funkcjonalne są niezwykle wydajne, gdy organizacja priorytetowo traktuje produkcję lub dostarczanie produktu lub usługi; oddzielenie wyspecjalizowanych kroków między funkcjami może usprawnić wykonanie.

☐ Duże organizacje o dużej skali — bardzo duże firmy zatrudniające tysiące pracowników mogą organizować się w funkcje tylko po to, aby zarządzać złożonością wielu jednostek biznesowych.

☐ Alokacja zasobów ma największe znaczenie – w przypadku branż kapitałochłonnych dobrze sprawdza się struktura ułatwiająca precyzyjną alokację wyspecjalizowanych zasobów i sprzętu.

☐ Tradycyjna kultura biurokratyczna – niektóre uznane firmy preferują struktury oparte na dużej liczbie działów w zakresie kontroli i nadzoru.

Przykłady funkcjonalnej struktury organizacyjnej

Firma technologiczna:

• Dział marketingu
• Wydział Inżynierii
• Dział rozwoju produktu
• Dział IT/operacyjny
• Dział sprzedaży
• Dział Wsparcia Klienta

Firma produkcyjna:

• Dział produkcji/operacyjny
• Wydział Inżynierii
• Dział zakupów
• Urząd Kontroli Jakości
• Dział logistyki/dystrybucji
• Dział sprzedaży i marketingu
• Dział Finansów i Księgowości

Szpital:

• Oddział pielęgniarski
• Oddział radiologii
• Oddział chirurgii
• Dział laboratoriów
• Dział farmacji
• Dział administracyjny/rozliczeniowy

Sklep detaliczny:

• Dział obsługi sklepu
• Dział Merchandisingu/Zakupów
• Dział marketingu
• Dział finansów/księgowości
• Dział HR
• Dział Zapobiegania Stratom
• Dział IT

Uniwersytet:

• Różne wydziały akademickie, takie jak biologia, język angielski, historia i tym podobne
• Dział Spraw Studenckich
• Dział udogodnień
• Sponsorowany dział badań
• Dział Lekkoatletyki
• Dział Finansów i Administracji

Oto kilka przykładów tego, jak firmy z różnych branż mogą grupować wyspecjalizowane role i funkcje w działy, tworząc funkcjonalną strukturę organizacyjną.

Na wynos

Dzielenie pracy na wyspecjalizowane działy ma swoje zalety, ale pomiędzy grupami łatwo mogą tworzyć się silosy. Aby naprawdę odnieść sukces, firmy potrzebują nie tylko współpracy, ale także specjalizacji.

W końcu wszyscy jesteśmy w tej samej drużynie. Niezależnie od tego, czy tworzysz produkty, czy świadczysz obsługę klienta, Twoja praca wspiera innych i ogólną misję firmy.

💡 Zobacz także: Kurs 7 Rodzaje struktur organizacyjnych Musisz wiedzieć.

Często Zadawane Pytania

Jakie są 4 funkcjonalne struktury organizacyjne?

Cztery funkcjonalne struktury organizacyjne to struktura funkcjonalna, dywizjonalna, macierzowa i sieciowa.

Co należy rozumieć przez strukturę funkcjonalną?

Funkcjonalna struktura organizacyjna odnosi się do sposobu, w jaki firma dzieli swoją pracę i działy w oparciu o funkcje lub kierunki pracy związane z działalnością.

Czy McDonald's jest funkcjonalną strukturą organizacyjną?

McDonald's ma wydzieloną strukturę organizacyjną, w której każdy oddział obsługuje określoną lokalizację geograficzną i działa prawie niezależnie, dysponując własnymi, odrębnymi działami, takimi jak marketing, sprzedaż, finanse, dział prawny, zaopatrzenie i tym podobne.