Ulotka informująca o spotkaniu inauguracyjnym projektu Nail w 8 krokach (+ darmowy szablon!)

Nawet najbardziej zdyscyplinowane firmy mogą czasami poczuć, że ich projekty chybiają. Najczęściej problemem jest jeden z przygotowanie. Rozwiązanie?Dobrze zorganizowany i w pełni interaktywny spotkanie inauguracyjne projektu!

Więcej niż tylko pompa i ceremonia, dobrze przeprowadzone spotkanie inauguracyjne może naprawdę przynieść coś pięknego na właściwą stopę. Oto 8 kroków do zorganizowania spotkania inaugurującego projekt, które buduje emocje i dostaje wszyscy na tej samej stronie.

Czas rozpoczęcia!

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?
Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?
8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass
Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Wskazówki dotyczące spotkań do zapamiętania

Musisz mieć wcześniej plan spotkania inauguracyjnego. Wysłanie wiadomości e-mail dotyczącej rozpoczęcia projektu na wczesnym etapie jest bardzo ważne! Przyjrzyjmy się zatem kilku przykładowym planom spotkań inauguracyjnych!

Sesja inauguracyjna powinna być krótka i zwięzła, z wieloma grami i zajęciami, ponieważ to właśnie wtedy AhaSlides bardzo się przydaje! Sprawdź więcej wskazówek z nami poniżej:

alternatywny tekst

Rozpocznij rozmowę.

Uzyskaj cenny wkład od swojego zespołu i klientów podczas spotkania rozpoczynającego projekt. Korzystaj z ankiet na żywo, pytań i odpowiedzi oraz narzędzi do wymiany pomysłów za pomocą tego bezpłatnego szablonu!

🚀 Zobacz szablon

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?

Jak napisano na puszce, spotkanie inaugurujące projekt to spotkanie, na którym rozpoczynasz swój projekt.

Spotkanie kickoffowe projektu to zazwyczaj pierwsze spotkanie klienta, który zlecił projekt, z firmą, która go zrealizuje. Obie strony usiądą razem i przedyskutują podstawy projektu, jego cel, cele i sposób przejścia od pomysłu do realizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, są Typy 2 spotkań inauguracyjnych, o których należy pamiętać:

Rozpoczęcie projektu zewnętrznego —Zespół programistów siada z kimś z zewnętrznefirma, jak klient lub interesariusz, i omawia plan wspólnego projektu.
Wewnętrzne PKM - Zespół z w ciągu firma siada razem i omawia plan nowego projektu wewnętrznego.

Chociaż oba te typy mogą mieć różne wyniki, procedurajest prawie taki sam. Jest zasadniczo żadna częśćzewnętrznego rozpoczęcia projektu, które nie jest częścią wewnętrznego rozpoczęcia projektu — jedyną różnicą będzie to, dla kogo to robisz.

Większe zaangażowanie w spotkania

Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?

Cel spotkań inauguracyjnych powinien być głośny i wyraźny! Rozpoczęcie projektu może wydawać się dość proste, po prostu przypisując szereg zadań właściwym osobom, szczególnie w dzisiejszym miejscu pracy, w którym obsesją jest tablica Kanban. Może to jednak prowadzić do ciągłego gubienia się zespołów.

Pamiętaj, tylko dlatego, że jesteś na ta sama tablicanie znaczy, że jesteś na ta sama strona.

Sednem tego spotkania jest spotkanie inauguracyjne projektu, które jest szczerym i otwartym Dialog pomiędzy klientem a zespołem. Jego nie serię zapowiedzi co do tego, jak projekt ma działać, ale rozmowao planach, oczekiwaniach i celach osiągniętych przez nieokiełznaną debatę.

Oto niektóre z korzyści płynących z organizacji spotkania inaugurującego projekt:

Dostaje wszystkich przygotowany - „Daj mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze cztery spędzę na ostrzeniu siekiery”.Gdyby Abraham Lincoln żył dzisiaj, możesz być pewien, że pierwsze 4 z 6 godzin projektu spędziłby na spotkaniu inaugurującym projekt. To dlatego, że te spotkania zawierają cała kolekcja niezbędne kroki, aby każdy projekt był na dobrej stopie.
To wymaga wszyscy kluczowi gracze- Spotkań inauguracyjnych nie można rozpocząć, jeśli nie są na nich wszyscy: menedżerowie, liderzy zespołów, klienci i wszystkie inne osoby zainteresowane projektem. Bardzo łatwo jest stracić orientację, kto za co odpowiada, bez przejrzystości spotkania inaugurującego, na którym można wszystko zrozumieć.
Jest otwarty i oparty na współpracy - Jak powiedzieliśmy, spotkania inaugurujące projekt to debaty. Angażują się najlepsi cała kolekcja uczestników i wydobądź najlepsze pomysły z każdego.

Większe zaangażowanie w spotkania

8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass

Co zatem dokładnie znajduje się w programie spotkania inaugurującego projekt? Zawęziliśmy to do 8 kroków poniżej, ale zawsze powinieneś pamiętać, że istnieje brak ustalonego menu dla tego typu spotkania.

Użyj tych 8 kroków jako przewodnika, ale nigdy nie zapominaj, że ostateczny plan leży w ty!

Krok #1 – Wprowadzenie i przełamanie lodów

Oczywiście jedynym sposobem na rozpoczęcie spotkania inauguracyjnego jest zapoznanie się uczestników. Bez względu na długość i wielkość projektu, klienci i członkowie zespołu muszą być ze sobą po imieniu, zanim będą mogli efektywnie ze sobą współpracować.

O ile proste wprowadzenie typu „obowiązkowe obejście stołu” wystarczy, aby ludzie zaznajomili się z imionami, o tyle lodołamacz może dodać kolejną warstwę osobowość i rozjaśnić nastrójprzed rozpoczęciem projektu.

Spróbuj tego:Zakręć kołem 🎡

Przedstaw proste tematy wprowadzające na koło zamachowe, a następnie poproś każdego członka zespołu, aby zakręcił nim i odpowiedział na dowolny temat, na który wyląduje koło. Zachęcamy do zadawania zabawnych pytań, ale pamiętaj, aby były mniej lub bardziej profesjonalne!

Chcesz więcej podobnych?💡 Mamy 10 lodołamaczy na każde spotkaniewłaśnie tutaj.

Krok #2 – Tło projektu

Skoro formalności i uroczystości mamy już za sobą, czas przystąpić do bezczynnych spraw. Aby pomyślnie rozpocząć spotkanie, powinieneś mieć jasny plan spotkania inaugurującego!

Jak wszystkie wspaniałe historie, najlepiej zacząć od początku. Zarysuj całą korespondencjęmiędzy Tobą a Twoimi klientami, aby wszyscy zaangażowani w projekt mogli w pełni zapoznać się z tym, co wydarzyło się do tej pory.

Mogą to być zrzuty ekranu e-maili, SMS-ów, minut z poprzednich spotkań lub wszelkich zasobów, które dodają kontekst dla Twojej firmy i Twojego klienta. Ułatw wszystkim wizualizację, tworząc oś czasu.

Krok #3 – Zapotrzebowanie na projekt

Oprócz tła korespondencyjnego, będziesz chciał zanurkować głęboko w szczegóły dlaczego ten projekt jest uruchamiany w pierwszej kolejności.

Jest to kluczowy krok, ponieważ zapewnia jasny przegląd problemów, które projekt ma rozwiązać, co jest czymś, co zarówno zespoły, jak i klienci muszą przez cały czas utrzymywać na czele swoich umysłów.

Protip 👊

Takie etapy są gotowe do dyskusji. Zapytaj swoich klientów i Twój zespół do przedstawienia swoich pomysłów, dlaczego uważają, że ten projekt został wymyślony.

Jeśli ma to zastosowanie, należy zawsze starać się przekierować głos klientaw tej sekcji. Współpracuj z klientem, aby znaleźć rzeczywiste przykłady konsumentów, którzy wspominają o problemach, które Twój projekt próbuje naprawić. Ich opinie powinny kształtować podejście zespołu do projektu.

Krok #4 – Cele projektu

Więc sprawdziłeś Przeszłość projektu, teraz czas przyjrzeć się przyszłość.

Posiadanie bezpośrednich celów i jasnej definicji sukcesu projektu naprawdę pomoże Twojemu zespołowi w pracy nad jego osiągnięciem. Co więcej, pokażesz klientowi, że poważnie podchodzisz do pracy i że zależy Ci na jej przebiegu.

Zapytaj uczestników spotkania inauguracyjnego „Jak będzie wyglądał sukces?”Czy to więcej klientów? Więcej recenzji? Lepszy wskaźnik satysfakcji klienta?

Bez względu na cel, zawsze powinien być...

Osiągalny- Nie przemęczaj się. Poznaj swoje ograniczenia i wyznacz sobie cel faktycznie mieć szansę na osiągnięcie.
Wymierny - Poprzyj swój cel danymi. Celuj w konkretną liczbę i śledź swoje postępy w jej realizacji.
Czasowy - Podaj sobie datę końcową. Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby osiągnąć swoje cele przed upływem tego terminu.

Krok #5 – Zestawienie prac

Umieszczenie „mięsa” na „spotkaniu inauguracyjnym” i określenie zakresu prac (SoW) pozwala szczegółowo poznać specyfikę projektu i sposób jego realizacji. To jest rozliczenie głównew programie spotkania inauguracyjnego i powinien przyciągnąć większość twojej uwagi.

Sprawdź tę infografikę o tym, co należy zawrzeć w swoim oświadczeniu o pracy:

Infografika wyjaśniająca 6 mini-kroków związanych z ogłoszeniem deklaracji pracy na spotkaniu inauguracyjnym projektu.

Należy pamiętać, że zestawienie pracy nie dotyczy tak bardzo dyskusji, jak reszta programu spotkania inauguracyjnego projektu. . To naprawdę czas, aby projekt prowadził po prostu ułożyć plan działaniadla nadchodzącego projektu, a następnie zapisz dyskusję na kolejny punkt spotkania.

Podobnie jak reszta twojego spotkania inauguracyjnego, twoje zestawienie pracy to: super zmienna. Specyfika Twojego zestawienia pracy zawsze będzie zależeć od złożoności projektu, wielkości zespołu, zaangażowanych części itp.

Chcesz wiedzieć więcej?💡 Sprawdź to obszerny artykuł na temat tworzenia zestawienia pracy.

Krok #6 – Sekcja pytań i odpowiedzi

Chociaż możesz czuć się zmuszony do opuszczenia sekcji pytań i odpowiedzi do końca, zalecamy pozostawienie jej bezpośrednio po rozliczeniu pracy.

Tak rozbudowany segment z pewnością wywoła pytania zarówno ze strony Twojego klienta, jak i Twojego zespołu. Ponieważ większość spotkania jest tak świeża w pamięci wszystkich, najlepiej jest kuć żelazo, póki jest gorące.

Korzystanie z interaktywnego oprogramowania do prezentacji w celu zorganizowania sesji pytań i odpowiedzi może pomóc w sprawnym przebiegu wszystkich prac, zwłaszcza jeśli na spotkaniu inaugurującym projekt uczestniczy duża liczba osób.

Jest zorganizowany- Pytania są ułożone według popularności (poprzez głosy „za”) lub według czasu i można je oznaczyć jako „odpowiedziano” lub przypiąć na górze.
Jest moderowany- Pytania można zatwierdzać i odrzucać, zanim zostaną pokazane na ekranie.
Jest anonimowy - Pytania można zadawać anonimowo, co oznacza, że każdy ma głos.

Krok #7 – Potencjalne problemy

Jak powiedzieliśmy wcześniej, spotkanie inaugurujące projekt polega na byciu tak otwartym i szczerym, jak to tylko możliwe. Jest tojak budujesz poczucie zaufania z klientem od samego początku.

W tym celu najlepiej omówić potencjalne problemy, jakie mogą napotkać po drodze projekt. Nikt nie prosi Cię tutaj o przewidzenie przyszłości, a jedynie o sporządzenie wstępnej listy barier, na które możesz napotkać.

Ponieważ Ty, Twój zespół i Twój klient będziecie podchodzić do tego projektu z różnymi stawkami, jest to idealne rozwiązanie wszyscyzaangażowani w dyskusję na temat potencjalnego problemu.

Krok #8 – Meldowanie się

Regularne kontaktowanie się z klientem to kolejny sposób na umocnienie zaufania między obiema stronami. Podczas spotkania inaugurującego projekt masz kilka pytań, na które musisz odpowiedzieć co, kiedy kto i w jaki sposób te odprawy będą miały miejsce.

Odprawa jest dość dobrym balansowaniem między transparentnośći wysiłek. Chociaż miło jest być tak otwartym i przejrzystym, jak to tylko możliwe, musisz zarządzać tym w ramach aktualnej dostępności beotwarte i przejrzyste.

Upewnij się, że masz odpowiedzi na te pytania przed zakończeniem spotkania:

Jakie?- Dokładnie w jakich szczegółach klient potrzebuje aktualizacji? Czy muszą wiedzieć o każdym najdrobniejszym szczególe postępu, czy liczą się tylko duże oznaki?
Kiedy?- Jak często Twój zespół powinien aktualizować klienta? Czy powinni każdego dnia relacjonować to, co zrobili, czy po prostu podsumować to, czego udało im się dokonać na koniec tygodnia?
Kto? - Który członek zespołu będzie tym, który będzie współpracował z klientem? Czy na każdym etapie będzie członek każdego zespołu, czy tylko jeden korespondent przez cały czas trwania projektu?
W jaki sposób? - W jaki sposób klient i korespondent będą w kontakcie? Zwykła rozmowa wideo, e-mail czy stale aktualizowany dokument na żywo?

Podobnie jak w przypadku większości punktów porządku obrad spotkania inaugurującego projekt, najlepiej jest je omawiać na otwartej przestrzeni. W przypadku dużego zespołu i dużej grupy klientów łatwiejsze może być wykonanie: sonda na żywow celu ograniczenia możliwości ustalenia najlepszej możliwej formuły odprawy.

Chcesz wiedzieć więcej? 💡 Sprawdź niektóre najlepsze praktyki dotyczące kontaktowania się z klientami.

Ankieta skuteczna z AhaSlides

Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Ponieważ twoje fachowo zaplanowane spotkanie inauguracyjne tylko czeka, aby wysadzić kilka umysłów w sali konferencyjnej, ostatni akcent może być trochę wzajemne oddziaływanieaby to wszystko połączyć.

Czy wiesz, że tylko 29% firmczują się związani ze swoimi klientami ( Gallup)? Brak zaangażowania jest epidemią na poziomie B2B i może sprawić, że spotkania inauguracyjne będą wydawać się nudnym i mało inspirującym procesem, mimo formalności.

Angażowanie klientów i zespołów za pomocą interaktywnych slajdów może naprawdę zwiększyć uczestnictwoi zwiększyć zakresy uwagi.

AhaSlides ma arsenał narzędziw tym ankiety na żywo, slajdy pytań i odpowiedzi i burzy mózgów, a nawet quizy na żywoi gry, które rozpalą Twój projekt we właściwy sposób.