Spotkania odgrywają kluczową rolę w firmach i organizacjach, służąc jako platforma do omawiania i rozwiązywania problemów oraz zarządzania sprawami wewnętrznymi w celu napędzania postępu. Aby uchwycić istotę tych spotkań, zarówno wirtualnych, jak i osobistych, protokół ze spotkania or protokół spotkania (MoM) są kluczowe w robieniu notatek, podsumowywaniu kluczowych omawianych tematów oraz śledzeniu podjętych decyzji i rezolucji.
Ten artykuł pomoże Ci w pisaniu skutecznych protokołów ze spotkań, z przykładami i szablonami do wykorzystania, a także najlepszymi praktykami do naśladowania.
Spis treści
- Czym są protokoły ze spotkań?
- Kim jest minutnik?
- Jak pisać protokoły ze spotkań
- Przykłady protokołów ze spotkań (+ szablony)
- Wskazówki, jak tworzyć dobre protokoły ze spotkań
- Na wynos
Protokoły ze spotkań | freepik.comCzym są protokoły ze spotkań?
Protokoły ze spotkań to pisemny zapis dyskusji, decyzji i działań, które mają miejsce podczas spotkania.
- Służą jako punkt odniesienia i źródło informacji dla wszystkich uczestników i tych, którzy nie mogą uczestniczyć.
- Pomagają zapewnić, że ważne informacje nie zostaną zapomniane i że wszyscy są na tej samej stronie, co do tego, co zostało omówione i jakie działania należy podjąć.
- Zapewniają również odpowiedzialność i przejrzystość poprzez dokumentowanie decyzji i zobowiązań podjętych podczas spotkania.
Kim jest minutnik?
Protokół jest odpowiedzialny za dokładne rejestrowanie dyskusji i decyzji podjętych podczas spotkania.
Może to być urzędnik administracyjny, sekretarz, asystent lub kierownik lub członek zespołu wolontariuszy wykonujący zadanie. Istotne jest, aby protokolant miał dobrą organizację i sporządzanie notatek oraz potrafił skutecznie podsumowywać dyskusje.
Protokół ze spotkańZabawne uczestnictwo w spotkaniach z AhaSlides
Zbierz ludzi w tym samym czasie
Zamiast podchodzić do każdego stolika i „sprawdzać” czy ludzie się nie pojawiają, możesz teraz przyciągnąć uwagę gości i sprawdzić obecność za pomocą zabawnych, interaktywnych quizów z AhaSlides!
🚀 Uzyskaj bezpłatne szablony ☁️Jak pisać protokoły ze spotkań
Aby uzyskać efektywne protokoły ze spotkań, po pierwsze, powinny być obiektywne, stanowić rzeczowy zapis spotkaniai unikaj osobistych opinii lub subiektywnych interpretacji dyskusji. Następny, powinno być krótkie, jasne i łatwe do zrozumienia,skup się tylko na głównych punktach i unikaj dodawania zbędnych szczegółów. Wreszcie, musi być dokładny i zapewniać, że wszystkie zapisane informacje są aktualne i istotne.
Przyjrzyjmy się bliżej szczegółom pisania protokołów ze spotkań, wykonując następujące kroki!
8 podstawowych elementów protokołów posiedzeń
- Data, godzina i miejsce spotkania
- Lista obecności i ewentualne przeprosiny za nieobecność
- Program i cel spotkania
- Podsumowanie dyskusji i podjętych decyzji
- Wszelkie oddane głosy i ich wyniki
- Pozycje działań, w tym strona odpowiedzialna i termin zakończenia
- Wszelkie następne kroki lub elementy uzupełniające
- Uwagi końcowe lub przerwa w obradach
Jak pisać protokoły ze spotkańKroki pisania efektywnych protokołów ze spotkań
1/ Przygotowanie
Przed spotkaniem zapoznaj się z agendą spotkania i wszelkimi istotnymi materiałami pomocniczymi. Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne narzędzia, takie jak laptop, notatnik i długopis. Dobrym pomysłem jest również przejrzenie protokołów z poprzednich spotkań, aby zorientować się, jakie informacje należy uwzględnić i jak je sformatować.
2/ Sporządzanie notatek
Podczas spotkania rób jasne i zwięzłe notatki z dyskusji i podjętych decyzji. Powinieneś skupić się na uchwyceniu kluczowych punktów, decyzji i działań, a nie na transkrypcji całego spotkania dosłownie. Pamiętaj, aby dołączyć nazwiska mówców lub kluczowe cytaty oraz wszelkie działania lub decyzje. I unikaj pisania skrótami lub skrótami, które sprawiają, że inni nie rozumieją.
3/ Uporządkuj protokoły
Przejrzyj i uporządkuj swoje notatki, aby stworzyć spójne i zwięzłe podsumowanie protokołów po spotkaniu. Możesz użyć nagłówków i wypunktowań, aby ułatwić odczytanie protokołów. Nie przyjmuj osobistych opinii ani subiektywnych interpretacji dyskusji. Skoncentruj się na faktach i na tym, co zostało uzgodnione podczas spotkania.
4/ Zapisywanie szczegółów
Protokół ze spotkania powinien zawierać wszystkie istotne szczegóły, takie jak data, godzina, miejsce i uczestnicy. I wspomnij o wszelkich ważnych omawianych tematach, decyzjach i przydzielonych działaniach. Pamiętaj, aby odnotować wszystkie oddane głosy i wyniki wszelkich dyskusji.
5/ Przedmioty akcji
Upewnij się, że wymieniłeś wszystkie przypisane działania, w tym osobę odpowiedzialną i termin zakończenia. Jest to kluczowa część protokołu ze spotkania, ponieważ zapewnia, że każdy zna swoje obowiązki i harmonogram ich wykonania.
6/ Recenzja i dystrybucja
Należy przejrzeć protokoły pod kątem dokładności i kompletności oraz wprowadzić niezbędne poprawki. Upewnij się, że wszystkie kluczowe punkty i decyzje zostały odnotowane. Następnie możesz rozesłać minuty do wszystkich uczestników, osobiście lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przechowuj kopie protokołów w scentralizowanej lokalizacji, aby mieć do nich łatwy dostęp, na przykład na dysku współdzielonym lub w chmurze.
7/ Kontynuacja
Upewnij się, że działania ze spotkania są kontynuowane i szybko zakończone. Wykorzystaj minuty, aby śledzić postępy i upewnić się, że decyzje są wdrażane. Pomaga zachować odpowiedzialność i zapewnia, że spotkanie jest produktywne i skuteczne.
Przykłady protokołów ze spotkań (+ szablony)
1/ Przykład protokołu spotkania: prosty szablon spotkania
Poziom szczegółowości i złożoności prostych protokołów ze spotkań będzie zależał od celu spotkania i potrzeb Twojej organizacji.
Ogólnie rzecz biorąc, proste protokoły z posiedzeń są wykorzystywane do celów wewnętrznych i nie muszą być tak formalne ani wyczerpujące, jak inne rodzaje protokołów z posiedzeń.
Jeśli więc jesteś w pilnej potrzebie, a spotkanie dotyczy prostych, niezbyt ważnych treści, możesz skorzystać z następującego szablonu:
| Tytuł spotkania:[Wstaw tytuł spotkania] Data: [Wstaw datę] Czas:[Wstaw czas] Lokalizacja:[Wstaw lokalizację] Uczestnicy:[Wstaw nazwiska uczestników] Przeprosiny za nieobecność: [Wstaw nazwy]Porządek obrad:[Wstaw punkt porządku obrad 1][Wstaw punkt porządku obrad 2][Wstaw punkt porządku obrad 3]Podsumowanie spotkania:[Wstaw podsumowanie dyskusji i decyzji podjętych podczas spotkania, w tym wszelkie kluczowe punkty lub działania.]Elementy akcji: [Wstawić listę wszelkich działań, które zostały przydzielone podczas spotkania, w tym stronę odpowiedzialną i termin zakończenia.]Kolejne etapy: [Wstaw kolejne kroki lub kwestie uzupełniające, które zostały omówione podczas spotkania.]Uwagi końcowe: [Wstawić uwagi końcowe lub odroczenie spotkania.]Podpisano: [Wstaw podpis osoby sporządzającej protokół] |
2/ Protokół ze spotkania Przykład: Szablon spotkania zarządu
Protokoły z posiedzeń zarządu są rejestrowane i przekazywane wszystkim członkom, stanowiąc zapis podjętych decyzji i kierunku organizacji. Dlatego powinien być jasny, kompletny, szczegółowy i formalny. Oto wzór protokołu posiedzenia zarządu:
| Tytuł spotkania:Spotkanie Zarządu Data: [Wstaw datę]Czas: [Wstaw czas]Lokalizacja:[Wstaw lokalizację] Uczestnicy: [Wstaw nazwiska uczestników]Przeprosiny za nieobecność: [Wstaw nazwiska tych, którzy przeprosili za nieobecność]Porządek obrad:1. Zatwierdzenie protokołu poprzedniego posiedzenia 2. Przegląd sprawozdania finansowego 3. Omówienie planu strategicznego4. Wszelkie inne sprawyPodsumowanie spotkania:1. Zatwierdzenie protokołów z poprzednich posiedzeń: [Wstawić najważniejsze informacje z poprzedniego posiedzenia, które zostały sprawdzone i zatwierdzone]2. Przegląd sprawozdania finansowego: [wstawić najważniejsze informacje dotyczące bieżącej sytuacji finansowej i zalecenia dotyczące przyszłego planowania finansowego]3. Dyskusja nad planem strategicznym: [Wstaw, o czym zarząd dyskutował i dokonywał aktualizacji planu strategicznego organizacji]4. Sprawy różne: [wstawić inne ważne sprawy nie objęte porządkiem obrad]Elementy akcji:[Wstaw listę wszelkich działań, które zostały przydzielone podczas spotkania, w tym stronę odpowiedzialną i termin zakończenia]Kolejne etapy:Rada odbędzie następne spotkanie w [wstaw datę].Uwagi końcowe:Spotkanie zostało odroczone o [wstawić godzinę].Podpisano: [Wstaw podpis osoby sporządzającej protokół] |
To jest tylko podstawowy szablon spotkania zarządu i możesz dodawać lub usuwać elementy w zależności od potrzeb spotkania i organizacji.
3/ Przykład protokołów ze spotkań: szablon zarządzania projektami
Oto przykład protokołu spotkania dla szablonu zarządzania projektami:
| Tytuł spotkania: Spotkanie Zespołu Zarządzania Projektami Data: [Wstaw datę]Czas: [Wstaw czas]Lokalizacja:[Wstaw lokalizację] Uczestnicy: [Wstaw nazwiska uczestników]Przeprosiny za nieobecność: [Wstaw nazwiska tych, którzy przeprosili za nieobecność]Porządek obrad:1. Przegląd statusu projektu2. Omówienie ryzyk projektowych3. Przegląd postępów zespołu4. Wszelkie inne sprawyPodsumowanie spotkania:1. Przegląd statusu projektu: [Wstaw wszelkie aktualizacje dotyczące postępu i zaznacz wszelkie problemy, którymi należy się zająć]2. Omówienie ryzyk projektu: [Wstaw potencjalne ryzyka do projektu i plan ich ograniczenia]3. Przegląd postępów zespołu: [wstawić przegląd postępów i omówienie wszelkich powstałych problemów]4 Sprawy różne: [wstawić inne ważne sprawy, które nie zostały ujęte w porządku obrad]Elementy akcji:[Wstaw listę wszelkich działań, które zostały przydzielone podczas spotkania, w tym stronę odpowiedzialną i termin zakończenia]Kolejne etapy:Zespół odbędzie kolejne spotkanie w [wstaw datę].Uwagi końcowe:Spotkanie zostało odroczone o [wstawić godzinę].Podpisano: [Wstaw podpis osoby sporządzającej protokół] |
Wskazówki, jak tworzyć dobre protokoły ze spotkań
Nie stresuj się przechwytywaniem każdego słowa, skup się na rejestrowaniu głównych tematów, wyników, decyzji i elementów działania. Umieść dyskusje na platformie na żywo, aby móc zebrać wszystkie słowa w jedną wielką sieć🎣 -Tablica pomysłów AhaSlides to intuicyjne i proste narzędzie aby każdy mógł szybko przesłać swoje pomysły. Oto jak to zrobić:
Utwórz nową prezentację za pomocą swojego Konto AhaSlides, a następnie dodaj slajd „Burza mózgów” w sekcji „Ankieta”.
Napisz swoje temat dyskusji, a następnie kliknij „Prezentuj”, aby wszyscy uczestnicy spotkania mogli dołączyć i przesłać swoje pomysły.
Dzięki tablicy pomysłów AhaSlides każdy ma głos, a Ty możesz łatwo śledzić przebieg spotkańBrzmi łatwo, prawda? Wypróbuj tę funkcję już teraz. To tylko jedna z przydatnych funkcji ułatwiających spotkania dzięki ożywionym, solidnym dyskusjom.
Na wynos
Celem protokołów ze spotkań jest zapewnienie ogólnego przeglądu spotkania dla tych, którzy nie mogli w nim uczestniczyć, a także prowadzenie rejestru wyników spotkania. Dlatego protokoły powinny być uporządkowane i łatwe do zrozumienia, podkreślając najważniejsze informacje jasno i zwięźle.
tagi: Spotkanie biznesowe
