A maioria dos processos de integração em sistemas de prontuário eletrônico (EHR) gira em torno do próprio sistema: aqui está a tela de login, aqui está o menu, aqui está o modelo para cada tipo de anotação. O novo funcionário sai com um certificado. Os problemas de documentação começam na enfermaria na semana seguinte.
Este guia destina-se a diretores de aprendizagem e desenvolvimento (A&D) hospitalares e a responsáveis pela informática ou conformidade que desejam um ponto de partida diferente: o fluxo de trabalho que a pessoa deve concluir e os obstáculos que encontrará ao fazê-lo. Ele mostra como diagnosticar se um problema é uma lacuna de treinamento ou uma falha do sistema, como planejar a preparação e o treinamento em torno de uma tarefa real e como avaliar se o novo funcionário consegue concluí-la, com documentação completa e em conformidade.
Uma situação para a qual vale a pena projetar.
O cenário abaixo é ilustrativo e não representa um caso documentado.
Um novo auxiliar administrativo começa a trabalhar na segunda-feira. Na quinta-feira, ele é solicitado a concluir uma atualização de rotina do prontuário do paciente após uma internação. A tarefa é simples no papel: confirmar os dados demográficos, registrar a fonte de encaminhamento, anexar o termo de consentimento e finalizar o registro. Na prática, ele se depara com quatro obstáculos. O termo de consentimento é anexado em uma tela diferente daquela mostrada na aula teórica. Dois campos parecem idênticos, mas geram relatórios diferentes. Um campo obrigatório rejeita um registro válido com uma mensagem pouco esclarecedora. E o procedimento local para a ausência da fonte de encaminhamento está descrito em um documento que ninguém mencionou.
O funcionário preenche o formulário, mas deixa um campo em branco e usa um campo de texto livre para preencher outro. O registro fica incompleto e a próxima pessoa que precisar dele herdará a lacuna.
Isso é um problema de treinamento? Em parte. É apenas um problema de treinamento? Quase certamente não. Essa distinção é o cerne do trabalho de design.
Comece pela tarefa, não pelo sistema.
Antes de abrir qualquer conteúdo de treinamento, descreva, em uma frase, o que o ocupante do cargo deve ser capaz de fazer. Por exemplo: Concluir o fluxo de trabalho do prontuário do paciente de ponta a ponta e identificar onde o processo de documentação gera atrito. Aqui, dois verbos são importantes, e eles são diferentes.
Concluir o fluxo de trabalho é um Aplique tarefa. O aluno utiliza um procedimento conhecido em uma situação que não ensaiou palavra por palavra. Identificar atrito é um análise or avaliar Tarefa: o aluno precisa perceber que algo está errado, julgar se o erro é dele ou do sistema e decidir o que fazer a respeito. Essas demandas cognitivas provêm da taxonomia revisada de Bloom e descrevem o que a tarefa exige da pessoa, não como ela deve ser executada.
Isso é importante devido ao alinhamento. O Centro Eberly da Carnegie Mellon deixa isso bem claro: se o objetivo é aplicar habilidades, mas a avaliação mede apenas a memorização, os alunos praticam uma coisa e são avaliados em outra, o que prejudica tanto a motivação quanto o aprendizado.Centro Eberly: alinhamento de objetivos, avaliações e estratégias de ensino.Um teste de múltipla escolha sobre nomes de menus diz pouco sobre se alguém consegue concluir a atualização de admissão acima.
Diagnostique antes de prescrever
Antes de construir qualquer coisa, compare a tarefa como ela é realmente executada com o que o treinamento de integração atual ensina e avalia. Quatro verificações tendem a diferenciar lacunas de treinamento de outras causas:
- Observe a tarefa. Observe vários funcionários iniciantes ou experientes executando o fluxo de trabalho e registre erros, soluções alternativas e hesitações.
- Compare com o treinamento. O programa atual segue exatamente essa sequência ou o sistema em geral? Alguma avaliação exige que o aluno a complete?
- Verifique o ambiente. As ferramentas, permissões de acesso, níveis de pessoal e procedimentos locais correspondem ao que foi previsto no treinamento? Um novo funcionário sem o nível de acesso adequado não consegue praticar a tarefa, independentemente do que foi abordado em sala de aula.
- Procure por defeitos no sistema. Se funcionários experientes também tiverem dificuldades ou utilizarem a mesma solução alternativa, a causa provavelmente está no design da tela, do campo ou da regra. Mais treinamento não resolverá o problema. Reporte isso à equipe de TI como uma solicitação de mudança.
Este é o problema que você deve mencionar abertamente às partes interessadas: defeitos de usabilidade podem exigir mudanças no sistema, e não mais treinamento. Se o treinamento for usado para mascarar um defeito, o custo retorna em todas as turmas. Trate seu método atual e o limite da sua avaliação atual como hipóteses a serem testadas, não como fatos.
Preparação e prática do projeto em torno do fluxo de trabalho
Depois de identificar as lacunas que o treinamento pode preencher, associe cada etapa do programa à tarefa.
Preparação. Antes de iniciar a prática, verifique os pré-requisitos com um breve diagnóstico. Confirme se a pessoa conhece os termos necessários, como a diferença entre um campo de registro e um campo clínico, e as normas que regem a tarefa, como o que deve ser registrado e quem pode registrá-lo. O estudo individualizado é adequado para esta etapa. Uma verificação de memorização aqui apenas confirma os pré-requisitos. Não comprova que a pessoa seja capaz de realizar o trabalho.
Mapeamento de fluxo de trabalho. Mapeie o fluxo de trabalho real tela por tela, incluindo as etapas que as pessoas pulam e os pontos em que o sistema e o procedimento local divergem. Use o mapa para criar o caso prático e o gabarito, e entregue-o ao seu responsável de informática ou conformidade para validação. O mesmo mapa se torna uma auditoria de atrito: cada ponto em que os observadores identificaram erros ou soluções alternativas é um candidato a uma correção no sistema, um guia de trabalho mais claro ou um caso prático.
Prática. Apresente aos alunos a tarefa completa, com um caso realista, e peça-lhes que expliquem suas decisões, além de executá-las. O feedback deve estar relacionado à decisão tomada, por exemplo: "Você anexou o formulário de consentimento ao tipo de registro errado. Aqui estão as evidências que você poderia ter verificado e aqui está o que fazer quando o tipo de formulário não estiver claro." O feedback sobre velocidade e completude funciona melhor quando é específico para cada etapa.
Ao vivo ou assíncrono? A participação ao vivo do instrutor agrega mais valor quando uma escolha é ambígua: quando existem duas ações defensáveis ou quando o procedimento e o sistema divergem. Uma discussão conduzida por alguém que conhece a prática local resolve o que um gabarito escrito não consegue. A revisão assíncrona é suficiente para confirmar regras, verificar a memorização e fornecer feedback em casos claros.
Um exemplo prático: a atualização de admissão
Ilustrativo. O profissional deve validar o caso e os critérios de resposta antes de utilizá-los.
O caso. O aluno recebe um registro simulado de um paciente fictício. Ele deve preencher a atualização da admissão. O caso inclui um formulário de consentimento digitalizado, uma carta de encaminhamento sem número de referência e um campo que rejeita o formato de entrada mostrado no manual de treinamento.
As escolhas do aluno. No campo com número de referência ausente, o aluno pode (a) deixar o campo em branco e finalizar, (b) digitar um marcador ou (c) registrar a lacuna usando o procedimento aprovado e solicitar a informação faltante. No campo rejeitado, ele pode (a) tentar novamente com um formato diferente até que seja aceito, (b) inserir o valor em uma nota de texto livre ou (c) registrar o problema como uma possível falha do sistema e continuar com a etapa intermediária aprovada.
Feedback. Para cada opção, o feedback explica por que ela é defensável ou incompleta em relação aos critérios acordados. Um campo em branco é incompleto, pois os usuários subsequentes não conseguem determinar se os dados estão ausentes ou se nunca foram necessários. Um marcador de posição não é defensável, pois registra informações falsas. Registrar a lacuna de acordo com o procedimento aprovado é o correto. Na segunda decisão, testar formatos até que um seja aceito pode gerar uma entrada válida, mas oculta uma falha que a equipe de informática precisa identificar. Registrar a falha é a resposta que protege tanto o registro quanto a próxima geração de usuários.
A nova tentativa. O aluno tenta um segundo caso com uma lacuna diferente, como um formulário de consentimento anexado, mas não assinado, e aplica o mesmo raciocínio.
Em toda a turma, os relatórios de dificuldades dos alunos também se transformam em uma lista estruturada de possíveis defeitos para a equipe de informática.
Avaliar a capacidade e planejar a transferência.
Escolha medidas que reflitam a tarefa. Duas opções práticas são: tempo da tarefa e integridade da documentaçãoDefina ambos antes de começar: o que conta como completo, quem julga, quais registros estão no denominador e quando você mede.
Uma rubrica simples mantém a consistência da avaliação. A proposta abaixo pode ser adaptada com seu especialista clínico ou de conformidade. Não se trata de um padrão de prontidão validado.
| Critério | O que um observador procura | Pontuação |
|---|---|---|
| Execução de tarefa | Conclui o fluxo de trabalho e identifica atritos na documentação, registrando a ação e as evidências que a justificam. | 0 a 2 |
| Raciocínio | Explica as restrições, alternativas e incertezas relevantes; verifica o tempo da tarefa e a integridade da documentação. | 0 a 2 |
| Limites | Utiliza procedimentos aprovados e solicita ajuda quando faltam informações ou autorização. | 0 a 2 |
Critérios de avaliação: 0 significa ausente ou sem comprovação; 1 significa parcial, com omissões relevantes; 2 significa completo e justificado de acordo com os critérios acordados. Defina erros críticos separadamente, por exemplo, registrar informações falsas ou ignorar uma verificação de consentimento obrigatória. Uma pontuação geral nunca deve ocultar uma falha crítica.
Para a transferência de conhecimento, avalie um caso novo e inédito em vez do utilizado na prática e faça o acompanhamento no ambiente de trabalho após o aprendiz ter tido exposição suficiente ao trabalho real. Os Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) recomendam avaliar tanto o aprendizado quanto a transferência de conhecimento sempre que possível, pois uma pessoa que é aprovada no treinamento pode ainda ter dificuldades para aplicá-lo no trabalho.CDC, Avaliar o treinamento: medindo a eficáciaUma tarefa de trabalho supervisionada ou uma revisão de uma amostra das anotações reais do aluno por um preceptor podem servir como esse acompanhamento.
Se o seu processo de integração envolver transferências interprofissionais, como uma equipe de cadastro repassando registros para a equipe clínica, a Agência para Pesquisa e Qualidade em Saúde (AHRQ) Programa TeamSTEPPS É um ponto de partida para recursos de trabalho em equipe e comunicação na área da saúde. Peça a um educador clínico que selecione e adapte as ferramentas relevantes.
O que as evidências podem e não podem demonstrar
Seja claro sobre o que você pode reivindicar. Essas são as perguntas que sua auditoria deve responder.
O que demonstraria que os alunos conseguem concluir o fluxo de trabalho e identificar os pontos de atrito? Avaliar as pontuações da rubrica em um caso não visto, o tempo da tarefa e a completude da documentação em comparação com uma linha de base, bem como a qualidade dos relatórios de atrito enviados. Comparar itens semelhantes: a mesma população, o mesmo denominador e o mesmo período.
Quais restrições podem permanecer mesmo após a melhoria do desempenho? Vários fatores. Telas e regras defeituosas permanecem até que alguém altere o sistema. A equipe, a carga de trabalho e as permissões de acesso influenciam o tempo disponível para que uma pessoa documente corretamente. Procedimentos locais que conflitem com o sistema permanecem em conflito. E mudanças operacionais simultâneas, como um novo modelo ou uma atualização de software, podem alterar suas métricas independentemente do treinamento. Analise-as antes de atribuir qualquer mudança ao programa.
As fontes acima apoiam os princípios de design de alinhamento de objetivos, prática e avaliação, bem como de mensuração da aprendizagem e da transferência. Elas não comprovam que qualquer programa ou plataforma específica reduza a carga de documentação. Este artigo não faz promessas de resultados, e sua própria avaliação também não deve fazer.
Onde o AhaSlides se encaixa
O AhaSlides oferece suporte ao aprendizado adaptativo e interativo, permitindo que você alterne entre sessões ao vivo e em seu próprio ritmo. Em um programa de integração como o descrito acima, isso pode significar uma verificação de pré-requisitos em seu próprio ritmo antes da prática, uma sessão interativa facilitada para a tomada de decisão em caso de ambiguidade e uma revisão de um novo caso em seu próprio ritmo posteriormente. As funções específicas de criação, feedback e geração de relatórios devem ser verificadas em relação ao seu próprio fluxo de trabalho em uma demonstração antes de você planejar o uso delas. Qualquer integração com IA, simulação ou EHR deve ser tratada como externa ou não confirmada até que seja demonstrada.
Seu próximo passo
Comece com a rubrica da tarefa: selecione um fluxo de trabalho de alto volume em seu hospital, elabore os três critérios acima com seu responsável pela área de informática ou conformidade e observe duas ou três tentativas reais. Os pontos de atrito registrados constituem sua lista de lacunas de treinamento e defeitos do sistema, nessa ordem de prioridade.
Quando seu projeto estiver pronto, podemos mostrar como funcionaria uma versão ao vivo e em seu próprio ritmo das etapas de prática e revisão. Solicite uma demonstração do AhaSlides e traga seu fluxo de trabalho.
